BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1. Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính
1.1.1. Thiết lập lại thanh công cụ
Thanh công cụ của MS Excel bao gồm nhiều thẻ, nhiều nhóm với rất nhiều công cụ, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng hết tất cả các cơng cụ đó. Chúng ta mất nhiều thời gian để tìm được cơng cụ mà mình cần sử dụng. Do đó, MS Excel cho phép chúng ta tùy chỉnh lại thanh cơng cụ theo đúng mục đích sử dụng với cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Mở hộp thoại tùy chỉnh Excel Options theo các
cách sau:
- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Options.
Hộp thoại Excel Option hiển thị, bạn chọn thẻ Customize Ribbon.
- Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, sau đó nhấn phải
chuột rồi chọn Customize the Ribbon.
Bước 2: Cửa sổ của thẻ Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Option
được hiển thị gồm 2 phần: phần bên trái và phần bên phải. Ở giữa 2 phần này là nút lệnh Add>> và <<Remove có tác dụng đưa cơng cụ vào thanh Ribbon, hoặc xóa cơng cụ khỏi thanh Ribbon.
Cách 1
- Phần bên trái: gồm các mục như:
+ Choose Commands From: là nơi chọn công cụ để đưa vào thanh Ribbon.
Tại đây, bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống để chọn các nhóm cơng cụ có sẵn.
+ Popular Commands: các cơng cụ thông thường, thường dùng.
+ Commands Not in the Ribbon: Cơng cụ khơng có sẵn ở thanh cơng cụ
mặc định của Excel.
+ All Commands: Tất cả các cơng cụ có trong Excel. + Marcos: Các Macros
+ File Tab: Các công cụ liên quan đến file như đóng file, mở file, lưu file,
định dạng file, ...
+ All Tabs: Tất cả các công cụ nằm trong các thẻ, gồm cả thẻ chính và thẻ
phụ.
+ Main Tabs: Các cơng cụ nằm trong các thẻ chính.
+ Tool Tabs: Các công cụ liên quan đến việc thiết kế, định dạng bảng, biểu,
pivot,...
+ Custom Tabs and Groups: Các công cụ đã được tùy chọn riêng.
- Phần bên phải:
+ Customize the Ribbon: Là thanh công cụ mà bạn sẽ tùy chỉnh.
+ New Tab: Bạn có thể tạo thêm 1 thẻ mới trên thanh cơng cụ. + New Group: Tạo 1 nhóm cơng cụ mới.
+ Import/Export: Nhập, xuất các tùy chọn của bạn. Việc thiết lập tùy chọn
chỉ áp dụng cho 1 máy tính. Khi bạn đặt Import thiết lập đó, khi bạn chuyển sang máy tính khác, bạn có thể xuất sang mà khơng cần thiết lập lại.
* Tùy chỉnh thanh công cụ
- Để tùy chỉnh thanh công cụ, việc đầu tiên là bạn cần phải chọn vị trí thẻ, nhóm cơng cụ mà bạn muốn tùy chỉnh ở phần bên phải của cửa sổ.
+ Nếu bạn muốn thêm cơng cụ vào trong nhóm, bạn tìm đến cơng cụ đó tại bảng bên trái, chọn công cụ rồi nhấn nút Add>>.
+ Nếu bạn muốn loại bỏ cơng cụ ra khỏi nhóm, bạn chọn công cụ muốn loại bỏ nằm ở phần bảng bên phải rồi nhấn nút lệnh <<Remove.
- Để thêm thẻ mới vào thanh Ribbon, bạn nhấn chuột vào một thẻ liền kề với thẻ bạn muốn thêm mới, rồi chọn nút lệnh New Tab. Sau đó bạn thực hiện tương tự như thao tác thêm lệnh vào nhóm.
101 - Khi bạn muốn thay đổi vị trí sắp xếp các cơng cụ trong nhóm, bạn nhấn vào cơng cụ cần di chuyển, rồi bấm vào nút mũi tên di chuyển lên/xuống nằm ngoài cùng bên phải của cửa sổ Excel Options để di chuyển tới vị trí thích hợp.
1.1.2. Xem và sửa đổi các thuộc tính của bảng tính
Để xem và sửa đổi các thuộc tính của bảng tính, bạn thao tác như sau: Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Info để xem thuộc tính của sổ làm việc của bảng tính. Để xem thêm nhiều thuộc tính, bạn nhấn vào liên kết
Bước 2: Để sửa đổi thuộc tính, bạn đưa con trỏ đến thuộc tính bạn muốn cập nhật, rồi nhập thơng tin mới hoặc bạn có thể mở hộp thoại thuộc tính Properties để có
thể thêm hoặc chỉnh sửa tất cả thuộc tính cùng một lúc. Thao tác mở hộp thoại
Properties như sau:
- Trong hộp thoại Info ở bước 1, bạn chọn lệnh
Properties/Advanved Properties để mở hộp thoại
tùy chỉnh tất cả các thuộc tính cho bảng tính.
- Tại hộp thoại Book1 Properties, bạn chọn thẻ Summary. Lúc này bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa các thuộc tính như tiêu đề, chủ đề, tác giả, người quản lý, công ty, thể loại, từ khóa và chú thích.
1.1.3. Một số phím và tổ hợp phím tắt trên bàn phím
Sử dụng phím tắt trong MS Excel sẽ giúp các bạn đỡ được rất nhiều thời mày mị, tìm kiếm các chức năng của nó. Dưới đây là một số phím tắt phố biến, thường được sử dụng trong bảng tính Excel.
Ctrl + Z: Quay lại bước đã làm trước đó. Ctrl + Y: Chuyển tới bước làm sau cùng. Ctrl + C: Copy nội dung của trong Excel.
Ctrl + X: Copy và xóa nội dung của ơ được chọn.
Xem nhiều thuộc tính Sửa đổi tất cả thuộc tính
103
Ctrl + V: Dán dữ liệu copy vào ơ Excel F2: Chỉnh sửa ơ tính đang đặt con trỏ chuột Alt + Enter: Xuống dịng trong cùng một ơ. Shift + Phím Enter: Di chuyển lên ơ phía trên. Tab / Shift + Tab: Chuyển
Esc: Hủy việc sửa trong một ô.
Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại Alt + H, A, R: Căn dữ liệu sang phải ô.
Alt + H , A, C: Căn dữ liệu ra giữa ô. Alt + H , A, I: Căn dữ liệu sang trái ô
Ctrl + PageDown: Chuyển sang sheet bên trái Ctrl + Phím PagrUp: Chuyển sang sheet bên phải Ctrl + W: Đóng bảng tínhexcel
Ctrl + O: Mở bảng tính excel mới Ctrl + S: Lưu bảng tính excel.
Shift + Space: Chọn tồn bộ dữ liệu trong hàng. Ctrl + Space: Chọn toàn dữ liệu trong cột.
Ctrl + Shift + *: Chọn tồn bộ khu vực xung quanh các ơ đang hoạt động. Ctrl + A: Chọn tồn bộ bảng tính excel
Ctrl + Shift + Page Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file
Excel.
Shift + mũi tên: Chọn nhiều ơ hơn trong bảng tính Ctrl + D: Copy nội dung ô trên.
Ctrl + R: Copy nội dung ô bên trái.
Shift + F2: Chèn / Chỉnh sửa một ô comment.
1.1.4. Tạo trường vào đầu trang (Header) và cuối trang (Footer)
Header và Footer trong Excel là phần tiêu của một trang tài liệu. Trong đó, thơng tin của Header đề nằm ở
phần đầu của trang, thông tin của phần Footer nằm ở phần cuối của trang. Để chèn Header/Footer vào trang bảng tính, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Page layout/ nhóm Page SetUp, rồi chọn nút lệnh mở rộng nằm ở góc phải bên dưới của nhóm để hiển thị hộp thoại Page Setup.
Bước 2: Tại hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Header /Footer, rồi thực hiện các thao tác sau:
* Mục Header: Dùng để tạo tiêu đề đầu trang. Tại mục này, bạn thao tác như sau:
- Chọn bảng tính cần tạo tiêu đề trong
danh sách, rồi nhấn nút Custom Header mở hộp thoại Header nhập nội dung cho tiêu đề.
- Tại hộp thoại Header bạn nhập nội dung cho tiêu đề với các lựa chọn như sau:
+ Left Section: Nhập nội dung tiêu đề phía bên trái trang in. + Center Section: Nhập nội dung tiêu đề ở giữa trang in. + Right Section: Nhập nội dung tiêu đề phía bên phải trang in.
Sau khi nhập xong nội dung kích chọn OK
* Mục Footer: Dùng
để tạo tiêu đề đầu trang. Tại mục này, bạn thao tác như sau:
- Chọn bảng tính cần tạo tiêu đề dưới, rồi nhấn nút
Custom Footer để nhập nội
dung cho tiêu đề.
- Tại hộp thoại Footer
bạn nhập nội dung cho tiêu đề với các lựa chọn tương tự như nhập nội dung cho Header