Đơn vị tính: người TT Đơn vị Tổngsố Lao động Trước khi sắp xếp Sau khi sắp xếp LĐTT LĐGT LĐTT LĐGT Tổng số lao động Công ty 126 96 30 117 9 I Văn phịng Cơng ty 20 6 14 15 5 II Các đội thi công trực thuộc 106 90 16 102 4 1 Đội thi công số 1 25 21 4 24 1 2 Đội thi công số 2 26 22 4 25 1 3 Đội thi công số 3 25 21 4 24 1 4 Đội thi công số 4 30 26 4 29 1 Số lao động gián tiếp giảm 21 lao động sẽ giảm quỹ tiền lương là:
3,0 x 2.350.000 x 44 = 148.050.000 đ (3.1) Trong đó:
3,0: là hệ số lương bình quân của lao động gián tiếp tại công ty 2.350.000: là mức lương cơ sở của Công ty
Số tiền này để đầu tư máy móc thiết bị hỗ trợ sản xuất. Sau khi sắp xếp lại lao động, Công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động hợp lý giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, đảm bảo tăng năng suất lao động, giảm lao động dôi dư, giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và quỹ lương sẽ được quản lý có hiệu quả hơn.
3.2.2 Đổi mới phương pháp phân loại và lập kế hoạch chi phí SXKD
* Căn cứ đề xuất giải pháp:
Lập kế hoạch chi phí sản xuất là việc xác định tồn bộ chi phí mà cơng ty chi ra để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của kỳ kế hoạch. Khi lập kế hoạch chi phí, Cơng ty phải tính
tốn trước mọi chi phí cụ thể là xây dựng kế hoạch sử dụng vốn kinh doanh một cách tiết kiệm và hiệu quả. Thông qua việc lập kế hoạch, doanh nghiệp có thể kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng chi phí, phát hiện khả năng tiết kiệm chi phí để thúc đẩy cải tiến biện pháp quản lý kinh doanh. Công ty cần phải thực hiện lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh một cách khoa học nhất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công tác xây dựng kế hoạch và xây dựng định mức chi phí hàng năm mặc dù cũng đã được chú trọng nhưng vẫn chưa được sát sao, mặc dù đã xem xét đến các yếu tố liên quan song việc kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch và định mức của Công ty đối với các tổ đội thi công chưa thường xuyên. Chưa cụ thể và chưa có các hình thức giao khoán hợp lý, chưa xem xét tính tốn các yếu tố khác như điều kiện làm việc, đặc điểm hệ thống cơng trình của từng địa bàn, trong quá trình kiểm tra giám sát chưa kiên quyết áp dụng các biện pháp để xử lý các nội dung thực hiện chưa đúng quy trình và các quy định về quản lý thi cơng cơng trình.
* Nội dung giải pháp:
Để thực hiện hiệu quả kế hoạch chi phí SXKD Cơng ty cần thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:
- Hàng năm trên cơ sở các dự án trúng thầu, Công ty lập kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu, bố trí nhân cơng, máy móc thiết bị và các phương án kỹ thuật, phương án tổ chức nhân lực, phương án tài chính, phương án ứng phó với các trường hợp thiên tai, phương án khai thác tổng hợp trong phạm vi tồn Cơng ty.
- Các đội thi công thuộc Công ty chủ động xây dựng kế hoạch của đơn vị phù hợp với đặc điểm tình hình của từng cơng trình theo chỉ đạo và hướng dẫn của Cơng ty. Trong quá trình xây dựng kế hoạch phương án sản xuất Công ty đã vận dụng, áp dụng các tiêu chuẩn, định mức quy định trong dự toán xây dựng các cơng trình và thi cơng theo thiết kế được phê duyệt. Kế hoạch chi phí SXKD được giao khốn cho các đội thi công và là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua các nguyên vật liệu phục vụ thi công, đồng thời làm căn cứ nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện tiến độ thi công của Công ty đối với từng dự án.
Bảng 3.2 Kế hoạch chi phí cho cơng trình Cải tạo, nâng cấp đường Khe Mo - La Dẫy Đơn vị: triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2017 Ghi chú Dự toán được duyệt Kế hoạch chi phí 1 Chi phí NVL TT 1.550 1.538 Đội thi công số 01 2 Chi phí nhân cơng 1.075 1.068
3 Chi phí SX chung 1.030 1.010
Cộng 3.655 3.616
(Nguồn: Tác giả)
- Công tác lập kế hoạch chi phí SXKD tại Cơng ty được lập theo dự án và giao khoán cho các đội thi công. Công tác lập kế hoạch chi phí SXKD của cơng ty được coi là biện pháp tài chính để quản lý chi phí vì nó phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành nhiệm vụ, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
- Lập kế hoạch chi phí và giá thành sản phẩm nghĩa là đã xây dựng cho cơng ty mục tiêu phấn đấu, có cơ sở để tìm tịi, khai thác khả năng tiềm tàng trong sản xuất kinh doanh nhằm tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho cơng ty.
* Điều kiện thực hiện giải pháp:
- Trước tiên Công ty cần xác định rõ quan điểm và các mục tiêu cần đạt trong quá trình hồn thiện lập kế hoạch chi phí SXKD. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần xây dựng và tuân thủ theo các ngun tắc dự tốn nhằm đảm bảo cơng tác hồn thiện kế hoạch, dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đồng bộ. - Để lập kế hoạch chi phí sản xuất cho từng dự án căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, nhân công do phòng kế hoạch kỹ thuật căn cứ dự toán được duyệt để lập ra kế hoạch chi phí nguyên vật liệu; căn cứ vào đơn giá tiền lương do bộ phận lao động tiền lương lập ra trên cơ sở định mức nhân cơng của phịng kỹ thuật để lập kế hoạch chi phí nhân cơng trực tiếp; căn cứ vào quy định của Nhà nước để lập ra kế hoạch trích theo
lương và kế hoạch khấu hao TSCĐ; căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất để lập dự tốn các loại chi phí khác như chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí khác bằng tiền…
- Trong quá trình lựa chọn phương pháp lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh cơng ty cố gắng chọn cách tối ưu, khoa học nhất. Với mỗi cơng trình khác nhau thì kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành cơng trình cũng khác nhau. Ngồi ra, cơng ty cũng rất linh hoạt trong cách tính tốn và phân bổ chi phí ngắn hạn, dài hạn.
- Cần thực hiện lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh chuyên nghiệp, thành lập riêng một bộ phận chuyên trách để thực hiện, bên cạnh đó cần phải tích cực đẩy mạnh cơng tác phân tích chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích lỗ lãi tăng giảm các khoản mục chi phí sản xuất phân tích chi tiết các khoản mục chi phí giúp cho ban lãnh đạo cơng ty có các định hướng phát triển sản xuất kinh doanh.
- Mặt khác, để cơng tác dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách chủ động và dễ dàng Công ty cần xây dựng quy trình dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh và phổ biến theo 3 giai đoạn: Chuẩn bị dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh, Soạn thảo chi phí sản xuất kinh doanh và Theo dõi dự toán chi phí sản xuất kinh doanh.
* Hiệu quả của giải pháp:
- Với các biện pháp được tính tốn từ khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, chi phí sản xuất giảm đi đáng kể, việc lập kế hoạch SXKD sẽ xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này.
Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn, đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả cơng việc, liên kết tồn bộ các hoạt động của Công ty bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau.
- Công ty sẽ theo dõi được sát sao đến các biến động chi phí, từ đó tìm ra ngun nhân biến động chi phí từ đó có những chính sách chi tiêu phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, khắc phục những hạn chế trong quản lý tổ chức sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3.2.3 Tăng cường công tác tổ chức cung ứng vật tư, thiết bị
* Căn cứ đề xuất giải pháp:
Công ty thực hiện kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp vẫn chưa khoa học, cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí. Kịp thời phát hiện những lãng phí, mất mát, hoặc khả năng tiết kiệm vật tư mà không ảnh hưởng tới chất lượng đồng thời công tác kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu vẫn chưa thật sự nghiêm túc hiệu quả. Chính vì vậy Cơng ty cần tăng cường cơng tác tổ chức cung ứng vật tư, thiết bị nhằm thực hiện quản lý sản xuất một cách khoa học, đảm bảo chất lượng yêu cầu cũng như triển khai thi cơng cơng trình được thuận lợi đạt hiệu quả kinh doanh cao.
* Nội dung giải pháp:
Đối với vật tư thiết bị trong thi cơng thực hiện cung ứng theo đúng quy trình sau: - Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
+ Trong sản xuất, mục tiêu của việc kiểm sốt chi phí ngun nhiên vật liệu khơng chỉ là tiết kiệm tối đa các chi phí mà quan trọng hơn là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. + Chính vì thế mà cơng tác quản lý vật tư phải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Bộ máy quản lý phải tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí. Kịp thời phát hiện những lãng phí, mất mát, hoặc khả năng tiết kiệm vật tư mà không ảnh hưởng tới chất lượng…để xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm xử lý hoặc khen thưởng kịp thời nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Các thủ tục kiểm sốt chi phí ngun nhiên vật liệu được chia làm hai phần: Kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho nguyên vật liệu; kiểm sốt chu trình xuất kho nguyên vật liệu để thực hiện quá trình SXKD.
+ Hầu hết các đội thi công trực thuộc Công ty đều có phát sinh chi phí ngun vật liệu. Công ty cần phải chặt chẽ các thủ tục kiểm sốt đối với chi phí ngun vật liệu, các đơn vị sẽ căn cứ vào đó để thực hiện theo.
+ Trên cơ sở các kế hạch, các định mức mà Cơng ty giao, phịng vật tư tại các đơn vị căn cứ kế hoạch mua sắm, phương án sửa chữa , đề nghị cấp vật tư của các bộ phận đã được cấp trên duyệt…tổ chức mua sắm (đấu thầu, chào giá cạnh tranh, mua trực tiếp…) hoặc viết giấy đề nghị mua vật tư trình cấp trên phê duyệt.
+ Tổ trưởng tổ đấu thầu của các đơn vị căn cứ vào kết quả đấu thầu hoặc phương án sửa chữa, giấy đề nghị mua vật tư …tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế, ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận mua hàng để bộ phận này chuyển sang phịng kế tốn, xét duyệt việc chuyển tiền tạm ứng cho nhà cung cấp…
+ Phòng kế toán kiểm tra các chứng từ gốc (hợp đồng, hoá đơn…), thực hiện việc chuyển tiền ứng trước cho nhà cung cấp hoặc viết phiếu chi, chi tiền tạm ứng cho bộ phận mua hàng (gồm 1 liên giao cho thủ quỹ lưu). Thủ quỹ căn cứ phiếu chi đã được các cấp phê duyệt thực hiện việc chi tiền.
+ Bộ phận mua hàng tiến hành việc mua sắm, nhận hóa đơn mua hàng, nhận biên bản giao nhận hàng hóa…sau đó gởi các chứng từ về phịng kế hoạch vật tư để làm thủ tục lập phiếu nhập kho trình cấp trên duyệt trước khi giao vật tư xuống cơng trường
+ Phịng kế hoạch sẽ kiểm tra các chứng từ, nếu chúng đã hợp lệ thì sẽ tiến hành thanh tốn cho nhà cung cấp hoặc hoàn ứng cho bộ phận mua hàng, tiếp theo là việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập liệu vào máy tính.
+ Cuối kỳ, phịng kế tốn sẽ in sổ cơng nợ, bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết nhập vật tư đối chiếu với phòng vật tư, với thủ kho về số lượng vật tư tồn kho vào cuối kỳ.
- Kiểm soát chu trình xuất kho nguyên vật liệu:
+ Xuất phát từ nhu cầu thực tế, căn cứ vào các kế hoạch, dự tốn đã được Cơng ty duyệt, phòng kế hoạch phát hành phiếu giao vật tư cho đơn vị thi cơng, trình Giám đốc phê duyệt
+ Phịng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Giám đốc xét duyệt phương án, xét duyệt khối lượng vật tư phục vụ cơng trình. Phịng vật tư căn cứ vào khối lượng được duyệt lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1
liên lưu tại bộ phận sử dụng tài sản, 1 liên lưu phịng kế tốn.
+ Định kỳ, kế toán vật tư in sổ chi tiết vật tư theo từng kho, từng chủng loại vật tư theo số lượng nhập - xuất - tồn, đối chiếu và ký xác nhận với thống kê vật tư và thủ kho. Kế toán vật tư, thống kê vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu và xác nhận đã giao nhận các phiếu xuất kho.
+ Như vậy, bất kỳ đội thi cơng nào khi phát sinh chi phí ngun vật liệu đều phải thực hiện các thủ tục kiểm sốt trên. Nhờ đó, mà các chi phí phát sinh sẽ được quản lý một cách hiệu quả và hợp lý.
- Đối với số công cụ như : xà giáo, cốt pha, xô thùng ... Đối với từng cơng trình khơng áp dụng phương pháp xuất theo định mức mà áp dụng phương pháp cho thuê . Do vậy, một mặt Công ty phải trang bị thêm để không phải đi thuê, mặt khác đối với từng cơng trình có thể tiến hành cho th.
+ Sắp xếp lại bộ phận quản lý ở cơng trình một cách gọn nhẹ nhưng hiệu quả cao và giám sát chặt chẽ chi phí bằng tiền mặt như : Chi phí tiếp khách , tiền điện nước, tiền điện thoại , chi phí đi lại .
+ Mọi chi phí phát sinh phải có chứng từ hợp lệ , hợp lý và cần thiết phải lập một định mức với những chi phí này.
+ Để thực hiện quản lý chi phí với số lượng nhân viên quản lý như hiện nay. Công ty cần tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ cấu tổ chức và xác định lại nhiệm vụ và chức năng của từng cá nhân cũng như phịng ban chức năng .Cơng ty nên thống kê lại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan tới khoản chi phí quản lý chung để tìm ra những chi phí khơng có tính chất phục vụ cho hoạt động chung của cơng ty tránh tình trạng lạm dụng chi phí này. Đối với tài sản cố định dùng cho công tác quản lý đã được trang bị đầy đủ song vẫn cần phải nâng cấp hệ thống máy tính phục vụ cho cơng tác quản lý.
Đối với chi phí bằng tiền phục vụ cho giao dịch tiếp khách... cần xây dựng những bước hợp lý như chi phí tham dự thầu, bàn giao quyết tốn cơng trình đưa vào sở dụng trên cơ sở tiết kiệm chi phí.
+ Công ty phải đặc biệt quan tâm tới yếu tố chi phí bằng tiền trong chi phí quản lý doanh nghiệp, nhất là lãi vay phải trả. Để giảm lãi vay cơng ty phải tìm mọi biện pháp tăng nhanh tốc độ quay vòng vốn, đẩy nhanh tiến độ thi cơng nhanh chóng bàn giao cơng trình để thu hồi vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu.
- Đối với máy thi công:
Để tăng cường hiệu quả sử dụng máy thi cơng thì doanh nghiệp phải sử dụng một số biện pháp sau đây :
+ Công ty phải lập công tác lập kế hoạch điều động máy thi công, kế hoạch phải bám