Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quản lý dự án ODA tại trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội gia
3.2.2. Triển khai thực hiện và quản lý dự án
3.2.2.1. Cơ cấu tổ chức của dự án
Dự án đƣợc triển khai theo đúng kế hoạch về thời gian và các điều kiện liên quan khác. Trong đó cơ cấu tổ chức của dự án đã đƣợc tổ chức theo đúng nội dung đã đƣợc xác lập trong kế hoạch thực hiện của dự án bao gồm: Ban chỉ đạo dự án và Ban quản lý dự án, phù hợp với quy định của Pháp luật Việt Nam và quy định của Nhật Bản (xem thêm tại PL 3.1. Cấu trúc quản lý dự án), trong đó:
Ban chỉ đạo dự án
- Trách nhiệm: Ủy ban Điều phối hỗ hợp (UBĐPHH) là cấp quản lý cao nhất của dự án. UBĐPHH có trách nhiệm đƣa ra những định hƣớng chiến lƣợc cần thiết cho tất cả những đối tƣợng tham gia dự án và bảo đảm rằng các mục tiêu của dự án đạt đƣợc theo đúng tiến độ thời gian. UBĐPHH có vai trị thanh tra về tổ chức, kỹ thuật và kiểm tốn tài chính đối với dự án. Các đại diện của các bên tham gia chính là thành viên của UBĐPHH.
- UBĐPHH có chức năng và nhiệm vụ nhƣ sau: Chỉ đạo chung trong việc thực hiện dự án;
Đánh giá tiến độ thực hiện dự án và kết quả đạt đƣợc mục tiêu cụ thể của dự án; Phê duyệt kế hoạch hoạt động và tài chính và báo cáo tiến độ do ban quản lý dự án soạn thảo;
Phê duyệt giải ngân và sử dụng ngân sách của dự án dựa vào Kế hoạch Hoạt động sáu tháng đƣợc phân bổ ngân sách của Ban quản lý Dự án (BQLDA) đệ trình; Nếu cần thiết, phê duyệt các điều chỉnh kết quả, hoạt động và các dòng ngân sách của dự án với điều kiện là những sửa đổi đó khơng làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể cũng nhƣ tổng ngân sách của dự án; Trình Chính phủ hai nƣớc phê duyệt những thay đổi về thời hạn của Hiệp định cụ thể của dự án, thay đổi mục tiêu cụ thể, thời hạn hiệu lực của
Hiệp định cụ thể và tổng ngân sách của dự án; Quyết định về phạm vi và đề cƣơng tham chiếu cho các đoàn đánh giá dự án cũng nhƣ thẩm định các khuyến nghị; Bảo đảm hàng năm phải tiến hành kiểm tốn độc lập do cơng ty kiểm tốn đƣợc công nhận thực hiện và thẩm định các phát hiện; Phê duyệt báo cáo cuối cùng và kết thúc dự án.
- Thành phần: Do trách nhiệm ra quyết định có tính chiến lƣợc nên thành viên UBĐPHH chỉ giới hạn nhƣ sau:
Phía Việt Đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ;
Nam: Đại diện Bộ Tài chính;
Đại diện Bộ Cơng Thƣơng; Đại diện Bộ LĐTBXH Đại diện Bộ GD&ĐT
Đại diện trƣờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội.
Các cán bộ khác có liên quan đến Dự án đƣợc phía Việt Nam quyết định
Phía Nhật Trƣởng Đại diện thƣờng trú Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản tại Việt
Bản: Nam (JICA Việt Nam) hay ngƣời đƣợc uỷ quyền.
Đại diện Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
Các cán bộ khác có liên quan phải đƣợc quyết định và/hoặc cử bởi JICA, nếu cần
UBĐPHH có thể mời cán bộ nguồn có năng lực với tƣ cách là quan sát viên. BQLDA đóng vai trị là thƣ ký của Ban chỉ đạo dự án
Phƣơng thức hoạt động:
Sau khi Dự án bắt đầu 3 tháng, UBĐPHH tổ chức cuộc họp khởi động. Tiếp đó, UBĐPHH họp 6 tháng một lần. Buổi họp UBĐPHH cuối cùng vào thời điểm trƣớc khi dự án kết thúc 3 tháng; Báo cáo cuối cùng đƣợc trình bày để phê duyệt tại buổi họp này. Ngồi ra, UBĐPHH có thể triệu tập họp bất thƣờng theo yêu cầu của thành viên Ủy ban do nhu cầu của tình hình cụ thể.
Trong khn khổ cụ thể của dự án, UBĐPHH có thể đƣa ra các nguyên tắc nội bộ và đƣa ra quyết định theo nguyên tắc tất cả các bên cùng thống nhất.
Ban quản lý dự án có vai trị thƣ ký cho Ban chỉ đạo. Giám đốc Dự án đề xuất chƣơng trình họp của UBĐPHH và trình bày báo cáo, kế hoạch hoạt động đã đƣợc
phân bổ ngân sách để phê duyệt. Báo cáo tài chính phải thể hiện đầy đủ chi tiết tình hình sử dụng các khoản ngân quỹ của Dự án từ tất cả các nguồn.
- Cơ chế phê duyệt các thay đổi trong Hồ sơ thiết kế Dự án
Tất cả những thay đổi so với Hồ sơ thiết kế Dự án ban đầu phải đƣợc trình UBĐPHH để phê duyệt.
Trừ mục tiêu cụ thể của Dự án, thời hạn hiệu lực và tổng ngân sách của Dự án thì UBĐPHH có quyền điều chỉnh Hồ sơ thiết kế Dự án cho phù hợp với bối cảnh Dự án.
Những thay đổi về mục tiêu cụ thể, thời hạn có hiệu lực cụ thể và tổng ngân sách của Dự án phải đƣợc hai Chính phủ thơng qua bằng trao đổi cơng hàm chính thức.
Ban quản lý dự án:
Để tránh tạo ra cơ cấu quản lý song trùng trực thuộc, Dự án đƣợc thực hiện dƣới sự quản lý của trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội.
Bộ Công Thƣơng chỉ định Hiệu trƣởng trƣờng ĐHCNHN là Quản lý trƣởng của dự án. Trƣờng ĐHCNHN cử và uỷ quyền nhân viên của mình vào các hợp phần của Dự án. Ban quản lý của trƣờng ĐHCNHN có trách nhiệm sau:
Bảo đảm việc thực hiện đầy đủ các hoạt động hàng ngày của dự án;
Chuẩn bị báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Nhà nƣớc để trình UBĐPHH;
Đề xuất khi phải điều chỉnh các kết quả và hoạt động của dự án với điều kiện những điều chỉnh đó khơng làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án cũng nhƣ tổng ngân sách dự án. Tuy nhiên, không đƣợc thay đổi các lựa chọn chiến lƣợc và các quy tắc đã đƣợc xây dựng từ khi hình thành dự án.
Chuẩn bị, cập nhật và đệ trình các kế hoạch hoạt động và ngân sách Bảo đảm thực hiện vai trò là thƣ ký của UBĐPHH.
Bảo đảm cơng tác quản lý tài chính và hành chính của dự án theo quy chế đã thống nhất.
Bảo đảm thực hiện đầy đủ các hoạt động gồm chuẩn bị báo cáo cuối cùng khi dự án kết thúc.
3.2.2.2. Quản lý nguồn nhân lực dự án
Về nguồn nhân lực ở phạm vi quản lý của trƣờng ĐHCNHN bao gồm các nội dung về tuyển dụng nhân lực của dự án, quản lý và phát triển nguồn nhân lực, phân bổ các nguồn lực của dự án
Theo đó, cán bộ của Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội, các chuyên gia Nhật Bản do JICA Việt Nam phái cử và cán bộ văn phòng đại diện JICA Việt Nam thực hiện dự án. Dự án không tuyển thêm cán bộ dài hạn vào dự án. Chuyên gia tƣ vấn ngắn hạn đƣợc BQLDA tuyển dựa theo điều khoản tham chiếu và theo Luật đấu thầu Việt Nam (số 61/2005/QH11, 29/11/ 2005). Chi phí các dịch vụ này đƣợc tính theo hƣớng dẫn của Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản tại Việt nam (JICA Việt Nam) về chi phí địa phƣơng trong các dự án hỗ trợ phát triển.
Trƣờng ĐHCNHN đề cử các thành viên Ban quản lý dự án và nhóm cơng tác. Nhóm cơng tác gồm 15 thành viên thƣờng xuyên, một số thành viên khác tham gia tùy theo yêu cầu công việc. Các cố vấn và chuyên gia của Nhật Bản bắt đầu làm việc tại nhà trƣờng từ tháng 1/2010 bao gồm: một cố vấn trƣởng dự án, một chuyên gia dài hạn của JICA và hai trợ lý. Ngồi ra cịn có các chun gia ngắn hạn tùy theo nhu cầu, dự án đã có 7 lƣợt chuyên gia ngắn hạn sang làm việc tùy theo yêu cầu công việc. Tổng thời gian làm việc của các chuyên gia Nhật Bản trong vòng 3 năm của dự án lên tới 65,75 tháng.
Bảng 3.1: Tổng hợp các hoạt động hỗ trợ của chuyên gia từ 2010 đến 2013
STT Tên chuyên gia
Mr. Junichi Mori 1 2 Mr. Fumio 3 Mr. Mitsunori 4 Mr. Morimasa 5 Mr. Fumio 6 Mr. Yuji Yokoyama Mr. Morimasa 7 Akiba 8 Mr. Yuji Yokoyama 9 Mr. Atsunori Kume
Nguồn: báo cáo tổng kết dự án Phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật tại trường ĐHCNHN
Để nâng cao chất lƣợng hồn thành cơng việc, Dự án đã bồi dƣỡng năng lực cho các giáo viên và cán bộ nhân viên của trƣờng ĐHCNHN. Trong 3 năm, ngoài các hƣớng dẫn, đào tạo hàng ngày theo công việc mà chuyên gia dài hạn JICA đã cung cấp, đã có tổng cộng 1.043 ngày đào tạo cho 136 thành viên trong và ngồi nhóm cơng tác.
Bảng 3.2 Nhật ký đào tạo theo từng lĩnh vực từ 2010 đến 2013
Lĩnh vực
1. Xây dựng chương trình đào tạo dựa theo
nhu cầu doanh nghiệp
2. Quản lý và đánh giá thông tin
3. Marketing
7. Đánh giá kỹ năng 8. Bảo dưỡng máy móc
9. Khác
Tổng
Bảng 3.3 Các chuyến đào tạo tại Nhật từ 2010 đến 2013
Tên khóa học ST
T
Quản lý chu trình đào tạo 1
Đánh giá kỹ năng 2
Kiểm tra độ chính xác máy 3 phay
Chuẩn đốn sai hỏng của 4
máy: Phân tích sai hỏng của các chi tiết máy và quản lý dầu bơi trơn Lập trình vi điều khiển 5
Đào tạo về vận hành trung 6 tâm gia công (nâng cao)
Nguồn: báo cáo tổng kết dự án Phát triển nguồn nhân lực kỹ thuật tại trường ĐHCNHN Về phân bổ nguồn lực của dự án (tham khảo thêm tại phụ lục 3.2) bao
gồm 03 nội dung cơ bản:
Trƣờng ĐHCNHN giới thiệu chu trình quản lý hệ thống nhằm cải tiến năng lực giáo dục, đào tạo đáp ứng đƣợc yêu cầu của khu vực sản xuất. Thành lập Nhóm chuyên trách (Working Group viết tắt là WG) nhằm giới thiệu về chu trình quản lý hệ thống. Nhóm chuyên trách đánh giá các hoạt động hiện tại để xác định phƣơng pháp/quy trình quản lý chƣơng trình theo từng bƣớc nhƣ: bƣớc “xác định nhu cầu và lựa chọn lĩnh vực cần cải tiến”, bƣớc “chuẩn bị và tiến hành”, bƣớc “thu thập phản hồi và đánh giá”. Từ các kết quả phân tích ở các bƣớc trên, Nhóm chun trách phác thảo thiết kế về một chu trình quản lý hệ thống đảm bảo việc xác lập một hệ thống cơ chế bền vững cho việc kết nối hiệu quả với khu vực sản xuất. Dựa trên phác thảo thiết kế nói trên, trƣờng ĐHCNHN tiến hành các biện pháp: nhằm nắm bắt nhu cầu của khu vực sản xuất và xác định các Khoa/Trung tâm trọng tâm; để
doanh nghiệp; để đào tạo các giảng viên/giáo viên tại các Khoa/Trung tâm đƣợc lựa chọn thông qua sự cộng tác với các doanh nghiệp; để đánh giá lại chƣơng trình
giảng dạy tại các Khoa/Trung tâm đƣợc lựa chọn thông qua sự cộng tác với các doanh nghiệp, từ đó cung cấp thơng tin phản hồi cho vịng vận hành tiếp theo của chu trình quản lý. Nhóm chuyên trách đánh giá tổng thể phác thảo thiết kế nói trên và cụ thể hóa chu trình quản lý hệ thống trên nguyên tắc đảm bảo sự liên hệ bền vững với khu vực sản xuất.
Trƣờng ĐHCNHN phát triển hệ thống đánh giá kỹ năng nghề theo quan điểm xem xét khả năng nhân rộng hệ thống đánh giá kỹ năng nghề trên phạm vi toàn quốc trong tƣơng lai. Trƣờng ĐHCNHN thành lập một Nhóm chuyên trách ở cấp quản lý, cũng với các Nhóm hỗ trợ Kỹ thuật để triển khai hệ thống đánh giá kỹ năng nghề. Nhóm chun trách có nhiệm vụ: tìm hiểu một cách sâu sắc, cặn kẽ về hệ thống đánh giá kỹ năng nghề thông qua các cuộc đối thoại với các cơ quan hữu quan cũng nhƣ khu vực sản xuất; nghiên cứu về các hệ thống đánh giá kỹ năng nghề đang áp dụng ở Việt Nam cũng nhƣ ở các nƣớc khác; lên kế hoạch tổ chức đánh giá kỹ năng nghề trong phạm vi trƣờng Đại học Cơng nghiệp Hà Nội. Các nhóm hỗ trợ Kỹ thuật tiến hành các biện pháp nhằm: phát triển các trang thiết bị cho việc đánh giá kỹ năng nghề; phát triển các đánh giá viên cho việc đánh giá kỹ năng nghề; nhằm huy động các trang thiết bị cần thiết. Các nhóm hỗ trợ Kỹ thuật triển khai việc đánh giá kỹ năng nghề. Nhóm chuyên trách đánh giá hệ thống đánh giá kỹ năng nghề và tiếp thu các bài học để cải tiến. Tổ chức các cuộc thi đánh giá kỹ năng nghề nhằm tăng cƣờng nhận thức về đánh giá kỹ năng nghề. Trƣờng ĐHCNHN đề xuất về khung hệ thống đánh giá kỹ năng nghề ở cấp quốc gia.
Trƣờng ĐHCNHN cung cấp các chƣơng trình tu nghiệp/thực tập hiệu quả cho sinh viên. Phòng Đào tạo và các bộ phận liên quan khác trong trƣờng ĐHCNHN tiến hành: khảo sát/thăm dị để tìm ra những điểm hạn chế nhằm tăng cƣờng hiệu quả chƣơng trình thực tập/tu nghiệp với khu vực sản xuất; cải tiến chƣơng trình thực tập/tu nghiệp trên cơ sở xem xét các kết quả thu đƣợc từ việc khảo sát/thăm dò; tiến hành các biện pháp để cải tiến khả năng tăng cƣờng chƣơng trình thực tập/tu nghiệp và làm cho các dịch vụ liên quan đến chƣơng trình thực tập/tu nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Công ty LETCO của trƣờng ĐHCNHN tiến
hành các biện pháp để cải tiến năng lực/khả năng thu thập/xử lý/quản lý/cung cấp thông tin liên quan đến thực tập/tu nghiệp. Trƣờng ĐHCNHN đánh giá chƣơng trình thực tập/tu nghiệp và cung cấp các thông tin phản hồi nhằm cải thiện hơn nữa về chất lƣợng.
Có thể thấy về hoạt động triển khai và quản lý về nguồn nhân lực trong dự án đƣợc triển khai theo mơ hình ma trận mạnh. Cụ thể có thể thấy trƣờng ĐHCNHN đã tiến cử 1 bộ phận điều phối dự án chuyên trách đến từ phòng Hợp tác quốc tế của
nhà trƣờng, các thành viên của các nhóm WG, nhóm kỹ thuật… đƣợc huy động từ các đơn vị liên quan theo từng nội dung công việc, phù hợp với từng giai đoạn thực hiện của dự án. Việc sử dụng nguồn lực theo mơ hình này giúp trƣờng ĐHCNHN tận dụng đƣợc các nguồn lực trong trƣờng nhƣng đồng thời tiết kiệm chi phí rất nhiều. Lý do là nguồn lƣơng chi trả cho chuyên gia đƣợc thanh toán dựa trên số lƣợng công việc mà chuyên gia tham gia trong dự án, do vậy việc huy động chuyên gia khi có nội dung cơng việc phù hợp giúp tiết kiệm chi phí. Các chuyên gia này mặc dù chỉ làm việc kiêm nhiệm nhƣng việc tham gia dự án cũng giúp họ có cơ hội đƣợc tiếp cận với những nội dung làm việc mới mẻ và đói hỏi chun mơn cao, vì thế giúp họ nâng cao trình độ của bản thân. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của hình thức quản lý nguồn nhân lực này cũng khơng thể tránh đƣợc đó là việc 1 số cá nhân khi tham gia kiêm nhiệm tăng lƣợng công việc của bản thân lên nhiều lần dẫn đến hậu quả là khơng thể hồn thành cơng việc đúng thời hạn, đúng chất lƣợng yêu cầu. Đây cũng là nguyên nhân cơ bản khiến kết quả của đầu ra số 3 chỉ đạt đƣợc 85% khi kết thúc dự án.
3.2.2.3. Quản lý tài chính của dự án
Quản lý tài chính của dự án bao gồm 2 hoạt động cơ bản là nhận vốn và giải ngân.
Vì vậy, hoạt động này dựa trên nguyên tắc bất kể là nguồn vốn nào thì mọi đóng góp tài chính vào dự án phải đƣợc quản lý minh bạch và báo cáo theo nguyên tắc cùng hợp tác.
Việc giải ngân đƣợc UBĐPHH phê duyệt trên cơ sở kế hoạch ngân sách hoạt động 6 tháng do BQLDA trình lên. Sáu tháng một lần, báo cáo tài chính về việc sử dụng các nguồn ngân sách do Giám đốc Dự án và Trƣởng đại diện thƣờng trú hoặc ngƣời đƣợc uỷ
quyền ký và đệ trình lên UBĐPHH phê duyệt. Tất cả các hợp đồng, hoá đơn và các khoản thanh toán đƣợc Giám đốc Dự án và Trƣởng đại diện thƣờng trú JICA Việt Nam hay ngƣời đƣợc uỷ quyền ký và phải đƣợc lƣu giữ tại văn phòng Ban quản lý dự án để xác minh đối chiếu.
Vốn đóng góp Một tài khoản riêng đƣợc mở tại một ngân hàng thƣơng mại tại Hà
của Nhật Bản Nội để tiếp nhận vốn đóng góp của Nhật Bản dƣới hình thức đồng