3.2. Thực trạng về hoạtđộng kiểmsoát nộibộ trong cácdoanhnghiệp nhỏ và vừa
3.2.4. Thực trạng thông tin và truyền thông trong cácdoanhnghiệp nhỏ và vừa
vừa trên địa bàn Hà Nội
Thông tin và truyền thông dƣờng nhƣ là điểm yếu nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Trong khi 59% ngƣời trả lời cho biết cơng ty của họ có chính sách và quy trình về hoạt động kinh doanh, chỉ một nửa ngƣời trả lời cho rằng cán bộ công nhân viên đƣợc tập huấn và đƣợc cung cấp thơng tin về các chính sách của cơng ty. Điểm đƣợc cho là yếu nhất khi chỉ có 43% ngƣời trả lời cho biết doanh nghiệp của họ có các biện pháp để nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên về kiểm sốt nội bộ (Hình 8).
Thực tế cho thấy, nếu khơng có hệ thống thơng tin và truyền thơng tốt thì các chính sách và hệ thống đó cũng sẽ khơng đƣợc thực thi.
Hình 8: Áp dụng cơng nghệ thơng tin (% doanh nghiệp trên toàn mẫu)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
14. Ban hành chính sách và quy trình thực hiện nghiệp vụ
15. Tập huấn/phổ biến quy trình thực hiện nghiệp vụ
13. Nâng cao nhận thức của nhân viên về kiểm sốt nội bộ
Có Khơng Khơng rõ/ Khơng trả lời
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quảkhảo sát)
Đánh giá chủ quan của ngƣời trả lời tiếp tục xác nhận những yếu kém trong công tác thông tin và truyền thông tại các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Chỉ khoảng một nửa ngƣời trả lời tin rằng các thông tin đƣợc truyền tải tốt giữa các bộ phận (51%) và công việc đƣợc phối hợp hiệu quả trong nội bộ bộ phận và giữa các bộ phận chức năng (50%). Chƣa đến một nửa mẫu khảo sát cho biết ban quản lý (47%) và nhân viên (43%) có thể tiếp cận các thơng tin cần thiết để đáp ứng u cầu cơng việc của mình. Khoảng 30% ngƣời tham gia khơng trả lời (Hình 9).
Hình 9: Đánh giá của doanh nghiệp về thông tin và truyền thông (% Đồng ý trên tồn mẫu và % đơng ý trên mẫu trả lời)
36.Thông tin đƣợc chuyển tải tốt giữa
các bộ phận, đảm bảo q trình hoạt động đƣợc sn sẻ
38. Công việc đƣợc phối hợp hiệu quả trong nội bộ bộ phận cũng nhƣ giữa các
bộ phận
35.Báo cáo gửi cho ban quản lý DN đều
rất rõ ràng, đáp ứng tốt yêu cầu của nhà quản lý
34. Nhân viên khơng gặp khó khăn gì trong việc thu thập thơng tin liên quan
đến cơng việc của họ
% DN đồng ý trên mẫu trả lời 0
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quảkhảo sát)
Cuộc phỏng vấn, thảo luận nhóm cho biết, tại phần lớn các DNNVV trên địa bàn Hà Nội “Nhân viên trong doanh nghiệp thường có thói quen tùy tiện.
Họ muốn làm theo thói quen, kinh nghiệm và miễn cưỡng tuân theo các quy trình” (Thảo luận nhóm - Quản lý doanh nghiệp tƣ nhân).
“Nhân viên của chúng tôi đôi khi cảm thấy bị xúc phạm hoặc tổn thương khi họ bị theo dõi hoặc kiểm tra. Họ cần phải hiểu rằng đây là những quy trình kiểm sốt thường xun và cũng phải mất một khoảng thời gian để họ có thể hợp tác” (Thảo luận nhóm - Quản lý doanh nghiệp tƣ nhân).
“Chúng tôi thiếu cơ sở hạ tầng kỹ thuật để lưu giữ và theo dõi các hoạt động của mình. Các giao dịch và hoạt động của chúng tôi được lưu giữ dưới dạng giấy/bản cứng nên không thể truy xuất dễ dàng để kiểm tra hoặc phân tích.” (Thảo luận nhóm - Quản lý doanh nghiệp tƣ nhân).
Nhƣ vậy , để đẩy mạnh hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, khâu thông tin truyền thông là một nôịdung cần đƣợc quan tâm đặc biệt tại các DNNVV trên địa bàn Hà Nội.
3.2.5. Thực trạng hoạt động giám sát, kiểm soát trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội
Giám sát, kiểm soát là việc đánh giá kết quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đƣợc thực hiện bởi các hoạt động đánh giá nhƣ tự đánh giá, đánh giá chéo và kiểm tốn nội bộ. Mục đích của việc giám sát là nhằm đánh giá việc xây dựng, triển khai hệ thống kiểm sốt nội bộ có đƣợc thực hiện đúng đắn và rõ ràng trong các doanh nghiệp hay không.
Kết quả khảo sát cho thấy, chƣa đến nửa số DNNVV trên địa bàn Hà Nội đƣợc hỏi cho biết họ có áp dụng ba biện pháp phổ biến để thực hiện theo dõi và kiểm sốt (Hình 10). Chỉ 43% doanh nghiệp trên tồn mẫu cho biết họ có chƣơng trình kế hoạch giám sát và 47% doanh nghiệp có ngƣời thực hiện giám sát đủ năng lực chun mơn và thẩm quyền. Điều này cho thấy năng lực giám sát bao gồm cả việc lập kế hoạch vẫn cần phải nâng cao cho các DNNVV trên địa bàn Hà Nội.
Hình 10: Áp dụng hệ thống thơng tin (% doanh nghiệp trên toàn mẫu)
0% 20% 40% 60% 80% 100%
16. Có bộ phận giám sát việc tuân thủ các quy trình, quy tắc của DN
17.Ngƣời thực hiện giám sát có đủ năng lực chun mơn và thẩm quyền
18. Có chƣơng trình kế hoach giám sát.
Có
Đánh giá của ngƣời trả lời về các hoạt động giám sát và kiểm sốt cũng chỉ ra những điểm yếu (Hình 11). Chƣa đến một nửa DNNVV trên địa bàn Hà Nội trên tồn mẫu thừa nhận rằng họ có áp dụng bốn biện pháp chung đầu tiên. Chỉ 29% tin rằng ban quản lý chƣa yêu cầu báo cáo về kết quả của các biện pháp kiểm sốt của năm trƣớc.
Hình 11: Đánh giá của doanh nghiệp về các hoạt động giám sát kiểm sốt (% đồng ý trên tồn mẫu và % đồng ý trên mẫu trả lời)
41. DN chủ động kiểm soát việc tuân thủ các hướng dẫn hoạt động đã ban hành 42. Chúng tôi theo dõi sự thay đổi qua các năm để
lấy cơ sở phân tích kết quả hoạt động 39.
43.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quảkhảo sát)
Nhƣ vậy, nghiên cứu đã chỉ ra rằng các DNNVV trên địa bàn Hà Nội còn yếu trong hầu hết các hoạt động của kiểm sốt nội bộ, đặc biệtcơng tác đánh giá rủi ro, thông tin, truyền thông và theo dõi, giám sát. Các kỹ năng về kỹ thuật trong kiểm soát nội bộ nhƣ quản lý tài chính, kiểm tra nội bộ cũng bộc lộ những điểm yếu. Những kết quả này cho thấy cần phải nâng cao năng lực và tập huấn cho các DNNVV trên địa bàn Hà Nội về kiểm soát nội bộ.