PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.4.2Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.4.2Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4.2.1 Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
Bảng 1.3 Kiểm sốt q trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thật.
+ Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách
hàng để đảm bảo ĐĐH thật sựxuất phát từhọ, nhất là những
đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Đảm bảo giá bán đúng với bảng giá đơn vị đưa ra
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với
bảng giá chính thức của đơn vị
Có đủ hàng đểgiao theo yêu cầu của khách hàng.
+ Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có
được thơng tin vềsố lượng tồn kho.
Bán hàng cho các khách hàng có khả
năng thanh tốn.
+ Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệthống kiểm tra vềtín dụng của khách hàng.
+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽphê chuẩn hoặc từchối việc bán hàng.
+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ
phận xét duyệt bán chịu.
+ Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng.
+ Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao
dịch lần đầu.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
Đểhạn chế tối đa những rủi ro có thểxảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệthống kiểm tra tín dụng của khách hàng.
1.4.2.2 Kiểm sốt q trình giao hàng và lập hóa đơn
Bảng 1.4 Kiểm sốt q trình giao hàng và lập hóa đơn
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
Giao hàng đúng
chủng loại, số lượng, quy cách và thời gian.
Trên chứng từvận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số
lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông
tin cần thiết khác vềkhách hàng.
Lập hóa đơn đầy đủ
cho các trường hợp đã giao hàng, tránh
lập hóa đơn khống, trùng lắp hóa đơn.
Khi lập hóa đơn cần căn cứvào:
+ Chứng từ giao hàng đãđược khách hàng ký nhận.
+ Đơn đặt hàng đãđược đối chiếu với chứng từvận chuyển. + Hợp đồng giao hàng (nếu có)
Thơng tin trên hóa
đơnlà chính xác.
+ Sửdụng bảng giá đãđược phê duyệt để ghi chính xác giá
bán trên hóa đơn.
+ Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra
ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thơng tin trên hóa
đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,... hoặc
kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất
định.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
1.4.2.3 Kiểm sốt việc thu tiền và nợphải thu khách hàng
a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹlớn, dó đó thủ quỹhoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ
sách. Đểgiảm thiểu rủi ro này, một sốthủtục kiểm sốt có thểáp dụng như sau: - Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻtin dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ quỹghi chép, hoặc tổng sốtiền in ra từmáy tiền.
- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổcái.
- Định kỳtiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổsách và thực tếnhằm phát hiện sựchênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
b. Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy
đủ; khơng đểcác khoản phải thu bịchiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợcác khoản phải thu thực sự khó địi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp dụng các thủtục kiểm soát sau:
- Ghi sổdựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từgửi hàng, chứng từvận chuyển
và hóa đơn bán hàng.
- Mởsổtheo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
sốliệu kếtốn và các chứng từcó liên quan hay giữa sơ liệu kếtốn và sốliệu của các bộphận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợvới khách hàng.
- Ban hành chính sách lập dự phịng phải thu khó địi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.
- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả
độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán).
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát
Công ty cổphần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất, cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng. Khi mới thành lập, công ty chỉ nhận được các đơn hàng nhỏ, lẻtừ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Sau
hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm. Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên vàổn định từcác khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty Scavi Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto,… và các khách hàng ở các tỉnh lận cận như Quảng Trị, Quảng Nam,… Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mở rộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔPHẦN TÀI PHÁT.
Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: TAI PHAT. Co
Mã sốthuế: 3300478258
Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã
Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
Số điện thoại: 0234.2470789. Fax: 0234.3951212 Thành phần cổ đơng gồm:
1. Ơng Lê Minh Tùng 2. Ơng Lưu Văn Toản
3. Ông Hồ Văn Hào 4. Bà Đồng Thị Phương
5. Ông Trần Công Quốc
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty
Công ty Cổphần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất các
bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
a. Chức năng
Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và inấn bao bì carton. Cơng ty đang nỗlực đểmởrộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đem
đến cho khách hàng nhiều sựlựa chọn hơn trong lĩnh vực này.
b. Nhiệm vụ
Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối
đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ 2.1ởtrang 30, bao gồm những bộphận sau:
- HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụcho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty.
- Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của cơng ty, có quyền ra quyết định
và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Ban điều hành: Bao gồm ba phịng ban phịng kinh doanh, phịng hành chính
nhân sựvà phòng mua hàng.
+ Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty;
điều độkiểm tra việc thực hiện kếhoạch; tìm hiểu nghiên cứu thị trường; tổchức cơng tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quảnhất; tiếp nhận, xửlý các thông tin vềý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thực
hiện bởi ba phịng ban đó là phịng kinh doanh, phịng hành chính nhân sự và phòng mua hàng. Thực tế, Phòng kinh doanh của cơng ty chỉ có một người đảm nhận mọi
việc từ tiếp nhận, xử lý các đơn hàng cũng như xét duyệt bán chịu. Nhân viên kinh doanh cũng chính là Trưởng phịng kinh doanh và là Phó giámđốc của cơng ty.
+ Phịng hành chính nhân sự: Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực; thực hiện cơng tác quản lý hành chính; tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực.
+ Phòng mua hàng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến
hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước,
thơng số kỹ thuật; lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị… phục vụcho q trình sản xuất của doanh nghiệp.
PHỊNG VẬT TƯ- KHO PHỊNG MUA HÀNG PHỊNG KCS PHỊNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG THIẾT KẾ TỔ SĨNG TỔ IN-BỒI-BẾ TỔ THÀNH PHẨM TỔ CƠ ĐIỆN HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN GIÁM ĐỐC BAN ĐIỀU HÀNH BAN KẾ TỐN
BAN KỸ THUẬT BAN SẢN XUẤT
- Ban kế tốn: Gồm phịng kếtốn và phịng vật tư kho.
+Phịng kế tốn:Tham mưu cho Ban Giám đốc vềcơng tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quảkinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện cơng tác kếtốn, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết tốn thuế.
+ Phịng vật tư – kho: Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho; đảm bảo
tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho; kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
- Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế.
+ Phịng KCS: Bao qt chung về cơng tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng; phân tích các phát sinh vềchất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.
+ Phòng thiết kế: Phối hợp với bộ phận liên quan họp bàn, triển khai lên ý
tưởng đểthiết kếmẫu mã, bao bì sản phẩm của cơng ty, đảm bảo đặc điểm nhận dạng
thương hiệu doanh nghiệp và phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu; thực hiện việc thiết kếbao bì, vỏhộp, tem, nhãn… cho các sản phẩm của công ty theo ý tưởng đã thống nhất.
- Ban sản xuất: Gồm tổsóng, tổin –bồi bế, tổthành phẩm và tổ cơ điện. Bốn tổphối hợp đểthực hiện các hoạt động sản xuất, đảm bảo sản xuất kịp tiến độ yêu cầu và chất lượng sản phẩm.
Ngoài các phịng ban nêu trên, cơng ty cịn có các bộ phận đảm nhận công tác vệ sinh và phục vụ ăn trưa cho cơng nhân của cơng ty. Các phịng ban cùng nhau phối hợp, xây dựng một tổ chức vững mạnh, giúp công ty ngày càng phát triển.
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Cổ phần Tài Phát Trong đó:
- Kế tốn trưởng: Là người lãnh đạo tồn bộ cơng tác kế tốn của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc vềhoạt động tài chính, có nhiệm vụquản lý các nhân viên trong phịng kế tốn, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế tốn tài chính.Đồng thời, Kế tốn trưởng cũng là người đảm nhận vai trị của kếtốn tổng hợp và thuế. Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của các bộ phận kế toán, lập BCTC và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban giám
đốc, lập các Bảng kê mua vào, bán ra đểhạch toán thuếGTGT phải nộp, quyết toán và lập tờkhai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế.
- Kế tốn HTK: Phụ trách cơng tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán vềvật
tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho,...
- Kế toán bán hàng và cơng nợ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ và Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trảnợ, tránh trường hợp công ty bị chiếm dụng vốn. Lập các báo cáo và phân tích cơng nợ, tham mưu cho Ban giám
đốc các chính sách thu hồi và quản lý cơng nợ có hiệu quả. Kế toán bán hàng cũng
đảm nhận vai trò của một thủquỹ, quản lý tiền mặt của cơng ty. Kếtốn bán
hàng và cơng nợ
Kếtốn HTK Kếtốn ngân hàng
và tiềnlương
Kế toán trưởng (Kếtoán tổng hợp
và kếtoán thuế)
- Kế toán ngân hàng và tiền lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng,
tính tiền lương cho cán bộnhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạmứng của nhân viên.
2.1.6 Các chính sách kế tốn áp dụng
Cơng ty Cổphần Tài Phát áp dụng chế độkếtốn doanh nghiệp nhỏvà vừa ban hành theoThông tư số133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộtài chính
+ Niên độkế tốn năm tài chính: Bắt đầu từngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
+ Đơn vịtiền tệsửdụng là Việt Nam Đồng (VNĐ).
+ Cơng ty hạch tốn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
+ Hình thức kế tốn: Kế tốn máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo hình thức nhật ký chung. Theođó, căn cứ vào chứng từgốc, kế tốn chỉ cần nhập liệu vào phần mềm. Sauđó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái, Sổchi tiết, Sổ nhật ký chung và các tài liệu liên quan khác.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung
+ SổNKC + Sổcái + Sổchi tiết
+ Báo cáo tài chính
+ Báo cáo kếtốn quản trị Phần mềm kếtoán MISA Chứng từ kếtoán Bảng tổng hợp chứng từkếtoán cùng loại
Ghi chú Nhập sốliệu hằng ngày
In sổ, báo cáo định kỳ, cuối tháng, cuốinăm. Đối chiếu, kiểm tra.
2.1.7 Nguồn lực kinh doanh