3.2. Thực trạng về hoạtđộng kiểmsoát nộibộ trong cácdoanhnghiệp nhỏ và vừa
3.2.3. Thực trạng các hoạtđộng kiểmsoát trong cácdoanhnghiệp nhỏ và vừa
vừa trên địa bàn Hà Nội
Các hoạt động kiểm soát thƣờng đƣợc thể hiện qua các nguyên tắc kiểm soát cơ bản đƣợc xây dƣng. và vận hành hệ thống quy chế quản lý nội bộ hoặc các thủ tục kiểm soát rủi ro trong đơn vi. .Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành, trong đó yêu cầu một cá nhân, một nhóm ngƣời, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn bộ doanh nghiệp phải tuân theo nhằm đạt đƣợc mục tiêu của công tyđề ra. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ thƣờng bao gồm các quy định, quy chế quản lý nội bộ đãđƣợc xây dựng và ban hành để đáp ứng đƣợc cơ bản
yêu cầu quản lý của đơn vi gồṃ quy chế quản trị nội bộ quy định chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Ban Giám đốc; quy chế phân cấp trách nhiệm quản lý của Ban điều hành, phòng chức năng; quy chế phối hợp giữa các bộ phận quản lý... trong đó phải đảm bảo các nguyên tắc kiểm sốt cơ bản nhƣ ngun tắc phân cơng, phân nhiệm; ngun tắc ủy quyền phê chuẩn và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Hệ thống này cũng bao gồm các thủ tục kiểm soát đƣợc xây dựng, áp dụng tại doanh nghiệp để ngăn ngừa và hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các khâu, các quá trình hoạt động SXKD, các khoản mục của báo cáo tài chính nhằm giúp đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu đã thiết lập.
Các DNNVV trên địa bàn Hà Nội tham gia khảo sát đã đƣợc hỏi xem liệu họ đã áp dụng các hoạt động kiểm sốt hay chƣa (Hình 6). Hai biện pháp
phổ biến nhất đƣợc áp dụng là “khuyến khích nhân viên phát hiện vấn đề và
đề xuất giải pháp” (64%) và “xây dụng và áp dụng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp” (63%). Hai biện pháp này là “mềm” và thiên về con ngƣời
cũng nhƣ các giá trị hơn và khơng địi hỏi các kiến thức kỹ thuật quan trọng. Hai biện pháp rất quan trọng bao gồm “xây dựng cơ chế kiểm tra” và “đưa ra
báo cáo tài chính chi tiết cho ban quản lý” chỉ đƣợc áp dụng với tỉ lệ tƣơng
ứng là 53% và 50%. Hai biện pháp này mang tính kỹ thuật cao hơn, địi hỏi sự hiểu biết sâu hơn về các khái niệm, quy trình. Việc sử dụng đƣờng dây nóng và kiểm tốn độc lập cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ quy mô của doanh nghiệp. Các biện pháp này chỉ đƣợc áp dụng khoảng 35% và 39% tại một số doanh nghiệp tham gia khảo sát (Hình 6).
Hình 6: Áp dụng các hoạt động kiểm sốt (% doanh nghiệp trên tồn mẫu)
0% 20% 40% 60% 80% 100%
12. Khuyến khích nhân viên phát hiện vấn đề và đề xuất ý tƣởng cải tiến cho DN
8. Xây dựng và thực hiện Bộ QTUX hoặc các quy định, quy chế làm việc
7. Thiết lập cơ chế kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ
10.Ngƣời quản lý yêu cầu đƣợc thuyết minh
chi tiết về báo cáo TC
9. Thuê kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán nội bộ
11. Thiết lập đƣờng dây nóng tiếp nhận thơng tin, phản ánh
Có
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quảkhảo sát)
nghiệp của họ đã cập nhật bản mô tả cơng việc cho từng vị trí cơng việc, trong khi đó 57% cho rằng họ quan tâm chủ yếu tới những yêu cầu đặc biệt khi giao nhiệm vụ cho các cá nhân.
Kết quả khảo sát cho thấy , hơn một nửa số ngƣời trả lời cho rằng hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp của họ nhẽ ra có thể cải thiện tốt hơn. Kết quả này một lần nữa cho thấy nhu cầu nâng cao năng lực về các biện pháp kiểm sốt nội bộ là có. Có một điểm đáng lƣu ý rằng đối với mỗi câu hỏi, khoảng 30% doanh nghiệp không trả lời. Do đó, phần trăm doanh nghiệp trả lời „Có” trên mẫu trả lời sẽ cao hơn (khoảng 70%-80%) so với % trên tồn mẫu (Hình 7).
Hình 7: Đánh giá về các hoạt động kiểm sốt của doanh nghiệp (% đồng ý trên tồn mẫu và % đồng ý trên mẫu trả lời)
31. Ban quản lý luôn quan tâm làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân cũng nhƣ yêu cầu cụ thể của nhiệm vụ mà
cá nhân phải thực hiện
30. Những điều bất thƣờng, ngoài mong muốn đƣợc xử lý nhanh chóng và phù hợp ngay khi phát hiện ra chúng
32. Các biện pháp kiểm sốt nội bộ có thể đƣợc cải thiện hơn nữa
29. Trong quy trình hoạt động của DN có biện pháp kiểm sốt để cảnh báo điều bất thƣờng
33. Tồn bộ nhân viên có bản mơ tả cơng việc và đƣợc thƣờng xuyên cập nhật, điều chỉnh, bổ sung
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
% DN đồng ý trên mẫu trả lời
Khi thực hiện cuộc phỏng vấn nhóm, ngƣời đƣợc hỏi cho biết “Chúng
tôi là một doanh nghiệp tư nhân quy mô vừa với hơn 200 nhân viên và doanh thu đạt 500 tỷ đồng mỗi năm. Vài năm trước, chúng tơi có thành lập bộ phận kiểm sốt nội bộ nhưng khơng thành công. Bộ phận này không nhận được sự hợp tác của các bộ phận khác. Mọi người đều nghĩ rằng kiểm sốt nội bộ là theo dõi cơng việc của họ và do đó, họ cố gắng chặn thơng tin và/hoặc tránh làm việc với bộ phận kiểm soát nội bộ. Hiện nay chúng tôi đã bỏ bộ phận này và yêu cầu mỗi bộ phận phải tự thực hiện kiểm soát nội bộ.” (Thảo luận nhóm
– Giám đốc doanh nghiệp tƣ nhân)
Nhƣ vậy, cơng tác xây dựng vị trí việc làm và mơ tả công việc vẫn là một điểm yếu của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Tƣơng tự, việc phát hiện và xử lý các vấn đề bất thƣờng và không mong muốn vẫn chƣa đƣợc thực hiện kịp thời tại các DNNVV trên địa bàn Hà Nội.
Bên cạnh đó, ngƣời tham gia phỏng vấn, thảo luận nhóm cũng đƣợc hỏi thêm về các thủ tục kiểm soát mà doanh nghiệp đã xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro tại đơn vị. Các nhà quản lý doanh nghiệp khi đƣợc hỏi về các rủi ro có thể xảy ra trong các giao dịch kinh doanh đã cho biết họ đối mặt với các rủi ro khác nhau nhƣ rủi ro thị trƣờng (rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất); rủi ro tín dụng; rủi ro thanh tốn… Nhƣ vậy, nhận thức chung của các nhà quản lý phần lớn mới tập trung vào các rủi ro liên quan tới tài chính mà chƣa nhận thức đƣợc đầy đủ các loại rủi ro mà đơn vi sẹẹ̃ phải đối mặt .Đối với các DNNVV trên địa bàn Hà Nội mà chƣa xây dƣng. đƣợc quy trình quản trị rủi ro nên chỉ phân tích các chỉ số tài chính thơng thƣờng và chính vì thế giá trị cảnh báo rủi ro là khơng cao.Mặc khác, bộ máy kiểm sốt tài chính của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội chƣa đƣợc chú trọng xây dựng một cách hệ thống, chuyên nghiệp và hiệu quả, đặc biệt thiếu hai mắt xích quan trọng là kiểm sốt rủi ro nói chung và kiểm sốt rủi ro tài chính nói riêng.