6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI
1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn có các hạn chếtiềm tàng. Hạn chếnày có thểxuất phát từ xét đoán không hợp lý của con
người khi đưa ra quyết định, cũng có thể xuất phát từ sự thông đồng giữa các nhân
viên, hay người quản lý khống chếhệthống KSNB.
Do đó, trong quá trình thiết kếvà vận hành, người quản lý cần chú trọng đến các hạn chế tiềm tàng khi lựa chọn, phát triển và mở rộng các kiểm soát để giảm thiểu
được những hạn chếcủa hệthống KSNB.
1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh doanh. Hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp chịu nhiềuảnh hưởng bởi sựhữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình bán hàng –thu tiền. Những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý trong chu trình nàyđó là hàng hóa dịch vụ có bán được hay không, kiểm soát
được nợ phải thu hay không, tài sản có bịtổn thất hay không,…
Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng–thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bản sau: - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu - Giao hàng - Lập hóa đơn
- Theo dõi nợphải thu - Thu tiền
Chu trình bán hàng–thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên
quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối
tượng bị tham ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi
trường cạnh tranh gây gắt như ngày nay, nhiều đơn vịphải mở rộng bán chịu và chính
điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình.
1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ
biến với những mức độkhác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này.
Dưới đây là một sốsai phạm có thểxảy ra trong chu trình bán hàng–thu tiền:
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Xử lý ĐĐH của khách hàng
+ Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt.
+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng vềchủng loại, số lượng, đơn
giá,... hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các
bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn
tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị.
Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
+ Nhân viên bán hàng có thểcấp quá nhiều hạn mức bán chịu
để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt.
+ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không
đúng khách hàng.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà
không xác định được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
Lập hóa đơn + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu và ghi nhận nợ
phải thu khách hàng
+ Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về
doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay
ghi sót hóa đơn.
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ hay không đòiđược nợ....
+ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bịchiếm đoạt.
+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
+ Nợphải thu bịthất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
+ Không lập hoặc lập dựphòng phải thu khó đòi khôngđúng.
+ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ
vào cuối kỳ.
+ Không khai báo vềcác khoản nợphải thu khách hàng bịthế
chấp.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Theo COSO 2013, việc thiết lập các thủtục kiểm soát trong chu trình bán hàng–
thu tiền nhằm hạn chế tối đa các sai phạm có thểxảy ra, giúp đơn vị đạt được ba mục
tiêu chung, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:Sựhữu hiệu và hiệu quả ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Tính hiệu quả được hiểu là mối quan hệgiữa kết quả đạt được và chi phí bỏra.
- Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng– thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả
kinh doanh của đơn vị. Cụ thể, các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu
khách hàng, tiền, hàng tồn kho,… được trình bày đúng đắn. Bên cạnh đó, các báo cáo
quản trịcũng phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định:Hoạt động bán hàng phải chịu sựchi phối bởi một số quy định của pháp luật cũng như của chính đơn vị. Do đó, đơn vị cần tuân thủcácquy định đặc thù của pháp luật liên quan đến ngành nghềkinh doanh.
Với ba mục tiêu kiểm soát trên, đơn vị hướng đến hàng đầu là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quảtrong chu trình bán hàng–thu tiền với các mục tiêu cụthể như sau:
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.
Giai đoạn Mục tiêu
Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH được xửlý kịp thời, không bỏsót.
Xét duyệt bán chịu + Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả được nợcủa khách hàng.
Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm. + Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng.
Lập hóa đơn + Tuân thủ quy định pháp luật và các quy định vềlập chứng
từ.
+ Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác.
Thu tiền + Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng.
+ Bảo vệtài sản (tiền, séc,…)
Quản lý nợphải thu + Theo dõi chi tiết từng khách hàng. + Thu nợ đúng hạn.
+ Lập dựphòng kịp thời và phù hợp.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
1.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế, đặc biệt đối với các đơn vịkhông có chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng. Loại gian lận chủ yếu ở khâu này là nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán đểthu vềlợi ích cá nhân.
Để ngăn ngừa các gian lận trên, đơn vịcó thểsửdụng các thủtục kiểm soát sau: - Xây dựng chính sách bán hàng một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này.
- Tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa
những sai phạm có thểxảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộphận này.
1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được
Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt sốtiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụbán hàng vào sổsách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận sốtiền trên liên lưu của hóa đơn thấp hơn sốtiền khách thực trả.
Thủtục kiểm soát cho loại gian lận này đó là:
- Lắp đặt camera tại nơi thu tiền.
- Tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổkếtoán.
1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Loại gian lận này xảy ra khá phổ biến, đối tượng thực hiện hành vi gian lận phải tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giảchứng từnhắc nợ, xóa sổnợphải thu không đúng.
- Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lận cứlặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau
bù cho khách hàng đã trảtiền trước đó.
- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổnợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải
thu sau đó khai khống số dư tiền đểtạo cân bằng giả. Cách khác, họcốtình ghi Nợsai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách
hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai,
người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng.
- Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm
đoạt sốtiền khách hàng đã trảrồi đềnghịxóa sổnợ phải thu vì không thu hồi được nợ. Một cách khác, đó là họsẽghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với sốtiền mà họ đãđoạt.
Các thủtục kiểm soát có thểáp dụng để ngăn ngừa gian lận xảy ra là:
- Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổnợphải thu và xóa sổnợphải thu.
- Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để
phát hiện ra hàn vi sửdụng thủtục tạo cân bằng giả. - Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổnợphải thu.
- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng
hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh
liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng.
1.4 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền
1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung
1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền,
đơn vịcần tách biệt các bộphận chức năng sau:
- Bộphận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộphận mua hàng. - Bộphận bán hàng tách biệt với bộphận ghi nhận nợphải thu. - Bộphận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền.
- Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ
phải thu.
- Kếtoán nợphải thu khách hàng không được kiêm nghiệm việc thu tiền. 1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xửlý thông tin
a. Kiểm soát chung
Thủtục kiểm soát bao gồm: - Kiểm soát đối tượng sửdụng:
+ Đối tượng bên trong: Phân quyền sửdụng đểmỗi nhân viên sửdụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉtruy cập được trong giới hạn công việc của mình.
+ Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu đểhọkhông thểtruy cập trái phép vào hệthống.
- Kiểm soát dữliệu:
+ Nhập liệu càng sớm càng tốt.
+ Sao lưu dữliệu đểphòng mất mát, hư hỏng.
b. Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát dữliệu:
+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. + Kiểm tra sựphê duyệt trên chứng từ.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu:
+ Để đảm bảo các vùng dữliệu cần lập đều có đầy đủthông tin.
+ Để đảm bảo tính chính xác.
c. Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh sốthứtựliên tục trước khi sửdụng cho tất cảcácấn chỉ quan trọng. Các biểu mẫu cần rõ ràng, cần đánh sốtham chiếu đểcó thểkiểm tra khi cần thiết.
- Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh
bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu
được.
d. Ủy quyền và xét duyệt
Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, đềnghị mua chịu của khách
hàng,… cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
Đặc điểm của thủtục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và công việc kiểm tra. Thủtục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷluật, tuân thủquy trình nghiệp vụcủa các cá nhân, bộphận trong đơn vị.
1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
Chỉ bán hàng cho các khách hàng có thật.
+ Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách
hàng để đảm bảo ĐĐH thật sựxuất phát từhọ, nhất là những
đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Đảm bảo giá bán
đúng với bảng giá
đơn vị đưa ra
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị
Có đủ hàng đểgiao theo yêu cầu của khách hàng.
+ Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có
được thông tin vềsố lượng tồn kho.
Bán hàng cho các khách hàng có khả năng thanh toán.
+ Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệthống kiểm tra vềtín dụng của khách hàng.
+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ
phận xét duyệt sẽphê chuẩn hoặc từchối việc bán hàng.
+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ
phận xét duyệt bán chịu.
+ Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ
phận bán hàng.
+ Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
Đểhạn chế tối đa những rủi ro có thểxảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng