BÀI 3 XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
3. BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT
3.1. Ghi chú (Comment) nội dung trang tính
3.1.1. Sử dụng ghi chú
Ghi chú trong Excel là một cách tuyệt vời để giải thích các cơng thức, ơ và các dữ liệu khác trên bảng tính Excel, nhờ đó mà bạn có thể tiết kiệm được thời gian giải thích cho người khác khi xem bảng tính của bạn. Bạn có thể tạo nhận xét, tạo chú thích ở bất ký ơ nào trên bảng tính.
* Thêm ghi chú vào ô dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Bạn chọn ơ dữ liệu mn bổ sung ghi chú.
Bước 2: Để mở hộp nhập nội dung ghi chú, bạn có thể sử dụng một trong
hai cách sau đây:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Comments/cơng cụ New Comment.
Cách 2: Bạn nhấn phải chuột tại ô được chọn, rồi nhấn Insert Comment từ
hộp thoại xổ xuống.
Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Shift+F2.
Chọn chế độ hiển thị dữ liệu khi thỏa mãn điều lọc
Khai báo thơng số cho q trình lọc
157
Bước 3: Một hộp trắng hiện ra, các bạn nhập nội dung ghi chú mình muốn.
Sau khi nhập xong, bạn click chuột ra bên ngoài hộp để hoàn thành nhập. Mỗi khi bạn di trỏ chuột vào ô đã được thêm ghi chú, ghi chú sẽ được hiện ra.
* Thêm ghi chú vào ơ cơng thức
Đối với những ơ có cơng thức tính tốn, bạn thêm ghi chú theo cách thức như sau:
Chọn ơ có cơng thức cần nhập ghi chú, sau đó bạn thêm vào sau chuỗi cơng thức cú pháp + N(“chuỗi ghi chú” ) và nhấn Enter.
Kết quả của cơng thức vẫn tính bình thường nhưng khi bạn chọn vào ơ đó, thì trên thanh fx sẽ hiển thị ra chú thích các bạn thêm.
* Chỉnh sửa ghi chú
Bạn có thể chỉnh sửa ghi chú bằng cách chọn ơ có ghi chú muốn chỉnh sửa, rồi sử dụng thanh Ribbon, thẻ Comments và chọn tính năng Edit Comment. Hộp nội dung ghi chú của ô dữ liệu được hiển thị. Lúc này, bạn có thể chỉnh sửa lại nội dung ghi chú cho ô dữ liệu.
Lưu ý: Đối với những ơ bảng tính có chèn chú thích thì sẽ xuất hiện một
dấu tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ơ bảng tính.
* Xóa ghi chú
Nếu bạn không muốn ghi chú cho ô dữ liệu trong bảng tính đó nữa, thì bạn có thể xóa ghi chú đó bằng các cách như sau:
Cách 1: Nhấn phải chuột vào ơ có ghi chú muốn xóa, sau đó chọn Delete Comment.
Cách 2: Chọn ơ có ghi chú bạn muốn xóa, rồi vào thanh Ribbon, thẻ Review,
nhóm Comments và chọn lệnh Delete.
3.1.2. Hiện/ẩn các ghi chú
Khi sử dụng tính năng ghi chú trong Excel, sau khi tạo ghi chú xong, hệ thống sẽ mặc định những dòng ghi chú sẽ được hiển thị hết ra. Hoặc đôi khi, sau khi tạo ghi chú xong, ghi chú bị ẩn đi. Bạn muốn ẩn/hiện những dịng để dễ nhìn và theo dõi hơn. Để thực hiện điều này, bạn thao tác như sau:
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Comments, bạn bật sáng
công cụ Show/Hide Comment để ẩn ghi chú hoặc tắt sáng công cụ Show/Hide Comment để hiển thị ghi chú.
Trong trường hợp bạn muốn hiển thị tất cả các ghi chú đã sử dụng trong bảng tính, bạn sẽ bật sáng cơng cụ Show All Comments tại nhóm Comments trong thẻ Review.
3.2. Lần vết các thay đổi đối với bảng tính
3.2.1. Theo dõi sự thay đổi của tập tin
a. Theo dõi sự thay đổi của tập tin
Sau khi đã chia sẻ tập tin cho người khác hay nhóm cùng làm việc, để theo dõi sự thay đổi của tập tin để xem tập tin được chỉnh sửa, thêm hay thay đổi dữ liệu nào , ta thiết kế theo các bước:
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ Review/ nhóm Changes/Track
Changes/Highlight Changes…
Bước 2: Trong hộp thoại Highlight Changes lựa chọn những điều kiện When, Who, Where thiết hợp theo yêu cầu của bạn.
Bước 3: Click OK để hồn thành.
Với thiết lập này thì những vị trí mà dữ liệu thay đổi sẽ được làm dấu với Highlight.
159
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/Track
Changes/ Accept /Reject Changes.
Bước 2: Trong hộp thoại
Select Changes to Accept or Reject, ta sẽ lựa chọn để xem
chi tiết thay đổi.
Bước 3: Trong hộp thoại
Accept or Reject Changes sẽ
hiển thị chi tiết các dữ liệu đã bị thay đổi. Chúng ta có quyền chấp nhập hoặc khơng chấp nhận sự thay đổi đó.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1: Xây dựng bảng tính và thực hiện các u cầu tính tốn sử dụng
công thức mảng.
1. NGÀNH THI: dựa vào ký tự thứ nhất của MÃ SỐ được dò trong bảng BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN.
2. KHU VỰC: là ký tự thứ 2 của MÃ SỐ và được đổi về kiểu dữ liệu số. 3. TỔNG ĐIỂM: là tổng của ĐIỂM TOÁN, ĐIỂM LÝ và ĐIỂM HĨA. 4. Sắp xếp bảng tính theo MÃ SỐ tăng dần.
5. ĐIỂM CHUẨN: dựa vào ký tự đầu của MÃ SỐ được dò trong bảng BẢNG TRA ĐIỂM CHUẨN nhưng nếu KHU VỰC là 1 thì lấy ĐIỂM CHUẨN 1 cịn nếu KHU VỰC là 2 thì lấy ĐIỂM CHUẨN 2.
6. KẾT QUẢ: nếu tổng điểm lớn hơn hoặc bằng ĐIỂM CHUẨN thì điền “Đậu”, ngược lại điền “Rớt”.
7. Thống kê tổng số thí sinh ngành “Kế Tốn” có kết quả đậu. THÍ SINH CĨ KẾT QUẢ
ĐẬU
161 8. Sử dụng chức năng Advance Filter để trích ra tất cả các thí sinh có kết quả “Đậu”.
9. Thêm cột LỚP TÀI NĂNG bên phải cột KẾT QUẢ và điền dữ liệu như sau: Nếu tổng điểm thi lớn hơn hoặc bằng 18 và khơng có mơn nào nhỏ hơn 5 thì điền là “lớp tài năng”, cịn ngược lại thì điền là “lớp đại trà”.
Bài tập 2: Xây dựng bảng tính và thực hiện các u cầu tính tốn sử dụng
cơng thức mảng.
1. TÊN HÀNG: dựa vào hai ký tự đầu của MÃ HÀNG và BẢNG 1. 2. TÊN TỈNH: dựa vào ký tự thứ ba của mã hàng và BẢNG 2.
3. SỐ LƯỢNG: là ba ký tự cuối của MÃ HÀNG và chuyển thành dữ liệu
kiểu số.
4. ĐƠN GIÁ: nếu sản phẩn được mua trước tháng 5 thì lấy giá 1, cịn lại lấy
giá 2.
5. THÀNH TIỀN (VND) =SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ. Định dạng đơn vị VND.
6. THÀNH TIỀN (USD):
Nếu sản phẩm được mua trước tháng 7 thì THÀNH TIỀN (USD)= THÀNH TIỀN (VND) /19000
Nếu sản phẩm được mua sau tháng 7 thì THÀNH TIỀN (USD) =THÀNH TIỀN (VND)/20000.
Định dạng đơn vị USD.
7. Sắp xếp bảng tính theo thứ tự tăng dần dựa vào cột THÀNH TIỀN (VND) 8. Dùng Advance Filter lọc ra các dịng có TÊN HÀNG là FUTURE. 9. Thực hiện bảng thống kê sau:
163 Tên hàng Tổng số lượng Tổng thành tiền VND) FUTURE
Bài tập 3: Xây dựng bảng tính và thực hiện các u cầu tính tốn sử dụng
165
Bài tập 4: Xây dựng bảng tính và thực hiện các yêu cầu tính tốn sử dụng
cơng thức mảng
1. Định dạng bảng tính như trên, tạo Header là Họ Và Tên của học viên. 2. Mã khu vực là ký tự thứ 4 và thứ 5 của cột mã dự án
3. Loại dự án dựa vào 2 ký tự đầu của Mã Dự Án và bảng loại Dự Án 4. Chủ đầu tư dựa vào 3 ký tự sau của Mã Dự Án và bảng Chủ đầu tư & Vốn đầu tư.
5. Vốn đầu tư dựa vào mã dự án và mã khu vực, tra trong bảng chủ đầu tư & vốn đầu tư.
6. Mức ưu tiên dựa vào ký tự thứ 3 của mã dự án.
7. Nếu số năm hoạt động <5 & Mức ưu tiên =1 thì ghi "Dự Án Tiềm Năng", Ngược lại ghi "Không tiềm năng".
9. Làm bảng thống kê sau 10. Vẽ đồ thị cho bảng thông kê ở câu 9.
Vốn Đầu Tư
Sài Gịn Tourist Tập đồn FPT
167
Bài tập 5: Xây dựng bảng tính và thực hiện các u cầu tính tốn sử dụng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Đỗ trọng Danh, Nguyễn Vũ Ngọc Tùng. Giáo trình tin học dành cho người tự học. NXB Đại Học Sư Phạm.
[2]. Hà Thành - Trí Việt (2011). Tin học văn phịng 2010 - Tự học Microsoft Word 2010. NXB Văn Hóa Thơng Tin.
[3]. Microsoft VietNam (2013), Giáo trình hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2010.
[4]. Microsoft VietNam (2013), Giáo trình hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2010.
[5]. Microsoft VietNam (2013), Giáo trình hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2010.