kinh doanh tại Công ty TNHH xây dựng Thiên Hà.
3.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức sản xuất
Cơng ty cần phải rà sốt bộ máy, bố trí lực lượng lao động và trả lương hợp lý.
* Căn cứ đề xuất giải pháp:
Căn cứ vào vai trò và ảnh hưởng trực tiếp của việc bố trí lao động hợp lý đến việc nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
- Căn cứ vào điều kiện thực tế tại Công ty : Tại Công ty TNHH xây dựng Thiên Hà bộ máy quản lý gián tiếp tại các đội thi cơng cũng bao gồm các bộ phận như văn phịng của Công ty thực hiện các chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty, do vậy
lao động gián tiếp tại các đội thi công chiếm tỷ lệ khơng tương xứng với mơ hình tổ chức, hoạt động kém hiệu quả, làm tăng chi phí quản lý sản xuất, cần xắp xếp bố trí lại.
* Nội dung giải pháp:
- Tại Văn phịng Cơng ty: rà soát lại chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, định lượng lại cơng việc của từng vị trí và bố trí con người hợp lý, có thể bố trí một người làm nhiều việc nếu như định lượng số công cho một công việc không đảm bảo ngày công quy định. Từ đó chuyển người lao động cịn lại có chun mơn khơng phù hợp đến các vị trí cơng việc cịn thiếu người hoặc chuyển lao động trực tiếp.
- Tại các văn phòng của các đội thi công: hiện nay gồm các bộ phận phòng ban, thường từ 1 đến 2 phịng, có đội trưởng, đội phó và nhân viên thủ quỹ, kế toán kiêm thủ kho. Tuy nhiên hiện nay do chức năng nhiệm vụ của các đội thi công đã được phân cơng rõ ràng cho từng cơng trình dự án. Do vậy ngồi việc định lượng lại công việc và bố trí con người theo hướng như văn phịng Cơng ty và hình thành các tổ giúp việc cho lãnh đạo công ty, lực lượng lao động cịn lại (ước tính khoảng 80% số lao động tại văn phòng tại các đội thi cơng hiện nay sẽ bố trí làm các cơng việc trực tiếp như phối hợp với địa phương giải tỏa vướng mắc mặt bằng tại cơng trình, tham gia trực tiếp vào các cơng việc trong q trình thi cơng xây dựng.
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
Từ kết quả rà soát, đánh giá thực trạng để xây dựng phương án bố trí lực lượng cán bộ, cơng nhân lao động, bố trí lại đảm bảo cơ cấu phù hợp với tình hình phát triển của của Công ty.
Làm rõ các nguồn nhân lực thừa và nhân lực thiếu, cần có các chính sách ưu đãi, hỗ trợ nhằm thu hút nguồn nhân lực từ gián tiếp sang trực tiếp, đặc biệt quan tâm và có cơ chế đãi ngộ khi bố trí lực lượng kỹ sư, cao đẳng đến các đơn vị trực tiếp sản xuất.
* Hiệu quả của giải pháp:
Sau khi tổ chức bố trí sắp xếp lại tồn bộ lao động gián tiếp của Công ty đã đạt được những hiệu quả nhất định.
Bảng 3.1 Tỷ lệ lao động trực tiếp, gián tiếp trước và sau khi sắp xếp Đơn vị tính: người Đơn vị tính: người TT Đơn vị Tổngsố Lao động Trước khi sắp xếp Sau khi sắp xếp LĐTT LĐGT LĐTT LĐGT Tổng số lao động Công ty 126 96 30 117 9 I Văn phịng Cơng ty 20 6 14 15 5 II Các đội thi công trực thuộc 106 90 16 102 4 1 Đội thi công số 1 25 21 4 24 1 2 Đội thi công số 2 26 22 4 25 1 3 Đội thi công số 3 25 21 4 24 1 4 Đội thi công số 4 30 26 4 29 1 Số lao động gián tiếp giảm 21 lao động sẽ giảm quỹ tiền lương là:
3,0 x 2.350.000 x 44 = 148.050.000 đ (3.1) Trong đó:
3,0: là hệ số lương bình qn của lao động gián tiếp tại công ty 2.350.000: là mức lương cơ sở của Công ty
Số tiền này để đầu tư máy móc thiết bị hỗ trợ sản xuất. Sau khi sắp xếp lại lao động, Công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động hợp lý giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, đảm bảo tăng năng suất lao động, giảm lao động dơi dư, giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và quỹ lương sẽ được quản lý có hiệu quả hơn.
3.2.2 Đổi mới phương pháp phân loại và lập kế hoạch chi phí SXKD
* Căn cứ đề xuất giải pháp:
Lập kế hoạch chi phí sản xuất là việc xác định tồn bộ chi phí mà cơng ty chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của kỳ kế hoạch. Khi lập kế hoạch chi phí, Cơng ty phải tính
tốn trước mọi chi phí cụ thể là xây dựng kế hoạch sử dụng vốn kinh doanh một cách tiết kiệm và hiệu quả. Thông qua việc lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng chi phí, phát hiện khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh. Công ty cần phải thực hiện lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh một cách khoa học nhất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công tác xây dựng kế hoạch và xây dựng định mức chi phí hàng năm mặc dù cũng đã được chú trọng nhưng vẫn chưa được sát sao, mặc dù đã xem xét đến các yếu tố liên quan song việc kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch và định mức của Công ty đối với các tổ đội thi công chưa thường xuyên. Chưa cụ thể và chưa có các hình thức giao khốn hợp lý, chưa xem xét tính tốn các yếu tố khác như điều kiện làm việc, đặc điểm hệ thống cơng trình của từng địa bàn, trong quá trình kiểm tra giám sát chưa kiên quyết áp dụng các biện pháp để xử lý các nội dung thực hiện chưa đúng quy trình và các quy định về quản lý thi cơng cơng trình.
* Nội dung giải pháp:
Để thực hiện hiệu quả kế hoạch chi phí SXKD Cơng ty cần thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:
- Hàng năm trên cơ sở các dự án trúng thầu, Công ty lập kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu, bố trí nhân cơng, máy móc thiết bị và các phương án kỹ thuật, phương án tổ chức nhân lực, phương án tài chính, phương án ứng phó với các trường hợp thiên tai, phương án khai thác tổng hợp trong phạm vi tồn Cơng ty.
- Các đội thi công thuộc Công ty chủ động xây dựng kế hoạch của đơn vị phù hợp với đặc điểm tình hình của từng cơng trình theo chỉ đạo và hướng dẫn của Công ty. Trong quá trình xây dựng kế hoạch phương án sản xuất Công ty đã vận dụng, áp dụng các tiêu chuẩn, định mức quy định trong dự tốn xây dựng các cơng trình và thi cơng theo thiết kế được phê duyệt. Kế hoạch chi phí SXKD được giao khoán cho các đội thi công và là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua các nguyên vật liệu phục vụ thi công, đồng thời làm căn cứ nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện tiến độ thi công của Công ty đối với từng dự án.
Bảng 3.2 Kế hoạch chi phí cho cơng trình Cải tạo, nâng cấp đường Khe Mo - La Dẫy Đơn vị: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2017 Ghi chú Dự toán được duyệt Kế hoạch chi phí 1 Chi phí NVL TT 1.550 1.538 Đội thi cơng số 01 2 Chi phí nhân cơng 1.075 1.068
3 Chi phí SX chung 1.030 1.010
Cộng 3.655 3.616
(Nguồn: Tác giả)
- Công tác lập kế hoạch chi phí SXKD tại Cơng ty được lập theo dự án và giao khoán cho các đội thi công. Công tác lập kế hoạch chi phí SXKD của cơng ty được coi là biện pháp tài chính để quản lý chi phí vì nó phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
- Lập kế hoạch chi phí và giá thành sản phẩm nghĩa là đã xây dựng cho công ty mục tiêu phấn đấu, có cơ sở để tìm tịi, khai thác khả năng tiềm tàng trong sản xuất kinh doanh nhằm tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho cơng ty.
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Trước tiên Công ty cần xác định rõ quan điểm và các mục tiêu cần đạt trong quá trình hồn thiện lập kế hoạch chi phí SXKD. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần xây dựng và tuân thủ theo các ngun tắc dự tốn nhằm đảm bảo cơng tác hồn thiện kế hoạch, dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đồng bộ. - Để lập kế hoạch chi phí sản xuất cho từng dự án căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, nhân cơng do phịng kế hoạch kỹ thuật căn cứ dự toán được duyệt để lập ra kế hoạch chi phí nguyên vật liệu; căn cứ vào đơn giá tiền lương do bộ phận lao động tiền lương lập ra trên cơ sở định mức nhân cơng của phịng kỹ thuật để lập kế hoạch chi phí nhân cơng trực tiếp; căn cứ vào quy định của Nhà nước để lập ra kế hoạch trích theo
lương và kế hoạch khấu hao TSCĐ; căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất để lập dự tốn các loại chi phí khác như chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí khác bằng tiền…
- Trong quá trình lựa chọn phương pháp lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh cơng ty cố gắng chọn cách tối ưu, khoa học nhất. Với mỗi cơng trình khác nhau thì kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành cơng trình cũng khác nhau. Ngồi ra, cơng ty cũng rất linh hoạt trong cách tính tốn và phân bổ chi phí ngắn hạn, dài hạn.
- Cần thực hiện lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh chuyên nghiệp, thành lập riêng một bộ phận chuyên trách để thực hiện, bên cạnh đó cần phải tích cực đẩy mạnh cơng tác phân tích chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích lỗ lãi tăng giảm các khoản mục chi phí sản xuất phân tích chi tiết các khoản mục chi phí giúp cho ban lãnh đạo cơng ty có các định hướng phát triển sản xuất kinh doanh.
- Mặt khác, để cơng tác dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách chủ động và dễ dàng Công ty cần xây dựng quy trình dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh và phổ biến theo 3 giai đoạn: Chuẩn bị dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh, Soạn thảo chi phí sản xuất kinh doanh và Theo dõi dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh.
* Hiệu quả của giải pháp:
- Với các biện pháp được tính tốn từ khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, chi phí sản xuất giảm đi đáng kể, việc lập kế hoạch SXKD sẽ xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này.
Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn, đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả cơng việc, liên kết tồn bộ các hoạt động của Công ty bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau.
- Công ty sẽ theo dõi được sát sao đến các biến động chi phí, từ đó tìm ra ngun nhân biến động chi phí từ đó có những chính sách chi tiêu phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, khắc phục những hạn chế trong quản lý tổ chức sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3.2.3 Tăng cường công tác tổ chức cung ứng vật tư, thiết bị
* Căn cứ đề xuất giải pháp:
Công ty thực hiện kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp vẫn chưa khoa học, cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí. Kịp thời phát hiện những lãng phí, mất mát, hoặc khả năng tiết kiệm vật tư mà không ảnh hưởng tới chất lượng đồng thời công tác kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu vẫn chưa thật sự nghiêm túc hiệu quả. Chính vì vậy Cơng ty cần tăng cường cơng tác tổ chức cung ứng vật tư, thiết bị nhằm thực hiện quản lý sản xuất một cách khoa học, đảm bảo chất lượng yêu cầu cũng như triển khai thi cơng cơng trình được thuận lợi đạt hiệu quả kinh doanh cao.
* Nội dung giải pháp:
Đối với vật tư thiết bị trong thi cơng thực hiện cung ứng theo đúng quy trình sau: - Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
+ Trong sản xuất, mục tiêu của việc kiểm sốt chi phí ngun nhiên vật liệu khơng chỉ là tiết kiệm tối đa các chi phí mà quan trọng hơn là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. + Chính vì thế mà cơng tác quản lý vật tư phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Bộ máy quản lý phải tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí. Kịp thời phát hiện những lãng phí, mất mát, hoặc khả năng tiết kiệm vật tư mà không ảnh hưởng tới chất lượng…để xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm xử lý hoặc khen thưởng kịp thời nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Các thủ tục kiểm sốt chi phí ngun nhiên vật liệu được chia làm hai phần: Kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho nguyên vật liệu; kiểm sốt chu trình xuất kho ngun vật liệu để thực hiện quá trình SXKD.
+ Hầu hết các đội thi công trực thuộc Công ty đều có phát sinh chi phí ngun vật liệu. Cơng ty cần phải chặt chẽ các thủ tục kiểm sốt đối với chi phí ngun vật liệu, các đơn vị sẽ căn cứ vào đó để thực hiện theo.
+ Trên cơ sở các kế hạch, các định mức mà Cơng ty giao, phịng vật tư tại các đơn vị căn cứ kế hoạch mua sắm, phương án sửa chữa , đề nghị cấp vật tư của các bộ phận đã được cấp trên duyệt…tổ chức mua sắm (đấu thầu, chào giá cạnh tranh, mua trực tiếp…) hoặc viết giấy đề nghị mua vật tư trình cấp trên phê duyệt.
+ Tổ trưởng tổ đấu thầu của các đơn vị căn cứ vào kết quả đấu thầu hoặc phương án sửa chữa, giấy đề nghị mua vật tư …tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế, ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận mua hàng để bộ phận này chuyển sang phịng kế tốn, xét duyệt việc chuyển tiền tạm ứng cho nhà cung cấp…
+ Phòng kế toán kiểm tra các chứng từ gốc (hợp đồng, hoá đơn…), thực hiện việc chuyển tiền ứng trước cho nhà cung cấp hoặc viết phiếu chi, chi tiền tạm ứng cho bộ phận mua hàng (gồm 1 liên giao cho thủ quỹ lưu). Thủ quỹ căn cứ phiếu chi đã được các cấp phê duyệt thực hiện việc chi tiền.
+ Bộ phận mua hàng tiến hành việc mua sắm, nhận hóa đơn mua hàng, nhận biên bản giao nhận hàng hóa…sau đó gởi các chứng từ về phịng kế hoạch vật tư để làm thủ tục lập phiếu nhập kho trình cấp trên duyệt trước khi giao vật tư xuống cơng trường
+ Phịng kế hoạch sẽ kiểm tra các chứng từ, nếu chúng đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh tốn cho nhà cung cấp hoặc hoàn ứng cho bộ phận mua hàng, tiếp theo là việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập liệu vào máy tính.
+ Cuối kỳ, phịng kế tốn sẽ in sổ cơng nợ, bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết nhập vật tư đối chiếu với phòng vật tư, với thủ kho về số lượng vật tư tồn kho vào cuối kỳ.
- Kiểm sốt chu trình xuất kho nguyên vật liệu:
+ Xuất phát từ nhu cầu thực tế, căn cứ vào các kế hoạch, dự tốn đã được Cơng ty duyệt, phòng kế hoạch phát hành phiếu giao vật tư cho đơn vị thi cơng, trình Giám đốc phê duyệt
+ Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Giám đốc xét duyệt phương án, xét duyệt khối