2.3 Thực trạng công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của Cơng ty
2.3.1 Lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh
Lập kế hoạch chi phí sản xuất là việc xác định tồn bộ chi phí mà cơng ty chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của kỳ kế hoạch. Khi lập kế hoạch chi phí, Cơng ty phải tính tốn trước mọi chi phí cụ thể là xây dựng kế hoạch sử dụng vốn kinh doanh một cách tiết kiệm và hiệu quả. Thông qua việc lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng chi phí, phát hiện khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh.
Hiện nay, Cơng ty lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh cho các dự án trúng thầu hàng năm. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty do phịng kinh tế của Công ty tiến hành và số liệu được tập hợp lấy số liệu từ các phòng chức năng khác. Hoạt động phân tích được tiến hành chủ yếu là việc lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty thường tiến hành so sánh giá trị thực hiện của các chỉ tiêu với giá trị kế hoạch dự tính của các chỉ tiêu đó. Kết thúc quí, năm đã tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, đánh giá chung tình hình thuận lợi, khó khăn, nêu một số tồn tại và nguyên nhân.
Nguyên nhân do đặc điểm của sản phẩm xây dựng là mang tính đơn chiếc, thời gian thi cơng kéo dài (có khi là vài năm), Cơng ty khơng phân tích chi phí sản xuất và chỉ tiến hành phân tích các khoản mục chi phí của giá thành các cơng trình sau khi đã hồn thành.
Sự phát triển của cơng ty q nhanh có thể nói lực lượng quản lý chưa đáp ứng được với sự phát triển tăng trưởng của công ty, mặc dù công ty đã xây dựng đầy đủ các qui chế hoạt động của công ty như qui chế về quản lý hợp đồng, quy chế quản lý tài chính, quy chế quản lý thiết bị xe máy, thiết bị vật tư,… Chưa có qui định hoặc qui trình về quản lý chi phí sản xuất kinh doanh.
Nguồn tài liệu quan trọng để phục vụ cho cơng tác phân tích là báo cáo của các loại hạch toán: các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương, báo cáo thực hiện khối lượng thu vốn dở dang ... do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê, kỹ thuật cung cấp. Các báo cáo này của Cơng ty, tuy có được lập ra nhưng các
thông tin do báo cáo cung cấp lại không đầy đủ, các chỉ tiêu trong các biểu mẫu thường quá tổng hợp. Mặc dù đã có quy định về thời điểm lập báo cáo, nhưng phần lớn các báo cáo này thường được lập ra muộn hơn so với u cầu, số liệu khơng chính xác do vậy mà khơng đáp ứng được u cầu về tính kịp thời của phân tích.
Có thể nói cơng tác lập kế hoạch và quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của cơng ty cịn lỏng, chưa thành lập được bộ phận quản lý chi phí, phân tích chi tiết các khoản mục chi phí giúp cho ban lãnh đạo cơng ty có các định hướng phát triển sản xuất kinh doanh.
2.3.2 Cơng tác xây dựng định mức chi phí sản xuất
Muốn đạt được mục đích trong sản xuất kinh doanh phải xây dựng các định mức, các tiêu chuẩn, các định chuẩn. Việc xây dựng các định mức được coi là các phương tiện có hiệu quả nhất để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, bảo đảm sản xuất kinh doanh phát triển nhịp nhàng cân đối và tiết kiệm chi phí, nó vừa là chỉ tiêu vừa là yêu cầu nhiệm vụ, vừa là các căn cứ để tổ chức sản xuất kinh doanh, vừa là mục tiêu cần phải đạt được trong sản xuất của từng người công nhân và của cả doanh nghiệp.
Hàng năm Công ty đã trúng thầu thi công một số dự án xây dựng các cơng trình giao thơng trên địa bàn tỉnh. Công tác xây dựng định mức đơn giá áp dụng trong lĩnh vực xây dựng giao thông được thực hiện theo quy định và theo dự tốn đã được duyệt của cấp có thẩm quyền của Chủ đầu tư các dự án. Các định mức thường xuyên được rà soát điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế thi công. Các bộ định mức đều rõ thành phần hao phí nhân cơng vật tư vật liệu, nhiên liệu cho từng thời điểm thi công, định mức được xây dựng riêng cho từng cơng trình theo quy định của nhà nước.
Định mức Kinh tế kỹ thuật được phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tới người lao động trong Cơng ty với mục đích làm cho người lao động nhận thức rõ các công đoạn, các thành phần công việc, các giai đoạn nghiệm thu đánh giá công việc đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý lao động tại các tổ đội sản xuất trực thuộc. Từ thực tiễn lao động sản xuất kinh doanh người lao động tham gia xây dựng điều chỉnh bổ sung các chế độ, thể lệ các quy trình thực hiện định mức, theo dõi, kiểm tra và kiến nghị các biện pháp để thực hiện tốt các định mức.
Một số định mức Công ty xây dựng như sau: Định mức về hao phí vật liệu, nhân cơng lao động và máy thi cơng phục vụ cho một số cơng trình giao thơng thể hiện ở bảng 2.3, bảng 2.4.
Bảng 2.3 Định mức vật liệu, nhân công, máy thi công hạng mục công việc rải thảm mặt đường bê tông nhựa. mặt đường bê tông nhựa.
Rải thảm mặt đường bêtông nhựa, bêtông nhựa
hạt trung, chiều dày đã lèn ép 7 cm 100m2 1
a.) Vật liệu
Bê tông nhựa hạt trung tấn 16,62
b.) Nhân cơng
Nhân cơng 4,0/7 - Nhóm II cơng 2,55
c.) Máy thi công
Máy rải 130-140CV ca 0,0608
Máy lu 10T ca 0,12
Máy lu bánh lốp 16T (đầm bánh hơi) ca 0,064
Máy khác % 2,
(Nguồn: Phịng Kế hoạch Cơng ty TNHH XD Thiên Hà)
- Định mức về hao phí nguyên, nhiên liệu máy thi cơng cũng được Phịng Kế hoạch Tài chính của Cơng ty xây dựng trên cơ sở các bộ định mức quy định của nhà nước và phù hơp với dự tốn của cơng trình. Tuy nhiên một số nhân viên của từng đội thi công chưa nhận thức được vai trò của việc thực hiện các chỉ tiêu định mức, chưa áp dụng được các chỉ tiêu định mức về lao động, và nguyên vật liệu để phục vụ thi cơng trong đội của mình dẫn đến sử dụng lao động và nguyên vật liệu chưa hiệu quả, việc quản lý công việc theo định mức chưa được quan tâm và có những giải pháp quản lý phù hợp.
Bảng 2.4 Định mức hao phí nhiên liệu, nhân cơng, máy thi cơng
Tên máy và thiết bị thi công /
Diễn giải ĐVT Số ca / 1 năm Định mức Hệ số Số ngày / tháng Máy lu bánh lốp 16T (đầm
bánh hơi)
ca
* Nhiên liệu, năng lượng :
- Diezel Lít 38, 1,05
* Nhân công vận hành máy :
- Nhân công bậc 5 - Nhóm I 1,
Lương cơ bản 3,01 26
* Khấu hao, Sửa chữa và Chi phí khác
- Khấu hao 230 18,00% 90,00%
- Sửa chữa 230 4,30%
- Chi phí khác 230 5,00%
(Nguồn: Phịng Kế hoạch Công ty TNHH XD Thiên Hà)
2.3.3 Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh
Tại Cơng ty TNHH XD Thiên Hà chi phí sản xuất kinh doanh được phân loại theo các khoản mục chính theo kế hoạch bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Cơng ty đã sử dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh gồm cả phương pháp tập hợp trực tiếp và phương pháp tập hợp gián tiếp. Chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân cơng liên quan trực tiếp đến q trình thi cơng nên được tập hợp theo phương pháp trực tiếp. Chi phí sản xuất chung thì được phân bổ theo tiền lương thực tế của công nhân sản xuất. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ theo tiêu chuẩn doanh thu tiêu thụ cho từng đối tượng chiu chi phí.
Các cơng trình mà Công ty thi công ở địa bàn khác nhau, gồm các hạng mục cơng trình khác nhau. Mặt khác, mỗi đội thi cơng đảm nhiệm thi cơng các cơng trình khác nhau nên chi phí phát sinh phức tạp, gây khó khăn cho cơng tác quản lý chi phí. Nhất là quản lý chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu và quản lý máy móc thiết bị trong quá trình thi cơng.
2.3.3.1 Cơng tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và quản lý chi phí
Muốn tồn tại trong môi trường cạnh tranh của thị trường, doanh nghiệp phải phấn đấu có mức chi phí cá biệt thấp hơn hoặc bằng mức hao phí xã hội. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải thực hiện tốt cơng tác lập kế hoạch và quản lý chi phí. Quản lý chi phí giúp doanh nghiệp tồn tại và đứng vững trong môi trường của nền kinh tế hàng hoá. Cạnh tranh bằng chi phí là một chiến lược cạnh tranh cơ bản của doanh nghiệp, với chi phí thấp, giá bán hạ và chất lượng tương đương doanh nghiệp sẽ có đủ sức mạnh để chiến thắng.
Trong cơng tác quản lý, doanh nghiệp có thể thơng qua tình hình thực hiện kế hoạch chi phí để biết được tình hình sản xuất kinh doanh, biết được tác động và hiệu quả của các biện pháp tổ chức kỹ thuật mà doanh nghiệp đã áp dụng. Từ đó kịp thời đề ra các quyết định phù hợp với sự phát triển kinh doanh nhằm mục tiêu cuối cùng là đạt được lợi nhuận cao nhất.
Việc lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh và việc quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Cơng ty cho một số cơng trình cụ thể trong 2 năm 2016 và 2017 thể hiện ở bảng 2.5. Theo số liệu bảng 2.5 Tổng hợp kế hoạch chi phí và thực hiện quản lý chi phí của một số cơng trình năm 2015 - 2016. Qua phân tích ba cơng trình Đường Khe Mo La Dẫy; Cơng trình Đường La Đàn đi xã Văn Hán; Cơng trình Đường Quang Sơn, Tân Long, ta thấy như sạu:
Chi phí nguyên vật liệu: Từ bảng phân tích ta thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế so với kế hoạch của 03 cơng trình sau đã giảm do doanh nghiệp đã cố gắng rất nhiều trong việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu.
Chi phí nhân cơng trực tiếp: Thực so với kế hoạch đều giảm đi. Là do doanh nghiệp đã sử dụng nhân cơng hợp lý. Có các chế độ đãi ngộ và khuyến khích lao động.
Chi phí sản xuất chung: Thực tế so với kế hoạch lại tăng do doanh nghiệp quản lý chưa tốt về chi phí này, chưa thực hiện được kế hoạch giá thành, việc lập kế hoạch giá thành chưa sát với thực tế. Do cơng trình nằm xa trụ sở làm việc của công ty nên lượng lao động nhiều hơn làm cho chi phí tiền lương của nhân viên quản lý cơng trình tăng lên, bên cạnh đó chi phí về tiền mặt phục vụ tiếp khách đối ngoại cịn có sự chi tiêu khơng hợp lý, có những chi phí mà doanh nghiệp chưa tính đến, chưa xây dựng được định mức chi tiêu ở các cơng trình này nên thực tế lớn hơn kế hoạch.
Bảng 2.5 Tổng hợp kế hoạch chi phí và thực hiện quản lý chi phí của một số cơng trình năm 2015 - 2016 ĐVT: triệu đồng TT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Ghi chú Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện
1 Đường Khe Mo La Dẫy 3.616 3.623
Vượt kế hoạch
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.538 1.535
- CP nhân công trực tiếp 1.068 1.068
- Chi phí sản xuất chung 1.010 1.020
2 Cơng trình Đường La Đàn đi xã
Văn Hán 3.558 3.551
Thấp hơn
kế hoạch
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.686 1.680
- CP nhân công trực tiếp 777 775
- Chi phí sản xuất chung 1.095 1.096
3 Cơng trình Đường Quang Sơn,
Tân Long 5.742 5.740 Thấp hơn kế hoạch - Chi phí NVL trực tiếp 3.040 3.035 - CP NC trực tiếp 1.717 1.715 - Chi phí SX chung 985 990
Từ số liệu bảng 2.5 ta có thể thấy cơng tác quản lý chi phí của Cơng ty đã có nhiều thay đổi, các cơng trình thi cơng sau được quản lý chi phí ngun, nhiên liệu, chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung tốt hơn, nên số kinh phí thực hiện đã giảm đi so với số kinh phí theo kế hoạch.
2.3.3.2 Công tác quản lý kinh tế, vốn và tài sản.
Công ty chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước Chủ đầu tư về cơng trình hồn thành đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật và đúng thời gian. Trong tổ chức và quản lý kinh tế, Cơng ty đã sử dụng có hiệu quả nguồn vốn tài sản và mọi nguồn lực được giao nhằm thực hiện và thi công chất lượng các cơng trình theo quy định của pháp luật.
Tài sản là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh, là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá quy mô, mức độ sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc quản lý và sử dụng tài sản là một trong những chỉ tiêu quan trọng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.6 Tổng hợp số liệu tài chính cho 3 năm gần nhất
Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu 2015 2016 2017 Tỷ lệ tăng (lần) 1 Tổng tài sản 40.741 51.283 89.408 2,19 2 Tổng nợ 20.969 30.667 60.262 2,87 3 Giá trị tài sản ròng 19.771 20.615 29.146 1,47 4 Tài sản ngắn hạn 28.635 36.836 75.980 2,65 5 Nợ ngắn hạn 20.969 30.014 59.810 2,85 6 Vốn lưu động 7.665 6.821 16.170 2,10
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XD Thiên Hà)
Qua số liệu bảng 2.6 trong 3 năm từ năm 2015 đến năm 2017 cho thấy tổng tài sản của Cơng ty tăng nhanh, trong đó: tổng tài sản năm 2017 tăng 2,19 lần so với năm 2015,
nguồn vốn lưu động năm 2017 tăng 2,10 lần so với năm 2015. Đó là do Công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách xây dựng cơ sở vật chất cũng như đầu tư trang thiết bị máy móc mới phục vụ thi cơng.
Chỉ tiêu nguồn vốn lưu động năm sau cao hơn năm trước, điều này cho thấy công ty rất chú trọng cơng tác bảo tồn và phát triển nguồn vốn. Hàng năm Công ty thực hiện quản lý tài sản theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước về đầu tư mua sắm, sửa chữa nâng cấp, trích khấu hao tài sản cố định, thanh lý tài sản. Công ty đã bảo toàn được số vốn được giao và phát triển thêm vốn.
2.3.3.3 Cơng tác quản lý chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định
Nguồn chi phí sửa chữa thường xun khơng giao khốn cho các đội thi cơng mà theo nhu cầu sửa chữa tài sản máy móc thiết bị phục vụ thi cơng cơng trình của các đội thi cơng để lập kế hoạch sửa chữa, và khái tốn kinh phí sửa chữa cho tài sản phục vụ từng cơng trình.
Trong quản lý sửa chữa thường xuyên, hầu hết các cơng trình Cơng ty giao cho các đội thi cơng tổ chức thực hiện, Công ty đóng vai trị thẩm định kế hoạch, thẩm định dự toán, kiểm tra, giám sát nghiệm thu và thanh quyết tốn.
Tuy nhiên chi phí sửa chữa tài sản phục vụ các cơng trình phụ thuộc nhiều vào giải pháp kỹ thuật đưa ra để thi công, sửa chữa, phụ thuộc vào kế hoạch đầu tư sửa chữa có chính xác hay khơng để đảm bảo hiệu quả đầu tư và khơng lãng phí. Những vấn đề này phụ thuộc nhiều trình độ năng lực của cán bộ quản lý trực tiếp cơng trình và lãnh đạo cơng ty.
Bảng 2.7 Tổng hợp chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ từ 2015 đến 2017
Nội dung ĐVT 2015 2016 2017
Kế hoạch Trđ 500 805 972
Thực hiện Trđ 482 790 960
Đạt tỷ lệ % 96,4 98 98
Qua số liệu tại Bảng 2.8 dưới đây cho thấy tỷ lệ số lượng danh mục tài sản mà các đội thi cơng cơng trình được phê duyệt để sửa chữa chiếm tỷ lệ thấp hơn với số lượng tài sản mà các đội thi công cơng trình đề xuất, các đội thi cơng thống kê lập kế hoạch các