6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2.1Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát
a. Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Phòng kinh doanh là bộ phận tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng. Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua nhiều cách thức khác nhau, có thể gặp mặt trực tiếp, nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, zalo,… Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp với các đơn hàng số lượng lớn và kí hợp đồng lâu dài.
Khách hàng đặt hàng được chia ra hai nhóm: Khách hàng cũ và khách hàng mới. - Đối với khách hàng cũ: Thông thường những khách hàng cũ của công ty là những khách hàng đã kí hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng có giá trị đến thời điểm hai bên kí hợp đồng mới, nên khi tiếp tục đặt hàng sẽkhông cần phải làm hợp đồng mới.
Hợp đồng nguyên tắc là một loại hợp đồng thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về mua bán hàng hóa hay cung ứng một loại dịch vụ nào đó, tuy nhiên hợp đồng nguyên tắc chỉ mang tính chất định hướng, các vấn đề chi tiết khác như số lượng, giá cả,… sẽ được các bên thỏa thuận sau thông qua đơn đặt hàng hoặc các phụlục của hợp
đồng. Dưới đây là minh họa vềhợp đồng nguyên tắc đã phát sinh giữa công ty CP Tài Phát và công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huếvà ngày 02/01/2018. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng nguyên tắc này, nếu có phát sinh giao dịch mới sẽ được thỏa thuận thông
qua Đơn đặt hàng.
Biểu 2.1 Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế
Khi khách hàng cũ đặt hàng, Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra lại thông tin có sẵn của khách hàng trong tập tin khách hàng, nếu có thay đổi vềthông tin sẽxác nhận lại với phía khách hàng thông qua trao đổi điện thoại hoặc email và tiến hành sửa đổi ở
tập tin khách hàng. Về công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với Nhân viên kế
toán công nợ để xem xét tình hình công nợ của khách hàng. Nếu khả năng thanh toán
của khách hàng tốt, sẽ tiếp tục giao dịch; còn nếu công nợ hết hạn thanh toán nhưng
khách hàng chưa thanh toán và khách hàng thường xuyên thanh toán không đúng hạn thì sẽkhông tiếp nhận đơn đặt hàng trước khi khách thanh toán hết sốnợ hết hạn thanh toán đó. Tuy nhiên, việc đánh giá và xét duyệt bán chịu này là ý kiến chủ quan của
trưởng phòng kinh doanh nên vẫn có một số trường hợp khách hàng không thanh toán
đúng hạn nhưng vẫn tiếp nhận đơn hàng mới, điều này làm cho công nợ phải thu của
công ty tăng lên đáng kể.
Sau khi kiểm tra thông tin khách hàng và tình hình công nợ, Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét đơn đặt hàng, nếu mẫu mã quy cách giống với đơn hàng trước thì liên hệ với Kế toán HTK để kiểm tra tồn kho thành phẩm cũng như tồn kho NVL có
đáp ứng sản xuất kịp tiến độgiao hàng không. Nếu đáp ứng được sẽchấp nhận đơn đặt hàng; nếu không đáp ứng kịp tiến độ do thiếu NVL hoặc quá nhiều đơn đặt hàng đang
chở xử lý thì thương lượng lại với khách về thời gian giao hàng. Nếu là khách cũ nhưng đặt hàng với mẫu mã khác, thì khách hàng sẽlàm việc với phòng kinh doanh và phòng thiết kế để chốt mẫu mã, quy cách sản phẩm và lập maquette sản phẩm theo mẫu của công ty; đồng thời lập bảng báo giá gửi khách hàng. Khách hàng chấp nhận mức giá đó thì sẽtiến hành sản xuất.
Dưới đây là lưu đồ tóm tắt quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tại công ty CP Tài Phát:
Lưu đồ 2.1 Giai đoạn xử lý ĐĐH Phòng Thiết kế Phòng Kinh doanh Trao đổi chi tiết về sản phẩm KH Kiểm tra, cập nhật, lập báo giá HTK KH KH HTK Báo giá 2 KH Làm maquette sản phẩm Maquette 2 KH Báo giá 2 Báo giá 1 Maquette 1 D D Gọi điện, email đặt hàng 1 1 Maquette đã duyệt ĐĐH 2 1111dd11ĐĐH 1 1111dd11 Phê duyệt ĐĐH 1 1111dd11 Maquette1111dd11ĐĐH 2 đã duyệt KH 2
Lấy ví dụ về khách hàng là công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đã ký hợp
đồng nguyên tắc với công ty CP Tài Phát như ở trên. Kểtừ đó, hai bên tuân thủ đúng
mọi điều khoản trong hợp đồng và hoàn thành rất nhiều đơn hàng với nhau.
Là khách hàng thân thiết và giao dịch thường xuyên, nên giá sản phẩm chỉ cần
báo giá và đồng ý một lần sẽ được sửdụng cho các lần tiếp theo. Bảng báo giá sẽ có hiệu lực từthời điểm kí cho đến khi Bảng báo giá mới, Bảng báo giá mới được lập khi
có đơn hàng cho sản phẩm mới hoặc sản phẩm cũ có sự thay đổi giá, và trên bảng báo giá chỉ thể hiện các sản phẩm có sự thay đổi về giá. Bảng báo giá cập nhật mới nhất cho công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế là bảng báo giá được lập vào ngày 02/01/2019 cho các sản phẩm mới và giá trên đó được sửdụng cho đến hiện tại. Dưới
đây là bảng báo giá đãđược hai bên đồng ý và áp dụng.
Biểu 2.2 Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế
Ngày 27/09/2019, Trưởng bộ phận mua hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế đến công ty gặp nhân viên kinh doanh và bộ phận kỹthuật để trao đổi vềsựthay
đổi của mẫu thùng carton Gojyo Maru 4L. Sau khi trao đổi, hai bên đã thỏa thuận lại mẫu mã thùng, đại diện bộ phận kỹ thuật của công ty Tài Phát đã lập maquette sản phẩm và gửi đến công ty Thực Phẩm Huế.
Đến ngày 30/09/2019, Công ty Thực Phẩm Huếgửi đến Đơn đặt hàng kèm theo
maquette đã được duyệt. Dưới đây là ĐĐH và Maquette sản phẩm được công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huếgửi đến công ty CP Tài Phát:
Biểu 2.3 Đơn đặt hàng công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế
Nhận được đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh trao đổi trực tiếp với kế toán công nợ về khoản nợ của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế. Kế toán công nợ
kiểm tra sổTổng hợp công nợphải thu tháng 08/2019 nhận thấy sốnợ vào cuối tháng 08/2019 của công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế với Tài Phát là 57.858.312 đồng, với kỳhạn nợ là 30 ngày thì công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huếphải trảsốnợ trên trong cuối tháng 09 - đầu tháng 10/2019. Công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế từ trước đến nay đã hoàn thành nhiều đơn hàng và trả nợ tương đối đúng hạn và giá trị đơn hàng lần này không quá lớn nên công ty đã quyết định nhận đơn hàng này. Đại
điện công ty CP Tài Phát ký kết đơn hàng này là nhân viên, cũng là Trưởng phòng
kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty. ĐĐH sau khi được ký xác nhận được chuyển về công ty Thực Phẩm Huế một bản, bản còn lại chuyển cho bộ phận kếtoán
để làm căn cứxuất kho sau này.
- Đối với khách hàng mới: Nhân viên kinh doanh sẽ cập nhật thông tin về đơn
vị khách hàng như: tên công ty, mã sốthuế, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email,… vào
tập tin khách hàng và tiến hàng kiểm tra tính xác thực của đơn hàng và tình hình kinh doanh của khách hàng để quyết định nên hợp tác hay không. Việc kiểm tra tính xác thực và tình hình kinh doanh của khách hàng được thực hiện chủ yếu bằng cách kiểm tra thông tin có sẵn trên mạng, hỏi thăm những người đã hợp tác và có hiểu biết về
khách hàng. Cách kiểm tra này tuy nhanh chóng nhưng khả năng chính xác không cao.
Sau khi đã kiểm tra thông tin khách hàng, nếu muốn hợp tác, bộ phận kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng vềthông tin mẫu mã sản phẩm cần đặt để làm bảng báo giá gửi đến khách hàng. Khách hàng xem xét giá, nếu duyệt hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nguyên tắc cho lần đầu tiên hợp tắc. Những lần sau khi đặt hàng, khách hàng chỉcần gửi đơn đặt hàng kèm maquette đãđược duyệt.
Trong năm 2019, công ty có thêm nhiều khách hàng mới, lấy ví dụ ở đây về một khách hàng mới đó là Bưu điện Thành Phố Huế. Khi nhận được yêu cầu hợp tác từ phía bưu điện Thành PhốHuế, nhân viên kinh doanh cập nhật thông tin vềkhách hàng
thông qua trao đổi trực tiếp. Khách hàng là Bưu điện Thành Phố Huế nên nhân viên
kinh doanh đã không tìm hiểu vềtình hình kinh doanh mà chỉ trao đổi thông tin đơn vị
và thông tin đơn hàng. Sau quá trình trao đổi, hai bên đi đến ký kết hợp đồng nguyên
tắc, và sau này, khi phát sinh đơn hàng mới, hai bên sẽ thỏa thuận là lập phụ lục kèm theo hợp đồng để là căn cứ mua bán. Dưới đâylà hợp đồng và phụlục được hai bên ký kết vào ngày 10 và 11/06/2019.
Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế
Biểu 2.6 Phụ lục kèm theo hợp đồng (Bưu điện Thành Phố Huế)
Bộ phận giao hàng Phòng Vật tư- kho Phòng Kế toán 3 PXK 2 1 PXK 1 1 Kiểm tra, ghi sổ PXK 2 1 PXK 1 1 4 Sổchi tiết NXT 4 PXK 2 1 PXK 1 1 Kiểm tra, Khách hàng xác nhận PXK 2 1PXK 1 1 5 K.Hàng PXK 2 1PXK 1 1 ĐĐH 2 đã duyệt Lập PXK và Giao nhận hàng hóa PXK 2 1 PXK 1 1 Phê duyệt ĐĐH 2 đã duyệt 3 D 2 5 PXK 1 1 N
Lưu đồ 2.2 Giai đoạn xuất kho, giao hàng
Kế toán bán hàng tiến hành lập Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa theo số lượng dựa trên đơn đặt hàng, nhưng ít khi số lượng số lượng thực giao đúng bằng số lượng trên ĐĐH mà thường nhiều hơn. Bởi vì trong quá trình sản xuất trải qua nhiều
công đoạn nên thùng carton có thểbị hư hỏng, do đó đểsản xuất được đúng số lượng
đặt hàng, lệnh sản xuất phải sản xuất với số lượng lớn hơn để dự phòng nếu bị lỗi trong quá trình sản xuất. Vì vậy lượng sản xuất được thường lớn hơn số lượng trên
ĐĐH.
Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được kí xác nhận và đóng dấu bởi Kếtoán
trưởng. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên, sau đó được chuyển ra bộphận kho để
tiến hành xuất kho. Thủkho tiến hành kiểm tra hàng hóa và xuất kho đúng số lượng và loại hàng hóa trên phiếu. Sau đó, cảhai liên của Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa
đều được chuyển đến khách hàng cùng hàng hóa mà không có liên nào lưu tại kho, khách hàng sẽ xác nhận số lượng thực nhận và kí xác nhận. Sau khi kí xác nhận vào phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, khách hàng giữ một liên và liên còn lại được gửi về phòng kế toán để làm căn cứ lập hóa đơn thuế GTGT. Phiếu xuất kho và giao nhận khi đã có đầy đủchữkí và xác nhận của khách hàng, kế toán dùng để làm căn cứ
nhập liệu vào phần mềm, sau đó lưu tại phòng kếtoán theo sốthứtự.
Trở lại ví dụvề đơn hàng với công ty Thực phẩm Huế, sau khi đơn hàng được ký kết như trên, công ty CP Tài Phát tiến hành sản xuất và giao hàng đúng hẹn vào ngày
10/10/2019. Theo ĐĐH, khách hàng đặt 600 thùng Gojyu Maru 4L, nhưng công ty sản xuất 645, hai bên đã trao đổi thông qua điện thoại để tiến hành giao hết 645 thùng và
không đểtồn kho sản phẩm vì mỗi sản phẩm sản xuất cho khách nào thì chỉ cung cấp
được riêng cho khách đó mà không hềcó bất kì cam kết nào trên giấy tờ.
Ngày 10/10/2019 Kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa gồm 2 liên với số lượng 645 cái, được ký xác nhận bởi Kế toán trưởng và chuyển đến cho thủ kho để cho hàng lên xe của công ty. Đối với công ty Thực Phẩm Huế, công ty Tài Phát nhận giao hàng tại kho của khách hàng. Phiếu xuất kho và giao nhận hàng
hóa được gửi theo xe đi giao hàng, sau khi khách hàng xác nhận số lượng thực nhận và ký xác nhận, khách hàng giữmột liên và liên còn lại được gửi vềphòng kế toán đểlàm
căn cứ ghi sổ và lập hóa đơn GTGT. Dưới đây là Phiếu xuất kho và giao nhận hàng
hóa cho đơn hàng trên:
Biểu 2.7 Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa
c. Quá trình lập hóa đơn
Sau khi nhận lại Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa, kế toán bán hàng tiến hành ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và chưa lập hóa đơn GTGT ngay lập tức nếu khách
hàng chưa yêu cầu gấp. Hóa đơn GTGT được lập sau vài ngày khi đơn hàng được giao và không có phản hồi sai sót gì từphía khách hàng.
Căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa được được kí xác nhận, kếtoán bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT. Trước đây công ty sử dụng
hóa đơn GTGT tự in, sau khi lập và kí duyệt sẽ gửi 1 liên theo đường chuyển phát nhanh cho khách hàng hoặc gửi theo lần giao hàng tiếp theo nếu khách hàng đặt hàng
thường xuyên và liên tục. Hai liên còn lại được lưu tại bộ phận kế toán. Kể từ ngày 23/10/2019 công ty bắt đầu sửdụng hóa đơn điện tử(Công ty sửdụng phần mềm hóa
đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty cổphần BKAV), hóa đơn điện tử sau khi được
Đối chiếu, kiểm tra công nợ ĐĐH 2 đã duyệt PXK 1 đã duyệt Bộchứng từ N Hóa đơn điện tử KH Đối chiếu và Lập Hóa đơn, Ký điện tử Tập tin bán hàng Tập tin bán hàng SCT Nợ PTKH Hóa đơn điện tử N
Kế toán bán hàng Kế toán công nợ
Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH
lập và kí điện tửbởi công ty cổphần Tài Phát sẽ được gửi bằng file PDF và XML đến email của khách hàng và xuất một liên lưu tại bộphận kếtoán. Nếu khách hàng có nhu cầu, công ty sẽ gửi hóa đơn chuyển đổi đã có chữ kí và đóng của công ty đến khách hàng. Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT điện tử được công ty áp dụng kể từ ngày 23/10/2019:
Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT điện tử (được sử dụng từ ngày 23/10/2019)
Với đơn hàng của công ty Thực Phẩm Huế, hóa đơn GTGT được lập sau vài
ngày nhưng ngày thểhiện trên hóa đơn chính là ngày giao hàng. Hóa đơn GTGT được kếtoán bán hàng lập và Kế toán trưởng ký xác nhận. Sau khi lập và được ký, hóa đơn được chuyển đến cho khách hàng là công ty Thực Phẩm Huếmột bản và lưu tại phòng kế toán hai bản. Dưới đây là hóa đơn GTGT cho đơn hàng của công ty Thực Phẩm Huế:
Biểu 2.9 Hóa đơn GTGT số 971
d. Quá trình thanh toán và theo dõi công nợ
Phương thức thanh toán được quy định và ghi rõ ở đơn đặt hàng và được hai bên cam kết thực hiện.
- Thanh toán bằng tiền mặt:
Khi khách hàng đến thanh toán bằng tiền mặt, kế toán bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra lại hóa đơn GTGT, thu tiền và lập Phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên, sau khi có chữ kí của người lập và khách hàng, chuyển cho kế toán trưởng xác nhận.