BÀI 2 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO
1. LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU
1.1. Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu
Tìm hiểu xem có bao nhiêu người tham gia buổi trình chiếu đó? Nếu
lượng người học đơng thì màn hình và cỡ chữ phải thiết kế cho nhiều người nhìn rõ.
Độ tuổi trung bình của người học. Ví dụ nếu đối tượng người học trẻ tuổi
thì từ ngữ phải trong sang, dễ hiểu và thú vị. Đối với người học lớn tuổi thì báo cáo phải thực tế, thơng tin cập nhật và báo cáo phải có căn cứ và trích dẫn rõ ràng.
Vai trị của người học trong chủ đề báo cáo. Nếu báo cáo một sản phẩm
mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể, trong khi đó các cơng nhân sẽ quan tâm đến các thơng tin chi tiết. Nói tóm lại đối với người quản lý họ chỉ quan tâm đến thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không quan tâm quá chi tiết.
Người học đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu báo cáo cho những người
chưa biết gì về chủ đề báo cáo thì người báo cáo phải cung cấp thơng tin thật cơ bản phải có giải thích về các thuật ngữ mới. Trái lại người học là các chuyên gia trong lĩnh vực báo cáo thì người báo cáo cần đặt ra nhiều báo cáo và dự thảo thêm vài slide dự phòng để trả lời các câu hỏi đó.
Người học có quan tâm đến chủ đề báo cáo này không? Nếu chủ đề cung
cấp nhiều thông tin quan trọng liên quan đến người học thì họ sẽ cảm thấy thích thú và lắng nghe.
Người học có thành kiến tiêu cực hay tích cực với chủ đề này khơng?
Hãy nhớ rằng những ý nghĩ của người học hình thành trước từ những kinh nghiệm thực tế về thành công cũng như thất bại của họ.
75
1.2. Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả
Bố cục Slide PowerPoint là một sự kết hợp và sắp xếp các đối tượng trong một slide. Có thể chọn một bố cục được có sẵn trong PowerPoint và bắt đầu thêm nội dung của mình để tạo ra một Slide.
Nội dung báo cáo gồm văn bản, đồ thị, hình ảnh hoặc các chương trình như Excel,…Khi báo cáo chỉ nên cung cấp đầy đủ các thông tin mà người học đang cần, chứ không nên cung cấp quá nhiều thông tin dư thừa không cần thiết. Sau đây là một số gợi ý:
Cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gửi bài cho người học nhằm đảm bảo khơng có nội dung dư thừa.
Khơng nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các Slide, thay vào đó Slide chỉ nên chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn. Nên dùng các SmartArt thay cho các gạch đầu dịng nhằm giúp thơng tin trên Slide dễ nhớ và dễ đọc hơn.
Tóm tắt nội dung bài trình diễn ở các Slide cuối.
Thêm các hiệu ứng Slide thơng thường làm tăng tính hiệu quả và sự thích thú của người học đối với bài thuyết trình. Có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide, hiệu ứng đổi màu,… cho bài thuyết trình của mình. Khơng nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các Slide hoặc giữa các Slide, điều đó rất dễ gây nhàm chán cho người học, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình diễn của mình.
Sử dụng các hiệu ứng động sẽ làm các Slide trở lên sống động hơn, tạo cảm giác thú vị cho người xem. Nhưng nếu lạm dụng quá sẽ gây rối mắt, người thuyết trình sẽ khơng làm chủ được bài biểu diễn giữa diễn thuyết và trình diễn.