BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
2.5. Liên kết, nhúng và nạp dữ liệu từ ngoài
2.5.1. Nhập, sửa, hủy một siêu liên kết trong trang tính
2.5.1.1. Nhập một siêu liên kết trong trang tính
Bước 1: Chọn ơ bạn muốn chèn siêu liên kết, sau đó nhấn chuột phải và
chọn Hyperlink hoặc vào thẻ Insert/nhóm Links và chọn cơng cụ Hyperlink hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + K.
145
Bước 2: Trong hộp thoaị Insert Hyperlink, các bạn có thể chèn đường dẫn
với các mục đích như sau:
- Tạo siêu liên kết đến một trang Web.
- Tạo siêu liên kết đến một các Sheet trong tệp. - Tạo siêu liên kết đến mơt tệp bảng tính mới. - Tạo siêu liên kết đến địa chỉ Email.
2.5.1.2. Sửa siêu liên kết trong trang tính
Bạn có thể thay đổi địa chỉ hoặc văn bản hiển thị của một siêu liên kết mà bạn đã thêm vào trang tính, bằng cách click phải chuột vào liên kết rồi chọn Edit Hyperlink. Hộp thoại Edit Hyperlink xuất hiện tương tự như hộp thoại Insert Hyperlink, do vậy, bạn thực hiện tùy chỉnh tương tự như thao tác tạo liên kết trong bản tính.
Nhấn chuột phải
Cách 1
2.5.1.3. Xóa siêu liên kết trong trang tính * Xóa tồn bộ liên kết cùng lúc
Bước 1: Bạn chọn tồn bộ bảng tính.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào biểu tượng tam
giác ở góc trên bên trái của thanh chỉ số hàng và cột, rồi chọn Remove Hyperlink.
Bước 3: Lúc này, trên bảng tính sẽ xuất hiện
tồn bộ siêu liên kết Hyperlink đã được xóa
* Xóa Hyperlink theo ơ
Chúng ta sẽ sử dụng công cụ Find and Replace để tìm và xóa liên kết theo từng ơ. Cụ thể như sau:
Bước 1: Trong bảng tính, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F để mở hộp
thoại Find and Replace.
Bước 2: Tại hộp thoại Find and Replace, bạn thao tác như sau:
- Nhấn vào nút lệnh Option để mở rộng các tùy chọn tìm kiếm.
- Tại nút Format: Bạn chọn Choose Format from Cell…. Sau đó, chọn một
ô đã được chèn liên kết để lấy làm mốc ban đầu. Lúc này, mục No Format sẽ được hiển thị là Preview*.
- Bạn nhấn nút Find All để bắt đầu tìm liên kết trên bảng tính. Kết quả các
ơ có chèn liên kết sẽ được hiển thị ở phía dưới của cửa sổ.
Nhấn chuột phải
Click phải chuộtph
147
- Tiếp đó bạn click chuột phải vào danh sách các ô được chèn liên kết để chọn ô liên kết muốn xóa rồi chọn Remove Hyperlink. 2.6. Phân tích dữ liệu 2.6.1. Sử dụng các cơng cụ phân tích dữ liệu tự động *Thống kê bằng chức năng Consolidate
Consolidate cho phép hợp nhất dữ liệu từ nhiều vùng dữ liệu nguồn và hiển thị kết quả trong vùng dữ liệu đích.
Giả sử cơng ty ABC có 3 cửa hàng, mỗi cửa hàng có một bảng báo cáo doanh thu năm 2013. Cơng ty có nhu cầu tổng hợp các báo cáo của 3 cửa hàng thành một báo cáo doanh thu năm 2013 của tổng công ty.
Để thực hiện tổng hợp này, chúng ta sẽ sử dụng chức năng
Consolidate như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu đích
bằng cách trỏ chuột vào một ô bất kỳ ở vùng đó.
Bước 2: Chọn Thẻ Data / nhóm
Data Tools / Consolidate để xuất hiện
hộp thoại Consolidate.
Bước 3: Tại hộp thoại Consolidate:
- Hộp Function: Chọn hàm sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Sum, Min, Max). - Hộp Reference: để tham chiếu lần lượt các vùng dữ liệu nguồn.
- Hộp All References: Chứa tất cả các vùng dữ liệu nguồn cần thiết cho việc hợp nhất. Để xóa một vùng dữ liệu trong hộp All references, bạn chọn vùng đó, rồi nhấp nút Delete.
- Top row: chọn nếu muốn dùng tên cột của vùng nguồn.
- Left column: chọn nếu muốn dùng các giá trị của cột đầu tiên của vùng nguồn.
- Create links to source data: chọn nếu muốn dữ liệu hợp nhất được cập nhật mỗi khi có thay đổi ở vùng dữ liệu nguồn.
149 - Sau khi thiết lập xong, ta click nút OK để tổng hợp dữ liệu.
* Tính năng Sparkline
Với MS Excel 2010 đã bổ sung thêm một tính năng mới đó là tính năng Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị mini hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô.
Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một ô.
Khi chúng ta sử dụng đúng Sparklines, việc phân tích dữ liệu sẽ nhanh hơn và định hướng hơn và chắc chắn chúng ta cũng sẽ có một khung nhìn đơn giản hơn khi quan sát các thông tin và đưa ra quyết định.
Bước 1: Chọn các ô bạn muốn hiển thị Sparkline. Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm
Sparklines, sau đó click chọn loại Sparkline mong muốn.
Bước 3: Chúng ta sẽ nhận được bảng tạo Sparkline
như sau:
- Data Range: Vùng dữ liệu muốn hiển thị Sparkline. - Location Range: Chọn vùng hiển thị Sparkline.
Bước 4: Click nút OK để hồn thành
Ví dụ: Tạo Sparklines cho bảng dữ liệu sau:
2.6.2. Thao tác với bảng trụ xoay (Pivot Table)
PivotTable là một phương thức tương tác để nhanh chóng tóm tắt lượng dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng PivotTable để phân tích chi tiết dữ liệu số và trả lời các câu hỏi ngoài dự kiến về dữ liệu của bạn. PivotTable được đặc biệt thiết kế để:
- Truy vấn lượng dữ liệu lớn theo nhiều cách thức thân thiện với người dùng. - Tính tổng phụ và tổng hợp dữ liệu số, tóm tắt dữ liệu theo thể loại và thể loại con, tạo tính tốn và cơng thức tùy chỉnh.
- Bung rộng và thu gọn các mức dữ liệu để tập trung kết quả của bạn và phân tích thành chi tiết từ dữ liệu tóm tắt cho vùng bạn quan tâm.
- Chuyển hàng thành cột hoặc cột thành hàng hay "xoay vịng" để xem các tóm tắt khác nhau của dữ liệu nguồn.
- Lọc, sắp xếp, nhóm và định dạng có điều kiện cho tập dữ liệu con hữu ích và thú vị nhất để cho phép bạn chỉ tập trung vào thơng tin mình muốn.
Trình bày báo cáo trực tuyến hoặc bản in ngắn gọn, hấp dẫn và có kèm chú thích.
Ví dụ: Ở bên trái là danh sách đơn giản về chi phí của hộ gia đình, cịn ở bên phải là PivotTable dựa trên danh sách đó:
Dữ liệu chi phí hộ gia đình PivotTable tương ứng
PivotTable là một tiện ích tự động của MS Excel, giúp người sử dụng thực hiện nhanh cách thao tác như trích lọc dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê…. Có thể nói một cách khác PivotTable là một công cụ giúp cho người sử dụng phân tích dữ liệu theo một yêu cầu cụ thể nào đó.
151
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm
Tables/PivotTable, sau đó chọn lệnh PivotTable để xuất hiện
hộp thoại yêu cầu chọn vùng dữ liệu làm thống kê và nơi xuất bảng thống kê.
- Select a Table or range: Cho phép
chọn vùng dữ liệu là Sheet hiện hành. - Use an external data source: Cho phép chọn vùng dữ liệu từ tệp Excel có sẵn. - New Worksheet: Phát sinh bảng
thống kê trên Sheet mới.
- Existing Worksheet: Phát sinh bảng
thống kê từ địa chỉ được nhập vào.
- Click nút OK để xuất hiện hộp thoại
cho phép kéo thả các trường là điều kiện thống kê.
Bước 3:
- Vùng Row Labels và Column Labels: Chứa trường làm điều kiện thống kê.
- Vùng Values: Chứa những trường số liệu muốn thống kê.
- Drag chuột kéo trường vào vùng tương ứng kết quả sẽ tự động cập nhật tạo thành bảng thống kê.
2.6.3. Thay đổi nguồn dữ liệu của bảng trụ xoay
Sau khi tạo một PivotTable, bạn có thể thay đổi vùng dữ liệu nguồn của bảng đó. Tuy nhiên, nếu dữ liệu khác nhau quá nhiều, ví dụ như có nhiều cột hơn hoặc ít cột hơn, hãy xem xét đến việc tạo một PivotTable mới.
Để thay đổi nguồn dữ liệu của PivotTable nếu đó là một phạm vi ơ hoặc bảng Excel, bạn thao tác như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiện thẻ
PivotTable trên Ribbon.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ PivotTable/thẻ Options/nhóm
Data/ cơng cụ Change Data Source.
Bước 3: Tại hộp thoại Change PivotTable Data Source, bạn thao tác như
sau:
- Mục Table/Range: bạn chọn vùng mà bạn muốn sử dụng.
Lưu ý: Nếu nguồn dữ liệu mới cho bảng trụ xoay nằm vị trí bên ngồi tệp
bảng tính của bạn, thì bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Use an external data source, sau đó nhấn vào nút Choose Connection để chọn dữ liệu nguồn kết nối.
2.7. Sắp xếp và lọc dữ liệu 2.7.1. Sắp xếp dữ liệu 2.7.1. Sắp xếp dữ liệu
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Để dễ theo dõi, bạn nên chọn vùng
153 chứa hàng đầu đề đầu tiên có tác dụng xác định từng cột.
Bước 2: Để sắp xếp dữ liệu, bạn có thể sử dụng một trong hai:
Cách 1: Bạn nhấn phải chuột vào vùng chọn, rồi chọn lệnh Sort.
Cách 2: Bạn sử dụng thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editting/lệnh Sort.
Tại hộp Sort, có các tùy chọn sắp xếp như sau:
- Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần của dữ liệu. - Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần của dữ liệu.
- Custom Sort: Sắp xếp nhiều cột dữ liệu cùng lúc. Nếu bạn chọn tùy chọn
này, hộp thoại Custom Sort hiển thị, bạn thao tác như sau: (1) Sắp xếp cột đầu tiên:
+ Nhấn nút lệnh Add Level để thêm cột dữ liệu muốn sắp xếp.
+ Mục Sort by: Bạn chọn tiêu đề cột dữ liệu muốn sắp xếp.
+ Mục Sort On: Bạn chọn tiêu chí sắp xếp, gồm các tiêu chí như sau: Values: Sắp xếp theo giá trị.
Cell Color: Sắp xếp theo màu của ô. Font Color: Sắp xếp theo màu font.
+ Mục Order: Bạn chọn chiều sắp xếp:
Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần của tiêu chí đã chọn. Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần của tiêu chí đã chọn.
Nhấn chuột phải
Cách 1
(2) Sắp xếp cột thứ 2: Để sắp xếp thêm cột dữ liệu mới, bạn vào mục Column, tại dòng Then by bạn lặp lại thao tác chọn tiêu đề cột muốn sắp xếp như phần (1).
Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn xóa cột dữ liệu sắp xếp, bạn chọn tiêu
đề cột cần xóa, rồi nhấn nút Delete Level.
2.7.2. Lọc một danh sách * Lọc tự động (AutoFilter)
MS Excel cung cấp công cụ lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện đơn giản bằng công cụ AutoFilter, cách thức sử dụng công cụ này như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu hoặc vùng cơ sở dữ liệu muốn trích lọc dữ liệu.
Lưu ý rằng, vùng dữ liệu chọn phải có phần tiêu đề cột.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạ chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn
lệnh Filter hoặc chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter . Lúc này sẽ xuất hiện nút xổ xuống ở mỗi cột tiêu đề trong vùng dữ liệu.
Chọn cột muốn sắp xếp
Chọn tiêu chí
155
Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc
bằng cách click chuột vào nút xổ xuống của cột hoặc trường muốn lọc dữ liệu rồi chọn các thông số muốn lọc. Nếu chúng ta muốn thiết lập thêm các điều kiện lọc thì click chọn Custom AutoFilter. Tại hộp thoại AutoFilter ta
thiết lập các điều kiện theo yêu cầu. Nếu có nhiều điều kiện, chúng ta sẽ kết nối các điều kiện bằng các toán tử Logic AND, OR.
* Lọc dữ liệu nâng cao
Bước 1: Tạo 1 bảng chứa điều kiện lọc dữ liệu.
Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc dữ liệu:
- Các điều kiện AND với nhau sẽ được sắp xếp theo hàng ngang. Do đó, nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng một tiêu chí thì phải dùng một tiêu đề cho 2 ô.
- Các điều kiện OR với nhau sẽ được hiển thị theo chiều đứng. Ví dụ: Lọc những nhân viên có ngày cơng >= 26 ngày và <=29 ngày
Bước 2: Trỏ chuột vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu hoặc chọn cả vùng dữ
liệu.
Bước 3: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter, sau đó
Bước 4: Tại hộp thoại Advanced Filter, bạn tiến hành khai báo các thông
số cho quá trình lọc như sau:
- Lựa chọn chế độ hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc:
+ Filter the list, in-place: Hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc trên vùng dữ liệu và ghi đè lên vùng dữ liệu.
+ Copy to another location: Dữ liệu thỏa điều kiện lọc sẽ hiển thị tại 1 vùng
khác ngồi vùng dữ liệu.
- Khai báo thơng số cho quá trình lọc:
+ List range: Chọn vùng dữ liệu hay một phần dữ liệu bao gồm cả hàng tiêu
đề chứa các mẩu tin cần lọc.
+ Criteria range: Chọn vùng điều kiện lọc.
+ Copy to: Chọn vùng chứa các mẩu tin thỏa tiêu chuẩn lọc.
3. BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT
3.1. Ghi chú (Comment) nội dung trang tính 3.1.1. Sử dụng ghi chú 3.1.1. Sử dụng ghi chú
Ghi chú trong Excel là một cách tuyệt vời để giải thích các cơng thức, ơ và các dữ liệu khác trên bảng tính Excel, nhờ đó mà bạn có thể tiết kiệm được thời gian giải thích cho người khác khi xem bảng tính của bạn. Bạn có thể tạo nhận xét, tạo chú thích ở bất ký ơ nào trên bảng tính.
* Thêm ghi chú vào ơ dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Bạn chọn ơ dữ liệu muôn bổ sung ghi chú.
Bước 2: Để mở hộp nhập nội dung ghi chú, bạn có thể sử dụng một trong
hai cách sau đây:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Comments/cơng cụ New Comment.
Cách 2: Bạn nhấn phải chuột tại ô được chọn, rồi nhấn Insert Comment từ
hộp thoại xổ xuống.
Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Shift+F2.
Chọn chế độ hiển thị dữ liệu khi thỏa mãn điều lọc
Khai báo thơng số cho q trình lọc
157
Bước 3: Một hộp trắng hiện ra, các bạn nhập nội dung ghi chú mình muốn.
Sau khi nhập xong, bạn click chuột ra bên ngoài hộp để hoàn thành nhập. Mỗi khi bạn di trỏ chuột vào ô đã được thêm ghi chú, ghi chú sẽ được hiện ra.
* Thêm ghi chú vào ô công thức
Đối với những ơ có cơng thức tính tốn, bạn thêm ghi chú theo cách thức như sau:
Chọn ơ có cơng thức cần nhập ghi chú, sau đó bạn thêm vào sau chuỗi cơng thức cú pháp + N(“chuỗi ghi chú” ) và nhấn Enter.
Kết quả của cơng thức vẫn tính bình thường nhưng khi bạn chọn vào ơ đó, thì trên thanh fx sẽ hiển thị ra chú thích các bạn thêm.
* Chỉnh sửa ghi chú
Bạn có thể chỉnh sửa ghi chú bằng cách chọn ơ có ghi chú muốn chỉnh sửa, rồi sử dụng thanh Ribbon, thẻ Comments và chọn tính năng Edit Comment. Hộp nội dung ghi chú của ô dữ liệu được hiển thị. Lúc này, bạn có thể chỉnh sửa lại nội dung ghi chú cho ô dữ liệu.
Lưu ý: Đối với những ơ bảng tính có chèn chú thích thì sẽ xuất hiện một
dấu tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ơ bảng tính.
* Xóa ghi chú
Nếu bạn không muốn ghi chú cho ô dữ liệu trong bảng tính đó nữa, thì bạn có thể xóa ghi chú đó bằng các cách như sau:
Cách 1: Nhấn phải chuột vào ơ có ghi chú muốn xóa, sau đó chọn Delete Comment.
Cách 2: Chọn ơ có ghi chú bạn muốn xóa, rồi vào thanh Ribbon, thẻ Review,
nhóm Comments và chọn lệnh Delete.
3.1.2. Hiện/ẩn các ghi chú
Khi sử dụng tính năng ghi chú trong Excel, sau khi tạo ghi chú xong, hệ thống sẽ mặc định những dòng ghi chú sẽ được hiển thị hết ra. Hoặc đôi khi, sau khi tạo ghi chú xong, ghi chú bị ẩn đi. Bạn muốn ẩn/hiện những dịng để dễ nhìn