BÀI 1 : XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
4. TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU
4.1. Trường văn bản (field)
4.1.1. Chèn trường trong văn bản.
Trường rất hữu ích trong văn bản, nhất là khi bạn cần chỗ đễ dành cho những dữ liệu có thể thay đổi trong tài liệu và để tạo biểu mẫu các chữ cái hoặc nhãn trong tài liệu phối thư. Trường hoạt động giống như công thức trong Microsoft Office Excel: Mã trường giống như công thức, kết quả trường giống như giá trị cho công thức.
* Chèn một trường
Bước 1: Chọn vị trí bạn muốn chèn trường.
Bước 3: Trong hộp thoại Field, có các mục như sau:
- Mục Field names: Hiển thị danh sách tên các trường, khi bạn muốn sử
dụng trường nào, thì bạn chỉ cần click chuột chọn trường mình muốn chèn vào văn bản trong danh sách đó.
- Nút Formula: Cho phép bạn nhập cơng thức gồm có các phép tính cộng, trừ, ….
4.1.2. Sửa và xóa các * Sửa trường
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường, sau đó chọn Edit
Field.
Bước 2: Hộp thoại Field hiển thị, lúc này bạn có thể
thay đổi thuộc tính trường và tùy chọn với các thao tác tương tự như thao tác chèn trường vào văn bản.
* Xóa trường
Để xóa một trường, bạn chỉ cần chọn trường cần xóa, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím.
4.1.3. Đặt tên và thay đổi định dạng trường * Thay đổi định dạng trường
Chọn trường trong danh sách Nhập cơng thức tính tốn Xem mã của trường Nhấn phải chuột
Bước 1: Chọn trường mà bạn muốn định dạng.
Bước 2: Bạn áp dụng các thao tác định dạng cho văn bản để áp dụng định
dạng cho trường bằng cách sử dụng thẻ Home.
Lưu ý: Khi bạn cập nhật một trường, các định dạng mà bạn áp dụng cho
các kết quả của trường có thể bị mất. Để giữ lại định dạng, bạn có thể thêm khóa chuyển định dạng mã trường.
* Thêm một khóa chuyển định dạng vào mã trường
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường muốn thêm khóa chuyển định dạng,
rồi chọn Edit Field.
Bước 2: Tại hộp thoại Field, bạn thao tác sau:
- Đối với những trường hiển thị sẵn mục Filed Properties và Option Field trong hộp thoại, bạn chỉ cần thực hiện tùy chọn định dạng mà bạn muốn.
- Đối với những trường khơng hiển thị những mục này, thì có thể tùy chọn định dạng khơng sẵn dùng.
Bạn có thể dùng khóa chuyển định dạng với ba định dạng kết quả trường như sau: Khóa chuyển định dạng (\ *), khóa chuyển định dạng số (\ #), khóa chuyển định dạng ngày-thời gian (\ @)
4.1.4. Khóa chuyển định dạng * Khóa chuyển định dạng(\*)
Gồm các định dạng như: Sử dụng ký tự, định dạng đánh số.
Ví dụ: ký tự số 9 được hiển thị dưới dạng IX (chữ số La Mã) hoặc thứ
9 (tự văn bản).
- Định dạng viết hoa:
+ \ * Caps: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ. Khóa
này tương ứng với định dạng Title case trong mục Format.
+ \ * FirstCap: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên.
Khóa này tương ứng với định dạng First capital trong mục Format.
+ \ * Upper: Khóa chuyển này tất cả thành chữ viết hoa. Khóa này tương
ứng với định dạng Uppercase trong mục Format.
- Định dạng số:
+ \*Alphabetic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả là ký tự trong bảng chữ
cái alphabe. Khóa này tương ứng với định dạng A,B,C,… trong mục Format. Ví dụ: {} SEQ phụ lục \ * bảng chữ cái } Hiển thị B (thay vì 2)
+ \*Arabic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số. Khóa này tương ứng với định dạng 1,2,3,… trong mục Format.
+ \*CardText: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản khác
nhau. Kết quả được định dạng bằng chữ cái, trừ khi bạn thêm một khóa chuyển định dạng để xác định một cách viết hoa khác nhau. Khóa này tương ứng với định dạng một, hai và ba trong mục Format.
+ \*DollarText: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản khác nhau. Kết quả được định dạng bằng chữ cái.
Ví dụ: {} = 9,20 + 5,35 \ * DollarText \ * Upper } Kết quả hiển thị là 14 và
55/100.
Khóa này tương ứng với định dạng Using Default Numbering trong mục
Format.
+ \*Hex: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số thập lục phân. Khóa này tương ứng với định dạng Hex trong mục Format.
Ví dụ: {} báo giá "458" \ * Hex } Kết qủa hiển thị là 1CA.
+ \*Roman: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số La Mã. Kết
quả có cùng một trường hợp là từ "La Mã" trong mã trường. Khóa này tương ứng với định dạng I, II, III, … trong mục Format.
* Khóa chuyển định dạng số (\ #)
- 0 (zero): Mục định dạng này xác định số cần thiết đặt để hiển thị trong kết
quả. Nếu kết quả không bao gồm một chữ số ở vị trí đó, Word sẽ hiển thị số 0 (khơng).
Ví dụ: {} = 4 + 5 \ # 00.00 } Hiển thị 09.00.
- # : Mục định dạng này xác định số cần thiết đặt để hiển thị trong kết quả.
Nếu kết quả không bao gồm một chữ số ở vị trí đó, Word sẽ hiển thị một khoảng trắng.
- x: Mục định dạng này sẽ bỏ các chữ số bên trái của chỗ dành sẵn "x". Nếu chỗ dành sẵn ở bên phải của dấu thập phân, MS Word làm trịn kết quả đến vị trí đó.
Ví dụ:
{} = 111053 + 111439 \ # x ## } Kết quả hiển thị 492.
- . (dấu thập phân): Mục định dạng này xác định vị trí thập phân. Ví dụ: {} = SUM(ABOVE) \ # $###.00 }Hiển thị $495.47.
- (ký hiệu nhóm chữ số): Mục định dạng này phân tách một chuỗi ba chữ số.
Ví dụ: {} = NetProfit \ # $#, ###, ### } Hiển thị $2,456,800.
- -(trừ dấu): Mục định dạng này sẽ thêm một dấu trừ để kết quả âm hoặc thêm khoảng trắng nếu kết quả là giá trị dương hoặc 0.
Ví dụ: {} = 10-90 \ #-## } Hiển thị -80.
- + (dấu cộng): Mục định dạng này thêm một dấu cộng để kết quả dương,
dấu trừ để kết quả âm hoặc một khoảng trắng nếu kết quả là 0. Ví dụ: {} = 100-90 \ # + ## } Hiển thị + 10
4.2. Biểu mẫu văn bản (Form)
4.2.1. Chức năng và cách dùng biểu mẫu
Bạn có thể tạo một biểu mẫu trong Word bằng cách bắt đầu với một tài liệu trống hoặc một mẫu có sẵn rồi thêm các điều khiển về nội dung như hộp kiểm, hộp văn bản, bộ chọn ngày, …. Người sử dụng khác có thể sử dụng Word để điền thơng tin vào biểu mẫu trên máy tính của họ.
4.2.2. Tạo một biểu mẫu
Bước 1: Bạn hãy mở một mẫu để bạn có thể tạo biểu mẫu dựa vào mẫu đã
có hoặc bạn tạo một tài liệu mới.
Bước 2: Chèn một trường biểu mẫu:
- Đặt vị trí của con trỏ tại vị trí cần chèn trường biểu mẫu.
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Developer/nhóm Control/Legacy Tools. Tại đây, bạn chọn công cụ phù hợp để sử dụng.
- Sau khi bạn chèn công cụ phù hợp xong, bạn nhấp phải chuột lên trường biểu mẫu vừa chèn rồi chọn Properties từ menu ngữ cảnh.
- Trong hộp thoại tùy chỉnh cơng cụ. Tại đây, bạn có thẻ tùy chọn các thuộc tính như sau:
+ Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường biểu mẫu.
+ Default number: Nhập giá trị mặc định cho trường biểu mẫu.
Chọn vị trí chèn trng
+ Maximum length: Chiều dài tối đa của dữ liệu.
+ Number Format hoặc Text Format, …: Bạn chọn định dạng cho trường biểu mẫu.
+ Bookmark: Nhập tên cho bookmark mà trường biểu mẫu muốn liên kết. Ví dụ: Chèn trường biểu mẫu Số, cho biểu mẫu ở ví dụ trên:
Kết quả thu được như sau:
Bước 3: Đối với các trường còn lại, bạn thao tác tương tự như bước 2.
Bước 4: Sử dụng biểu mẫu
Khi biểu mẫu đã được bảo vệ thì chúng ta có thể sử dụng. Chỉ cần nhập giá trị vào cho các trường biểu mẫu cần lấy giá trị.
Sau khi nhập giá trị vào cho các trường biểu mẫu thì trường biểu mẫu có cơng thức tính tốn sẽ được cập nhật.
Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần nhấp chuột vào trường biểu mẫu cần nhập.
Ví du:
4.3. Phối thư (Merge) 4.3.1. Thao tác trộn thư 4.3.1. Thao tác trộn thư
Bước 1: Trước khi tiến hành trộn thư, chúng ta cần phải xây dựng các lá
thư mẫu đã được định dạng hoàn chỉnh. Tại những phần thơng tin khác nhau của mỗi lá thư thì chúng ta để trống, ví dụ như họ và tên, ngày sinh,
điểm, kết quả, …
Để xây dựng những khung thư mẫu, bạn có thể sử dụng cách thức xây dựng biểu mẫu Form ở mục trên để tạo lập.
Bước 2: Xây dựng tập dữ liệu của các lá thư, tập dữ liệu
này có thể là 1 file Word hoặc Excel mà chúng không cần phải định dạng.
Ví dụ: Tập dữ liệu là 1 bảng chứa danh sách học sinh,
khách hàng, hóa đơn hàng, .... Mỗi dịng là nội dung của mỗi lá thư, mỗi cột chứa 1 loại thông tin, như: Họ, Tên, Ngày sinh, ...
Lưu ý: Dòng đầu tiên của văn bản hoặc bảng tính cũng là dịng đầu tiên của
bảng danh sách, nghĩa là phía trên khơng có dịng tiêu đề nào.
Bước 3: Mở lá thư mẫu đã tạo ở bước 1.
Bước 4: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings / nhóm Start Mail Merge, sau đó chọn lệnh Start Mail Merge. Tại đây, chúng ta chọn loại cho tập
tin mẫu:
- Letters: Thư.
- Envelopes ...: Dạng phong bì, bì thư.
- Labels: Tạo các nhãn, lúc này cần phải thiết kế nhãn. - Directory: Giống như thư nhưng để tiết kiệm giấy.
- Normal Word Document: Tương tự như thư thường dùng.
Bước 5: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/ nhóm Start Mail
Merge/Select Recipient Use Existing List.
- Mở tập tin dữ liệu. Riêng đối với file Excel ta chỉ cần chỉ rõ Sheet chứa dữ liệu cần trộn.
- Để lọc dữ liệu trước khi trộn, ta chọn Edit Recipient list.
+ Mục Sord Records: Để
sắp xếp dữ liệu.
+ Mục Filter Records: Để lọc dữ liệu.
- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn dữ liệu.
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/nhóm Write &
Insert Fields/ Insert Merge Field, sau đó chọn tên cột cần chèn
dữ liệu trộn.
4.3.2. Xem thử thư
Sau khi trộn thư, chúng ta thường xem thử thư trước khi hoàn tất. Để thực hiện điều này chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ
Mailings/nhóm Preview Results, bạn click chọn lệnh Preview Results.
Bước 2: Click chọn các nút lệnh để di chuyển tới lui các mẫu tin cần xem
thử.
- First: Về đầu mẫu tin. - Last: Về cuối mẫu tin.
- Privious: Về trước mẫu tin hiện hành. - Next: Về sau mẫu tin hiện hành.
4.3.3. Hoàn tất thao tác trộn
Sau khi thực hiện xong các thao tác trộn thư, để các bức thư thực sự hoàn thành chúng ta sẽ tiến hành thao tác hoàn tất việc trộn thư. Thao tác này được thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Tab Mailings/nhóm Finish và
chọn cơng cụ Finish Merge, tại đây chúng ta có các tùy chọn sau: - Edit Individual Document ...: Trộn thành 1 tập tin mới.
- Print Document ...: Trộn và in.
- Send E-mail Messages…: Trộn và gởi email.
Bước 2: Lựa chọn các tùy chọn đã nêu ở
bước 1.
Bước 3: Hộp thoại thông báo hiển thị, tại
đây có các chọn lựa để người sử dụng lựa chọn như sau:
- All: Tất cả các mẫu tin.
- Current Record: Mẫu tin hiện hành
5.1. Lần vết và rà soát
5.1.1. Theo dõi sự thay đổi của tài liệu
Chúng ta thiết lập chế độ theo dõi này nhằm mục đích khi tài liệu có sự thay đổi, những nội dung được thay đổi đó sẽ được hệ thống đánh dấu bằng một màu chữ khác hay một kiểu chữ khác, … để người dùng có thể phân biệt với những nội dung không bị thay đổi trong tài liệu. Để thiết lập chế độ này, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Tracking/lệnh
Track Changes/ Change Tracking Options.
Bước 2: Tại hộp thoại Track Changes Options, bạn thiết lập các điều chỉnh
khi tài liệu thay đổi như thiết lập màu chữ, kiểu chữ, …
5.1.2. Bỏ chế độ theo dõi tài liệu
Để bỏ chế độ theo dõi tài liệu, bạn thực hiện như sau:
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh Reject
5.2. Bảo vệ tài liệu
5.2.1. Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu
Thuộc tính này được thiết lập khi chủ sở hữu của tài liệu chỉ cho phép những người dùng khác xem tài liệu, không cho phép chỉnh sửa, định dạng hay thay đổi nội dung của tài liệu. Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Info/ Protect Document /
Mark as Final.
Bước 2: Hộp thoại thông báo của MS Word xuất hiện với các lựa chọn như
sau:
- OK: Để thiết lập.
- Cancel: Để hủy thiết lập.
Lưu ý: Để có thể thay đổi nội dung, định dạng của tài liệu, người dùng chỉ
cần Click nút lệnh Edit Anyway.
5.2.2. Thiết lập mật khẩu cho tài liệu
Để thiết lập quyền riêng tư cho tài liệu, người dùng sẽ thiết lập mật khẩu cho tài liệu. Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document /
Encrypt with Password.
Bước 2: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài
liệu.
5.2.3. Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu
Cấp độ bảo mật này cao hơn việc thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu. Trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu. Để thiết lập thuộc tính này, ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document/
Restrict Editing Word, để xuất hiện cửa sổ Restrict Formating and Editing cho
phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu.
Bước 2: Thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng các lựa chọn sau:
- Allow only this type of editing in the document: Không cho phép người
dùng thay đổi định dạng của tài liệu.
- No changes (Read only): Chỉ cho phép người dùng đọc tài liệu.
- Comments: Khóa văn bản khơng cho hiệu chỉnh, sửa đổi, chỉ cho phép
làm chú thích.
- Track changes: Cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vửa sửa đổi
trên tài liệu.
- Filling in Forms: Là cách bảo vệ văn bản ở mức cao nhất, thường chỉ dùng
cho Form.
Sau khi tùy chọn xong, bạn chọn nút lệnh Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 3: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu
Lưu ý: Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu, người dùng bắt buộc
5.3. So sánh 2 tài liệu
Khi chúng ta thiết lập chế độ so sánh tài liệu, thì mọi điểm khác biệt trong 2 văn bản giống hệt nhau sẽ được tìm thấy một cách dễ dàng và nhanh chóng. Để thực hiện thiết lập chế độ này, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Compare/lệnh
Compare, sau đó bạn chọn lệnh Compare …
Bước 2: Tại hộp thoại Compare Documents ta thực hiện các công việc sau:
- Original document: Chọn tài liệu gốc.
- Revised document: Chọn tài liệu cần so sánh.
- Click OK để thiết lập so sánh giữa 2 tài liệu.