BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
2.7. Sắp xếp và lọc dữ liệu
2.7.1. Sắp xếp dữ liệu
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Để dễ theo dõi, bạn nên chọn vùng
153 chứa hàng đầu đề đầu tiên có tác dụng xác định từng cột.
Bước 2: Để sắp xếp dữ liệu, bạn có thể sử dụng một trong hai:
Cách 1: Bạn nhấn phải chuột vào vùng chọn, rồi chọn lệnh Sort.
Cách 2: Bạn sử dụng thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editting/lệnh Sort.
Tại hộp Sort, có các tùy chọn sắp xếp như sau:
- Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần của dữ liệu. - Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần của dữ liệu.
- Custom Sort: Sắp xếp nhiều cột dữ liệu cùng lúc. Nếu bạn chọn tùy chọn
này, hộp thoại Custom Sort hiển thị, bạn thao tác như sau: (1) Sắp xếp cột đầu tiên:
+ Nhấn nút lệnh Add Level để thêm cột dữ liệu muốn sắp xếp.
+ Mục Sort by: Bạn chọn tiêu đề cột dữ liệu muốn sắp xếp.
+ Mục Sort On: Bạn chọn tiêu chí sắp xếp, gồm các tiêu chí như sau: Values: Sắp xếp theo giá trị.
Cell Color: Sắp xếp theo màu của ô. Font Color: Sắp xếp theo màu font.
+ Mục Order: Bạn chọn chiều sắp xếp:
Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần của tiêu chí đã chọn. Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần của tiêu chí đã chọn.
Nhấn chuột phải
Cách 1
(2) Sắp xếp cột thứ 2: Để sắp xếp thêm cột dữ liệu mới, bạn vào mục Column, tại dòng Then by bạn lặp lại thao tác chọn tiêu đề cột muốn sắp xếp như phần (1).
Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn xóa cột dữ liệu sắp xếp, bạn chọn tiêu
đề cột cần xóa, rồi nhấn nút Delete Level.
2.7.2. Lọc một danh sách * Lọc tự động (AutoFilter)
MS Excel cung cấp công cụ lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện đơn giản bằng công cụ AutoFilter, cách thức sử dụng công cụ này như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu hoặc vùng cơ sở dữ liệu muốn trích lọc dữ liệu.
Lưu ý rằng, vùng dữ liệu chọn phải có phần tiêu đề cột.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạ chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn
lệnh Filter hoặc chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter . Lúc này sẽ xuất hiện nút xổ xuống ở mỗi cột tiêu đề trong vùng dữ liệu.
Chọn cột muốn sắp xếp
Chọn tiêu chí
155
Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc
bằng cách click chuột vào nút xổ xuống của cột hoặc trường muốn lọc dữ liệu rồi chọn các thông số muốn lọc. Nếu chúng ta muốn thiết lập thêm các điều kiện lọc thì click chọn Custom AutoFilter. Tại hộp thoại AutoFilter ta
thiết lập các điều kiện theo yêu cầu. Nếu có nhiều điều kiện, chúng ta sẽ kết nối các điều kiện bằng các toán tử Logic AND, OR.
* Lọc dữ liệu nâng cao
Bước 1: Tạo 1 bảng chứa điều kiện lọc dữ liệu.
Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc dữ liệu:
- Các điều kiện AND với nhau sẽ được sắp xếp theo hàng ngang. Do đó, nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng một tiêu chí thì phải dùng một tiêu đề cho 2 ơ.
- Các điều kiện OR với nhau sẽ được hiển thị theo chiều đứng. Ví dụ: Lọc những nhân viên có ngày cơng >= 26 ngày và <=29 ngày
Bước 2: Trỏ chuột vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu hoặc chọn cả vùng dữ
liệu.
Bước 3: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter, sau đó
Bước 4: Tại hộp thoại Advanced Filter, bạn tiến hành khai báo các thơng
số cho q trình lọc như sau:
- Lựa chọn chế độ hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc:
+ Filter the list, in-place: Hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc trên vùng dữ liệu và ghi đè lên vùng dữ liệu.
+ Copy to another location: Dữ liệu thỏa điều kiện lọc sẽ hiển thị tại 1 vùng
khác ngoài vùng dữ liệu.
- Khai báo thơng số cho q trình lọc:
+ List range: Chọn vùng dữ liệu hay một phần dữ liệu bao gồm cả hàng tiêu
đề chứa các mẩu tin cần lọc.
+ Criteria range: Chọn vùng điều kiện lọc.
+ Copy to: Chọn vùng chứa các mẩu tin thỏa tiêu chuẩn lọc.