BÀI 1 : XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
3. THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT
3.1. Tiêu đề, chân trang, chân bài
3.1.1. Tiêu đề (Caption) cho hình minh họa, bảng, và hộp văn bản
Dưới mỗi hình ảnh, bảng biểu, phương trình tốn học, … thường có các dịng tiêu đề hay cịn gọi là dịng chú thích, đây là một nhãn được đánh số, ví dụ như “Hình 1”. Một dòng tiêu đề thường bao gồm 2 phần:
(1) Văn bản tùy chỉnh, ví dụ như “Hình”; “Bảng”; “Phương trình” hoặc những nội dung khác mà bạn nhập.
(2) Theo sau văn bản tùy chỉnh là số hoặc chữ cái theo thứ tự, ví dụ như “1, 2, 3...” hoặc “a, b, c...”. Ngồi ra, bạn cũng có thể thêm văn bản mơ tả, bổ sung theo sau nếu muốn.
3.1.1.1. Thêm tiêu đề
Bước 1: Chọn đối tượng mà bạn muốn thêm dòng tiêu đề.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm Captions/lệnh
Insert Caption
Bước 3: Tại hộp thoại Caption:
- Mục Options: Cho phép bạn nhập nội dung tiêu đề, bao gồm các thông tin sau:
+ Mục Label: Nhập nhãn cho dịng tiêu đề, ví dụ như “Hình”, “Bảng”,
“Cơng thức”, ….
Lưu ý: Nếu danh sách
khơng có nhãn bạn muốn, bạn có thể chèn nhãn mới vào bằng cách nhấn nút lệnh New Label… , sau đó nhập nội dung cho nhãn mới,
rồi bấm OK để hoàn thành tạo nhãn mới.
+ Mục Position: Cho phép bạn lựa chọn vị trí hiển thị của dịng tiêu đề. MS Word cung cấp sẵn một số lựa chọn như sau:
. Above selected item: Tiêu đề nằm phía trên
đối tượng được chọn.
. Below selected item: Tiêu đề nằm phía
đưới đối tượng được chọn.
- Mục Caption: Bạn có thể nhập văn bản mô tả về đối tượng, chẳng hạn như “Hình 1- Bơng hoa”.
- Nút lệnh Numbering…: Cho phép bạn tùy chỉnh định dạng đánh số thứ tự của tiêu đề.
3.1.1.2. Định dạng tiêu đề
Sau khi thêm ít nhất một tiêu đề cho hình ảnh, bảng biểu, … vào tài liệu, kiểu (Styles) của tiêu đề có tên là “Caption” sẽ được hiển thị trên thư viện kiểu.
Để thay đổi định dạng của tiêu đề trong toàn bộ tài liệu, bạn thao tác như sau:
Bước 1: Bạn click chuột vào một tiêu đề bất kỳ trong tài liệu.
Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào kiểu tiêu đề có tên Cation nằm trong bộ
sưu tập, rồi chọn Modify… để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh Modify Styles.
Bước 3: Tại hộp thoại Modify Styles, bạn có thể đặt kích cỡ phơng chữ,
màu chữ, loại và các tùy chọn khác sẽ áp dụng cho chú thích của bạn như thao tác tùy chỉnh định dạng cho kiểu mà giáo trình đã hướng dẫn trong mục 7.2.2.3.
Nhập văn bản mô tả đối tượng
Lựa chọn vị trí hiển thị tiêu đề
Lựa chọn định dạng số thứ tự
3.1.1.3. Xóa tiêu đề
Để xóa tiêu đề cho 1 số đối tượng, bạn chỉ cần chọn tiêu đề cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete.
3.1.2. Chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu
3.1.2.1. Chú thích cuối trang (Footnote)
Tại mỗi trang của tài liệu, thường có những câu, những từ cần được chú thích để làm rõ vấn đề. Những chú thích này, người sử dụng muốn đặt nằm ở cuối trang văn bản để người đọc dễ dàng theo dõi. Vì vậy, MS Word cung cấp tính năng Footnote, từ cần chú thích như minh họa ở hình bên dưới.
* Chèn chú thích
Để sử dụng tính năng này, bạn thao tác theo cá bước như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh
Footnotes/lệnh Insert Footnote. Lúc này, tại cuối chân trang của tài liệu sẽ xuất
hiên số thứ tự của chú thích và dấu nháy cho phép bạn nhập dịng chú thích.
* Xóa chú thích
Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở chân trang, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi.
3.1.2.2. Chú thích cuối tài liệu (Endnote) * Chèn chú thích
Để chèn chú thích vào cuối tài liệu, cuối bài viết, bạn thào tác như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh
Footnotes/lệnh Insert Endnote. Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển xuống cuối file
văn bản cho phép bạn nhập dịng chú thích.
* Xóa chú thích
Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở cuối tài liệu, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi.
3.1.2.3. Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang và ngược lại
* Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References, trong nhóm
Footnotes bạn click chọn vào biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh và sau đó chọn lệnh Convert để mở hộp thoại Footnote and Endnote.
Bước 2: Tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn thao
tác như sau:
- Mục Location: Bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Footnotes.
- Mục Fomat: Bạn có thể thay đổi định dạng và tùy chỉnh số thứ tự của chú thích.
+ Number format: Chọn định dạng số thứ tự của chú thích.
+ Start at: Chọn số thứ tự bắt đầu sử dụng để đánh thứ tự cho chú thích. - Sau đó bạn nhấn nút lệnh Convert, rồi đánh dấu tích vào tùy chọn Convert
all endnotes to footnotes trong hộp thoại Convert Notes, cuối cùng bạn nhấn lệnh OK để hoàn thành chuyển đổi.
* Chuyển chú thích cuối trang thành chú thích ở cuối tài liệu
Để chuyển tồn bộ chú thích trên các trang thành chú thích nằm ở cuối tài liệu, bạn thao tác gần giống với thao tác chuyển đổi chú thích cuối tài liệu sang chú thích ở cuối trang, chỉ khác ở một điểm đó là tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Endnotes thay vì đánh dấu tích ở tùy
chọn Footnotes.