6. Ket cấu của đề tài
3.2 Một số giải nhằm pháp hoàn thiện công tác tuyểndụng nhânsự tại Ngân hàng
3.2.1 Cơ cấu lại đội ngũ làm công tác tuyểndụng
Một trong những ngun nhân chủ quan đóng vai trị chủ yếu khiến cho công tác tuyển dụng của SeABank trong vài năm gần đây luôn tuyển được thấp hơn so với nhu cầu của các đơn vị là do đội ngũ cán bộ làm cơng tác tuyển dụng cịn thiếu về số lượng và cách phân chia công việc cho các thành viên trong bộ phận là chưa hợp lý.
a. Cần tuyển thêm người hỗ trợ
Trong khi bộ phận tuyển dụng đang thiếu người nhưng vẫn khơng có định biên nhân sự để hỗ trợ thêm các cơng việc cho phịng tuyển dụng, đặc biệt trong giai đoạn bùng nổ nhân sự tại Ngân hàng hiện nay. Vì vậy yêu cầu đầu tiên và cũng là
yêu cầu thiết chính là tăng cuờng đội ngũ làm cơng tác tuyển dụng của ngân hàng SeABank.
Theo số liệu năm 2019 các chuyên viên nhân sự cao cấp tại phòng tuyển dụng của SeABank đuợc giao chỉ tiêu phải đạt trên 4000 nhân sự trên toàn hệ thống. Với yêu cầu tuyển nhân sự chất luợng cao thì cán bộ nhân sự phải dựa vào sự giới thiệu của các cán bộ viên trong ngân hàng , các mối quan hệ xã hội và qua các đầu mỗi “ headhunter” có thể hồn thành chỉ tiêu một cách tốt nhất. Mỗi chuyên viên trong phòng phụ trách nhân yêu mỗi đơn vị khác nhau trong Ngân hàng. Ví dụ năm 2019, theo dự tính, riêng Khối cơng nghệ truyền thơng phải tuyển theo chỉ tiêu là 340 CBNV mới, và một chuyên viên cao cấp phải hoàn thành đủ các yêu cầu đó. Khối luợng cơng việc rất nhiều nên chun viên phịng tuyển dụng ln trong tình trạng quá tải, chạy đua với thời gian để đáp ứng nhu cầu từ các phòng ban, chi nhánh, khối khác gửi về. Đối với bộ phận dịch vụ tuyển dụng - bộ phận luu trữ hồ sơ, chịu trách nhiệm quản lý thơng tin nhân viên vẫn cịn thiếu nguời, vì với luợng tuyển lớn, số luợng hồ sơ nhiều, đồng nghĩa với việc quản lý thơng tin trở nên khó khăn hơn nên cần có thêm nguời hỗ trợ
Với khối luợng công việc nhu hiện nay, để có thể hồn thành và số luợng tuyển đáp ứng nhu cầu thì cần tuyển thêm nhân sự cho phịng tuyển dụng ít nhất 3 nguời, trong đó phân chia cho miền Bắc, Trung, Nam để cân bằng khối luợng công việc thực tế, phòng tuyển dụng tại SeABank toàn nữ nên số luợng nhân sự phải tuyên thêm là nam để cân bằng với nhân sự hiện tại. Hơn nữa, bản chất nam giới chịu đuợc áp lực công việc tốt hơn và có thể đảm nhiệm các nhiệm vụ đi cơng tác tại các tỉnh xa. Bên cạnh đó, u cầu phải tuyển những nguời có chun mơn vững, có kinh nghiệm làm trong cơng tác tuyển dụng và thích nghi nhanh.
b. Phân chia công việc hợp lý:
Bên cạnh việc tuyển dụng thêm nguời mới, phòng tuyển dụng xem xét lại sắp xếp cơng việc khoa học, tránh để tình trạng nguời thì ít việc nguời thì lại làm không xuể. Việc chia nhu vậy giúp tạo chuyên mơn hóa cao hơn, giúp giải quyết công việc tốc độ hơn mà vẫn đảm bảo đúng quy trình.
Nhu vậy, để có thể hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân sự cho tồn ngân hàng, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu tuyển dụng từ các đơn vị trên khắp cả nuớc, việc
Vi trí Mơ tả công việc
tiên quyết cần giải quyết là bộ phận nhân sự thay đổi, củng cố lại bộ máy hoạt động. Khi mà bộ máy đã hoạt động trơn tru hiệu quả thì hiệu suất tuyển dụng đuợc nâng lên cao giúp tiết kiệm giảm thiểu nhiều chi phí phát sinh khơng đáng có.
3.2.2 Hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa NNL và xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho từng năm.
Một trong những nguyên nhân nữa khiến cho công tác tuyển dụng nhân sự của Ngân hàng mặc dù diễn ra thuờng xuyên nhung vẫn không đáp ứng đủ nhu cầu nhân sự đó chính là do hoạt động kế hoạch hóa NNL của SeABank vẫn cịn thiếu sót và hạn chế.
Kế hoạch hóa NNL có quan hệ ảnh huởng mật thiết với kế hoạch kinh doanh của ngân hàng, kế hoạch hóa NNL là một hoạt động trung tâm trong quản lý chiến luợc NNL. Một NNL đảm bảo sẽ là tiền đề giúp họa động kinh doanh đạt hiệu quả.
Trong kế hoạch của SeABank, công tác kế hoạch hóa NNL đuợc tiến hành định kỳ, ngân hàng nên thúc đẩy rút ngắn thời gian cho việc lập kế hoạch nhân sự. Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế khi mà số luợng tuyển dụng hằng năm theo kế hoạch không đáp ứng đủ nhu cầu nên số luợng nhân viên ngân hàng tuyển thực tế luôn vuợt kế hoạch nhất là những năm gần đây khi có thêm yêu cầu về nhân viên đối với ngân hàng. Mà nguyên nhân là do công tác lập kế hoạch chua chính xác vì hàng năm luợng nhân viên nghỉ việc do các nguyên nhân nhu hết hạn hợp đồng, không đáp ứng đuợc yêu cầu công việc, mà nghiêm trọng nhất là tình trạng nhảy việc đối với các nhân viên trẻ vẫn chua đuợc khắc phục tốt. Đồng thời do việc mở rộng quy mơ kinh doanh mà chua có đủ nhân lực đáp ứng nhu cầu cũng gây nên tình trạng thiếu hụt nhân sự, sai lệch trong việc kế hoạch hóa NNL.
Để khắc phục những khó khăn này, ngân hàng cần có kế hoạch rõ ràng các chuơng trình chủ động đối với việc kế hoạch hóa NNL phục vụ cho công tác tuyển dụng nhân sự dựa trên các nhu cầu phát sinh, đòi hỏi các phòng ban tham gia làm công tác kế hoạch hóa NNL phải quan sát thống kê kỹ luống hơn nữa. Phải có thống kê từ các phịng ban nhỏ nhất, phịng giao dịch, chi nhánh trên tất cả các tỉnh thành. Thống kê, báo cáo số luợng NNL qua từng năm, đồng thời xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho năm tiếp theo và đua ra phuơng án dự phòng trong những truờng hợp thiếu nhân sự đột ngột. Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng này giúp
82
các đơn vị liên quan có thể tham gia hỗ trợ công tác tuyển dụng bất kỳ khi nào cần thiết, góp phần làm cho cơng tác tuyển dụng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, đảm bảo NNL cho việc vận hành hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
3.2.3 Hoàn thiện các bản mô tả công việc
Bản mô tả cơng việc là tài liệu có tác dụng trong việc cung cấp thông tin trực tiếp liên quan đến công việc cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của nguời thực hiện cơng việc, đuợc mơ tả, liệt kê chính xác. Bản mơ tả công việc phải cho nguời lao động thấy rõ họ phải làm gì? Làm nhu thế nào? Các điều kiện phải đáp ứng khi thực hiện công việc.
Tuy nhiên, ở SeABank mặc dù đã xây dựng, sửa chữa bản mô tả cơng việc cho các vị trí nhung nhìn chung vẫn gặp phải những vuớng mắc nhất định, khi nhìn vào bản mô tả công việc những ứng viên, nhân viên có thể chua hiểu rõ những nhiệm vụ mà họ phải làm, gây khó khăn trong q tình triển khai cơng việc. Về bản mơ tả cơng việc của một số vị trí đuợc đăng trên webside tuyển dụng của ngân hàng nhu sau:
Giao dιch viên • Trực tiếp thục hiện giao dịch kế tốn với khách hàng tại qy giao dịch;
• Phối hợp với các chuyên viên Quàn lý Quan hệ khách hảng cá nhân, chuyên viên phát triền kinh doanh và Nhàn viên chảo đón thục hiện cơng tác chàm sóc vả phát triền quan hệ khách hàng,
• Thực hiện các cơng việc khác theo sự phần cơng của Trưởng nhóm Giao dịch viên, Trường phịng Dich vụ khách hàng vả Phó Giám đốc Phụ trách vận hành;
(Nguồn: Phịng tuyển dụng - khối QTNNL, ngân hàng TMCP SeABank)
Nhìn vào bản mô tả công việc của một số vị trí ở trên có cả những vị trí thuờng nghe đến nhu Giao dịch viên, cụ thể hơn là các ứng viên có mong nuốn ứng tuyển chỉ hình dung đuợc cơng việc một cách chung chung, thậm chí cảm thấy có
rất nhiều vấn đề mô tả không hề rõ ràng gây cảm giác hoang mang khi không rõ bản thân sẽ phải làm những gì nếu trúng tuyển.
Bản phân tích mơ tả cơng việc là hoạt động cơ bản của quản trị NNL, là căn cứ để ra quyết định nhân sự đối với nhà quản lý. Việc xây dựng và hồn thiện bản mơ tả cơng việc hợp lý có ý nghĩa rất lớn.
Để đáp ứng những yêu cầu này đòi hỏi ngân hàng phải thực hiện hoạt động phân tích mơ tả cơng việc một cách bài bản, khoa học, chính xác và chi tiết hơn nữa để CBNV hay ứng viên có thể hiểu đuợc những u cầu cơng việc đua ra. Ví dụ nhu đối với vị trí giao dịch viên, bản mơ tả cơng việc có thể cụ thể và chi tiết hơn nhu sau:
Bảng 3.2: Bản mơ tả chi tiết cơng việc cho vị trí giao dịch viên
Vị trí: Giao dịch viên
- Trực tiếp thực hiện giao dịch kế toán với khách hàng tại quầy giao dịch: Có khả năng làm tốt các cơng việc giao dịch tại quầy bao gồm:
+ Tìm hiểu, tiếp đón nhu cầu, giới thiệu, tu vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng.
+ Thực hiện các giao dịch với khách hàng nhu là: Nhận và chi trả tiền gửi theo quy định của ngân hàng, mở và quản lý tài khoản tiền gửi thanh toán, thực hiện các lệnh thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng phát hành thẻ cho khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thẻ theo quy định, Phong tỏa, giải tỏa và đóng tài khoản theo quy định ... một cách nhanh chóng, chính xác.
+ Tu vấn, giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi cho phép
- Phối hợp với các Chuyên viên Quản lý Quan hệ khách hàng cá nhân, Chuyên viên phát triển kinh doanh và Nhân viên chào đón thực hiện cơng tác chăm sóc và phát triển quan hệ khách hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của Truởng nhóm Giao dịch viên, Truởng phịng Dịch vụ khách hàng và Phó Giám đốc Phụ trách vận hành
- Báo cáo trực tiếp với Truởng nhóm Giao dịch viên.
3.2.4 Hoàn thiện các công tác về nguồn tuyển mộ, xây dựng các hoạt động tạo nguồn tuyển mộ:
a. Nguồn nội bộ:
Hiện nay, SeABank đang chủ yếu sử dụng nguồn tuyển mộ bên ngồi và rất ít sử dụng các nguồn nội bộ từ trong ngân hàng. Một lý do quan trọng khiến cho các ứng viên nội bộ ít đuợc tuyển dụng đó là SeABank có u cầu khá khắt khe và hạn chế số lần tuyển dụng của ứng viên nội bộ. Một nhân viên đang làm việc tại SeABank muốn ứng tuyển vào một vị trí khác trong ngân hàng thì phải làm việc trong ngân hàng ít nhất là 1 năm, thành tích làm việc tốt và không vi phạm kỷ luật của Ngân hàng trong quá trình làm việc. Hơn nữa, một nhân viên chỉ đuợc ứng tuyển tối đa là 4 lần nên CBNV ít có cơ hội ứng tuyển vào các vị trí mình ua thích, khơng có cơ hội làm mới bản thân. Điều này cũng sẽ khiến cho lòng trung thành của CBNV bị giảm sút, và đó cũng là lý do sự gắn bó của CBNV trong ngân hàng không cao, nhiều nguời chuyển sang các cơ quan khác làm việc. Để giữ chân nhân viên, cũng nhu tạo cơ hội thay đổi bản thân cho các CBNV trong ngân hàng, SeABank nên mới lỏng các chính sách tuyển dụng nội bộ, khơng khơng chế số lần ứng tuyển của nhân viên nội bộ nhằm khuyến khích và tạo điều kiện cho ứng viên nội bộ có tối đa cơ hội để chuyển sang các vị trí phù hợp.
Mặc dù vậy, sử dụng nguồn nội bộ cũng có một số hạn chế nhu:
- Ứng viên nội bộ làm cơng việc lặp đi lặp lại nhiều gây ra tình trạng trì trệ thụ động, thiếu sáng tạo trong cơng việc khó làm quen với cơng việc mới, nên khi phải tiếp nhận công việc mới khả năng tốn thời gian đào tạo gây ảnh huởng tới công việc. Nếu Ngân hàng rơi vào tình trạng khó khăn thì khó có thể đáp ứng đuợc khi yêu cầu thay đổi là bắt buộc, và có thể gây ra ảnh huởng xấu đến cơng ty.
- Khi tuyển nội bộ thì có ứng viên trúng và truợt, nếu mà trình độ các ứng viên sàn sàn thì có thể ứng viên khơng đỗ sẽ nảy sinh tâm lý bất mãn, gây mất đoàn kết nội bộ ảnh huởng đến hình ảnh cơng ty.
Để khắc phục nhuợc điểm này, Ngân hàng nên đua ra lý do phù hợp đồng thời giải thích giúp các ứng viên cởi bỏ tu tuởng bất mãn, đồng thời tạo điều kiện cho ứng viên có cơ hội rèn luyện học hỏi nâng cao trình độ, tham gia giao luu các chi nhánh hội sở, khuyến khích họ phấn đấu cho đợt tuyển sau này. Một khi đã cởi bỏ tâm lý đó thì họ tồn tâm tồn ý làm việc cống hiến cho công ty. Ngân hàng cũng không nên coi nhẹ việc xây dựng dữ liệu hồ sơ nhân sự, bảo mật luu trữ thông
tin nhân để thuận tiện cho ngân hàng trong việc đưa ra các quyết định thuyên chuyển từ nguồn nội bộ.
Một số các phương pháp tạo nguồn nội bộ:
- Đẩy mạnh phát triển đào tại CBNV trong ngân hàng:
Hiện nay, SeABank đang sử dụng nhiều nguồn tuyển dụng bên ngồi, bất kể vị trí cấp cao hay cấp thấp. Như vậy có thể thấy rằng nguồn nội bộ rất khan hiếm và không đáp ứng được yêu cầu công việc cao. Ngân hàng nên đẩy mạnh các công tác đào tạo, phát triển nhân lực để nâng cao chất lượng nhân sự cho ngân hàng, và tạo nguồn tuyển mộ phong phú, chất lượng cao cho các vị trí quan trọng.
- Xây dựng các cuộc thi để nâng cao tính cạnh tranh trong công việc, các chương trình khun khích nhân viên đổi mới ngya trong mơi trường làm việc tại ngân hàng. Phương pháp này vừa xây đụng năng suát làm việc cho Ngân hàng, vừa mang lại nguồn tuyển mộ cũng như nâng cao khản năng gắn bó của nhân viên đối với SeABank.
b. Nguồn bên ngoài:
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài việc đăng tuyển trên trang web, bộ phận tuyển dụng hằng năm phải bỏ một khoản chi phí khá lơn cho các trang tìm việc, chi phí quảng cáo để có thể tiếp cận được nguồn ứng viên. Tuy vậy nguồn ứng viên vẫn bị hạn chế, các cán bộ tuyển dụng vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên chất lượng và phù hợp với môi trường làm việc tại SeABank. Trong những năm gần đây, SeABank đang hướng đến nguồn tuyển mộ là các ứng viên trẻ tuổi là các sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường. Nguồn tuyển mộ này rất dồi dào và nhiều sức trẻ, tuy nhiên chỉ đáp ứng cho nhu cầu nhân sự của ngân hàng một cách tạm thời mà khơng gắn bó lâu dài, khiến cơ cấu nhân sự cảu ngân hàng ln ln bất ổn định. Đó cũng là lý do tạo sao mà hằng năm, ngân hàng tuyển dụng rất nhiều, nhưng số lượng nhân viên chỉ tăng hơn so với năm trước khoảng 200 người. Nguyên nhân là do các CBNV khơng gắn bó lâu dài với tổ chức, khiến cho khối Hành chính nhân sự phải tuyển nhiều để đáp ứng nhu cầu công việc nguồn tuyển mộ trẻ cũng là một nguyên nhân gây lên sự bất thường này.
Vì vậy, SeABank cần phải đẩy mạnh hơn nữa các hoạt động tạo ứng viên không chỉ đầu tư vào các ứng viên trẻ mà nên có các hoạt động đẩy mạnh và thu hút các ứng viên có kinh nghiệm 1-2 năm nhiều hơn nữa:
- Tích cực tham gia vào các hội chợ việc làm lắn mang tầm cơ Quốc gia, quản bá hình ảnh của ngân hàng mạnh mẽ, đưa ra các quyền lợi khi làm việc tại môi trường SeAbank để thu hút người lao động. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cơng ty cũng tìm cách giữ chân người lao động bằng các chế độ đãi ngộ, phúc lợi, bảo hiểm xã hội ...
Đối với các nhân viên ký Hợp đồng dịch vụ thì cần có thêm các chế độ đãi ngộ khác ngồi lương để họ có động lực làm việc và gắn bó với SeABank.
- Ngân hàng cũng xây dụng lộ trình các chiến lược lâu dài về nhân sự, có thể kể đến như tạo liên kết với nhà trường để định hướng từ đầu cho các bạn trẻ, từ đó