BÀI 1 : XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
5. BIÊN TẬP VĂN BẢN TRONG CHẾ ĐỘ CỘNG TÁC
5.2. Bảo vệ tài liệu
5.2.1. Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu
Thuộc tính này được thiết lập khi chủ sở hữu của tài liệu chỉ cho phép những người dùng khác xem tài liệu, không cho phép chỉnh sửa, định dạng hay thay đổi nội dung của tài liệu. Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Info/ Protect Document /
Mark as Final.
Bước 2: Hộp thoại thông báo của MS Word xuất hiện với các lựa chọn như
sau:
- OK: Để thiết lập.
- Cancel: Để hủy thiết lập.
Lưu ý: Để có thể thay đổi nội dung, định dạng của tài liệu, người dùng chỉ
cần Click nút lệnh Edit Anyway.
5.2.2. Thiết lập mật khẩu cho tài liệu
Để thiết lập quyền riêng tư cho tài liệu, người dùng sẽ thiết lập mật khẩu cho tài liệu. Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document /
Encrypt with Password.
Bước 2: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài
liệu.
5.2.3. Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu
Cấp độ bảo mật này cao hơn việc thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu. Trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu. Để thiết lập thuộc tính này, ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document/
Restrict Editing Word, để xuất hiện cửa sổ Restrict Formating and Editing cho
phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu.
Bước 2: Thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng các lựa chọn sau:
- Allow only this type of editing in the document: Không cho phép người
dùng thay đổi định dạng của tài liệu.
- No changes (Read only): Chỉ cho phép người dùng đọc tài liệu.
- Comments: Khóa văn bản khơng cho hiệu chỉnh, sửa đổi, chỉ cho phép
làm chú thích.
- Track changes: Cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vửa sửa đổi
trên tài liệu.
- Filling in Forms: Là cách bảo vệ văn bản ở mức cao nhất, thường chỉ dùng
cho Form.
Sau khi tùy chọn xong, bạn chọn nút lệnh Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 3: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu
Lưu ý: Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu, người dùng bắt buộc
5.3. So sánh 2 tài liệu
Khi chúng ta thiết lập chế độ so sánh tài liệu, thì mọi điểm khác biệt trong 2 văn bản giống hệt nhau sẽ được tìm thấy một cách dễ dàng và nhanh chóng. Để thực hiện thiết lập chế độ này, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Compare/lệnh
Compare, sau đó bạn chọn lệnh Compare …
Bước 2: Tại hộp thoại Compare Documents ta thực hiện các công việc sau:
- Original document: Chọn tài liệu gốc.
- Revised document: Chọn tài liệu cần so sánh.
- Click OK để thiết lập so sánh giữa 2 tài liệu.
Bước 3: Kết quả so sánh là một tài liệu mới với những khác biệt được đánh
dấu. Sau đó, trên nhóm Changes xuất hiện các nút lệnh:
- ... Previous, Next: Di chuyển tới, lui vị trí tài liệu đã bị thay đổi. - ... Accept: Chấp nhận sự thay đổi.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 2: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau, sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, DropCap, tạo chú thích. Với các yêu cầu sau:
1. Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg” .
2. Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu.
67
69
Bài tập 6: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
71
73