6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI
3.2XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát
Từnhững phân tích trên cho thấy hệthống kiểm soát nội bộcủa công ty cổphần Tài Phát còn những thiếu sót nhất định. Đểhoạt động của chu trình bán hàng–thu tiền hiệu quả hơn, công ty cần có những biện pháp để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các gian lận cũng như những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số giải pháp đề ra nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, đem lại kết quảkinh doanh tốt hơn cho công ty:
a. Môi trường kiểm soát
- Công ty nên ban hành những quyết định, quy định cụthểbằng văn bản vềviệc
khen thưởng cũng như kỷ luật nhân viên để làm căn cứ đánh giá, nhờ đó việc khen
thưởng, kỷluật chính xác và thuyết phục hơn.
- Công ty nên xây dựng nguồn lực dự phòng đối với các vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên đó nghỉ sẽ có người thay thế, không làm ảnh hưởng đến hoạt
động của công ty.
Ví dụtại phòng kếtoán, cảbốn nhân viên kế toán đều là nữ, trong đó ba người đã
có gia đình và trong độ tuổi sinh con. Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm người sẽ làm tăng chi phí quản lý của công ty, nên để có được nguồn lực dựphòng, công ty nên
đào tạo cả bốn người trong phòng kế toán đều có thể đảm nhận vị trí của nhau chứ
không phải chỉ biết làm mỗi công việc hiện tại của mình. Như vậy, khi có người nghỉ,
người kia có thểtạm thời đảm nhận công việc đó trong thời gian tuyển người mới. b. Đánh giá rủi ro
- Xây dựng bộ phận thị trường để nắm bắt khả năng của đối thủ và nhu cầu của
khách hàng đểcó chính sách giá phù hợp và đánh giá đúng khả năng của đối thủ. Bộphận thị trường có thểlà bộphận chịu sựquản lý của Phòng kinh doanh, hỗ
trợphòng kinh doanh giúp công ty lấy thêm được nhiều đơn hàng và chiếm lĩnh được thị trường tốt hơn.
c. Hoạt động kiểm soát
- Công ty nên có bộ phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng của khách hàng để quyết định bán chịu hay không, tránh trường hợp bán chịu và
doanh. Bộphận xét duyệt có thểthuộc ban kếtoán, vì liên quanđến xét duyệt bán chịu
là liên quan đến tình hình tài chính và kế toán nên đểban kếtoán quản lý là hợp lý. Cơ
cấu công ty khi có thêm bộphận xét duyệt tại ban kế toán được thểhiện như sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức tại Ban kế toán khi có thêm Phòng xét duyệt bán chịu
- Tách biệt chức năng tiếp nhận ĐĐH, đánh giá tín dụng và lập báo giá. Không thể đểmột người vừa đảm nhận cả ba công việc trên, như thể sẽdễxảy ra sai sót. Khi xây dựng được phòng xét duyệt bán chịu như trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt bán chịu sẽ được bàn giao, như vậy việc đánh giá tín dụng sẽ chính xác hơn và công
việc của bộ phận kinh doanh cũng được giảm bớt. Đồng thời, khi tách biệt được bộ
phận xét duyệt với bộphận kinh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được áp dụng hữu hiệu hơn.
- Ban hành chính sách bán chịu chi tiết và cụthể quy định thời gian cũng như hạn mức bán chịu cho khách hàng. Nhờ đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có căn cứ đểlàm việc và sẽ bị kỷ luật nếu không đáp ứng đúng cũng như có căn cứ để làm việc với khách hàng khi không nhận đơn hàng do khách hàng không đáp ứng được khả năng
thanh toán.
Chính sách bán chịu của công ty có thời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày. Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng có thểdựa trên các chỉ sốthanh toán của
khách hàng đó. Ví dụ, khách hàng có Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (TSNH/NNH)>=1 thì khả năng thanh toán tốt, có thể bán chịu với thời gian dài hơn
những khách hàng có hệsố đó bé hơn một. Ngoài ra công ty nên xem xét thêm các chỉ
số thanh toán khác để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng chính xác hơn.
BAN KẾ TOÁN PHÒNG XÉT DUYỆT BÁN CHỊU PHÒNG VẬT TƯ - KHO PHÒNG KẾ TOÁN
- Trên phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa nên có xác nhận của thủkho, phiếu xuất kho và giao nhận nên có thêm một liên và lưu tại kho để chỉ rõ trách nhiệm của
người thủkho, hạn chếrủi ro cũng như gian lận thông đồng giữa thủkho với nhân viên giao hàng.
- Hóa đơn GTGT nên được lập và gửi ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao
đểtránh tình trạng quên lập hóa đơn.
- Nên có điều khoản trên hợp đồng nguyên tắc hoặc trên ĐĐH đểthỏa thuận và cam kết rằng phía khách hàng sẽnhận toàn bộsốhàng hóa nếu số lượng thực giao quá từ10-15% số lượng trên ĐĐH đểcông ty không phải còn tồn kho sản phẩm.
- Công ty cũng cần phải ban hành quy định cụ thể về việc xóa bỏ các khoản nợ
xấu, trong đó trình bày rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ, cụ thể về thời gian khoản nợ và giá trị của khoản nợ nhằm tránh các gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trảnợrồi cho vào nợquá hạn và tiến hành xóa sổnợ.
- Tách biệt người bán hàng, người thu tiền và thủquỹ. Việc để người thu tiền và thủquỹlà một người thì khả năng xảy ra gian lận vô cùng cao, do đó, công ty cần phải tách biệt hai chức năng này.
- Công ty nên có quy định về vấn đề chịu trách nhiệm về sự hư hỏng của sản phẩm. Vì sản phẩm của công ty là bao bì carton nên dễ hư hỏng khi vận chuyển vào trời mưa, do đó để nhân viên giao hàng ý thức trong việc giao hàng, công ty nên quy
định mức độ hư hỏng cho phép đểnhân viên giao hàng có ý thức trách nhiệm hơn.
d. Thông tin và truyền thông
- Xây dựng các kênh thông tin ra bên ngoài, cụ thể là website chính thức của
công ty để quảng bá hình ảnh thông tin đơn vị. Trên website cập nhật thông tin cũng như các chính sách công khai của đơn vị để nhiều khách hàng biết đến, giúp cho việc có thêm những khách hàng mới.
e. Giám sát
- Là công ty với quy mô nhỏnên việc xây dựng bộphận KSNB độc lập là tương đối khó khăn, do đó đểcó hệthống KSNB hữu hiệu, công ty nên thực hiện việc giám sát chéo giữa các bộphận độc lập chức năng với nhau. Ví dụbộphận kếtoán giám sát hoạt động xuất kho, giao hàng của bộphận kho.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ