6. Ket cấu của đề tài
3.2 Một số giải nhằm pháp hoàn thiện công tác tuyểndụng nhânsự tại Ngân hàng
3.2.3 Hoàn thiệncác bản mô tả công việc
Bản mơ tả cơng việc là tài liệu có tác dụng trong việc cung cấp thông tin trực tiếp liên quan đến công việc cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của nguời thực hiện cơng việc, đuợc mơ tả, liệt kê chính xác. Bản mơ tả cơng việc phải cho nguời lao động thấy rõ họ phải làm gì? Làm nhu thế nào? Các điều kiện phải đáp ứng khi thực hiện công việc.
Tuy nhiên, ở SeABank mặc dù đã xây dựng, sửa chữa bản mơ tả cơng việc cho các vị trí nhung nhìn chung vẫn gặp phải những vuớng mắc nhất định, khi nhìn vào bản mơ tả công việc những ứng viên, nhân viên có thể chua hiểu rõ những nhiệm vụ mà họ phải làm, gây khó khăn trong q tình triển khai cơng việc. Về bản mơ tả cơng việc của một số vị trí đuợc đăng trên webside tuyển dụng của ngân hàng nhu sau:
Giao dιch viên • Trực tiếp thục hiện giao dịch kế toán với khách hàng tại quây giao dịch;
• Phối hợp với các chuyên viên Quàn lý Quan hệ khách hảng cá nhân, chuyên viên phát triền kinh doanh và Nhàn viên chảo đón thục hiện cơng tác chàm sóc vả phát triền quan hệ khách hàng,
• Thực hiện các cơng việc khác theo sự phần cơng của Trưởng nhóm Giao dịch viên, Trường phịng Dich vụ khách hàng vả Phó Giám đốc Phụ trách vận hành;
(Nguồn: Phòng tuyển dụng - khối QTNNL, ngân hàng TMCP SeABank)
Nhìn vào bản mơ tả công việc của một số vị trí ở trên có cả những vị trí thuờng nghe đến nhu Giao dịch viên, cụ thể hơn là các ứng viên có mong nuốn ứng tuyển chỉ hình dung đuợc cơng việc một cách chung chung, thậm chí cảm thấy có
rất nhiều vấn đề mơ tả khơng hề rõ ràng gây cảm giác hoang mang khi không rõ bản thân sẽ phải làm những gì nếu trúng tuyển.
Bản phân tích mơ tả cơng việc là hoạt động cơ bản của quản trị NNL, là căn cứ để ra quyết định nhân sự đối với nhà quản lý. Việc xây dựng và hồn thiện bản mơ tả cơng việc hợp lý có ý nghĩa rất lớn.
Để đáp ứng những yêu cầu này đòi hỏi ngân hàng phải thực hiện hoạt động phân tích mơ tả cơng việc một cách bài bản, khoa học, chính xác và chi tiết hơn nữa để CBNV hay ứng viên có thể hiểu đuợc những u cầu cơng việc đua ra. Ví dụ nhu đối với vị trí giao dịch viên, bản mơ tả cơng việc có thể cụ thể và chi tiết hơn nhu sau:
Bảng 3.2: Bản mơ tả chi tiết cơng việc cho vị trí giao dịch viên
Vị trí: Giao dịch viên
- Trực tiếp thực hiện giao dịch kế tốn với khách hàng tại quầy giao dịch: Có khả năng làm tốt các công việc giao dịch tại quầy bao gồm:
+ Tìm hiểu, tiếp đón nhu cầu, giới thiệu, tu vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng.
+ Thực hiện các giao dịch với khách hàng nhu là: Nhận và chi trả tiền gửi theo quy định của ngân hàng, mở và quản lý tài khoản tiền gửi thanh toán, thực hiện các lệnh thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng phát hành thẻ cho khách hàng và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thẻ theo quy định, Phong tỏa, giải tỏa và đóng tài khoản theo quy định ... một cách nhanh chóng, chính xác.
+ Tu vấn, giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi cho phép
- Phối hợp với các Chuyên viên Quản lý Quan hệ khách hàng cá nhân, Chuyên viên phát triển kinh doanh và Nhân viên chào đón thực hiện cơng tác chăm sóc và phát triển quan hệ khách hàng.
- Thực hiện các cơng việc khác theo sự phân cơng của Truởng nhóm Giao dịch viên, Truởng phịng Dịch vụ khách hàng và Phó Giám đốc Phụ trách vận hành
- Báo cáo trực tiếp với Truởng nhóm Giao dịch viên.
3.2.4 Hồn thiện các công tác về nguồn tuyển mộ, xây dựng các hoạt động tạo nguồn tuyển mộ:
a. Nguồn nội bộ:
Hiện nay, SeABank đang chủ yếu sử dụng nguồn tuyển mộ bên ngồi và rất ít sử dụng các nguồn nội bộ từ trong ngân hàng. Một lý do quan trọng khiến cho các ứng viên nội bộ ít đuợc tuyển dụng đó là SeABank có u cầu khá khắt khe và hạn chế số lần tuyển dụng của ứng viên nội bộ. Một nhân viên đang làm việc tại SeABank muốn ứng tuyển vào một vị trí khác trong ngân hàng thì phải làm việc trong ngân hàng ít nhất là 1 năm, thành tích làm việc tốt và khơng vi phạm kỷ luật của Ngân hàng trong quá trình làm việc. Hơn nữa, một nhân viên chỉ đuợc ứng tuyển tối đa là 4 lần nên CBNV ít có cơ hội ứng tuyển vào các vị trí mình ua thích, khơng có cơ hội làm mới bản thân. Điều này cũng sẽ khiến cho lòng trung thành của CBNV bị giảm sút, và đó cũng là lý do sự gắn bó của CBNV trong ngân hàng không cao, nhiều nguời chuyển sang các cơ quan khác làm việc. Để giữ chân nhân viên, cũng nhu tạo cơ hội thay đổi bản thân cho các CBNV trong ngân hàng, SeABank nên mới lỏng các chính sách tuyển dụng nội bộ, không không chế số lần ứng tuyển của nhân viên nội bộ nhằm khuyến khích và tạo điều kiện cho ứng viên nội bộ có tối đa cơ hội để chuyển sang các vị trí phù hợp.
Mặc dù vậy, sử dụng nguồn nội bộ cũng có một số hạn chế nhu:
- Ứng viên nội bộ làm công việc lặp đi lặp lại nhiều gây ra tình trạng trì trệ thụ động, thiếu sáng tạo trong cơng việc khó làm quen với cơng việc mới, nên khi phải tiếp nhận công việc mới khả năng tốn thời gian đào tạo gây ảnh huởng tới cơng việc. Nếu Ngân hàng rơi vào tình trạng khó khăn thì khó có thể đáp ứng đuợc khi u cầu thay đổi là bắt buộc, và có thể gây ra ảnh huởng xấu đến cơng ty.
- Khi tuyển nội bộ thì có ứng viên trúng và truợt, nếu mà trình độ các ứng viên sàn sàn thì có thể ứng viên khơng đỗ sẽ nảy sinh tâm lý bất mãn, gây mất đồn kết nội bộ ảnh huởng đến hình ảnh cơng ty.
Để khắc phục nhuợc điểm này, Ngân hàng nên đua ra lý do phù hợp đồng thời giải thích giúp các ứng viên cởi bỏ tu tuởng bất mãn, đồng thời tạo điều kiện cho ứng viên có cơ hội rèn luyện học hỏi nâng cao trình độ, tham gia giao luu các chi nhánh hội sở, khuyến khích họ phấn đấu cho đợt tuyển sau này. Một khi đã cởi bỏ tâm lý đó thì họ tồn tâm tồn ý làm việc cống hiến cho công ty. Ngân hàng cũng không nên coi nhẹ việc xây dựng dữ liệu hồ sơ nhân sự, bảo mật luu trữ thông
tin nhân để thuận tiện cho ngân hàng trong việc đưa ra các quyết định thuyên chuyển từ nguồn nội bộ.
Một số các phương pháp tạo nguồn nội bộ:
- Đẩy mạnh phát triển đào tại CBNV trong ngân hàng:
Hiện nay, SeABank đang sử dụng nhiều nguồn tuyển dụng bên ngồi, bất kể vị trí cấp cao hay cấp thấp. Như vậy có thể thấy rằng nguồn nội bộ rất khan hiếm và không đáp ứng được yêu cầu công việc cao. Ngân hàng nên đẩy mạnh các công tác đào tạo, phát triển nhân lực để nâng cao chất lượng nhân sự cho ngân hàng, và tạo nguồn tuyển mộ phong phú, chất lượng cao cho các vị trí quan trọng.
- Xây dựng các cuộc thi để nâng cao tính cạnh tranh trong công việc, các chương trình khun khích nhân viên đổi mới ngya trong mơi trường làm việc tại ngân hàng. Phương pháp này vừa xây đụng năng suát làm việc cho Ngân hàng, vừa mang lại nguồn tuyển mộ cũng như nâng cao khản năng gắn bó của nhân viên đối với SeABank.
b. Nguồn bên ngoài:
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài việc đăng tuyển trên trang web, bộ phận tuyển dụng hằng năm phải bỏ một khoản chi phí khá lơn cho các trang tìm việc, chi phí quảng cáo để có thể tiếp cận được nguồn ứng viên. Tuy vậy nguồn ứng viên vẫn bị hạn chế, các cán bộ tuyển dụng vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên chất lượng và phù hợp với môi trường làm việc tại SeABank. Trong những năm gần đây, SeABank đang hướng đến nguồn tuyển mộ là các ứng viên trẻ tuổi là các sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường. Nguồn tuyển mộ này rất dồi dào và nhiều sức trẻ, tuy nhiên chỉ đáp ứng cho nhu cầu nhân sự của ngân hàng một cách tạm thời mà khơng gắn bó lâu dài, khiến cơ cấu nhân sự cảu ngân hàng luôn luôn bất ổn định. Đó cũng là lý do tạo sao mà hằng năm, ngân hàng tuyển dụng rất nhiều, nhưng số lượng nhân viên chỉ tăng hơn so với năm trước khoảng 200 người. Nguyên nhân là do các CBNV khơng gắn bó lâu dài với tổ chức, khiến cho khối Hành chính nhân sự phải tuyển nhiều để đáp ứng nhu cầu công việc nguồn tuyển mộ trẻ cũng là một nguyên nhân gây lên sự bất thường này.
Vì vậy, SeABank cần phải đẩy mạnh hơn nữa các hoạt động tạo ứng viên không chỉ đầu tư vào các ứng viên trẻ mà nên có các hoạt động đẩy mạnh và thu hút các ứng viên có kinh nghiệm 1-2 năm nhiều hơn nữa:
- Tích cực tham gia vào các hội chợ việc làm lắn mang tầm cơ Quốc gia, quản bá hình ảnh của ngân hàng mạnh mẽ, đưa ra các quyền lợi khi làm việc tại môi trường SeAbank để thu hút người lao động. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cơng ty cũng tìm cách giữ chân người lao động bằng các chế độ đãi ngộ, phúc lợi, bảo hiểm xã hội ...
Đối với các nhân viên ký Hợp đồng dịch vụ thì cần có thêm các chế độ đãi ngộ khác ngồi lương để họ có động lực làm việc và gắn bó với SeABank.
- Ngân hàng cũng xây dụng lộ trình các chiến lược lâu dài về nhân sự, có thể kể đến như tạo liên kết với nhà trường để định hướng từ đầu cho các bạn trẻ, từ đó có thể đón nhận được nguồn lao động trí thức cao. Tạo điều kiện cho các bạn sinh viên thơng qua các vị trí thực tập hè, giúp cho các bạn trẻ có cơ hội va vấp thực tiễn để tích lũy kinh nghiệm. Sau trải nghiệm đó có thể cùng với nhà trường tổ chức các buổi tọa đàm nhằm làm cầu nối nuôi dưỡng ươm mầm các thế hệ kế tiếp. Ngân hàng có thể khích lệ bằng cách đăng kí các suất học bổng đối với nhà trường từ đó khoanh vùng được các đối tượng ứng viên có tiềm năng, giới thiệu các cơ hội việc làm với những sinh viên đạt thành tích học tập tốt đó. Điều đó mang lại lợi ích cho cả 2 bên ngân hàng và sinh viên. Chưa kể làm như vậy thì ngân hàng giảm thiểu được nhiều chi phí tìm kiếm tuyển dụng, rút ngắn thời gian tuyển dụng, và các bạn sinh viên có tâm lý thoải mái khơng phải lo lắng công việc sau khi ra trường.
Ngoài ra, SeABank cũng đã và đang liên kết, hợp tác với các trung tâm giới thiệu việc làm để đa dạng thêm nguồn tuyển dụng. Tóm lại, để thu hút được nhân tài thì ngân hàng khơng nên bỏ qua bất cứ cơ hội nào để có được NNL cần thiết cho tổ chức, đây là điều kiện để nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự cho ngân hàng.
3.2.5. Bổ xung câu hỏi cho mẫu đơn thu thập thông tin ứng viên, thiết kế mẫuđơn cho các vị trí ứng tuyển quan trọng. đơn cho các vị trí ứng tuyển quan trọng.
Bổ xung câu hỏi cho mẫu đơn thu thập thông tin ứng viên, thiết kế mẫu đơn cho các vị trí ứng tuyển quan trọng
Trang web của SeABank có hiện thị đường dẫn tải về đơn ứng tuyển các vị trí trong Ngân hàng cho ứng viên. Đơn ứng tuyển có thêm để dưới dạng tiếng Việt hoặc tiếng Anh tùy theo ý muốn của ứng viên. Bên cạnh việc khai thác đầy đủ các thông tin cơ bản của ứng viên như: tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở, quá trình học tập, kinh nghiệm các việc, sở thích cá nhân,... Mẫu đơn của Ngân hàng nên được trỉnh sửa và thêm một số trường thơng tin để cán bộ tuyển dụng sẽ có thể biệt được nhiều về ứng viên thơng q việc đọc lá đơn đó. Ví dụ, mẫu đơn hiện tại đang hạn chế việc mô tả kinh nghiệm của ứng viên. Đối với những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm, các ô mà Ngân hàng để trống cho ứng viên điền vào là hạn chế. Ngân hàng có thể thay đổi bằng cách cho ứng viên thay đổi và thêm dòng trong biểu mẫu của mình.
Bên cạnh đó, trong biểu mẫu cịn thiếu các trường thơng tin như điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên, khả năng tin học văn phòng và các chứng chỉ khác... Ngoài ra, mẫu thơng tin ứng viên cần có các câu hỏi mở, các câu hỏi về tình huống để khảo sát ban đầu cách xử lý của ứng viên và tránh tính trạng ứng viên ln nói tốt về bản thân mình mà đánh lạc hướng nhà tuyển dụng.
Ngân hàng cũng nên đưa ra các mẫu đơn khác nhau cho một số vị trí quan trọng để khai thác những thông tin quan trọng và cần thiết về ứng viên liên quan đến công việc.
3.2.6. Hồn thiện cơng tác thi tuyển, phỏng vấn
Hiện nay, với sự hỗ trợ mạnh mẽ của khoa học công nghệ, Internet và cụ thể hơn là sự hỗ trợ của hệ thống của ngân hàng SeABank. Bài thi tuyển ứng viên đã được thiết lập và tiên hành thi trên máy tính, hình thức này thể hiện sự chun mơn hóa cao, chun nghiệp, cơng bằng và minh bạch. Hệ thống sẽ tự động chấm bài theo đúng chuẩn, khơng có sự gian lận hay khơng cơng bằng, tuy nhiên vẫn cịn mặt hạn chế đó là số lượng đề thi cịn khá ít và có sự lặp lại nhiều lần, điều này sẽ gây bất lợi về công tác đánh giá nếu ứng viên tham gia thi tuyển nhiều lần và có thể gặp lại đề thi của những lần trước đó.
Vì vậy, ngân hàng nên thiết lập thêm hệ thống các đề thi để đổi mới trong các lần thi tuyển của ngân hàng, tạo sự đa dang, linh hoạt đông thời có thể lựa chọn
được những ứng viên chất lượng hơn, phù hợp với yêu cầu, mong muốn về nhân sự của ngân hàng.
Việc xây dựng đề thi và tổ chức thi không được quan tâm và trú trọng nhiều. Đối với 2 bài thi nghiệp vụ và thi IQ thì ngân hàng vẫn sử dụng các câu hỏi chung cho hầu hết các ứng viên, nội dung câu hỏi vẫn chung chung nên tính phân loại chưa cao. Ngân hàng cũng đã xây dựng những bài thi đặc thù cho nghiệp vụ của từng khối như: Khối khách hàng cá nhân, Khối khách hàng doanh nghiệp, Khối cơng nghệ truyền thơng. Nhưng nhìn chung cịn nhiều bộ phận chưa có bài thi tuyển riêng nên việc đánh giá chất lượng đầu vào chưa thựuc sự chặt chễ. Trong thời gian tới, SeABank nên xây dựng các khung bài kiểm tra cho từng Khối, cải thiện hơn về sự đa dạng của hệ thống câu hỏi, chất lượng bài thi cũng như thiết kế sao cho có tính phân hóa thí sinh. Việc tổ chức thi tuyển cũng nên phải xem xét nghiêm túc vì đây là một trong những bước để sàn lọc và đánh giá ứng viên
Bên cạnh vấn đề hoàn thiện các bài test kiến thức thì cơng tác phỏng vấn tuyển dụng cũng nên được chú ý và khắc phục nhiều hơn do có nhiều hạn chế.
Mục đích của buổi phỏng vân là để kiểm chứng các thông tin quan trọng của ứng viên, đánh giá kỹ năng, thái độ và xem xét tổng thể ứng viên có thực sự phù hợp với u cầu cơng việc hay khơng. Vì vậy, việc lựa chọn người phỏng vấn và tuân thủ quy trình phỏng vấn là vơ cùng quan trọng. Vì là tuyển dụng tập trung nên tất cả ứng viên sẽ được phỏng vấn tại Hội sở của ngân hàng và thành phần trong Hội đồng phỏng vấn là các chuyên viên thuộc phòng tuyển dụng và các cán bộ ở