1.2. Cơ sở lýluận về hoạtđộng kiểmsoát nộibộ trong doanh nghiệp
1.2.3.4. Thông tin, truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp thơng qua việc hình thành các báo cáo cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tn thủ. Hệ thống thơng tin là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin, tổng hợp, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp và các thơng tin từ bên ngồi doanh nghiệp.Truyền thông trợ giúp cho việc trao đổi thông tin giữa bên trong với bên ngoài doanh nghiệp, giữa nội bộ doanh nghiệp, truyền đạt mệnh lệnh, chuyển giao kết quả trong một đơn vị, nó đƣợc truyền từ cấp trên xuống cấp dƣới và thông tin từ cấp dƣới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thể thống nhất. Có thể chia hệ thống thông tin thành 2 bộ phận cơ bản gồmhệ thống thông tin chung và hệ thống thơng tin kế tốn. Đối với hệ thống thông tin chung, để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và trong kết nối thông tin để các thông tin, dữ liệu đƣợc truyền tải liên tục, chính xác và hiệu quả. Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp bao gồm thông tin thị trƣờng, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thơng tin kế tốn, thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính… Trong đó, thơng tin tài chính kế tốn có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng nhƣ ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Do đó, bên cạnh việc ứng dụng cơng nghệ cao vào cơng tác kế tốn, doanh nghiệp cũng cần chú trọng thiết lập hệ thống chứng từ kế tốn
khoa học, thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm sốt nội bộ. Hệ thống thơng tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế toán.
1.2.3.5. Giám sát kiểm soát
Giám sát là quá trình ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Hoạt động giám sát địi hỏi doanh nghiệp xác định hệ thống kiểm sốt nội bộ có vận hành đúng nhƣ thiết kế hay khơng và có cần thiết điều chỉnh, sửa đổi nhằm làm cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay khơng. Giám sát có vai trị quan trọng trong kiểm sốt nội bộ vì giám sát giúp cho kiểm sốt nội bộ duy trì đƣợc sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau.
Nếu hoạt động giám sát đƣợc tổ chức một cách liên tục và có chất lƣợng sẽ giảm thiểu đƣợc tối đa các sai sót trong q trình thực hiện nghiệp vụ. Trên thực tế, quá trình thực hiện chức năng giám sát là một q trình hệ thống kiểm sốt nội bộ tự kiểm tra, đánh giá lại việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt của chính mình tại doanh nghiệp để có sự điều chỉnh cần thiết. Các hoạt động giám sát phải đƣợc thực hiện từ trên xuống dƣới, đồng thời từ dƣới lên trên nhằm đảm bảo quá trình giám sát mang tính tồn diện và bao phủ rộng khắp tồn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Khi hệ thống giám sát đƣợc thiết kế, vận hành phù hợp, tƣơng thích nó sẽ mang lại nhiều lợi ích cho chính doanh nghiệp bao gồm:
- Xác định và thay đổi các vấn đề trong hoạt động kiểm soát nội bộ cho phù hợp, hợp lý hơn;
- Tạo nên các thơng tin chính xác và đáng tin cậy hơn cho những ngƣời sử dụng để họ có thể ra các quyết định kinh tế;
- Cung cấp đƣợc báo cáo định kỳ và các cơ sở khác để đánh giá lại doanh nghiệp.
1.2.4. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
1.2.4.1. Khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa
Có nhiều khái ni mệ khác nhau về doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) trên thế giới nhƣng nhìn chung đó là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé về mặt vốn, lao động hay doanh thu. DNNVVgiữ vai trò quan trọng trong tăng trƣởng kinh tế, đổi mớivà phát triển của nền kinh tế toàn cầu. Số DNNVVchiếm phần lớn số lƣợng các doanh nghiệp ở hầu hết các quốc gia.
Tùy thuộc vào quốc gia, quy mô của doanh nghiệp có thể đƣợc phân loại dựa trên số lƣợng nhân viên, doanh thu hàng năm, tổng tài sản hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của các doanh nghiệp này, tiêu chí xác định DNNVV cũng có thể thay đổi từ ngành này sang ngành khác. Song cách phân loại phổ biến hiện nay trên thế giới là căn cứ vào quy mô để phân loại DNNVV thành ba loại, gồm doanh nghiệp siêu nhỏ (micro), doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa.
Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế giới, doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lƣợng lao động dƣới 10 ngƣời, doanh nghiệp nhỏ có số lƣợng lao động từ 10 đến dƣới 200 ngƣời và nguồn vốn 20 tỷ trở xuống, cịn doanh nghiệp vừa có từ 200 đến 300 lao động nguồn vốn 20 đến 100 tỷ.
Tại Mỹ, định nghĩa về DNNVV thay đổi theo ngành, dựa trên Hệ thống phân loại công nghiệp Bắc Mỹ (NAICS) - một hệ thống đƣợc phát triển bởi Hoa Kỳ, Canada và Mexico để chuẩn hóa và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, phân tích số liệu thống kê kinh doanh của các DNNVV.
Cơ quan quản lý doanh nghiệp Hoa Kỳ (SBA) cung cấp danh sách các tiêu chuẩn quy mô doanh nghiệp DNNVV phù hợp với mã NAICS. Để
đƣợc xét là một DNNVV và có đủ điều kiện để áp dụng cho các hợp đồng chính phủ và tài trợ theo mục tiêu, một doanh nghiệp phải nằm trong giới hạn xác định về mặt số lƣợng nhân viên hoặc doanh thu. Điển hình nhƣ trong lĩnh vực sản xuất, một DNNVV đƣợc định nghĩa là có 500 nhân viên hoặc ít hơn, trong khi trong lĩnh vực thƣơng mại thƣờng là 100 nhân viên hoặc ít hơn. Phạm vi trong các lĩnh vực có thể thay đổi khá nhiều chẳng hạn trong khu vực 21-Khai thác, khai thác mỏ và khai thác dầu khí, một doanh nghiệp liên quan đến khai thác quặng đồng và quặng niken có thể có tới 1.500 nhân viên nhƣng vẫn đƣợc coi là một DNNVV trong khi một doanh nghiệp liên quan đến khai thác quặng bạc chỉ có thể có đến 250 nhân viên.
Tại Canada, Bộ Công nghiệp Canada sử dụng thuật ngữ DNNVV để chỉ các doanh nghiệp có ít hơn 500 nhân viên trong khi phân loại các cơng ty có 500 nhân viên trở lên là các doanh nghiệp "lớn". Hay chi tiết hơn, doanh nghiệp có ít hơn 100 nhân viên (nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp sản xuất hàng hóa) hoặc ít hơn 50 nhân viên (nếu doanh nghiệp là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ). Một cơng ty có nhiều nhân viên hơn những điểm cắt giảm này lại ít hơn 500 nhân viên đƣợc phân loại là một doanh nghiệp cỡ trung bình; doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có ít hơn 5 nhân viên. Theo Cục thống kế Canada (Statistics Canada) định nghĩa một DNNVV là bất kỳ cơ sở kinh doanh nào có từ 0 đến 499 nhân viên và tổng doanh thu dƣới 50 triệu Đô la.
Tại các nƣớc thành viên của Liên minh châu Âu (EU) cũng áp dụngmột hệ thống tƣơng tự để xác định DNNVV. Một doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên dƣới 250 đƣợc phân loại là cỡ trung bình; một doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên dƣới 50 đƣợc phân loại là nhỏ và một doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên dƣới 10 đƣợc coi là một doanh nghiệp siêu nhỏ. Hệ thống phân loại của EU cũng tính đến tỷ lệ doanh thu của doanh nghiệp và tổng tài sản trên bảng cân đối kế toán.
Bảng 1.1: Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Châu ÂuLoạidoanh nghiệp Loạidoanh nghiệp Vừa Nhỏ Siêu nhỏ Nhân viên <250 <50 <10
Tổng doanh thu hoặc Tổng tài sản
≤ € 10 m
(Nguồn: Ủy ban Châu Âu)
Tại Anh quốc,họ không xây dƣng. b ộ tiêu chuẩn riêng để xác định các DNNVV mà sử dụng rộng rãi tiêu chuẩn phân loại DNNVV của EU (ở trên).
Trung Quốc lại đƣa ra bộ tiêu chuẩn riêng cho phân loại DNNVV, tiêu chuẩn này thay đổi theo ngành.
Bảng 1.2: Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Trung Quốc
Ngành nghề Nhân viên Doanh thu
(Nhân dân tệ) Tài sản
Công nghiệp nặng Bán buôn Bán lẻ Vận chuyển Nhập kho Chỗ ở Nhà hàng / Dịch vụ ăn uống Phần mềm / CNTT
Truyền thông tin
(Nguồn: Cục Thống kê Quốc gia, Trung Quốc)
Theo hệ thống chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS), DNNVV là đối tƣợng không phải thực hiện trách nhiệm công khai báo cáo tài chính. Theo
định nghĩa của Hội đồng chuẩn mực kế tốn quốc tế (IASB), một doanh
nghiệp có tráchnhiệm cơng khai báo cáo tài chính chỉ khi doanh nghiệp đó nộp hay đang trong q trìnhnộp báo cáo tài chính cho Ủy ban chứng khoán hay các Tổ chức luật định khác với mụcđích phát hành bất kỳ loại cơng cụ nào trong thị trường cơng khai hoặc nó nắm giữ tàisản được ủy thác của một nhóm rộng lớn bên ngồi như ngân hàng, công ty bảo hiểm,công ty môi giới và bn bán chứng khốn, các quỹ hưu bổng và các quỹ đầu tư tínthác.
Tóm lại, có nhiều khái niệm khác nhau về DNNVV trên thế giới.Các khái niệm này chỉ mang tính chất tương đối và tùy theo thời điểm,điều kiện màmỗi nước sẽ có cách phân loại DNNVV riêng cho mình.
Tại Việt Nam, theo Điều 6, Nghị định số 39/2018/NĐ-CPngày 11/03/2018 của Chính phủ quy định:
1. Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và lĩnh vực cơng nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.
Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao
động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng q 10 người và tổng
doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.
2. Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản
và lĩnh vực cơng nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng q 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 20 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh
thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ
đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
3. Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản
và lĩnh vực cơng nghiệp, xây dựng có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng q 200 người và tổng doanh thu của năm không quá 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định.
Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ có số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình qn năm khơng quá 100 ngƣời và tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng, nhƣng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định.
Bảng 1.3: Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
Chỉ tiêu/Loại hình
Số lao động tham
gia bảo hiểm xã
hội bình quân năm Tổng doanh thu
hàng năm Tổng nguồn vốn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
+ Có vai trị quan trọng trong nền kinh tế: các DNNVV thƣờng
chiếm tỷ
trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp (ở Việt Nam chỉ xét các doanh nghiệp có đăng ký thì tỷ lệ này là trên 95%). Vì thế, đóng góp của DNNVV vào tổng sản lƣợng và tạo việc làm là rất đáng k cũng nhƣ đóng góp khơng nhỏ giá trị tổng sản phẩm quốc nội (GDP) cho quốc gia.
+ Giữ vai trò ổn định nền kinh tế: ở hầu hết các nền kinh tế, các DNNVV là những nhà thầu phụ cho các doanh nghiệp lớn. Sự điều chỉnh hợp đồng thầu phụ tại các thời điểm cho phép nền kinh tế có đƣợc sự ổn định. Vì thế, DNNVV đƣợc ví là thanh giảm sốc cho nền kinh tế.
+ Làm cho nền kinh tế trở nên năng động hơn:Do DNNVV có
quy mô
nhỏ nên dễ dàng điều chỉnhhoạt động (xét về mặt lý thuyết).
+ Tạo nên ngành công nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng:
DNNVV
thƣờng chun mơn hóa vào sản xuất một vài chi tiết đƣợc dùng để lắp ráp thành một sản phẩm hoàn chỉnh.
+ Là trụ cột của kinh tế địa phương: nếu nhƣ doanh nghiệp lớn
thƣờng
đặt cơ sở ở những trung tâm kinh tế của đất nƣớc, thì DNNVV lại có mặt ở khắp các địa phƣơng và là chủ thể chính đóng góp vào nguồn thu ngân sách nhà nƣớc, vào sản lƣợng và tạo công ăn việc làm ở địa phƣơng.
1.2.4.3. Những hạn chế cố hữu trong kiểm soát nội bộ các doanh nghiệp nhỏ và vừa và vừa
Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ các DNNVV nói riêng dù có được đầu tư nhiều đến đâu trong thiết kế và vậnhành thì vẫn đạt đƣợc mức hữu hiệu tuyệt đối. Chodù DNNVV có thể xâydựng được một hệ thống KSNB hồn hảo đến đâu đi chăng nữa thì tính hữu hiệu thậtsự của
khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thơi vì KSNB có các hạn chế tiềm tàng, cố hữu xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Sự khơng chắc chắn từ rủi ro vì rủi ro là việc liên quan đến tƣơng lai và nó chứa đựng yếu tố khơng chắc chắn mà bản thân doanh nghiệp không thể nhận dạng hết tất cả mọi rủi ro và khơng thể đánh giá chính xác các tác động của chúng.
- Những hạn chế xuất phát từ con ngƣời nhƣ sự vơ ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới…
- Sự thông đồng giữa nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- Những sai phạm từ các nghiệp vụ khơng thƣờng xun do hoạt động kiểm sốt thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên.
- Nhà quản lý thƣờng yêu cầu chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra. Do vậy, khi một thủ tục kiểmsoát hữu hiệu nhưng chi phí bỏ ra lớn hơn lợi ích mang lại sẽ khơng được lựa chọn.
- Khả năng lạm quyền từ các cá nhân có trách nhiệm nhằm phục vụ cho mưu đồriêng.
- Sự thay đổi điều kiện hoạt động của đơn vị dẫn đến những thủ tục kiểm sốtkhơng cịn phù hợp…
- Hệ thống KSNB của các DNNVV thƣờng đƣợc thiết kế hƣớng tới tính linh hoạt, gọn nhẹ, hơn là cồng kềnh, nhiều tầng kiểm sốt… Chính những hạn chế nói trên đã khiến cho kiểm sốt nội bộ khơng thể bảo đảmtuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu mà kiểm soát nội bộ tại các DNNVV đã đề ra.
1.2.4.4. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa ảnh hưởng đến hoạt động kiểm sốt nội bộ của đơn vi..
Do tính chất nhỏ gọn, nguồn lực kinh tế cịn hạn chế, các DNNVV có thể áp dụng các yếu tố của mơi trường kiểm sốtkhác hơn so với các doanh nghiệp lớn, có thể là một hệ thống KSNB tinh gọn hơn vì thực tế nhiều doanh nghiệp có thể khơng ban hành các quytắc đạo đức bằng văn bản mà lời cam kết của họ về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể đƣợc truyền đạt thơng qua lời nói trong những cuộc họp nhân viên, cuộcgặp gỡ và giao dịch buôn bán trực tiếp với những nhà cung cấp và khách hàng. Các chính sách về nhân sự có thể khơng chính thức đƣợc xây dƣng. ở một số doanh nghiệp mà thông qua việc các nhà quản lý tuyên bố rõ những mong đợi của mình về mẫu ngƣời đƣợc tuyển dụng để đáp ứngmột công việc riêng biệt và thậm chí có thể tham gia trực tiếp trong việc tuyển dụng.
Hơn nữa, do các bộ phận, phòng ban đƣợc thiết kế nhằm tối thiểu hóa chi phí hoạt động và tăng tối đa tính linh hoạt, tại các DNNVV q trình đánh giá rủi ro đƣợc thiết lập đơn giảnhơn so với các doanh nghiệp lớn, mục tiêu đánh giá rủi ro thƣờng đƣợc ngầm hiểu hơn là đƣợc qui định rõ ràng và cụ thể.
CácDNNVV cũng thƣờng gặp khó khăn trong việc phân chia tráchnhiệm do số lƣợng nhân viên thƣờng ít nên dễ dẫn đến kiêm nhiệm một số chứcnăng hoặc vừa thực hiện cơng việc vừa tự thực hiện kiểm sốt. Khi ngƣời quản lý caonhất tự thực hiện kiểm soát hoạt động thì sẽ có nhiều khó khăn và khơng khả thi.
Nắm bắt những đặc điểm của DNNVV sẽ giúp nghiên cứu đƣa ra đƣợc các khuyến nghị phù hợp hơn, nhằm giúp đơn vi xâỵ dƣng. và vận hành một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả, đảm bảo lợi ích thu đƣợc cao hơn chi phí vận hành kiểm sốt nội bộ mà DNNVV phải bỏ ra.
CHƢƠNG 2
PHẠM VI, QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Phạm vi nghiên cứu
Nhƣ đã trình bày ở trên, theo nghiên cứu tổng quan của tác giả, trên thực tế chƣa có nghiên cứu cụ thể nào mang tính tổng qt về hoạt động KSNB của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội, đặc biệt cách tiếp cận hoạt động KSNB từ góc độ quản trị kinh doanh. Do đó, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, học viên tập trung nghiên cứu về hoạt động KSNB tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và nguồn lực, học viên thực hiện nghiên cứu và khảo sát các doanh nghiệp là hội viên của Phịng Thƣơng mại và Cơng nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia vào nghiên cứu này đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: sản xuất, thƣơng mại,