2.3 Thực trạng công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của Cơng ty
2.3.4 Cơng tác kiểm sốt chi phí sản xuất kinh doanh
Kiểm sốt chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm sốt chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với cơng ty, để kiểm sốt được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm sốt được để đề ra biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt của mình nếu khơng việc kiểm sốt sẽ khơng mang lại hiệu quả so với cơng sức, thời gian bỏ ra.
Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ln có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm:
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
đối với doanh nghiệp.
- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
2.3.4.1 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Trong sản xuất, mục tiêu của việc kiểm sốt chi phí ngun nhiên vật liệu không chỉ là tiết kiệm tối đa các chi phí mà quan trọng hơn là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Chính vì thế mà cơng tác quản lý vật tư phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Bộ máy quản lý phải tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí. Kịp thời phát hiện những lãng phí, mất mát, hoặc khả năng tiết kiệm vật tư mà không ảnh hưởng tới chất lượng…để xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm xử lý hoặc khen thưởng kịp thời nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Các thủ tục kim sốt chi phí ngun nhiên vật liệu được chia làm hai phần: Kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho nguyên vật liệu; kiểm sốt chu trình xuất kho ngun vật liệu để thực hiện quá trình SXKD.
Hầu hết các đội thi cơng trực thuộc Cơng ty đều có phát sinh chi phí ngun vật liệu. Cơng ty đã ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu, các đơn vị sẽ căn cứ vào đó để thực hiện theo.
- Kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho nguyên vật liệu
Trên cơ sở các kế hạch, các định mức mà Cơng ty giao, phịng vật tư tại các đơn vị căn cứ kế hoạch mua sắm, phương án sửa chữa , đề nghị cấp vật tư của các bộ phận đã được cấp trên duyệt…tổ chức mua sắm (đấu thầu, chào giá cạnh tranh, mua trực tiếp…) hoặc viết giấy đề nghị mua vật tư trình cấp trên phê duyệt.
+ Tổ trưởng tổ đấu thầu của các đơn vị căn cứ vào kết quả đấu thầu hoặc phương án sửa chữa, giấy đề nghị mua vật tư …tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế, ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận mua hàng để bộ phận này chuyển sang phịng kế tốn, xét duyệt việc chuyển tiền tạm ứng cho nhà cung cấp…
chuyển tiền ứng trước cho nhà cung cấp hoặc viết phiếu chi, chi tiền tạm ứng cho bộ phận mua hàng (gồm 1 liên giao cho thủ quỹ lưu). Thủ quỹ căn cứ phiếu chi đã được các cấp phê duyệt thực hiện việc chi tiền.
+ Bộ phận mua hàng tiến hành việc mua sắm, nhận hóa đơn mua hàng, nhận biên bản giao nhận hàng hóa…sau đó gởi các chứng từ về phịng kế hoạch vật tư để làm thủ tục lập phiếu nhập kho trình cấp trên duyệt trước khi giao vật tư xuống công trường
+ Phòng kế hoạch sẽ kiểm tra các chứng từ, nếu chúng đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh tốn cho nhà cung cấp hoặc hoàn ứng cho bộ phận mua hàng, tiếp theo là việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập liệu vào máy tính.
+ Cuối kỳ, phòng kế tốn sẽ in sổ cơng nợ, bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết nhập vật tư đối chiếu với phòng vật tư, với thủ kho về số lượng vật tư tồn kho vào cuối kỳ.
- Kiểm sốt chu trình xuất kho nguyên vật liệu
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, căn cứ vào các kế hoạch, dự toán đã được Cơng ty duyệt, phịng kế hoạch phát hành phiếu giao vật tư cho đơn vị thi cơng, trình Giám đốc phê duyệt.
+ Phịng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Giám đốc xét duyệt phương án, xét duyệt khối lượng vật tư phục vụ cơng trình. Phịng vật tư căn cứ vào khối lượng được duyệt lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên lưu tại bộ phận sử dụng tài sản, 1 liên lưu phịng kế tốn.
+ Định kỳ, kế toán vật tư in sổ chi tiết vật tư theo từng kho, từng chủng loại vật tư theo số lượng nhập - xuất - tồn, đối chiếu và ký xác nhận với thống kê vật tư và thủ kho. Kế toán vật tư, thống kê vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu và xác nhận đã giao nhận các phiếu xuất kho.
+ Như vậy, bất kỳ đội thi cơng nào khi phát sinh chi phí ngun vật liệu đều phải thực hiện các thủ tục kiểm sốt trên. Nhờ đó, mà các chi phí phát sinh sẽ được quản lý một cách hiệu quả và hợp lý.
Chi phí tiền lương sản xuất sản phẩm chủ yếu phát sinh gồm các khoản sau:
- Tiền lương theo đơn giá sản phẩm, tiền thưởng vận hành an toàn, tiền lương bổ sung chung.
- Các khoản phụ cấp theo lương : phụ cấp làm ca đêm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ,…
Chi phí tiền lương khơng bao gồm các khoản trích nộp theo lương cho người lao động theo quy định của Nhà nước như BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí tiền lương sản xuất được hạch toán trên TK3341 “ phải trả CBCNV về sản xuất”
- Các thủ tục KSNB chi phí tiền lương sản xuất sản phẩm.
- Các bộ phận sản xuất… của từng đơn vị tiến hành giám sát, kiểm tra, chấm công, chấm điểm cho việc hồn thành cơng việc của từng cá nhân theo hạng mục cơng trình. Cuối tháng, các phịng ban, các bộ phận sẽ tổng hợp bảng chấm công và bảng tổng hợp lương theo ngày cơng và lương khốn.
- Cuối tháng, phịng tổ chức tại cơng ty sẽ tiếp nhận các bảng chấm công, bảng tổng hợp xếp loại…từ các bộ phận và tiến hành kiểm tra, xác nhận, ký duyệt. Sau đó tiến hành tính lương lập bảng thanh toán tiền lương phải trả chuyển lên phịng kế tốn để thanh tốn lương cho CBCNV trong đơn vị mình.
- Phịng kế tốn tại cơng ty có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương cho CBCNV và các chế độ liên quan đến người lao động, hạn chế tối đa việc khai khống tiền lương.
- Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương để thanh toán cho các bộ phận. Các bộ phận sau khi nhận tiền phải ký xác nhận vào bảng tổng hợp tiền lương. Thủ quỹ có nhiệm vụ lưu bảng tổng hợp, bảng chi tiết thanh toán lương của các bộ phận.
- Các bộ phận nhận lương và chi lương cho từng CBCNV. Mỗi CBCNV sau khi nhận lương phải ký xác nhận vào bảng thanh toán lương, bảng này được xem như là một chứng từ và chúng được lưu ở thủ quỹ.
phí SXKD trong kỳ tại từng đơn vị với số Công ty duyệt quỹ tiền lương SXKD, bao gồm: tiền lương theo đơn giá (theo hệ số lương cơ bản, hệ số cấp bậc, hề số chức vụ…) tiền lương Công ty cấp bổ sung, tiền lương làm thêm giờ…Nếu chi phí tiền lương sản xuất tại các đơn vị lớn hơn số được duyệt thì các đơn vị sẽ tự xử lý khoản chênh lệch đó.
Như vậy, ngồi việc ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí tiền lương sản xuất, Cơng ty cịn có những biện pháp giám sát sự chấp hành của các đơn vị. Tuy nhiên, việc giám sát này vẫn cịn lỏng lẽo, chưa chặt chẽ cho nên sẽ khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định.
Ngồi ra, Cơng ty ln đặt sự an tồn cho cơng nhân trong quá trình sản xuất lên hàng đầu. Do đó, Cơng ty đã đưa ra một số biện pháp quản lý như: yêu cầu tất cả các công nhân trực tiếp sản xuất phải có bảo hộ lao động.
- Kiểm sốt giá nhân cơng: Đối với công nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn thì đơn giá tiền lương được thống nhất theo mức lương tại Công ty.
- Kiểm soát năng suất lao động: Để kiểm soát năng suất lao động tại các phân xưởng, các tổ trưởng là người ln có mặt tại hiện trường để kiểm tra, giám sát thời gian làm việc của công nhân thông qua bảng chấm công. Cuối tháng sẽ chuyển cho phòng tổ chức xác nhận và chuyển về phòng kế tốn. Trường hợp cơng nhân nghỉ do ốm đau hay các lý do khác phải xin phép đội trưởng.
- Công ty thường xuyên kiểm tra đột xuất số công nhân thực tế sản xuất tại các đội thi công để xem xét việc chấm cơng của các tổ trưởng có trung thực hay khơng. So sánh số cơng nhân thực tế với số công nhân theo hợp đồng ở phịng Kế hoạch.
2.4.3.3 Kiểm sốt chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất khó kiểm sốt. Vì vậy, Ban lãnh đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ quản lý phân xưởng phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, tổ trưởng mới được chi.
Xuất dùng cho bộ phận quản lý phân xưởng được kiểm soát căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư do kế toán trưởng lập đã được Giám đốc duyệt. Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
- Đối với chi phí nhân viên quản lý các đội thi cơng
Được kiểm sốt căn cứ vào Bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý, bảng tính lương…Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp.
- Kiểm sốt về chi phí khấu hao TSCĐ
Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng như quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của ngành. Kế tốn lập bảng tính khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn và theo loại hình SXKD để làm chứng từ định khoản nghiệp vụ khấu hao. Hệ thống sổ sách ghi chép bằng tay gồm có các loại sau: Sổ chi tiết tình hình hiện có của TSCĐ, sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ, thẻ TSCĐ, mỗi TSCĐ được ghi trên 1 thẻ, chi tiết theo mã TSCĐ, tên, số năm sử dụng, đơn vị tính, quy cách chất lượng, nơi sử dụng, thời gian tăng…, sổ chi tiết TSCĐ tham gia tính khấu hao, các định khoản tăng, giảm TSCĐ, định khoản khấu hao.
- Các thủ tục KSNB về chi phi khấu hao TSCĐ
Trình tự mua sắm TSCĐ tương tự như quá trình mua nguyên vật liệu. Riêng đối với TSCĐ cần kiểm tra giá trị, đặc điểm kỹ thuật của tài sản, chất lượng của tài sản. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán. Kiểm tra việc thực hiện quá trình mua sắm, đầu tư, lựa chọn nhà thầu cung cấp, nhà thầu xây dựng, lắp đặt. Kiểm tra việc cập nhật số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào từng loại hình SXKD, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các mức trích khấu hao.
- Kiểm sốt về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Cơng ty quản lý tập trung chi phí SCL tại Cơng ty, các thủ tục kiểm sốt chi phí SCL được thực hiện qua các công việc sau:
+ Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ, sổ sách với thực tế thực hiện, so sánh, đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, dự toán được duyệt, cụ thể là:
+ Đối chiếu giữa vật tư, thiết bị xuất dùng cho công việc SCL với dự toán, kế hoạch đã được duyệt về số lượng, khối lượng, chủng loại, giá xuất kho.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất kho như: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu xuất kho.
+ Kiểm tra, đối chiếu vật tư thực tế sử dụng với hồ sơ quyết toán vật tư. + Đối chiếu chi phí nhân cơng với các định mức đã đề ra.
- Đối với các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài
Được kiểm soát căn cứ vào Giấy đề nghị của tổ trưởng và các chứng từ liên quan ( phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn…).