Đại hội đồng cổ đơng Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Ban Giám đốc
- Phòng Tổng hợp - Phòng kỹ thuật-dự án - Phòng tài chính-kế tốn - Phịng kế hoạch vật tư - Văn phịng đại diện
Các đơn vị trực thuộc: Phòng Tổng hợp, Phòng kỹ thuật-dự án, Phịng tài
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị của Công ty CP Khai Sơn
(1) Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Cơng ty, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
(2) Hội đồng quản trị (HĐQT)
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ
đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. (3) Ban kiểm soát
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát tồn diện mọi hoạt động của Cơng ty theo quy định.
Ban kiểm sốt thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn. Ban kiểm sốt báo cáo Đại hội đồng cổ đơng về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
(4) Ban Giám đốc
Tổng Giám đốc
• Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
• Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. Thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư của Cơng ty;
• Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT. Ngồi ra cịn phải thực hiện các nhiệm vụ khác & tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý Công ty theo Luật pháp quy định.
Phó Tổng giám đốc
• Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công tác điều hành cơng ty và có nhiệm vụ thực hiện cơng việc cụ thể do Tổng giám đốc giao hoặc uỷ quyền điều hành công ty trong một thời gian nhất định và
chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các công tác được giao. Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc cùng chịu trách nhiệm trước cấp trên về lãnh vực được phân cơng phụ trách.
(5) Phịng tổng hợp
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho cơng ty.
• Tham mưu về cách tổ chức các phịng ban, nhân sự theo mơ hình cơng ty • Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực
• Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng
• Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng
• Đón tiếp khách hàng, đối tác
• Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của cơng ty
• Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…
• Phịng KT-DA
• Thực hiện phân tích và đề xuất tính khả thi của các dự án;
• Tổ chức thực hiện, giám sát kỹ thuật trong quá trình triển khai các dự án, các chương trình, hoạt động kinh doanh theo kế hoạch Công ty đúng các quy định về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước hiện hành. • Xem xét các yêu cầu của khách hàng về thiết lập hồ sơ dự thầu, xem xét
các điều kiện ký kết hợp đồng và thực hiện việc lập hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của khách hàng
• Phối hợp để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến hợp đồng trong q trình thi cơng. Tìm hiểu và phổ biến thơng tin về vật liệu mới, kỹ thuật và công nghệ mới với bộ phận vật tư, các bộ phận liên quan khác • Quản lý và giám sát trực tiếp mọi hoạt động và chịu trách nhiệm chung về
hiệu suất cơng việc của phịng. Chủ trì các cuộc họp định kỳ để tổng kết và điều chỉnh các hoạt động của phịng.
(6) Phịng TC-KT
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc và HĐQT thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế tốn, tổ chức phổ biến và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thi hành kịp thời các qui định về tài chính – kế tốn
của Nhà nước và cấp trên. Quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan để thực hiện cơng tác tài chính – kế tốn theo qui định của pháp luật. • Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài
chính, báo cáo quyết tốn, kiểm tra thường xun hoạt động kế toán của các bộ phận, nắm bắt tình hình kinh doanh của Cơng ty từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thơng tin cho các bộ phận trong và ngồi Cơng ty.
• Tổ chức thanh tốn mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ, tăng nhanh vịng quay vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các số liệu.
- Chịu trách nhiệm chung về hiệu suất làm việc của Phòng và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về hệ thống tài chính – kế tốn tại Cơng ty.
(7)Phịng KH vật tư
• Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường, kể cả việc cung ứng vật tư mẫu để khách hàng chọn và phê duyệt.
• Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết tốn của cơng trình và kiểm sốt chi phí trong q trình thi cơng của các hợp đồng.
• Kiểm sốt việc sử dụng vật tư trong q trình thi cơng.
• Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết Hợp đồng.
(8)Văn phịng đại diện
• Thiết lập mối quan hệ với các cấp trung ương và địa phương, các Bộ, Ban, ngành và cơ quan hữu quan để tìm hướng đầu tư các dự án mới.
• Thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc theo uỷ quyền của Công ty, trực tiếp quan hệ với các cơ quan hữu quan để thương thảo, xin cấp phép đầu tư dự án… phục
vụ cho công tác xây dựng các dự án đầu tư và hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của Công ty.
• Xây dựng cách chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
• Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu
• Xây dựng mục tiêu, chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh; lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Cơng ty.
• Phối hợp các Phịng, Ban trực thuộc Cơng ty nghiên cứu thị trường, khai thác và tìm kiếm khách hàng; theo dõi, kiểm sốt tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
• Tổng hợp, phân tích các hoạt động SXKD toàn Tập đoàn; lập báo cáo và các văn bản khác liên quan công tác sản xuất kinh doanh cho các kỳ họp giao ban, họp HĐQT, Đại hội cổ đông thường niên, bất thường hoặc theo yêu cầu của các cơ quan chức năng.
• Xây dựng kế hoạch SXKD, kế hoạch tiền lương hàng năm; kế hoạch thu hàng tháng, quý, năm; kế hoạch vốn để triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Giúp Ban Tổng Giám đốc quản lý, điều hành thực hiện theo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
• Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế bao gồm: hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng hợp tác đầu tư…
• Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy chế quản lý hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty và các quy định của Nhà nước.
• Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của công ty.