5. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY
2.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
* Ban Giám Đốc: gồm 1 Giám Đốc và 2 Phó Giám Đốc
- Ban Giám Đốc của cơng ty Bảo Việt Vĩnh Long là do Hội đồng quản trị của Tổng công ty lập ra. BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH TỔNG HỢP PHỊNG NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ PHÒNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 1 – HUYỆN VUNG LIÊM PHÒNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 2 – CẦU DĨ PHÒNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 3 – HUYỆN MANG THÍT PHỊNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 4 – HUYỆN TAM BÌNH PHỊNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 5 – HUYỆN TRÀ ƠN PHỊNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 6 – HUYỆN BÌNH MINH PHÒNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 7 – HUYỆN LONG HỒ PHÒNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 8 – HUYỆN BÌNH TÂN PHỊNG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG SỐ 9 – TP.VĨNH LONG
- Giám Đốc do Hội đồng quản trị của Tổng công ty bổ nhiệm chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong điều lệ của Công ty Bảo Việt Vĩnh Long và pháp luật Nhà nước.
- Phó Giám Đốc là người giúp Giám Đốc điều hành công việc theo phân công và ủy quyền của Giám Đốc, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và pháp luật, về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
* Phịng tài chính tổng hợp
- Tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính, hạch tốn và thống kê.
- Theo dõi và phân tích tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn tại công ty, cung cấp thơng tin về tình hình tài chính kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định kế hoạch hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Luật kế toán và điều lệ của công ty.
- Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định của Nhà Nước, xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư.
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, cổ đông và người lao động theo luật định.
- Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ Cơng ty.
* Phòng nghiệp vụ bảo hiểm
- Tham mưu, đề xuất cho Ban Giám đốc Công ty về chiến lược phát triển, kế hoạch khai thác Bảo hiểm liên quan đến nhóm nghiệp vụ Bảo hiểm phụ trách.
- Lập kế hoạch chương trình, biện pháp, mục tiêu, tiến độ thực hiện và chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụ, kế hoạch kinh doanh được giao của Phòng, đảm bảo việc thực hiện nghiệp vụ Bảo hiểm của đơn vị theo đúng quy chế, thẩm quyền.
- Tổ chức và quản lý các nghiệp vụ bảo hiểm của cơng ty, xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ.
- Thường xuyên tổ chức đào tạo và huấn luyện các nhân viên có liên quan đến các nghiệp vụ bảo hiểm.
- Đầu mối làm việc giữa các phịng trong cơng ty.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc Cơng ty.
* Phịng quản lý đại lý
Phịng quản lý đại lý có chức năng quản lý tất cả các đại lý của công ty Bảo Việt Vĩnh Long. Có chức năng thực hiện cơng tác tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đại lý Bảo Việt Vĩnh Long. Hỗ trợ cho đại lý trong công tác bán hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện mở rộng các kênh phân phối sản phẩm của Bảo Việt Vĩnh Long.
* Các phòng phục vụ khách hàng
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý lưu trữ toàn bộ hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản, giấy tờ dữ liệu trong máy tính. Lập kế hoạch thu phí hàng tháng để cho phịng tài chính tổng hợp có cơ sở in hóa đơn thu phí bảo hiểm định kỳ.
- Phịng phục vụ khách hàng cịn thực hiện cơng tác thu thập hồ sơ, giám định khi nhận được thông tin khai báo tai nạn, xét giải quyết quyền lợi bảo hiểm cho người thụ hưởng.
2.2.2. Nguồn nhân lực và cơ sở vật chất * Nguồn nhân lực
Về cơ cấu nhân sự đến nay tồn Cơng ty có 25 cán bộ, nhân viên. Phần lớn các cán bộ đã qua đào tạo.
Trình độ văn hóa nghiệp vụ của cán bộ, công nhân viên như sau: + Cán bộ có trình độ đại học: 80%
Ngồi ra Cơng ty cịn có đội ngũ đại lý chuyên nghiệp với 47 đại lý và trên 150 đại lý bán chun. Trình độ chun mơn của nhân viên, đại lý bảo hiểm rất quan trọng và lịng nhiệt huyết với nghề cũng khơng thể thiếu. Để giới thiệu được nhiều sản phẩm bảo hiểm đến khách hàng thì cần phải có đội ngũ đại lý đơng đảo và chuyên môn cao. Do vậy nguồn lao động của các công ty bảo hiểm là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Bộ máy quản lý và điều hành công ty gồm những lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có trình độ cao về bảo hiểm và quản trị doanh nghiệp, am hiểu thị trường bảo hiểm trong và ngoài nước. Đội ngũ cán bộ nhân viên của Bảo hiểm Bảo Việt được thị trường đánh giá là có trình độ chun mơn cao, giàu kinh nghiệm và được đào tạo bài bản.
Cơ sở vật chất
Bảng 2.2. Cơ sở vật chất của Công ty Bảo Việt Vĩnh Long
ĐVT: Triệu đồng
Khoản mục Nguyên giá Gía trị cịn lại I. TSCĐ đang dùng trong kinh doanh 5.370 2.444
1. Nhà cửa 3.179 2.302
2. Máy móc, thiết bị 560 266
3. Phương tiện( ô tô 4 chỗ, 7 chỗ) 1.631 875
II. TSCĐ vơ hình (quyền sử dụng đất) 2.145 2.145
Tổng cộng 7.515 4.589
2.2.3. Các chứng từ kế tốn sử dụng
Bảo Việt Vĩnh Long là cơng ty hạch tốn trực thuộc Tổng cơng ty Bảo Hiểm Bảo Việt. Nguồn vốn của công ty chủ yếu là nguồn của Tổng công ty Bảo Hiểm Bảo Việt dùng để phục vụ cho các hoạt động của công ty. Nguồn lực tài chính của cơng ty được thể hiện trên bảng Báo cáo thu chi của Công ty.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi – thu, hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán bảo hiểm, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm, bảng thanh toán các khoản bồi thường.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị cịn lại.
2.3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY BẢO VIỆT VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2013 - 2015
Công ty Bảo Việt Vĩnh Long đã thành lập với 33 năm kinh nghiệm, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ, là một trong các chi nhánh của Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt. Vì là chi nhánh nên cơng ty chỉ lập bảng Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo qui định của Tổng công ty, không lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cụ thể như những công ty khác. Công ty cũng không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp mà chỉ nộp thuế giá trị gia tăng. Do vậy lợi nhuận sau thuế của cơng ty cũng chính là lợi nhuận trước thuế.
Tuy chỉ là một công ty chi nhánh thành viên nhưng Bảo Việt Vĩnh Long đã khẳng định được mình trên thị trường bảo hiểm ở địa bàn Tỉnh Vĩnh Long, ln ln giữ được vị trí dẫn đầu về thị phần trong địa bàn tỉnh. Điều đó được thể hiện trong kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2013- 2015. Mặc dù, trong thời gian này cơng ty gặp nhiều khó khăn, nền kinh tế của Tỉnh cũng có nhiều bất lợi với bảo hiểm nhưng doanh thu của công ty vẫn tăng qua các năm.
Bảng 2.3. Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty Bảo Việt Vĩnh Long
ĐVT: TRIỆU ĐỒNG Năm Chỉ tiêu 2013 2014 2015 Doanh thu 47.822 51.794 56.062 Tổng chi phí 45.791 48.531 50.372 Tổng lợi nhuận 2.031 3.263 5.690
2013 32,43% 33,51% 4,37% 17,38% 5,77% 6,54% 8,09% 16,9% 2,9% 37,38% 28,07% 2014 6,72% 2015 32,98% 36.9% 3,49% 13,37% 5,95% 7,31%
Hình 2.4. Doanh thu theo cơ cấu sản phẩm giai đoạn 2013 - 2015
Qua bảng 2.3 báo cáo hiệu quả hoạt động kinh doanh và hình 2.4 của cơng ty ta thấy rằng việc kinh doanh của công ty vẫn ổn định với mức tăng trưởng đáng kể. Cụ thể năm 2013 doanh thu đạt 47.822.975.000 đồng, chi phí là 45.791.723.500 đồng, doanh thu cao nhưng chi phí cũng tăng sát nút vì vậy lợi nhuận thu được năm 2013 là 2.031.251.500 đồng. Năm 2014 doanh thu 51.794.059.000 đồng, chi phí
cũng tăng cao 48.531.254.200 đồng, doanh thu và chi phí đều tăng làm cho lợi nhuận năm 2014 tăng nhưng không nhiều. Đến năm 2015 hiệu quả kinh doanh được cải thiện rõ rệt, doanh thu tăng 56.062.375.000 đồng nhưng chi phí lại tăng rất ít so với 2014, vì thế lợi nhuận tăng khá cao với 2014. Vì cơng ty nhận thức được tầm quan trọng của công tác giám định rủi ro trước khi nhận bảo hiểm, kết hợp công tác tuyên truyền luật lệ an tồn giao thơng để giảm thiểu rủi ro.
Cơng ty Bảo Việt Vĩnh Long có rất nhiều loại sản phẩm bảo hiểm như: bảo hiểm hàng hóa vận chuyển, bảo hiểm thân tàu và trách nhiệm dân sự chủ tàu, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người. Từng loại sản phẩm có mức giá bảo hiểm khác nhau, theo mức độ rủi ro của từng trường hợp mà mức phí bảo hiểm của từng sản phẩm cũng khác nhau, từ đó doanh thu từng loại sản phẩm cũng khác nhau.
Từ hình 2.2 ta thấy rằng sự biến động của doanh thu theo cơ cấu sản phẩm không ổn định, tăng giảm bất thường. Qua 3 năm 2013, 2014, 2015 thì 3 nhóm bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm xe cơ giới và bảo hiểm con người có mức tăng trưởng khá cao và tương đối ổn định, đây cũng là những nghiệp vụ quan trọng then chốt. Cịn 3 nhóm bảo hiểm hàng hóa vận chuyển, bảo hiểm thân tàu và trách nhiệm dân sự chủ tàu, bảo hiểm kỹ thuật, doanh số khơng ổn tùy theo tình hình phát triển kinh tế của mỗi năm.
Nhìn chung hiệu quả kinh doanh của cơng ty tăng giảm không ổn định. Doanh thu của công ty tăng đều qua các năm nhưng các khoản chi phí lại khó kiểm sốt, nhất là khoản bồi thường bảo hiểm làm cho lợi nhuận tăng giảm cũng không ổn định, ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của của công ty.