PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠ
3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạicơng ty cổ phần Tài Phát công ty cổ phần Tài Phát
3.1.1 Ưu điểm
a. Môi trường kiểm sốt
- Ban lãnhđạo cơng ty, cụthể là HĐQT và Ban giám đốc đã xây dựng được bầu khơng khí làm việc lành mạnh, vui vẻvà tôn trọng lẫn nhau thơng qua những văn hóa riêng của cơng ty. Điều này tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên trong công ty, phần nào giảm bớt những căng thẳng và áp lực trong công việc. Hơn nữa, khoảng cách giữa ban lãnh đạo với nhân việcđược rút ngắn, tạo sựgần gũi từ đó thuận lợi trong cơng tác truyền tải ý kiến cũng như những góp ý trong cơng việc.
- Cơ cấu tổchức được triển khai một cách rõ ràng, sựphân chia trách nhiệm cụ thểgiữa các phòng ban,đặc biệt là sựphân chia công việc và trách nhiệm một cách chi tiết của các tổ thuộc ban sản xuất, điều này hỗ trợ rất lớn cho cơng tác quản lý vì đối
với công ty sản xuất, ban sản xuất được xem là ban quan trọng nhất trong công ty.
- Công ty chú trọng công tác nhân sự, thường xuyên quan tâmvà động viên nhân
viên. Bên cạnh đó, chính sách khen thưởng và kỷluật được áp dụng kịp thời giúp cơng
ty có được một đội ngũ nhân viên tốt, góp phần hồn thành tốt các mục tiêu đặt ra. b. Đánh giá rủi ro
- Những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn được ban lãnh đạo công ty xác định một
cách cụthể, chi tiết qua những cuộc họp nội bộhằng tháng, hằng quý, hằng năm.
- Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có những cuộc họp để đặt mục tiêu cũng như nhận định các rủi ro đã và có thể xảy ra thơng qua những quan sát và báo cáo
được lập, từ đó tìm cách ngăn chặn và đối phó những rủi ro đó. Đặc biệt chu trình bán
hàng– thu tiền là chu trình quan trọng, quyết định đến doanh thu, lợi nhuận của công ty nên ban lãnhđạo đặc biệt quan tâm vềviệc kiểm soát các giai đoạn trong chu trình này.
- Cơng ty ln sẵn sàng có những cuộc họp đột xuất giữa ban lãnh đạo với nhân
viên tồn cơng ty nếu phát hiện có một sai sót nào đó làm ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng và đến mục tiêu của cơng ty nói chung để kịp thời khắc phục rủi ro xảy ra.
c. Hoạt động kiểm soát
Nhận thấy được tầm quan trọng của chu trình bán hàng – thu tiền, ban lãnh đạo cơng ty đã thiết lập những thủtục kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro có thểxảy ra:
- Cơng ty đã sửdụng phần mềm kếtoán MISA SME.NET và sựphân quyền truy cập vào phần mềm giúp hạn chế được việc đánh cắp thông tin và lưu trữ dữliệu một
cách an toàn hơn.
- Các chứng từ quan trọng phát sinh trong giai đoạn bán hàng – thu tiền như Phiếu xuất kho và giao nhận, phiếu thu,… đều được đánh số, thuận tiện trong việc lập, theo dõi và lưu trữ. Trên mỗi chứng từ đều có chữký thểhiện sựxác nhận.
- Việc lưu trữ chứng từ được công ty sắp xếp một cách ngăn nắp, dễtìm kiếm khi cần.
- Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty sử dụng tương
đối hữu hiệu, giúp công ty hạn chế được một sốrủi ro nhất định.
Đánh giá hoạt động kiểm soát cụthểtrong từng giai đoạn - Giai đoạn xử lý ĐĐH:
+ Có sự kiểm tra lại tập tin khách hàng, giúp xác nhận lại cũng như cập nhật những thay đổi về thông tin khách hàng, thuận tiện trong việc hợp tác sau này đối với những khách hàng mới và tránh được những rủi ro có thểxảy ra.
+ Kiểm tra lại tập tin hàng tồn kho trước khi xác nhận đơn hàng, điều này giúp
công ty tránh được việc nhận những đơn hàng khơng có khả năng cung ứng hoặc giao hàng không đúng thời gian đã thỏa thuận.
+ Khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận thiết kế để trao đổi về mẫu mã, quy cách sản phẩm, gửi Maquette sản phẩm cho khách hàng trước khi đặt hàng, trên Maquette gửi kèm đơn đặt hàng có xác nhận của khách hàng, cam kết rõ ràng vềmẫu mã, quy cách sản phẩm, chỉ rõ trách nhiệm của hai bên góp phần dễ dàng giải quyết
- Giai đoạn xuất kho, giao hàng:
+ Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được lập khi đã đối chiếu với ĐĐH
giúp hạn chế được sai sót vềhàng hóa khi giao
+ Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được kiểm tra bởi thủ kho và dựa vào
đó để xuất kho. Điều này ngăn chặn được việc xuất nhầm hàng, gây nên nhiều chi phí khơng cần thiết cho công ty.
+ Khách hàng nhận hàng và xác nhận vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng
hóa trước khi phiếu được sửdụng đểnhập liệu vào phần mềm, điều này giúp cho việc ghi nhận bán hàng chính xác hơn.
- Giai đoạn lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ:
+ Hóa đơn được lập dựa trên việc đối chiếu với ĐĐH, phiếu xuất kho nên đảm
bảo được độchính xác cao.
+ Cơng ty đã chuyển sang sửdụng hóa đơn điện tửgiúp thuận lợi trong việc gửi
và lưu hóa đơn, hạn chế được việc mất mác hóa đơn.
+ Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho việc theo dõi cơng nợ
chính xác và đơn giản hơn.
+ Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dõi cơng nợít sai sót và nếu có sai sót sẽ được điều chỉnh kịp thời.
+ Việc xóa sổ các khoản nợ khó đòi phải được Tổng giám đốc phê duyệt, điều
này tránh được việc nhân viên thu được nợ nhưng lại chiếm đoạt khoản đó và đưa vào
nợxấu rồi tựxóa sổ.
- Giai đoạn thanh tốn:
+ Cơng ty có lặp đặt camera tại bộ phận thu tiền giúp kiểm soát được việc thu tiền và đánh cắp tài sản.
+ Đối với phiếu thu, phải có chữký của người thu tiền và kế tốn trưởng, hạn chế được việc gian lận biển thủtiền nếu có.
d. Thơng tin và truyền thông
Công ty sử dụng các phương tiện truyền đạt thông tin như email, zalo,… giúp truyền đạt và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các cuộc họp
thường xuyên được tổ chức giúp cho việc truyền và phản hồi thông tin đến ban lãnh
đạo hiệu quả hơn.
e. Giám sát
Ban lãnhđạo cơng ty họp định kỳvới kế tốn trưởng để cập nhật, giám sát kịp thời hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng và các hoạt động khác của cơng ty nói chung. Các báo cáo quản trị định kỳ được kế toán trưởng lập giúp ban lãnh đạo nắm rõ
tình hình kinh doanh của công ty.
3.1.1 Hạn chế
Công ty cổ phần Tài Phát là công ty với quy mô nhỏ, mặc dù đã có những thủ tục kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng, thu tiền. Song nhìn chung vẫn cịn một sốhạn chế, cụthể như sau:
a. Mơi trường kiểm sốt
- Mặc dù cơng ty có xây dựng những văn hóa riêng, những hình thức khen
thưởng, kỷ luật nhưng vẫn chưa có một văn bản chính thức quy định rõ quy chế khen
thưởng hay kỷluật đó.
- Cơng ty không xây dựng nguồn lực dự phòng, điều này gây khó khăn cho cơng ty, đặc biệt nhân viên phịng kếtốn là nhân viên nữ đãcó gia đình, khả năng nghỉ
sinh cao.
b. Đánh giá rủi ro
- Biến động thất thường của thị trường giấy (nguyên vật liệu chính trong sản xuất của công ty) khiến giá cả công ty đưa ra không thể đáp ứng được mục tiêu lợi nhuận đặt ra, bên cạnh đó giá cả của các đối thủcạnh tranh đưa ra thay đổi liên tục nên công ty không thể đánh giá một cách tồn diện và kiểm sốt hết rủi ro có thểxảy ra.
c. Hoạt động kiểm sốt
Các thủtục kiểm sốt mà cơng ty đưa ra đều hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chếcần khắc phục:
- Giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH:
+ Cơng ty vẫn chưa có bộ phận xét duyệt tín dụng độc lập để đánh giá hạn mức cũng như khả năng thanh toán của khách hàng, từ đó quyết định có nên hợp tác và bán chịu hay không.
+ Các ĐĐH là do khách hàng gửi đến, không theo một mẫu nhất định và không
+ Mặc dù cơng ty đã xây dựng chính sách bán chịu, tuy nhiên vẫn chưa có một
văn bản quy định cụ thể nào mà chỉ trao đổi miệng và tùy vào khả năng đánh giá chủ quan của bộphậnkinh doanh đểquyết định.
+ Bộ phận kinh doanh chỉ có một người vừa tiếp nhận ĐĐH, vừa đánh giá tín dụng, vừa lập báo giávà là người tiếp nhận, xửlý những việc phát sinh với khách hàng nên áp lực công việc lớn, khả năng xảy ra sai sót, gian lận cao.
- Giai đoạn xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn:
+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa để xuất hàng mà khơng hềcó bất cứ xác nhận gì trên chứng từvà phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa
khơng được lưu ở kho, nếu có vấn đề xảy ra sẽ khó khăn trong việc truy cứu trách nhiệm giữa thủ kho và người vận chuyển hàng hóa đi giao.
+ Cơng ty thường xuyên xuất giao hàng quá số lượng trên ĐĐH, nhưng lại khơng
có bất cứcam kết trên giấy tờ nào giữa hai bên rằng khách hàng sẽlấy toàn bộsố lượng công ty sản xuất được. Điều này sẽkhiến công ty gặp khó khăn nếu khách hàng khơng
đồng ý nhận hết số lượng hàng đó.
+ Hóa đơn GTGT không được lập và gửi đi ngay sau khi hàng hóa được giao
nhận mà được lập sau một vài ngày. Điều này dễ dẫn đến tình trạng quên lập hóa đơn
cho khách hàng.
- Giai đoạn thu tiền, theo dõi cơng nợ:
+ Cơng ty khơng trích lập dựphịng nợ phải thu khó địi, nếu xảy ra các khoản nợ xấu sẽ đem lại những chi phí lớn bất thường cho cơng ty.
+ Tại cơng ty, kế tốn bán hàng cũng chính là người thu tiền và là thủ quỹ dẫn
đến khả năng xảy ra gian lận tài sản là vô cùng lớn.
d. Thông tin và truyền thông
- Công ty chưa có kênh thơng tin ra bên ngoài một cách đa dạng, do đó việc
nhận đơn hàng từkhách hàng mới bịhạn chếvà việc mởrộng thị trường cịn khó khăn. e. Giám sát
- Cơng ty khơng có bộ phận kiểm sốt nội bộ, do đó hoạt động giám sát chỉ do
trưởng các bộ phận đảm nhận, việc này dẫn đến dễ xảy ra gian lận, thông đồng giữa nhận viên với trưởng bộphận đểnâng cao thành tích.
- Khơng có sựgiám sát chéo giữa các bộphận.
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát
Từnhững phân tích trên cho thấy hệthống kiểm sốt nội bộcủa cơng ty cổphần Tài Phát cịn những thiếu sót nhất định. Đểhoạt động của chu trình bán hàng–thu tiền hiệu quả hơn, cơng ty cần có những biện pháp để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các gian lận cũng như những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số giải pháp đề ra nhằm hồn thiện hơn hệ thống kiểm sốt nội bộ, giúp hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, đem lại kết quảkinh doanh tốt hơn cho công ty:
a. Môi trường kiểm sốt
- Cơng ty nên ban hành những quyết định, quy định cụthểbằng văn bản vềviệc
khen thưởng cũng như kỷ luật nhân viên để làm căn cứ đánh giá, nhờ đó việc khen
thưởng, kỷluật chính xác và thuyết phục hơn.
- Công ty nên xây dựng nguồn lực dự phòng đối với các vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên đó nghỉ sẽ có người thay thế, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơng ty.
Ví dụtại phịng kếtốn, cảbốn nhân viên kế tốn đều là nữ, trong đó ba người đã
có gia đình và trong độ tuổi sinh con. Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm người sẽ làm tăng chi phí quản lý của cơng ty, nên để có được nguồn lực dựphịng, cơng ty nên
đào tạo cả bốn người trong phịng kế tốn đều có thể đảm nhận vị trí của nhau chứ khơng phải chỉ biết làm mỗi công việc hiện tại của mình. Như vậy, khi có người nghỉ,
người kia có thểtạm thời đảm nhận cơng việc đó trong thời gian tuyển người mới. b. Đánh giá rủi ro
- Xây dựng bộ phận thị trường để nắm bắt khả năng của đối thủ và nhu cầu của
khách hàng đểcó chính sách giá phù hợp và đánh giá đúng khả năng của đối thủ. Bộphận thị trường có thểlà bộphận chịu sựquản lý của Phịng kinh doanh, hỗ trợphịng kinh doanh giúp cơng ty lấy thêm được nhiều đơn hàng và chiếm lĩnh được thị trường tốt hơn.
c. Hoạt động kiểm soát
- Cơng ty nên có bộ phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng
của khách hàng để quyết định bán chịu hay không, tránh trường hợp bán chịu và
doanh. Bộphận xét duyệt có thểthuộc ban kếtốn, vì liên quanđến xét duyệt bán chịu là liên quan đến tình hình tài chính và kế tốn nên đểban kếtốn quản lý là hợp lý. Cơ cấu cơng ty khi có thêm bộphận xét duyệt tại ban kế tốn được thểhiện như sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức tại Ban kế tốn khi có thêm Phịng xét duyệt bán chịu
- Tách biệt chức năng tiếp nhận ĐĐH, đánh giá tín dụng và lập báo giá. Khơng thể đểmột người vừa đảm nhận cả ba công việc trên, như thể sẽdễxảy ra sai sót. Khi xây dựng được phịng xét duyệt bán chịu như trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt bán chịu sẽ được bàn giao, như vậy việc đánh giá tín dụng sẽ chính xác hơn và công việc của bộ phận kinh doanh cũng được giảm bớt. Đồng thời, khi tách biệt được bộ
phận xét duyệt với bộphận kinh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được áp dụng hữu hiệu hơn.
- Ban hành chính sách bán chịu chi tiết và cụthể quy định thời gian cũng như hạn mức bán chịu cho khách hàng. Nhờ đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có căn cứ đểlàm việc và sẽ bị kỷ luật nếu không đáp ứng đúng cũng như có căn cứ để làm việc với khách hàng khi không nhận đơn hàng do khách hàng không đáp ứng được khả năng thanh tốn.
Chính sách bán chịu của cơng ty có thời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày. Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng có thểdựa trên các chỉ sốthanh tốn của
khách hàng đó. Ví dụ, khách hàng có Hệ số khả năng thanh tốn hiện hành (TSNH/NNH)>=1 thì khả năng thanh tốn tốt, có thể bán chịu với thời gian dài hơn những khách hàng có hệsố đó bé hơn một. Ngồi ra cơng ty nên xem xét thêm các chỉ số thanh toán khác để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng chính xác hơn.
BAN KẾ TỐN PHỊNG XÉT DUYỆT BÁN CHỊU PHỊNG VẬT TƯ - KHO PHỊNG KẾ TỐN
- Trên phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa nên có xác nhận của thủkho, phiếu xuất kho và giao nhận nên có thêm một liên và lưu tại kho để chỉ rõ trách nhiệm của