- Thế hệ 3: Phương pháp cao hơn nữa không chỉ sử dụng checklist và lịch
Chương 4 Kỹ năng quản trị stress 4.1 Tổng quan về stress
4.1. Tổng quan về stress
4.1.1. Khái niệm, đặc điểm của Stress
Stress là một thuật ngữ có giới hạn rộng dùng để chỉ những trạng thái của con người xuất hiện do phản ứng với những tác động từ bên ngoài. Khái niệm stress đầu tiên xuất hiện trong sinh học để chỉ phản ứng bình thường của cơ thể sinh vật đối với bất cứ một tác động có hại nào, sau đó stress dần được sử dụng để miêu tả các trạng thái của cá nhân đối với các điều kiện bên ngoài ở các mức độ sinh lý, tâm lý và hành vi.
Người đầu tiên mô tả hành vi này là Walter Cannon (1927) khi ông quan sát môt loạt các phản ứng bản năng trong giới tự nhiên mà ông gọi là hành vi “chống hoặc chạy” mỗi khi loài vật đối mặt với kẻ ăn mồi. cách tiếp cận này tập trung vào nhiều khía cạnh sinh học của stress.
Người đầu tiên sử dụng thuật ngữ stress là nhà nội tiết học người Áo Hans Seyle (1930). Ông nghiên cứu sự phản ứng của cơ thể các con vật khi chúng bị hành hạ. Ông nhận thấy chúng phản ứng ở các mức độ khác nhau như hoảng hốt, chống cự hoặc kiệt quệ mà ơng gọi chung là phản ứng stress. Ơng cũng kết luận rõ ràng rằng stress gây hại cho cơ thể từ tim tới hệ miễn dịch và tới tồn bộ thể lực.
Có thể hiểu đơn giản stress là phản ứng của cơ thể trước bất cứ một yêu cầu, áp lực hay một yếu tố tác động nào đe dọa đến sự tồn tại lành mạnh của con người cả về thể chất lẫn tinh thần.
Stress là một trạng thái tâm sinh lý được nảy sinh khi các kích thích tác động quá mức (vượt ngưỡng giới hạn cho phép) chịu đựng của cá nhân dẫn đến thay đổi về nhận thức, thái độ và hành vi."
Theo tâm lý học giải thích thì đây là một cảm giác căng thẳng và dồn ép. Áp lực với cường độ thấp có thể là một điều tốt và thậm chí có lợi ích trong cơng việc và sức khỏe.
* Một số đặc điểm của stress
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 42
- stress không phải là luôn luôn xấu đối với công việc và cuộc sống.
- Stress có thể xuất hiện tại bất cứ thời điểm nào, xuất phát từ bất cứ nguyên nhân nào mà mỗi người khó có thể dự đốn được.
- Các kỹ thuật giảm stress chỉ mang lại hiệu quả tương đối.
- Các triệu chứng của stress có thể khơng rõ ràng và đơi khi khơng có triệu chứng nhưng điều đó khơng có nghĩa là khơng có stress.
4.1.2. Phân loại stress
+ Căn cứ vào nguyên nhân gây stress - Stress sinh thái
- Stress do chấn thương bệnh tật
- Stress do tiếng ồn và các tác động vật lý, sinh hóa - Stress tâm lý – xã hội
- Stress sinh lý
+ Căn cứ vào thời gian tác động của các nhân tố: - Stress cấp tính
- Stress cấp tính từng đợt - Sress mãn tính
+ Căn cứ vào tác động của stress: - Stress tích cực
- Stress tiêu cực - Hyperstress - Hypostress
4.2. Các nguyên nhân gây ra Stress trong công việc 4.2.1. Áp lực về thời gian 4.2.1. Áp lực về thời gian
Đây là nguyên nhân thông thường và phổ biến nhất mà các lao động gián tiếp trong doanh nghiệp đều phải đối mặt. Áp lực về thời gian xuất hiện khi chúng ta có q nhiều cơng việc cần phải làm nhưng lại có q ít thời gian để hồn tất. Khi đó, họ cảm thấy bị bắt buộc phải hồn thành một khối lượng cơng việc lớn trong một khoảng thời gian nhắn và khơng có khả năng kiểm sốt được thời gian một cách thích hợp. Trong ngắn hạn, một mặt nững áp lực về thời gian có thể được coi là động lực giúp chúng ta hồn thành cơng việc. Một số người sẽ hồn thành cơng việc tốt hơn khi họ phải đối mặt với hạn chót để hồn thành thay vì cứ sắp xếp công việc để thực hiện theo một cách tuần tự. Tuy nhiên, cũng dễ dàng nhận thấy rằng việc chịu đựng áp lực thời gian triền miên là thực sự có hại.
Một vấn đề nữa cần chú ý, trong các nền văn hóa khác nhau sự nhận thức về áp lực thời gian trong công việc cũng khác nhau. Một số nền văn hóa định
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 43
hướng công việc trong ngắn hạn, trong khi đó một số khác lại ưa thích cách định hướng theo tầm nhìn dài hạn. Chẳng hạn, người mỹ có khuynh hướng sắp xếp lịch làm việc trong một ngày với nhiều hoạt động mang tính ngắn hạn, trong số đó mỗi hoạt dộng có mục tiêu hồn thành khác nhau. Còn người Nhật cũng làm việc bận rộn cả ngày nhưng họ định hướng cơng việc trong dài hạn thay vì hồn thành cơng việc một cách tức thời.
4.2.2. Xung đột trong tổ ch c
- Xung đột về vai trò, trong đó vai trị của mỗi cá nhân trong một nhóm được đảm nhiệm bởi những người khơng hợp nhau trong q trình làm việc. Khi đó dù phương pháp làm việc khoa học, sự phân công công việc phù hợp, ngừi lãnh đạo thực hiện đúng vai trị,… cũng khơng thể phát huy được năng lực của các thành viên trong nhóm.
- Xung đột về công việc. Xảy ra nếu giữa các cá nhân tồn tại những quan điểm khác nhau khi xác định hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, có thể bắt nguồn tự sự khác biệt trong kiến thức, kinh nghiêm, tư duy hay lợi ích kỳ vọng.
- Xung đột do quá trình tương tác. Stress cũng có thể xuất hiện khi có sự chống đối mang tính cá nhân với nhau, điều này khiến cho họ không hợp tác được với.nhau.
4.2.3. Mơi trường và hồn cảnh
Nhóm nhân tố thứ 3 này xuất hiện từ mơi trường bên ngồi mà trong đó mỗi cá nhân lại có hoặc xuất phát những hồn cảnh cụ thể khác nhau. Một trong những dạng phổ biến nhất của stress xuất phát từ môi trường là điều kiện làm việc khơng có lợi (thường xuyên tiếp xúc với người ốm đau bệnh tật, tai nạn, hay thường xuyên phải đối mặt với nạ kẹt xe hàng ngày, thường xuyên tiếp xúc với những khách hàng khơng hài lịng về sản phẩm hay bất bình trong cách phục vụ,…
Thêm vào đó, sự thay đổi nhanh chóng và khơng ngừng gia tăng cộng với phạm vi làm việc rộng cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến stress. Ngồi những nhân tố gây stress có nguồn gốc từ mơi trường làm việc, mơi trường sống cũng có thể xuất hiện các nhân tố gây ra stress nói chung và stress trong công việc nói riêng. Chẳng hạn các nhân tố về hình thể (chiều cao, cân nặng,…) trạng thái tâm lý (bất hạnh, lo lắng, khủng hoảng,…) bệnh tật cá nhân hay sự kiện mới xảy ra trong cuộc sống….
Như vậy có thể thấy các nhân tố xuất hiện trong môi trường sống và môi trường làm việc là một trong những nhóm nhân tố quan trọng cần dược xem xét khi chúng ta học cách đối mặt và kiểm sốt stress.
4.2.4. Tâm lý đề phịng
Sự thách thức hay đe dọa trong công việc cũng được coi là nhân tố gây ra stress. Nhân tố này có thể bao gồm một sự kiện khơng mong đợi có thể sẽ sảy ra hay một điều khơng hài lịng tuy chưa thực sự xuất hiện nhưng dù sớm hay muộn
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 44
ta cũng phải đối mặt. Khi đó stress sẽ xuất hiện do tâm lý đề phòng hay từ sự sợ hãi đối với sự kiện sắp xảy ra đó.
Để giảm stress do những nhân tố này gây ra không cần một sự phản đối dữ dội, mãnh liệt. Các nhà lãnh đạo có thể giảm được mức độ stress trong tổ chức của mình trước những sự kiện này bằng cách đảm bảo rằng những thông điệp của mình được thơng báo tới mỗi thành viên và để họ biết rằng một số người có thể sẽ phải chịu sự tác động khơng tích cực từ những sự kiện đó.
4.3. Đương đầu với Stress trong công việc
4.3.1. Khắc phục các nguyên nhân gây ra Stress * Quản lý thời gian * Quản lý thời gian
- Sử dụng hiệu quả thời gian trong dài hạn: Quan niệm về việc sử dụng thời gian như thế nào là hiệu quả đã thay đổi. Trước đây, chúng ta cho rằng sử dụng thời gian hiệu quả có nghĩa là thời gian biểu của chúng ta phải được lấp kín, các cơng việc thậm chí cịn chồng chéo lên nhau. Tuy nhiên, quan điểm đó đã có sự thay đổi.
Giải pháp tốt nhất để chống lại stress do áp lực về thời gian là việc lên kế hoạch và xây dựng lịch làm việc, thiết lập danh sách những công việc cần phải làm và học cách nói “khơng” với những việc khơng cần thiết. Cụ Thể:
+ Mỗi cá nhân cần giành thời gian cho những việc quan trọng, không chỉ cho những việc cấp bách.
+ Mọi người phải có khả năng phân biệt một cách rõ ràng giữa những việc họ thấy là quan trọng với những việc họ thấy là cấp bách.
+ Trọng tâm của chiến lược quản lý thời gian là kết quả hơn là phương pháp.
+ Mọi người khơng cần cảm thấy đáng trách khi họ nói “khơng”. - Sử dụng hiệu quả thời gian hàng ngày:
Quy tắc 1: Liệt kê các công việc cần phải hoàn tất trong ngày, chú trọng những công việc mình muốn hồn thành chứ khơng chỉ riêng những cơng việc mà mình thích làm. Và theo lẽ thường thì thực hiện các cơng việc hàng ngày đã được định sẵn và ghi ra trên giấy, trong máy tính hay trên lịch làm việc hàng ngày sẽ tốt hơn việc phụ thuộc vào trí nhớ.
Quy tắc 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần thực hiện theo nguyên tắc Pareto (80/20 - quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố: 20% khối lượng công việc sẽ mang lại 80% kết quả). Điều quan trọn là càn phân tích những cơng việc nào nằm trong 20% quan trọng đó để dành cho chúng phần lớn quỹ thời gian của mình. Mỗi cá nhân nên tập trung trước tiên vào những công việc quan trọng trước sau đó mới giải quyết những cơng việc sự vụ khác. Công việc quan trọng nên được thực hiện vào lúc cơ thể đạt mức năng lượng cao và trí tuệ hoàn toàn minh mẫn.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 45
Quy tắc 3: Tại cùng một thời điểm, nên thực hiện một việc quan trọng đồng thời với vài việc ít quan trọng hơn. Đặc biệt nên kết hợp làm những cơng việc ít quan trọng hơn trong thời gian chờ đợi.
Quy tắc 4: Cần ghi ra những mục tiêu dài hạn nhưng chi nhỏ công việc ra trong ngắn hạn. Điều này giúp mỗi cá nhân không mất định hướng đồng thời không bị ngập lụt trong mớ công việc khổng lồ với mức độ quan trọng, cấp bách khác nhau.
Quy tắc 5: Mỗi cá nhân cần tuân thủ thời gian biểu trong ngày. Đây là một trong những chiến lược tốt nhất dể quản lý thời gian hiệu quả. Chúng ta khơng thể kiểm sốt tốt được thời gian hay giảm được stress do áp lực thời gian nếu như khơng biết mình sử dụng thời gian như thế nào.
Quy tắc 6: Cần đặt ra hạn chót cho từng cơng việc. Đồng thời mỗi ngày nên cố gắng hồn thành ít nhất một cơng việc nào đó vì mỗi ngày trơi qua mà chúng ta không hồn tất được dù chỉ là cơng việc kéo dài trong vài phút sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và bị stress so áp lực về thời gian.
* Giảm xung đột trong tổ ch c
- Trước hết cac thành viên trong tổ chức cần phải có thái độ cởi mở và lắng nghe. Điều này đòi hỏi mỗi người cần tạm gác ý kiến của mình lại để lắng nghe ý kiến của người khác. Sau đó cần có sự phân tích và cân nhắc tất cả cá ý kiến có liên quan.
- Các bên cần thể hiện thiện chí của mình với mục tiêu đi đến một thỏa thuận chung, tránh để xung đột trong công việc biến thành xung đột giữa các cá nhân. Điều này rất tai hại và làm cho việc kiểm soát và giảm nhẹ stress trở nên khó khăn hơn.
* Tổ ch c lại công việc
Một số nghiên cứu chỉ ra rằng sự tự do nhất định trong cơng việc có thể giúp người lao động tránh đươc stress do môi trường làm việc gây ra, những người được quyền tự chủ lớn hơn trong công việc đã được phân công sẽ ít bị stress trong cơng việc (sự tự chủ giúp họ ít bị q tải trong cơng việc, không bị mất định hướng, tánh đực xung đột với các thành viên khác,…) Hackman, Oldham, Janson và Purdt (1975) đã đề xuất mơ hình tổ chức lại cơng việc cho phép người lao động giảm stress, tăng sự thỏa mãn và tăng năng suất lao động. Mơ hình này gồm 5 khía cạnh:
- Sự đa dạng về kỹ năng: là cơ hội để người lao động có thể vận dụng niêu kỹ năng khi thực hiện công việc.
- Sự chịu trách nhiệm; Là cơ hội để người lao động tự chịu trách nhiệm và hoàn tất trọn vẹn một công việc nhất định.
- Tầm quan trọng của công việc: Cơ hội được thấy tác động của công việc được thực hiện.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 46
- Sự tự do, tự trị: Cơ hội được lựa chọn thực hiện công việc như thế nào và hòa tất vào lúc nào.
- Sự phản hồi: Cơ hội được nhận những thông tin phản hồi về kết quả, về thành công của công việc sau khi hồn tất.
* Giảm tâm lý đề phịng
Việc đầu tiên cần làm là thiết lập thứ tự ưu tiên đối với các công việc cần phải thực hiện: xác định việc gì có thể hồn thành trong dài hạn, việc gì cần phải thực hiện ngay… Việc xác định như vậy giúp chúng ta loại bỏ không chỉ stress do áp lực về thời gian mà còn loại bỏ được stress do tâm lý đề phịng thơng qua việc đưa ra một định hướng hành động rõ ràng.