- Thế hệ 3: Phương pháp cao hơn nữa không chỉ sử dụng checklist và lịch
1. Thiết lập mục tiêu
ngắn hạn cũng giúp loại bỏ tâm lý đề phòng do xu hướng tập trung hoàn thành ngay các mục tiêu trước mắt thay vì sợ hãi cho tương lai. Việc lập kế hoạch làm việc và thiết lập hệ thống mục tiêu trong ngắn hạn gồm 4 bước:
Mơ hình thiết lập kế hoạch và mục tiêu ngắn hạn
Bước 1: Xác định kết quả hay mục tiêu kỳ vọng
Đây là bước đầu tiên trong quá trình lên kế hoạch và bươc này rất quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 2: Xác định hành động và cách ứng xử. Xác định càng cụ thể càng tốt
các hành động và cách ứng xử giúp chúng ta tiến gần đến việc hoàn thành mục tiêu đề ra. Mục tiêu càng khó thực hiện thì các hành động càng phải được xác định một cách nghiêm túc, kỹ lưỡng và cụ thể.
Bước 3: Thiết lập cơ chế giám sát việc thực thi và giải trình kết quả của các
hành động ở bước 2. Điều này có nghĩa là mỗi người cần phải thông báo với những người xung quanh hoặc những người trực tiếp có liên quan về mục tiêu mà
1. Thiết lập mục tiêu mục tiêu 4. Đánh giá và ghi nhận 2. Hành động và ứng xử 3. Giám sát và giải trình
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 47
mình đã thiết lập và thơng qua đó nhận được sự giám sát, động viên cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Bước này gây ra một áp lực khiến cho việc khơng hồn thành mục tiêu cịn khó khăn hơn là hồn thành mục tiêu.
Bước 4: Thiết lập hệ thống đánh giá và ghi nhạn kết quả đạt được. Với các
mục tiêu và kết quả đạt được là hữu hình thì sự đánh giá và ghi nhận kết quả là tương đối dễ dàng, ngược lại việc đo lường thành công trong việc mục tiêu cải thiện kỹ năng quản lý, rèn luyện tính kiên nhẫn, hay tăng cường khả năng lãnh đạo hiệu quả… là rất khó khăn. Tuy vậy, việc thiết lập hệ thống đánh giá và ghi nhận các dấu hiệu của thành cơng là hồn tồn cần thiết và hữu ích, là động lực khuyến khích mỗi người đạt được mục tiêu đã đề ra.
4.3.2. Tăng khả năng phản ng của bản thân
* Tăng cường khả năng phản ng về thể chất: Các nghiên cứu đã chỉ ra
rằng những người có tình trạng thể chất tốt sẽ có khả năng đương đầu với các vấn đề stress tốt hơn. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã chủ động mang lại cho nhân viên các chưng trình tập luyện thể chất, rèn luyện thân thể và giữ gìn vóc dáng. Chẳng hạn Prudential Life Insurance tiết kệm được 46% chi phí cho y tế nhờ vào chương trình rèn luyện thể chất. Sự rèn luyện thể chất vừa mang lại lợi ích cho từng cá nhân, vừa mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Các chương trình tập luyện thể chất mang lại các lợi ích:
- Duy trì trọng lượng tối ưu: Điều này đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ lao động gián tiếp. Tai công sở, hầu hết trong số họ thường làm việc 8h/ngày trong tình trạng ít vận động và ít di chuển. Tại gia đình, mỗi người lớn thường dánh 2h để xem các chương trình truyền hình. Do đó tình trạng thừa cân là khó tranhskhoir và ở các mức độ khác nhau. Các chương trình rèn luyenj thể chất tại nơi làm việc sẽ giúp họ kiểm soát vấn đề cân nặng tốt hơn.
- Tăng cường khả năng tâm lý: Rèn luyện thể chất không chỉ giúp cơ thể khỏe mạnh mà cịn giúp cho ngoại hình ưa nhìn hơn, từ đó tăng sự tự tin và thành cơng trong giao tiếp
- Cải thiện tình trạng hoạt động của hệ tim mạch Bên cạnh đó cần có chế độ ăn uống nghỉ ngơi hợp lý.
* Tăng cường khả năng phản ng về tâm lý:
- Sự kiểm sốt: Người nào có khả năng kiểm sốt yếu tố nội bộ tốt sẽ cảm thấy rằng họ có thể tác động, chi phối số phận mình. Khi đó họ sẽ có trách nhiệm hơn với những hành động của mình và có khả năng trung hịa những tác động tiêu cực từ bên ngồi. Họ cũng tự tin rằng những nhân tố có thể gây ra stress là kết quả của những gì họ đã lựa chọn thay vì đổ lỗi cho những yếu tố khơng thể kiểm sốt, bất thường hay thậm chí do ác ý của người khác. Sự tự tin cũng có thể làm giảm nỗi sợ hãi trước những thất bại, có cái nhìn tích cực về tương lai, sẵn sàng chấp nhận rủi ro và vững bước trong tương lai.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 48
- Sự cam kết: Bao gồm cả lựa chọn và sự cơng hiến. Những người có khả năng chịu đựng và phản ứng tốt không chỉ cảm thấy họ đang làm cơng việc họ đã lựa chọn mà họ cịn có một sự tin tưởng mạnh mẽ vào tầm quan trọng của những công việc mà họ đang làm. Cảm giác là một phần của nhóm, cảm thấy được quan tâm, được tin tưởng và cảm thấy có trách nhiệm tốt đối với những người khác cũng là những yếu tố quan trọng giúp họ đương đầu với stress.
- Sự thách thức: Đây là điều mà những người có khả năng chịu đựng và phản ứng tốt luôn luôn mong muốn. Họ tin rằng khơng phải sự ổn định mà chính những thách thức mới là điều bình thường trong cuộc sống. Do đó, nhiều những thất bại trong cuộc sống được xem như cơ hội phát triển cho mỗi người hơn là sự đe dọ mang tính sống cịn. Những người tìm kiếm sự thách thức thường mong muốn có những trải nghiệm đầy thú vị và họ chấp nhận stress như là một nấc thang cần thiết để tiến lên phía trước.
Như vậy có thể thấy rằng 3 yếu tố cơ bản trên được coi là những yếu tố quan trọng nhất giúp mỗi người chuẩn bị được tâm lý vững vàng khi phải đối mặt với stress trong công việc và trong cuộc sống.
* Tăng cường khả năng phản ng về xã hội:
Người ta thấy rằng sự liên kết trong nhóm càng chặt chẽ thì lợi ích mà nó mang lại cho các thành viên càng lớn. Thành viên của các nhóm có mối quan hệ, liên kết chặt chẽ sẽ giao tiếp với nhau thường xuyên và chủ động hơn, đồng thời họ cũng thấy sự gắn bó và trách nhiệm lớn hơn, ít stress hơn so với các cá nhân khơng có quan hệ như vậy cho dù cũng là thành viên của một nhóm làm việc khác.
Để tăng cường, phát tiển các mối quan hệ trong làm việc nhóm, mỗi người cần phải làm cho các thành viên khác cũng nhận thức được các khó khăn và thách thức mà mình gặp phải, khuyến khích việc tham gia và chia sẻ thông tin 2 chiều với từng cá nhân có liên quan, tăng cường trách nhiệm, sự gắn bó và chia sẻ giữa các thành viên bằng việc đề cao kết quả làm việc tập thể thay vì nhấn mạnh sự hồn thành cơng việc của từng cá nhân.
4.3.3. Một số kỹ thuật giảm Stress
* Thư giãn cơ bắp: Thư giãn cơ bắp được hiểu là việc lần lượt loại bỏ sự
căng thẳng trong từng nhóm cơ. Mỗi nhóm cơ được căng ra trong vòng 5 – 10 giây sau đó thư giãn hồn tồn. Việc thư giãn cơ được bắt đầu từ bàn chân, sau đó lần lượt lên dến bắp chân, bắp đùi, bụng, cổ, mặt, kết quả là sẽ loại bỏ được toàn bộ sự căng thẳng ra khỏi cơ thể. Tất cả các bộ phận trên thân thể đều phải tham gia bài tập này, đơn giản có thể là quay đầu và cổ vài vịng. Chúng ta cũng có thể ra khỏi vị trí ngồi và làm vài động tác thể dục đơn giản hoặc thư giãn cơ bắp. Tất cả những điều này giúp cơ thể được thư giãn tức thời và giúp loại bỏ được căng thẳng và tái tập trung năng lượng cần thiết cho công việc.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 49
* Thở sâu: Thở là hành động đơn giản, vô thức, ai cũng biết, ai cũng làm
vì vậy phần lớn mọi người khơng để ý đến. Nhưng không phải ai cũng biết rằng thở đúng cách cũng là một trong những biện pháp giúp chúng ta loại bỏ stress, nâng cao chất lượng cuộc sống và công việc. Khi chúng ta vội vàng hay căng thẳng, hơi thở của chúng ta trở nên gấp gáp, hơi hít vào thường dài hơn hơi thở ra. Đây là cách thở không đúng, khiến chúng ta mệt mỏi, lo lắng thậm chí trầm cảm do CO2 và khí độc tồn đọng. Do đó, thở đúng cách khơng những giúp cơ thể trao đổi chất tốt hơn mà cịn giúp trí não làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Trước hết, cần phải xác định rằng việc thở đúng cách cũng là một trong những kỹ thuật quan trọng và cần phải tập luyện để làm chủ. Thở là một hoạt động vơ thức nên lúc bình thường chúng ta ít để ý, cịn trong những lúc gấp gáp hoặc căng thẳng là sẽ qn ln. Do đó, kỹ thuật thở trước hết cần tạp luyện khi chúng ta có thời gian dành cho nó, khơng nên tập ngay trước những thời điểm nhạy cảm như trước cuộc họp quan trọng,…
Bước kế tiếp là làm chủ hơi thở và điều chỉnh cách thở để hơi thở ra dài bằng hoặc dài hơn hơi hít vào, thở sâu hơn và dài hơn. Cách này giúp chúng ta đẩy hết khí tồn đọng trong phổi để dành khơng gian cho khơng khí trong lành tràn vào. Phương pháp thở đúng nhất là phương pháp 2 – 1, nghĩa là thở ra dài gấp đơi hít vào. Đây cũng là cách tạo phản ứng thư giãn và làm lắng dịu các cảm giác căng thẳng, dồn nén.
Cuối cùng, khi đã thuần thục kỹ thuật thở 2 – 1 thì nên thực hành ngay cả trong những lúc đang ngồi làm việc, Điều này giúp chúng ta cảm thấy bình tĩnh và tự tin hơn cho dù khối lượng c và áp lực công việc không hề thay đổi, những vấn đề nghiêm trọng hay những cuộc họp triền miên vẫn tiếp tục diễn ra hay những thách thức khơng có dấu hiệu giảm bớt.
* Hình ảnh và liên tưởng: Sử dụng sự mường tượng và sự tưởng tượng
nhằm loại bỏ stress bằng cách thay đổi sự tập trung của ý nghĩ. Sự mường tượng ở đây có thể là hình ảnh về một sự kiện nào đó (Hình dung lúc mình được đề bạt thăng chức,…). Cùng với hình ảnh, sự mường tượng có thể bao gồm cả âm thanh, mùi vị và kết cấu của sự vật. Theo lẽ thơng thường, tâm trí của chúng ta sẽ hình dung lại những điều thú vị, sống động, hấp dẫn mà chúng ta đã trải qua trong quá khứ.
Ngược với mường tượng, sự tưởng tượng không phải là sự tái hiện các trải nghiệm trong quá khứ mà là sự hình dung về các hình ảnh hoặc sự kiện giả định (Tưởng tượng điều hão huyền hay những mong muốn phi thực tế) cũng có thể giúp vượt qua những hồn cảnh khó khăn.
Mục đích của kỹ thuật này là giúp chúng ta giải tỏa sự nóng giận hay những áp lực trong công việc và trong cuộc sống bằng cách tập trung tâm trí vào những điều thú vị. Để từ đó những chiến lược khác nhằm giảm bớt tình trạng stress có thể được phát huy trong dài hạn.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ – ĐHCNQN - 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 50
* Diễn tập: Sử dụng kỹ thuật này có nghĩa là chúng ta đặt mình vào một
tình huống stress giả định sau đó cố gắng hình dung ra các tình huống khác nhau và những phản ứng có thể lựa chọn trong mỗi tình huống đó.
Chương 5. Kỹ năng tư duy sáng tạo 5.1. Tổng quan về kỹ năng tư duy sáng tạo
5.1.1. Khái niệm