PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠ
2.2.2.4 Thông tin và truyền thông
+ Thông tin bên trong:
Các thông tin nhằm trao đổi về những hoạt động hàng ngày của Công ty được truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, qua mail và qua điện thoại. Ứng dụng zalo là
một ứng dụng giúp trao đổi thơng tin một cách nhanh chóng nênđược công ty tin dùng để trao đổi thông tin giữa các cấp, các bộphận với văn phịng kế tốn, trao đổi các quy
định, những thông báo đột xuất cho các phòng ban. Các thay đổi vềgiá cả, mức chiết khấu cho khách hàng đều được thông báo kịp thời cho các bộ phận qua zalo và gửi
bảng giá mới qua email. Những báo cáo định kỳ được kế toán gửi cho cấp trên qua email, và mọi thắc mắc sẽgặp trực tiếp đểgiải đáp cụ thể.
+ Thơng tin bên ngồi:
Thơng tin bên ngoài được truyền tải dưới dạng Báo cáo tài chính của công ty. Các khách hàng, đối tác bên ngồi liên lạc với các bộ phận của cơng ty chủ yếu qua
điện thoại, email hoặc zalo.
Công ty chưa xây dựng website và hotline chính thức để có thể nhận được phản hồi nhanh nhất từphía khách hàng, cũng như truyền tải, quảng bá hìnhảnh của cơng ty
ra bên ngồi.
+ Hàng tháng cũng diễn ra các cuộc họp giữa HĐQT và Ban giám đốc để trao đổi những vấn đề quan trọng, những thay đổi hay những hành vi không tuân thủ quy định công ty. Mặt khác, HĐQT cũng sẽ thu thập ý kiến của các cá nhân khác trong đơn vị
để đảm bảo thơng tin mang tính khách quan chứ khơng chỉ nghe ý kiến một chiều từ
phía Ban giám đốc.
2.2.2.5 Giám sát
Định kỳ hằng tháng, hằng quý, Ban Giám đốc sẽ tổ chức cuộc họp giữa Ban
Giám đốc, các phòng ban và xưởng sản xuất để xem xét hiệu quảkinh doanh của Cơng ty nói chung. Từ đó, đánh giá hiệu quảhoạt động của công ty, xem thử đạt được mục
tiêu mà công ty đềrahay chưa và đưa ra các giải pháp đểthúc đẩy hoạt động sản xuất
nếu chưa hoàn thành tốt mục tiêu. Đồng thời, Tổng giám đốc cũng thường xuyên giám sát xem các nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực và quy định ứng xửcủa cơng ty hay khơng, có cá nhân nào nỗlực tốt trong cơng việc để có quyết định khen thưởng, tăng hệsố lương, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH