PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh doanh. Hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp chịu nhiềuảnh hưởng bởi sựhữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình bán hàng –thu tiền. Những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý trong chu trình nàyđó là hàng hóa dịch vụ có bán được hay khơng, kiểm sốt được nợ phải thu hay khơng, tài sản có bịtổn thất hay khơng,…
Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng–thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bản sau: - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng - Xét duyệt bán chịu - Giao hàng - Lập hóa đơn
- Theo dõi nợphải thu - Thu tiền
Chu trình bán hàng–thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên
quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối
tượng bị tham ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi
trường cạnh tranh gây gắt như ngày nay, nhiều đơn vịphải mở rộng bán chịu và chính
điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình.
1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độkhác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này.
Dưới đây là một sốsai phạm có thểxảy ra trong chu trình bán hàng–thu tiền:
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Xử lý ĐĐH của khách hàng
+ Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt.
+ Đồng ý bán hàng nhưng khơng có khả năng cung ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng vềchủng loại, số lượng, đơn giá,... hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các
bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh
của đơn vị.
Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
+ Nhân viên bán hàng có thểcấp quá nhiều hạn mức bán chịu
để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt.
+ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khơng đúng khách hàng.
+ Hàng hóa có thể bị thất thốt trong q trình giao hàng mà
khơng xác định được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngồi dự kiến trong q trình giao hàng.
Lập hóa đơn + Bán hàng nhưng khơng lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Khơng bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu và ghi nhận nợ phải thu khách hàng
+ Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay
ghi sót hóa đơn.
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ hay khơng địiđược nợ....
+ Khoản tiền thanh tốn của khách hàng bịchiếm đoạt.
+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
+ Nợphải thu bịthất thốt do khơng theo dõi chặt chẽ.
+ Khơng lập hoặc lập dựphịng phải thu khó địi khơngđúng.
+ Khơng đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
+ Không khai báo vềcác khoản nợphải thu khách hàng bịthế chấp.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.3 Mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền
Theo COSO 2013, việc thiết lập các thủtục kiểm sốt trong chu trình bán hàng–
thu tiền nhằm hạn chế tối đa các sai phạm có thểxảy ra, giúp đơn vị đạt được ba mục
tiêu chung, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:Sựhữu hiệu và hiệu quả ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Tính hiệu quả được hiểu là mối quan hệgiữa kết quả đạt được và chi phí bỏra.
- Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng– thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả kinh doanh của đơn vị. Cụ thể, các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu
khách hàng, tiền, hàng tồn kho,… được trình bày đúng đắn. Bên cạnh đó, các báo cáo
quản trịcũng phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định:Hoạt động bán hàng phải chịu sựchi phối bởi một số quy định của pháp luật cũng như của chính đơn vị. Do đó, đơn vị cần tuân thủcácquy định đặc thù của pháp luật liên quan đến ngành nghềkinh doanh.
Với ba mục tiêu kiểm soát trên, đơn vị hướng đến hàng đầu là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quảtrong chu trình bán hàng–thu tiền với các mục tiêu cụthể như sau:
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.
Giai đoạn Mục tiêu
Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH được xửlý kịp thời, khơng bỏsót.
Xét duyệt bán chịu + Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả được nợcủa khách hàng.
Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm. + Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng.
Lập hóa đơn + Tuân thủ quy định pháp luật và các quy định vềlập chứng từ.
+ Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác.
Thu tiền + Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng.
+ Bảo vệtài sản (tiền, séc,…)
Quản lý nợphải thu + Theo dõi chi tiết từng khách hàng. + Thu nợ đúng hạn.
+ Lập dựphòng kịp thời và phù hợp.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
1.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền