PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹlớn, dó đó thủ quỹhoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ
sách. Đểgiảm thiểu rủi ro này, một sốthủtục kiểm sốt có thểáp dụng như sau: - Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻtin dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ quỹghi chép, hoặc tổng sốtiền in ra từmáy tiền.
- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổcái.
- Định kỳtiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổsách và thực tếnhằm phát hiện sựchênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
b. Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy
đủ; không đểcác khoản phải thu bịchiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợcác khoản phải thu thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp dụng các thủtục kiểm soát sau:
- Ghi sổdựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từgửi hàng, chứng từvận chuyển
và hóa đơn bán hàng.
- Mởsổtheo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
sốliệu kếtoán và các chứng từcó liên quan hay giữa sơ liệu kếtốn và sốliệu của các bộphận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợvới khách hàng.
- Ban hành chính sách lập dự phịng phải thu khó địi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.
- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả
độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán).
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT