1.2 Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
1.2.2 Nội dung quản lý chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
Như khái niệm về chi phí sản xuất kinh doanh đã nêu ở trên, quản lý chi phí sản xuất kinh doanh là việc quản lý bằng tiền của tất cả các loại chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như: chi phí nguyên nhiên vật liệu, tiền lương, tiền công, khấu hao tài sản cố định, các khoản thuế phải nộp trong nhà nước, chi phí về bao gói sản phẩm, vận chuyển, nghiên cứu thị trường,...
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ những chi phí bỏ ra để tạo nên sản phẩm doanh nghiệp phải tiến hành tiêu thụ sản phẩm trên thị trường nhằm thu được lợi nhuận. Bên cạnh các chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí lưu thơng sản phẩm, các doanh nghiệp muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao, thu được nhiều lợi nhuận thì phải kết hợp nhịp nhàng mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Đây chính là cơng tác quản lý doanh nghiệp, công tác này đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để quản lý chi phí sản xuất được hiệu quả, địi hỏi việc đầu tiên mà các nhà quản lý phải làm là xác định đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất. Hạch tốn chi phí sản xuất chính là tổ chức hạch tốn q trình sản xuất. Tổ chức hạch tốn q trình sản xuất bao gồm hai giai đoạn kế tiếp nhau: giai đoạn hạch toán chi tiết sản xuất phát sinh theo
từng sản phẩm, đơn đặt hàng, giai đoạn công nghệ, và giai đoạn tính giá thành sản phẩm chi tiết theo đơn vị tính giá thành sản phẩm quy định.
Việc phân chia này xuất phát từ yêu cầu quản lý, kiểm tra và phân tích chi phí sản xuất, yêu cầu hạch toán kinh doanh nội bộ và theo đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quy trình cơng nghệ của từng doanh nghiệp và yêu cầu tính giá thành sản phẩm theo đơn vị tính giá thành quy định.
Nội dung quan trọng của việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là phải lập kế hoạch chi phí hàng năm (lập bảng dự tốn chi phí theo yếu tố) và theo dõi (kiểm tra, kiểm sốt) việc chấp hành đúng dự tốn chi phí.
Để thuận tiện cho việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường phân loại chi phí theo cơng dụng kinh tế của chi phí. Theo cách phân loại này, chi phí sẽ được chia theo từng khoản mục. Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất, ba khoản mục chi phí chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm là: chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Trình tự nội dung quản lý chi phí sản xuất kinh doanh:
Lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh: Lập dự tốn chi phí là việc xác định tồn bộ mọi chi phí doanh nghiệp chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của kỳ kế hoạch. Thông qua việc lập dự tốn, doanh nghiệp có thể kiểm sốt tình hình sử dụng chi phí, phát hiện khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh. Lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp. Vì lập dự tốn chi phí nghĩa là đã xây dựng cho doanh nghiệp một mục tiêu để phấn đấu. Khi sản xuất kinh doanh mục tiêu này luôn được doanh nghiệp cố gắng thực hiện và đồng thời cũng được doanh nghiệp tìm tịi khai thác tiềm năng hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm.
- Đầu tiên là lập dự tốn chi phí: Dự tốn có hợp lý sát sao thì doanh nghiệp mới có cơ
sở để tiến hành theo dõi và phát hiện khả năng tiềm tàng để tiết kiệm chi phí. Việc kiểm tra quá trình thực hiện, chấp hành kế hoạch dự toán cũng hết sức quan trọng. Kiểm tra thường xuyên, phân tích, đánh giá sự biến động của chi phí trong từng thời
kỳ, doanh nghiệp mới có cơ hội để tìm tịi những biện pháp quản lý cụ thể thích ứng với từng thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy các biện pháp này mới phát huy được hết tác dụng trong hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Do vậy, dự tốn phải được xây dựng cho tồn doanh nghiệp và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, theo từng yếu tố chi phí và có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm.
- Dự tốn chi phí sản xuất: Trong giai đoạn này, việc dự tốn chi phí sản xuất nhằm
xác định tồn bộ chi phí để sản xuất một khối lượng sản xuất đã được xác định trước. Quá trình sản xuất nào cũng ln gắn với một trình độ kỹ thuật trong một thời kỳ nhất định. Do vậy khó có thể có một phương pháp dự tốn chung cho tất cả mọi loại hình khác nhau. Trong phần này chúng ta chỉ đề cập đến phương pháp tổng quát nhất. Chi phí để sản xuất sản phẩm bao gồm 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung; nên dự toán chi phí sản xuất phải thể hiện đầy đủ ba loại chi phí này. Nhiệm vụ đặt ra trong phần này khơng chỉ xác định chi phí sản xuất cụ thể cho từng loại mà còn phải chú ý đến nhiệm vụ cắt giảm chi phí.
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất đã được thể hiện trên dự toán khối lượng sản phẩm sản xuất. Để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định:
+ Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm. + Dự toán cung cấp nguyên vật liệu
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được xây
dựng từ dự toán sản xuất. Dự tốn này cung cấp những thơng tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự tốn này là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí sử dụng lao động. Dự tốn lao động cịn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong qúa trình hoạt động sản xuất.
phẩm sản xuất, nhưng trong một số ít các trường hợp chi phí nhân cơng trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động. Đó là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng cơng nhân có trình độ tay nghề cao, khơng thể trả cơng theo sản phẩm hoặc theo thời gian. Để lập dự tốn chi phí này, doanh nghiệp phải dựa vào số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức về lượng và định mức về giá.
- Dự tốn chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến
phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xưởng. Chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định. Dự tốn chi phí sản xuất chung phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức phí dự tốn hợp lý trong kỳ. Cũng có thể dự tốn chi phí sản xuất chung theo từng nội dung kinh tế cụ thể của chi phí. Tuy nhiên cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian. Do vậy ta chỉ quan tâm đến việc phân biệt biến phí và định phí sản xuất chung trong dự toán. Dự toán này ở các doanh nghiệp thường được xem là một nhiệm vụ cơ bản nhằm giảm thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên với xu hướng giá thành ngày càng giảm, việc đấu tranh chống sự tăng chi phí dẫn đến nhiệm vụ khá quan trọng. Các chi phí này thường không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể. Nếu sử dụng cách tính tốn giá thành tồn bộ, việc tăng giảm của các chi phí này thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị từng khu vực, từng trung tâm. Các chi phí này thường độc lập tương đối với mức độ hoạt động, nó liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng chi phí hỗn hợp và các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí. Như vậy chi phí sản xuất chung hồn tồn có thể kiểm tra được.
Cịn định phí quản lý doanh nghiệp thường không thay đổi theo mức độ hoạt động. Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Lập dự toán bộ phận này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí theo dự tốn.
- Dự tốn chi phí tài chính: Dự tốn chi phí tài chính trong phần này ta cần quan tâm đến chi phí lãi vay mà doanh nghiệp phải trả. Cơ sở để lập dự tốn chi phí tài chính là
số tiền cần vay dài hạn và ngắn hạn trong mỗi kỳ lập dự toán cũng như lãi suất vay phải trả cho từng khoản vay. Doanh nghiệp coi trọng tăng doanh thu phải đi đơi với tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, bởi hiệu số giữa doanh thu với giá thành sản phẩm tiêu thụ là thu nhập doanh nghiệp. Giá thành sản phẩm bao gồm phần lớn chi phí sản xuất trong kỳ vì cịn một phần chi phí sản phẩm dở dang và chi phí sản xuất kỳ trước chuyển sang kỳ này. Điều đó địi hỏi doanh nghiệp muốn hạ giá thành phải tiết kiệm chi phí sản xuất. Theo quy định hiện hành, chi phí sản xuất hợp lý của doanh nghiệp bao gồm: khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên nhiên vật liệu, hàng hoá thực tế sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, công cụ dụng cụ sử dụng vào quá trình sản xuất, tiền lương, tiền cơng và các khoản mang tính chất tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động, tiền ăn giữa ca, chi phí dịch vụ mua ngồi, các khoản chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn nộp theo chế độ, chi trả lãi vay vốn sản xuất kinh doanh; trích các khoản dự phòng như: giảm giá hàng tồn kho, các khoản phải thu khó địi, các khoản thuế, lệ phí tiền thuế đất dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí về tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm (bao gói, vận chuyển, bốc xếp...)... Tất cả những loại chi phí kể trên là những chi phí hợp lý được tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cịn có các khoản chi phí sau đây khơng được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp: các khoản trích trước vào chi phí mà thực tế khơng chi, các khoản chi khơng có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp. Các khoản tiền phạt, các khoản chi không liên quan đến doanh thu và thu nhập doanh nghiệp.
Qua những phân tích trên chúng ta thấy rằng việc quản lý chi phí sản xuất là hết sức phức tạp và vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Muốn vậy chúng ta phải quản lý chi phí sản xuất theo từng nội dung cụ thể, theo từng đối tượng tập hợp chi phí, phải tiến hành phân loại chi phí một cách khoa học, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định.
Để quản lý chi phí, ngồi phân loại chi phí, các doanh nghiệp cần phải xem xét cơ cấu chi phí sản xuất để định hướng thay đổi tỷ trọng mỗi loại chi phí sản xuất.
Cơ cấu chi phí sản xuất là tỷ trọng giữa các yếu tố chi phí trong tổng số chi phí sản xuất. Các doanh nghiệp trong cùng một ngành và giữa các ngành khác nhau có cơ cấu
chi phí sản xuất khác nhau.
Cơ cấu chi phí sản xuất chịu tác động của nhiều nhân tố như: loại hình và quy mơ sản xuất của từng doanh nghịêp, trình độ kỹ thuật, trang thiết bị, điều kiện tự nhiên, cơng tác tổ chức, năng lực quản lý, trình độ tay nghề của cơng nhân....
Như đã phân tích trên để quản lý chi phí trong kỳ chúng ta phải phân tích rành mạch loại được và loại khơng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, đảm bảo thống nhất phân loại chi phí từ chứng từ hạch tốn ban đầu đến thống kê kế toán. Xác định đúng đắn đối tượng và phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất trong từng điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Việc xác định đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất thực tế là xác định nơi gây ra chi phí và đối tượng chịu chi phí, căn cứ vào: tính chất sản xuất và quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, loại hình sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp...
Việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh là việc hết sức quan trọng và cấp thiết trong mỗi trong nghiệp cho nên đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cần tiến hành phân tích, lập kế hoạch và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ của kỳ kế hoạch.
Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho cơng ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững.
Kiểm sốt chi phí và việc sử dụng các tài sản trong doanh nghiệp, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn,
thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất.
Để quản lý chi phí hiệu quả, đơi lúc cần áp dụng chính sách cắt giảm chi phí, đặc biệt là trong thời kỳ khó khăn hoặc doanh nghiệp vừa trải qua quá trình cải tổ cơ cấu kinh doanh. Cắt giảm chi phí khơng phải một phương pháp tiết kiệm, có thể mang lại lợi nhuận trong ngắn hạn nhưng lại làm xói mịn động lực làm việc trong dài hạn. Việc phân biệt chi phí tốt và chi phí xấu sẽ giúp cho chính sách cắt giảm chi phí có hiệu quả cao hơn.
1.2.3 Phương pháp và công cụ quản lý chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
Trên cơ sở đánh giá đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm các doanh nghiệp cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí thích hợp. Tuy nhiên có thể nêu ra những biện pháp chủ yếu là:
- Thường xuyên đổi mới kỹ thuật, công nghệ sản xuất trong doanh nghiệp, ứng dụng kịp thời các thành tựu tiến bộ khoa học - kỹ thuật và sản xuất. Tuy nhiên việc đầu tư, đổi mới kỹ thuật, công nghệ sản xuất thường đòi hỏi vốn đầu tư lớn, vì vậy doanh nghiệp phải có các biện pháp cụ thể, phù hợp để huy động, khai thác các nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp.
- Khơng ngừng hồn thiện và nâng cao trình độ tổ chức sản xuất, tổ chức lao động trong doanh nghiệp để nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí lao động vật tư,