Chương 2 Quản trị chi phí kinh doanh
2.3.2. Tính tốn chi phí theo mức hoạt động(Phương pháp ABC)
ABC là phương pháp tính tốn để ấn định chi phí đến sản phẩm/dịch vụ dựa trên mức sử dụng hay tiêu thụ các nguồn lực của các hoạt động để sản xuất ra sản phẩm đó.
Phương pháp ABC được hình thành là do chi phí sản xuất chung chỉ liên quan một cách gián tiếp đến sản phẩm cuối cùng. Vì vậy, khi phân bổ chúng cho sản phẩm phải dựa trên một cơ sở hợp lý. Cơ sở đó là các hoạt động được thực hiện cho sản phẩm đó.
b. Các hoạt động và các tác nhân tạo chi phí trong ABC
- Hoạt động (activity) là công việc được thực hiện trong tổ chức. Hoạt động là hành động, chuyển động hay kết quả của cơng việc. Ví dụ: Lắp ráp các linh kiện vào bộ mạch, xử lý & kiểm tra nguyên vật liệu, may các phần rời rạc lại để thành cái áo, cưa, bào, đục gỗ để đóng ra bàn ghế…
- Nguồn lực (resource) là một yếu tố kinh tế được sử dụng để thực hiện các hoạt động. Thí dụ: lao động, NVL là nguồn lực để thực hiện hoạt động
- Tác nhân tạo chi phí (cost driver) là bất kỳ yếu tố nào mà nó có tác động làm thay đổi chi phí của một hoạt động (đã gặp khái niệm này ở chương trước).
QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH– ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 25
Giả định chính của hệ thống ABC là sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp được thực hiện bởi các hoạt động. Các hoạt động này sử dụng các nguồn lực từ đó tạo ra chi phí. Các nguồn lực được phân bổ đến hoạt động, sau đó đến đối tượng nhận chi phí. Với ABC, chi phí sản xuất chung được phân bổ đến đối tượng nhận chi phí bằng cách xác định các hoạt động, các nguồn lực, chi phí của chúng và số lượng cần thiết để sản xuất ra sản phẩm.
c. Các bước trong thiết kế hệ thống ABC
Có ba bước chủ yếu trong việc thiết kế hệ thống tính tốn chi phí ABC Bước 1: Xác định các chi phí nguồn lực và phân tích các hoạt động
- Hầu hết chi phí nguồn lực đều được ghi chép trong sổ cái kế toán như mua NVL, xử lý NVL, chi phí nhà xưởng, máy móc thiết bị, lương nhân viên, …
- Phân tích các hoạt động: là xác định và mô tả những việc phải làm trong đơn vị để sản xuất ra sản phẩm. Công việc này bao gồm: Thu thập dữ liệu, điều tra, quan sát, phỏng vấn và liệt kê các công việc được thực hiện để có được những thơng tin cần thiết cho việc phân tích
Bước 2: Ấn định chi phí nguồn lực đến các hoạt động
Khi thực hiện các hoạt động sẽ phải sử dụng các nguồn lực, việc này tạo ra chi phí. Nếu thực hiện nhiều hoạt động sẽ phải sử dụng nhiều nguồn lực, chi phí tăng lên. Đây là mối quan hệ nhân quả và là cơ sở cho tính tốn theo ABC.
Chi phí nguồn lực được ấn định vào các hoạt động một cách trực tiếp hoặc ước tính
- Trực tiếp: Yêu cầu phải đo lường thực tế mức sử dụng các nguồn lực của hoạt động đó. Ví dụ: Cần bao nhiêu chi phí cho điện để vận hành máy trong dây chuyền sản xuất sản phẩm A.
- Ước tính: Nếu khơng có sẵn các đo lường trực tiếp, nhà quản trị phải ước tính mức tiêu thụ của từng hoạt động trong các hoạt động đã phân tích. Ví dụ: ước tính số giờ máy hoạt động cần thiết cho việc lắp ráp một xe hơi.
Bước 3: Ấn định chi phí hoạt động đến đối tượng nhận chi phí
Một khi đã biết chi phí các hoạt động, cần phải đo lường mức độ tiêu thụ các hoạt động đó trên mỗi sản phẩm được sản xuất. Gọi đó là tác nhân tạo chi phí dạng hoạt động (ví dụ: Số giờ máy hoạt động, số máy móc sử dụng, số NVL được kiểm tra và xử lý) Hoạt động nào tiêu thụ nhiều thì sẽ có chi phí cao và ngược lại. Các tác nhân hoạt động sẽ giải thích tại sao chi phí sản xuất chung của từng sản phẩm lại khác nhau mà điều này thì phương pháp truyền thống khơng giải thích cụ thể được.
d. Ưu điểm
- Cung cấp các thơng tin chi phí một cách chính xác, giúp nhà quản trị có thể đánh giá đúng lợi nhuận, doanh thu cho doanh nghiệp mình.
QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH– ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 26
- Giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội để cải thiện hoặc nâng cao lợi thế cạnh tranh thông qua việc xây dựng các chiến lược về chi tiêu, giá cả, dịch vụ khách hàng, phát triển sản phẩm.
e. Hạn chế
- Có thể bỏ sót chi phí: Trong ABC, các chi phí như quảng cáo, tiếp thị, R&D, bảo hành… không được xem là chi phí sản phẩm mà là chi phí thời kỳ. Nhưng thực tế, đây lại là các chi phí bổ sung cho từng sản phẩm riêng biệt.
- Tăng chi tiêu và tốn thời gian:Để phát triển và thực hiện hệ thống ABC thường làm tăng thêm một khoản chi tiêu cho doanh nghiệp và mất nhiều thời gian. Theo các doanh nghiệp đã thành công trong việc sử dụng hệ thống này, họ mất khoảng hơn một năm để chuẩn bị và thực hiện chúng.
Ví dụ: Cơng ty Z. sản xuất và bán hai loại máy in: Máy loại tốt và loại thường. Trong quý 2/năm N, bộ phận kế tốn báo cáo các thơng tin về hai loại sản phẩm như:
STT Khoản mục ĐVT Máy in loại tốt Máy in loại thường
1 Sản lượng máy 5.000 15.000
2 Giá bán ngàn đồng 400 200
3 Chi phí NVL và LĐTT ngàn đồng 200 80 4 Số giờ lao động TT giờ 25.000 75.000
Ban Giám Đốc cơng ty rất hài lịng với mức bán và lợi nhuận được báo cáo. Họ quyết định trong 6 tháng cuối năm sẽ tập trung nguồn lực nhiều hơn cho loại máy tốt do nhận định đây là sản phẩm có lợi nhuận cao hơn. Tuy nhiên, bộ phận quản trị chi phí cho rằng quyết định này chưa chính xác. Qua khảo sát họ đã ghi nhận được các hoạt động, nhóm chi phí và tác nhân hoạt động dự tính cho cả năm như sau:
STT Hoạt động dự trù, 1000 đ Nhóm chi phí Tác nhân hoạt động tạo chi phí
1 Điều hành quản lý 125.000 Số giờ điều hành (giờ) 2 Xử lý nguyên vật
liệu 300.000 Số lượng NVL xử lý (kg) 3 Vận hành máy móc 1.500.000 Số giờ máy (giờ) 4 Đóng gói 75.000 Số lệnh đóng gói (lệnh)
Mức tiêu thụ các tác nhân hoạt động trong quý 2/N + 1 như sau:
STT Tác nhân hoạt động ĐVT Máy tốt Máy thường Tổng cộng 1 Số giờ điều hành giờ 5.000 7.500 12.500
2 Số lượng NVL xử lý kg 200 100 300
QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH– ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 27
4 Số lệnh đóng gói lệnh 5.000 10.000 15.000 * Chú ý:
- Phương pháp tính ABC được áp dụng cho các doanh nghiệp có chi phí ngun vật liệu, chi phí kỹ thuật cao, cơng nghệ tiên tiến, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp.
* So sánh PP ABC và PP truyền thống Giống nhau:
+ Có cùng đối tượng tính giá thành.
+ Cách tập hợp chi phí trực tiếp như nguyên vật liệu trực tiếp, NCTT được tập hợp trực tiếp vào đối tượng tính giá.
+ Chi phí nhân cơng trực tiếp của hai phương pháp này có giống một phần là tiêu thức phân bổ chi phí ln gắn liền với số lượng sản xuất
Khác nhau:
Nội dung Phương pháp truyền thống Phương pháp ABC 1. Đối tượng tập
hợp chi phí
Chi phí được tập hợp theo cơng việc, nhóm sản phẩm hay nơi phát sinh chi phí: phân xưởng, đội sản xuất…
Tập hợp dựa trên hoạt động
2. Tiêu thức phân bổ
Dựa trên sản lượng sản phẩm sản xuất ra hoặc chi phí tiền lương của lao động trực tiếp đối với chi phí sản xuất chung, giờ máy…
- Dựa trên nhiều tiêu thức phân bổ
- Tiêu thức lựa chọn là nguồn sinh phí ở mỗi hoạt động
3. Tính chính xác và hợp lý
Giá thành được tính quá cao hoặc quá thấp
Giá thành được tính với độ chính xác cao, do đó độ tin cậy trong việc ra quyết định lớn.
4. Kiểm sốt chi phí Kiểm soát trên cơ sở trung tâm chi phí: Phân xưởng, phịng ban đơn vị
Kiểm sốt chặt chẽ hơn theo từng hoạt động 5. Chi phí kế tốn Chi phí thấp, đơn giản Khá phức tạp, chi phí
khá cao để duy trì phương pháp này
6. Cung cấp thông tin cho quản trị
Chỉ cung cấp thông tin về mức chi phí
Cung cấp thơng tin về q trình và ngun nhân phát sinh chi phí
QUẢN TRỊ CHI PHÍ KINH DOANH– ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 28
Trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động, với các doanh nghiệp đang cạnh tranh nhau về giá cả thì ABC được xem là một cơng cụ quản trị chi phí hữu hiệu, đã được sử dụng hơn 20 năm qua. Tuy tốn kém chi phí và thời gian nhưng lợi ích mà nó mang lại rất lớn. Doanh nghiệp có thể áp dụng các đo lường ban đầu cho cả quá trình sản xuất và kinh doanh của mình.