BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.2. Sử dụng mẫu (Templates)
Template là những mẫu có bố cục được thiết kế sẵn. Khi sử dụng người dùng chỉ việc đặt các đối tượng dữ liệu vào, chỉnh sửa một chút là hồn thiện thiết kế. Như vậy, thay vì phải tạo ra một bảng tính Excel từ đầu, bạn có thể sử dụng Template được thiết kế sẵn để tiết kiệm thời gian và cơng sức.
Chọn bảng tính muốn tạo Header Chọn bảng tính muốn tạo Footer Nhập nội dung cho Header Nhập nội dung cho Footer Nhập nội dung tiêu đề, nội dung nằm ở bên trái trang Nhập nội dung tiêu đề, nội dung nằm ở giữa trang in Nhập nội dung tiêu đề, nội dung nằm ở bên phải trang in
105 Bạn có thể tạo ra một bảng tính dựa trên bộ mẫu Templates được tích hợp
sẵn trong Excel hoặc có thể tự tạo cho mình những mẫu riêng, tùy vào mục đích
sử dụng.
1.2.1. Sử dụng Templates có sẵn
Để tạo ra một bảng tính dựa trên một mẫu Templates có sẵn trong Excel, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn
chọn thẻ File/ lệnh New/Sample
templates.
Bước 2: Trong cửa sổ sẽ xuất hiện
những mẫu có sẵn, bạn chỉ cần lựa chọn mẫu phù hợp rồi nhấn nút Create để sử dụng mẫu.
1.2.2. Tạo một Template mới
Thay vì sử dụng những mẫu Templates sẵn có, bạn có thể tự tạo cho mình những mẫu riêng, tùy vào mục đích sử dụng. Thao tác này được thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo một tệp bảng tính theo mục đích sử dụng. Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ lệnh Save As để hiển thị hộp thoại lưu trữ mẫu.
Bước 3: Tại hộp thoại Save As, bạn thao tác như sau: - Mục File name: bạn nhập tên tệp bảng tính mẫu vừa tạo. - Mục Save as type: bạn chọn Excel Template (*.xltx) từ
danh sách các định dạng tệp có sẵn. Lúc này, MS Excel sẽ tự động kích hoạt thư
mục Templates ở đường dẫn
“C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”.
- Nhấn nút Save để hoàn thành thao tác lưu Template.
1.2.2. Sử dụng T emplate do người dùng định nghĩa
Để tạo ra một tệp bảng tính dựa trên Template do người dùng tạo, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ lệnh New/ My templates. Bước 2: Tại hộp thoại New, bạn chọn mẫu trong danh sách mẫu do người
dùng định nghĩa, rồi nhấn OK để sử dụng mẫu.
1.3. Bảo mật dữ liệu
1.3.1. Bảo vệ bảng tính
Trong một số trường hợp người sử dụng có thể chia sẻ bảng tính và cho phép bất kỳ người sử dụng nào làm việc với nó và chỉnh sửa nó theo ý thích. Nhưng đa số chúng ta muốn bảo vệ bảng tính của mình, nhất là các bảng tính có tính chất quan trọng. Vì vậy để bảo vệ bảng tính ta thực hiện theo các cách sau:
a. Thiết lập mật khẩu cho bảng tính Chọn kiểu định dạng Chọn Templates trong danh sách Khung xem trước mẫu Nhập tên tệp mẫu
107 Để thiết lập quyền riêng tư cho bảng tính, bạn có thể thiết lập mật khẩu cho bảng tính. Cách thức thiết lập như sau:
Bước 1: Vào thẻ File/ Info/ Protect Workbook / Encrypt with Password. Bước 2: MS Excel sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu bạn nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính.
Bước 3: MS Excel sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu để xác nhận.
b. Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu * Bảo vệ cấu trúc bảng tính
Cấp độ bảo mật này cao hơn việc thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu. Trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu. Để thiết lập thuộc tính này, chúng ta có 2 cách thực hiện như sau:
Cách 1: Sử dụng thẻ File
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/Info/Protect Workbook/Protect Workbook Structure để thiết lập chế độ bảo vệ cấu trúc bảng tính. Bảo vệ cấu trúc bảng tính bao gồm bảo vệ các Worksheets, kích thước, vị trí.
Bước 2: Tại hộp thoại Protect Structure and Windows, ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng việc lựa chọn chế độ bảo vệ:
- Structure: Bảo vệ cấu trúc bảng tính. Khi một cấu trúc bảng tính được bảo vệ thì người sử dụng khơng thể chèn, xóa, hoặc đổi tên, hoặc hiển thị các worksheet đã bị ẩn.
- Window: Bảo vệ cửa sổ bảng tính. Khi một cửa sổ bảng tính được bảo vệ
thì người sử dụng khơng thể thay đổi kích thước hoặc vị trí của cửa sổ.
Sau đó ta nhập mật khẩu bảo vệ và click nút OK để hồn thành q trình thiết lập.
Cách 2: Sử dụng thẻ Review
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review / nhóm Changes/ lệnh Protect Workbook, và thực hiện lại bước 2 của cách 1.
* Bảo vệ bảng tính hiện tại Cách 1:Sử dụng thẻ File
Bước 1: Vào thẻ File/ Info/ Protect
Workbook / Protect Current Sheet để thiết
lập chế độ bảo vệ Sheet hiện hành.
Bước 2: Tại hộp thoại Protect Sheet,
ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng việc lựa chọn chế độ bảo vệ:
- Nhập mật khẩu bảo vệ.
- Lựa chọn một số thuộc tính cho phép người người sử dụng trong vùng “
Allow all users of this worksheet to:”
109
+ Select locked cells: Lựa chọn khóa các ơ. + Select unlocked cells: Lựa chọn mở khóa
các ơ.
+ Format cells:Định dạng ô. + Format columns:Định dạng cột. + Format rows:Định dạng hàng. + Insert cells:Chèn ô.
+ Insert columns: Chèn cột. + Insert rows: Chèn hàng.
- Sau khi thiết lập xong, bạn click nút OK. - Hộp thoại xác nhận Confirm Password hiển thị, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa, sau đó bạn nhấn OK để hoàn thành thiết
lập.
Lưu ý: Ta có thể thiết lập một khu
vực bảo vệ trong bảng tính cho phép người sử dụng có thể chỉnh sửa vùng chọn bằng chức năng “Allow User to Edit
Ranges” trong thẻ Review/ nhóm Changes.
- Trong hộp thoại Allow User to Edit Ranges chọn New :
Cách 2: Sử dụng thẻ Review
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review / nhóm Changes/ lệnh Protect Sheet và thực hiện lại bước 2 của cách 1.
* Chia sẻ tài liệu
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh
Share Wokbook.
Bước 2: Trong cửa sổ Share Workbook:
- Thẻ Editing: Bạn click chọn Allow changes by more than one user at the
same time. This also allows workbook merging.
- Thẻ Advanced: Cho phép bạn thiết lập một số tính năng cho tập tin được chia sẻ.
Bước 3: Click OK để hoàn thành.
1.3.2. Che dấu /bỏ che dấu công thức
* Che dấu công thức
Bạn phải làm việc thường xuyên với bảng tính Excel, với yêu cầu cao về tính bảo mật. Bạn chỉ muốn người dùng khác thao tác trên kết quả tính tốn và khơng muốn họ biết cơng thức tính tốn. Lúc này, bạn sẽ sử dụng tính năng che dấu cơng thức, thao tác này được thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn vùng bảng tính có cơng thức cần ẩn/hiện.
Bước 2: Click phải chuột lên vùng chọn rồi chọn lệnh Format Cells hoặc vào thẻ Home/nhóm Cells/lệnh Format.
111
Bước 3: Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Protection, sau đó đánh dấu chọn trong mục Loked và Hidden rồi nhấn nút OK.
Bước 4: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh Protect Sheet để thiết lập mật khẩu bảo vệ công thức như tài liệu
đã hướng dẫn ở phần trên.
* Bỏ che dấu công thức
Trong một số trường hợp bạn muốn mở công thức để chỉnh sửa, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh Unprotection Sheet.
Bước 2: Hộp thoại Unprotect Sheet xuất hiện, yêu cầu bạn nhập khẩu để mở khóa cơng thức. Sau khi bạn nhập mật khẩu xong, bạn nhấn nút OK. Kết quả công thức đã hiển thị trên thanh Fomular cho bạn tùy ý chỉnh sửa.
Chọn: Để ẩn công thức Bỏ chọn: Để hiển thị cơng thức
2. THAO TÁC BẢNG TÍNH
2.1. Ơ và vùng ơ
2.1.1. Kiểu cách (Style) cho một vùng ô
Chức năng Styles trong Excel giúp cho việc áp dụng một thiết lập các tùy chọn định dạng được xác định trước tới một ô hoặc một vùng trở nên dễ dàng. Nó tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo cho cái nhìn nhất quán của các ơ.
* Chọn Style có sẵn
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn gán Style.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Styles /lệnh Cells Styles, sau đó bạn click chọn kiểu Style muốn áp dụng.
* Tạo Style
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn gán Style.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Styles/lệnh Cells Styles, sau đó bạn chọn New Cells Styles.
Bước 3: Tại hộp thoại Styles:
- Mục Styles name: Bạn nhập tên cho Style. - Nút Format: Tùy chỉnh định dạng cho Styles.
113 Bước 4: Tại hộp thoại Formats Cells, bạn tùy chỉnh định dạng áp dụng cho vùng dữ liệu được chọn. Sau đó nhấn OK để khởi tạo Styles. Styles vừa khơi tạo sẽ được thêm vào danh sách các Style, bạn có thể quan sát thấy nó ở danh sách các Styles.
2.1.2. Định dạng có điều kiện theo nội dung ơ
* Định dạng dữ liệu trong ô theo điều kiện
Chức năng Conditional Formatting là kỹ thuật định dạng có điều kiện, nó cho phép người dùng thiết lập định dạng riêng những ô được lựa chọn khi dữ liệu trong các ô đó thỏa mãn điều kiện đã định sẵn.
Ví dụ: Khi sử dụng chức năng định dạng có điều kiện, người sử dụng có thể nhanh chóng thấy được:
- Các đơn hàng quá hạn nhưng chưa đủ số lượng được đánh dấu màu đỏ nhạt.
- Các đơn hàng sắp tới hạn nhưng chưa được cung cấp đầy đủ được đánh dấu màu vàng.
Việc định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện sẽ giúp người xem nhanh chóng nhận ra các thơng tin đủ điều kiện, trong khi vẫn xem được tổng thể tồn bộ nội dung bảng tính.
Việc định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện sẽ giúp người xem nhanh chóng nhận ra các thơng tin đủ điều kiện, trong khi vẫn xem được tổng thể tồn bộ nội dung bảng tính.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Bước 2: Trên thanh Ribbon / Tab Home / nhóm Style / lệnh Conditional Formatting.
Bước 3: Click chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập trong bảng định dạng được hiển thị.
Bước 4: Tùy theo kiểu định dạng được chọn trong bước 3 mà hệ thống sẽ trả về các hộp thoại nhập điều kiện khác nhau.
Ví dụ: Thiết lập định dạng điều kiện cho cột số lượng >20 với bảng dữ liệu sau:
Nhập điều kiện cần thiết lập
Chọn chế độ hiển thị dữ liệu phù hợp với điều kiện
115 Kết quả thu được như sau:
* Xóa một định dạng có điều kiện
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng muốn xóa.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Styles/Conditional Formatting / Manage Rules.
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn định dạng muốn xóa, sau đó click nút Delete Rule để xóa định dạng rồi nhấn nút OK để xác nhận xóa.
* Xem các định dạng có điều kiện đang được sử dụng
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home/nhóm Styles/lệnh Conditional Formatting/Manage Rules.
Bước 2: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại mục
Show Formatting Rules For, ta chọn This Worksheet để hiển thị các định dạng có
điều kiện đang sử dụng.
* Tùy chỉnh một định dạng có điều kiện Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng.
Bước 2: Trên thanh Ribbon /thẻ Home/nhóm Styles/lệnh Conditional Formatting/ Manage Rules.
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn chỉnh sửa.
Bước 4: Click nút Edit Rule để mở hộp thoại Edit Formatting Rule và điều chỉnh các tùy chọn điều kiện, sau đó nhấn nút OK để xác nhận thay đổi và đóng hộp thoại Edit Formatting Rule.
Bước 5: Đặt lại vùng được áp dụng định dạng có điều kiện trong cột Applies
to.
2.1.3. Đặt tên cho các vùng ô
* Đặt tên cho vùng ô
Chức năng này cho phép bạn đặt tên cho 1 ô hay một vùng trong Excel. Điều này giúp cho bạn có thể quản lý các dữ liệu của mình, thao tác với chúng một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nó cũng giúp cho việc tính tốn các dữ liệu trở nên chính xác hơn nhờ vào tính thay thế các tên mặc định bằng các tên tùy theo diễn tả về chức năng của chúng.
Bước 1: Để đặt tên cho 1 ô hoặc 1 vùng gồm nhiều ô, bạn bôi đen chọn ô hoặc vùng ơ đó, sau đó nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Define Name hoặc vào thẻ Formulars trên thanh Ribbon, rồi chọn công cụ Define Name.
Bước 2: Tại hộp thoại New Name:
- Mục Name: Bạn nhập tên cho vùng chọn.
- Mục Scope: Bạn chọn Workbook để ơ excel này sau khi đặt tên sẽ có hiệu lực trong cả tệp excel của bạn, nếu không bạn chọn từng sheet riêng biệt mà bạn muốn nó có hiệu lực.
- Mục Comment: Cho phép bạn có thể chèn thêm ghi chú cho vùng chọn. - Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn nút OK để hồn thành.
Ví dụ:
Ơ C7 được đặt tên là “xangthang2” Ô B7 được đặt tên là “xangthang1” Nhấn phải chuột
117 Khi bạn tính tổng 2 ô excel này, cơng thức sẽ là =SUM(xangthang1:xangthang2);
* Xóa tên cho vùng ơ
Để xóa tên của vùng trong Excel mà bạn đã đặt, bạn thao tác như sau: Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Formulars/nhóm Define
name/lệnh Name Manager.
Bước 2: Trong hộp thoại Name Manager, bạn chọn tên vùng muốn xóa, rồi nhấn nút Delete.
Bước 3: Một bảng thơng báo hiển thị, hỏi bạn có chắc chắn xóa tên vùng chọn khơng, bạn nhấn OK để thực hiện xóa.
2.2. Trang tính
2.2.1. Chia tách một cửa sổ
Khi bạn mở nhiều cửa sổ chương trình Excel, bạn thấy rất bất tiện khi phải bật qua, bật lại giữa các cửa sổ. Bạn có thể sử dụng tính năng chia tách cửa sổ làm việc của Excel. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng làm việc cùng lúc với nhiều cửa sổ bảng tính khác nhau. Việc này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và dễ dàng quan sát dữ liệu trong quá trình thao tác.
Để thực hiện chia tác cửa sổ, bạn thao tác như sau:
Bước 1: Bạn mở 2 tệp Excel mà bạn muốn cùng thao tác.
Bước 2: Bạn chọn 1 cửa sổ bất kỳ trong 2 cửa sổ Excel ở bước 1, rồi bạn chọn thẻ View/ nhóm Window/ cơng cụ Arrange All trên thanh Ribbon.
Bước 3: Hộp thoại Arrange All hiển thị gồm 4 sự lựa chọn:
- Tiled: 2 cửa sổ Excel sẽ được chia thành 2 cửa sổ bên trái và bên phải.
- Horizontal: 2 cửa sổ Excel sẽ được chia thành 2 cửa sổ bên trên và bên
dưới.
- Vertical: 2 cửa sổ excel sẽ được chia thành 2 cửa sổ bên trái và bên phải
giống như với Tiled.
- Cascade: thì 2 cửa sổ excel sẽ được sắp xếp theo dạng bậc, bạn có thể
chọn cho cửa sổ nào ở trên hay ở dưới tùy thích
2.2.2. Ẩn hiện các dịng cột của trang tính
Trong thực tế cơng việc, có nhiều lúc bạn muốn ẩn các dòng hoặc các cột dữ liệu mà bạn không muốn hiển thị trên bản in của 1 bảng tính Excel. Hoặc, sau khi in xong, bạn muốn hiển thị lại các hàng, cột đã bị ẩn trước đó.
119 * Ẩn các hàng
- Ẩn một hàng: Bạn nhấn chuột phải vào chỉ số hàng cần ẩn, sau đó chọn
Hide.
- Ẩn nhiều hàng cùng lúc:
+ Bạn nhấp chọn vào hàng đầu tiên cần ẩn trong bảng tính Excel.
+ Tiếp đó, bạn nhấn giữ phím Ctrl và chọn những hàng tiếp theo cần ẩn. Sau khi chọn xong, bạn thả phím Ctrl.
+ Nhấp chuột phải vào các hàng vừa chọn, rồi chọn Hide để ẩn các hàng đó