BÀI 2 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO
3. CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA
3.1. Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh
3.1.1. Tạo hiệu ứng cao cấp cho đối tượng đồ họa
* Tạo nền trong suốt cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt.
Bước 2: Vào thẻ Format chọn lệnh Remove Background. Lúc này, trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện một hộp cơng cụ ở góc trên bên trái.
- Mark Areas tom Keep: Để chọn vùng muốn giữ lại - Mark Areas to Remove: Để chọn vùng muốn bỏ
85 - Delete Mark: Xóa vùng đã chọn xóa
- Discard All Changes: Bỏ qua tất cả những thao tác đã thay đổi - Keep Changes: Giữ lại những thay đổi.
* Áp dụng hiệu ứng 3D cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt
Bước 2: Click chuột phải lên đối tượng chọn Format Picture Bước 3: Chọn 3-D Format để định dạng lại đối tượng 3D: - Bevel: Độ nghiêng;
- Depth: Độ sâu;
- Contour: Đường viên; - Surface: Bề mặt;
Bước 4: Chọn 3-D Rotation để xoay đối tượng theo ý muốn.
3.1.2. Chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khơi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau
Để chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khơi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click chuột phải lên hình ảnh muốn tác động chọn Format Picture. Xuất hiện hộp thoại Format Picture sau:
Bước 2:
* Để thay đổi độ tương phản, bạn chọn thẻ Reflection, trong đó: - Transparency: Thay đổi độ minh bạch (đơn vị %)
- Size: Thay đổi kích thước. - Distance: Thay đổi khoảng cách. - Blur: Độ mơ hồ.
* Để thay đổi màu sắc, bạn chọn thẻ Picture Corection. Trong đó: - Brightness: Điều chỉnh độ sáng;
- Contrast: Điều chỉnh độ tương phản.
3.2. Xử lý các đối tượng đồ họa
3.2.1. Định vị đối tượng đồ họa vào trang chiếu
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ View, nhóm Show. Tại đây có các lệnh như sau:
- Ruler: Để ẩn/hiện thước. - Gridlines: Để ẩn/hiện lưới. - Guides: Để hiểnange, lệnh Rotate để đặt hướng của đối tượng. Có 4 lựa chọn sẵn đó là:
Rotate Right 900 Xoay phải 90 độ Rotate Left 900 Xoay trái 90 độ Flip Vertical: Xoay ngược hình ảnh
Flip Horizontal: Để hình ảnh theo chiều dọc bình thường
3.2.2 Một số thao tác với các đối tượng đồ họa
* Phóng to/thu nhỏ đối tượng đồ họa
Bước 1: Click chuột trái lên đối tượng cần thao tác xuất hiện đường viền hình mũi tên xung quanh hình ảnh.
Bước 2: Nhấn chuột trái lên mũi tên và kéo để thay đổi kích thước đối tượng * Lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng tệp mới
Để lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng mới như .bmp, .gif, .jpeg, .png. Ta thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Click chuột phải lên đối tượng chọn Save as Picture. Bước 2: Tại hộp thoại Save As Picture, bạn thao tác như sau: - Mục File name: Nhập tên cho đối tượng.
- Mục Save as Type: Chọn kiểu định dạng cho đối tượng. - Chọn thư mục cần lưu trữ đối tượng.
87 - Nhấn nút Save để lưu đối tượng với định dạng mới.
3.2.3. Chuyển đổi ảnh thành đối tượng vẽ và biên tập ảnh.
* Cắt hình
- Bước 1: Chọn hình ảnh, lúc này thanh Ribbon sẽ tự động chuyển sang thẻ Format.
- Bước 2: Click vào chức năng Crop, những cạnh đen sẽ xuất hiện ở góc. Lúc này, bạn kích và kéo các cạnh đen để cắt hình.
Lưu ý: Để cắt hình theo một hình dạng cụ thể nào đó, bạn mở rộng lệnh
Crop trên thẻ Format rồi lệnh Crop to shape. Sau đó, bạn lựa chọn hình dạng muốn cắt từ danh sách hiển thị. Hình ảnh sẽ tự động chuyển thành khung hình đã chọn.
* Thêm đường viền cho hình
Sau khi chọn ảnh cần chỉnh, bạn click vào chức năng Picture Boder ở thẻ Format. Tại danh sách hiển thị, bạn có thể chọn Color (màu), weight (độ dày) và Dashes (độ liền mạch) của đường viền. Hình ảnh sẽ thay đổi theo đường viền đã chọn.
* Áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho ảnh
Chọn chức năng Artistic Effects ở thẻ Format. Bạn rê chuột vào từng hiệu ứng để xem sự thay đổi của ảnh, sau đó bạn có thể chọn hiệu ứng u thích.
* Áp dụng Style cho ảnh
- Bước 1: Chọn hình muốn áp dụng Style.
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Format, nhóm Picture Styles. Sau đó bạn nhấn vào mũi tên More để hiển thị tồn bộ style ảnh. Tại đây, bạn có thể lựa chọn một Style ảnh phù hợp.
3.3. Sử dụng đồ thị, sơ đồ
3.3.1. Tạo, chèn biểu đồ, đồ thị
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Illustrations, lệnh Chart.
Bước 2: Tại hộp thoại Insert Chart với các dạng biểu đồ biểu thị nội dung khác nhau. Bạn click chuột vào dạng biểu đồ muốn sử dụng, rồi nhấn OK.
89 Một bảng thống kê trên Excel sẽ xuất hiện kèm theo. Bảng thống kê này cho phép người dùng nhập dữ liệu cho PowerPoint.
Bước 3: Công việc của bạn bây giờ là nhập nội dung các mục vào trong bảng thống kê trên Excel. Những nội dung chúng ta điền vào Excel sẽ tự động được điền trong PowerPoint.
3.3.2. Định dạng tiêu đề, ghi chú, nhãn
Bước 1: Chọn biểu đồ hoặc đồ thị cần định dạng.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Data, lệnh Edit Data để xuất hiện bảng dữ liệu Excel. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa lại tiêu đề hàn, cột và dữ liệu cho biểu đồ.
3.3.3. Thay đổi kiểu đồ thị của một tập dữ liệu cho trước
Chọn biểu đồ đã có dữ liệu, sau đó bạn vào thẻ Design, chọn lệnh Change Chart Type, rồi chọn kiểu biểu đồ mà mình mong muốn từ cửa sổ hiển thị.
3.3.4. Thay đổi cách bố trí, sắp xếp các cột, thanh trong một đồ thị
biểu đồ đã có dữ liệu. Vào thẻ Design, nhóm Data, lệnh Select Data. Lúc này sẽ xuất hiện một cửa sổ Excel. Tại đây, bạn chọn Switch Row/Column để chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột.
91
3.3.5. Hiển thị số liệu trên đồ thị
Chọn biểu đồ đã có dữ liệu, sau đó bạn vào thẻ Layout, nhóm Labels, lệnh Data Labels > Show (Turn on Data Labels to selection) để hiển thị số liệu trên đồ thị.
3.4. Đa phương tiện trong trang chiếu: âm thanh, đoạn phim, hoạt hình
* Nhúng âm thanh vào slide
Microsoft PowerPoint cho phép chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn định dạng.mp3 hay .wma vào slide vì chúng cho chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ.
Bước 1: Bạn vào thẻ Insert, nhóm Media, chọn lệnh Audio > Audio from File....
Bước 2: Tại hộp thoại Insert Audio, bạn chọn tập tin âm thanh đang lưu rên máy và nhấn nút Insert để chèn vào slide. Một biểu tượng hình loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin âm thanh.
* Nhúng đoạn phim vào slide:
Powerpoint 2010 tương thích với rất nhiều định dạng video phổ biến hiện nay. Trong đó chúng ta nên sử dụng hai định dạng .flv và .wma vì chúng cho chất lượng hình ảnh chấp nhận được, ít phát sinh lỗi khi chèn và có kích thước tập tin nhỏ.
Bước 1: Bạn vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh New Slide, chọn kiểu layout là Two Content và nhập tựa đề cho slide l “chèn video cho slide”.
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Insert Media Clip trong placeholder bên trái. Hộp thoại Insert Video xuất hiện, cho phép bạn chọn file video cần chèn.
4. LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU TRÌNH CHIẾU
4.1. Liên kết, nhúng
* Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình
93 - Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links,
lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K.
- Bước 3: Chọn Place in this Document tại khung Link to
Select a place in this document: Chọn một slide mà bạn muốn nhảy đến
khi trình chiếu bài thuyết trình.
Show and return: Khi trình chiếu xong Slide sẽ trở lại slide chứa hyperlink
này.
Text to Display: chính là nội dung đoạn văn bản mà bạn chọn, nếu thay đổi
trong khung này thì đoạn văn bản trên slide cũng thay đổi theo.
ScreenTip: mặc định cho hyperlink chính là địa chỉ của nó (URL) hoặc đường dẫn đến tập tin, nếu bạn muốn thay đổi ScreenTip thì nhấn vào nút ScreenTip… và nhập phần trợ giúp vào.
* Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình
- Bước 1: Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm liên kết hyperlink. - Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links,
lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K.
- Bước 3: Tại khung Link to, bạn chọn lệnh Existing File or Web Page và tìm đến chọn bài thuyết trình chứa slide cần liên kết đến trong khung Look in.
Chọn nút lệnh Bookmark… để hiển thị hộp thoại Select Place in
Document, sau đó bạn chọn tên slide muốn liên kết.
4.2. Nhập, xuất
* Lưu các trang chiếu thành các tệp dạng gif, jpeg, bmp.
Để thực hiện thao tác lưu các trang chiếu thành các tệp gif, jpeg, bmp ta thực hiện tương tự như lưu một bài trình chiếu thơng thường. Tuy nhiên tại hộp thoại Save As, mục Save As Type: chọn kiểu tệp muốn lưu trữ phù hợp.
Click Every Slide để lưu tất cả các slide sang định dạng mới.
Click chọn Current Slide Only để lưu slide hiện tại sang định dạng mới.
5. QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU
5.1. Trình chiếu theo u cầu
* Lặp quay vòng liên tiếp các trang chiếu
Ta vào thẻ Show Options, click vào mục Loop continuously until ‘Esc’ để đặt lặp quay vòng Slide, hoặc bỏ chọn để loại bỏ lặp quay vòng Slide.
95
* Chuyển trang bằng tay hoặc theo thời gian định sẵn
- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ Slide Show, lệnh Set Up Slide Show. - Tại mục Advance slides, có các tùy chọn sau:
+ Manually: để trình chiếu bằng tay;
+ Using timings, if present: để chọn thời gian định sẵn cho mỗi trang chiếu. Các trang chiếu sẽ được tự động chuyển qua theo thời gian định sẵn.
5.2. Thiết lập cách thức trình bày
* Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide PowerPoint:
Thủ thuật này sẽ giúp cho người báo cáo chủ động hơn trong việc quản lý thời gian khi thuyết trình với các slide trong PowerPoint. Người báo cáo sẽ đo được thời gian thuyết trình từng slide rất cụ thể để từ đó đề ra phương án tốt nhất cho buổi trình chiếu của mình.
- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bấm chọn slide đầu tiên.
- Vào thẻ Slide Show > Rehearse Timings, lúc này slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn và đồng thời sẽ xuất hiện thêm thanh công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy ở góc bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian. Khi xong Slide 1, để tiếp tục sang Slide 2, bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, và cứ tiếp tục thuyết trình thử như vậy cho tới slide cuối cùng.
- Sau khi tới slide cuối, khi bấm chuột vào nút mũi tên, PowerPoint sẽ đưa ra thơng báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho các slideshow hay không (đồng thời trên đây cũng có thơng báo tổng số thời gian mà bạn đã tự thuyết trình lúc nãy). Hãy chọn Yes để trở về mơi trường soạn thảo. Lúc này sẽ có thơng báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình riêng của các slide vừa tiến hành.
* Hủy cài đặt về thời gian cho mỗi trang chiếu
Để hủy cài đặt thời gian cho mỗi trang chiếu, bạn vào thẻ Slide Show chọn Record Slide Show > Clear > Clear Timings on All Slides để xóa bỏ tồn bộ thời gian định sẵn cho mỗi slide.
97
5.3. Kiểm soát việc chiếu các trang
5.3.1. Làm nổi bật nội dung trên slide trình chiếu
Trong chế độ slide show, chúng ta có thể sử dụng cơng cụ Pen hoặc Highlighter để làm nổi bật nội dung đang trình bày. Các bước thực hiện như sau:
- Chuyển bài thuyết trình sang chế độ Slide Show.
- Khi muốn làm nổi bật nội dung đang trình bày trên một slide nào đó thì nhấp phải
chuột lên màn hình, rồi chọn Poiter Option. Tại đây, bạn có các tùy chọn như sau: + Pen: Sử dụng bút màu để làm nổi.
+ Highlighter: tô nền để làm nổi
+ Bạn có thể thay đổi màu tại Ink Color - Dùng chuột tô hoặc vẽ lên các slide
5.3.2. Chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng
Trong q trình trình chiếu đơi khi chúng ta gặp một số sự cố, lúc này chúng ta không muốn người xem thấy được sự cố này. Chúng ta sẽ chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng. Các thao tác thực hiện như sau:
* Cách 1: Thao tác bằng chuột
Bước 1: Click chuột phải lên màn hình đang trình chiếu, chọn Screen. Bước 2: Chọn chế độ màn hình mong muốn
Back Screen: Chế độ màn hình màu đen White Screen: Chế độ màn hình màu trắng * Cách 2: Cách khác là dùng tổ hợp phím tắt:
Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B: Màn hình đen, Ấn lại phím B: Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W: Màn hình trắng, Ấn lại phím W: Màn hình trở về bình thường.
Đơi khi vì một lý do nào đó khi đang trình chiếu, bạn phải dừng việc trình chiếu lại.
5.3.3. Thao tác để dừng/kết thúc bài trình chiếu
Cách 1: Phím Esc hoặc Ctrl+Break hoặc phím - để dừng việc trình chiếu. Cách 2: Click chuột phải lên màn hình trong chế độ đang trình chiếu, Click chọn End Show.
99
BÀI 3. XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
Nguyễn Thị Lệ Anh
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:
- Học viên hiểu và sử dụng thành thạo công thức mảng. Từ đó vận dụng tốt cơng thức mảng vào cơng việc tính tốn của mình để xử lý dữ liệu nhanh hơn, khoa học hơn.
- Học viên biết cách thức dị tìm, tham chiếu dữ liệu từ nhiều vùng, nhiều bảng dữ liệu.
- Học viên sử dụng thành thạo các cách thống kê và hàm tính tốn nâng cao. - Học viên có khả năng biểu diễn các tập dữ liệu trong bảng tính MS Excel theo nhiều cách thức khác nhau.
NỘI DUNG
1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1. Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính
1.1.1. Thiết lập lại thanh công cụ
Thanh công cụ của MS Excel bao gồm nhiều thẻ, nhiều nhóm với rất nhiều công cụ, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng hết tất cả các cơng cụ đó. Chúng ta mất nhiều thời gian để tìm được cơng cụ mà mình cần sử dụng. Do đó, MS Excel cho phép chúng ta tùy chỉnh lại thanh công cụ theo đúng mục đích sử dụng với cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Mở hộp thoại tùy chỉnh Excel Options theo các
cách sau:
- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Options.
Hộp thoại Excel Option hiển thị, bạn chọn thẻ Customize Ribbon.
- Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, sau đó nhấn phải
chuột rồi chọn Customize the Ribbon.
Bước 2: Cửa sổ của thẻ Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Option
được hiển thị gồm 2 phần: phần bên trái và phần bên phải. Ở giữa 2 phần này là nút lệnh Add>> và <<Remove có tác dụng đưa cơng cụ vào thanh Ribbon, hoặc xóa cơng cụ khỏi thanh Ribbon.
Cách 1
- Phần bên trái: gồm các mục như:
+ Choose Commands From: là nơi chọn công cụ để đưa vào thanh Ribbon.
Tại đây, bạn nhấn vào nút mũi tên xổ xuống để chọn các nhóm cơng cụ có sẵn.
+ Popular Commands: các cơng cụ thơng thường, thường dùng.
+ Commands Not in the Ribbon: Cơng cụ khơng có sẵn ở thanh cơng cụ
mặc định của Excel.
+ All Commands: Tất cả các cơng cụ có trong Excel. + Marcos: Các Macros
+ File Tab: Các cơng cụ liên quan đến file như đóng file, mở file, lưu file,
định dạng file, ...