- Nhìn nhận vấn đề: Cái nhìn sâu sắc đem lại chiều sâu của nhận thức – Kh
2.2.2. Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh * Tổ chức lập kế hoạch kinh doanh
* Tổ chức lập kế hoạch kinh doanh
Để tiết kiệm các nguồn lực cho hoạt động lập kế hoạch kinh doanh, người khởi sự cần có phương án tổ chức xây dựng kế hoạch kinh doanh một cách hợp lý. Trên thực tế, để lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp sắp thành lập, những
Kế hoạch kinh doanh tóm tắt Độ dài: 10 – 15 trang Thường được sử dụng ở giai đoạn đầu cho các dự án mới, để “thử nghiệm” xem liệu các nhà đầu tư có quan tâm đến dự án của họ không
Kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh
Độ dài: 25 – 35 trang Thường được sử dụng trong các dự án mới vào thời điểm bạn đang cần tài trợ. Được coi như “kế hoạch chi tiết” cho các hoạt động của công ty
Kế hoạch kinh doanh tác nghiệp Độ dài: 25 – 35 trang Thường được sử dụng trong nội bộ DN. Bản KH này như là một công cụ để tạo ra một KH chi tiết cho dự án mới và cung cấp các chỉ dẫn cho nhà QL.
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 34
người sáng lập doanh nghiệp phân cơng, cử ra một/nhóm người xây dựng kế hoạch kinh doanh. Tùy theo quy mô, đặc điểm mà có thể có đội ngũ giúp việc. Trong quá trình tổ chức lập kế hoạch kinh doanh phải đảm bảo các yêu cầu:
- Không được phó mặc cho số phận: Phó mặc, ngại khó, sự khơng có đủ tính tốn cho tương lai phức tạp nên khơng lập kế hoạch hoặc khơng tính tốn kỹ lưỡng khi lập kế hoạch là cách nghĩ của nhiều người. Người lập kế hoạch phải gatjbor những trở ngài cho việc lập kế hoạch, coi việc lập kế hoạch như là trách nhiệm bắt buộc nếu muốn doanh nghiệp sau khi thành lập có thể phát triển.
- Lập kế hoạch xuất phát từ cấp cao nhất: Về mặt logic, những mục tiêu cớ bản phải được phổ biến trong toàn doanh nghiệp và do vậy các mục tiêu phải được đặt ra ở cấp cao nhất. Với những doanh nghiệp sắp thành lập thì đọi ngũ những người sáng lập doanh nghiệp là những người lập kế hoạch, tính tốn sự phát triển cho tồn doanh nghiệp cũng như cho từng mảng hoạt động của doanh nghiệp sẽ thành lập.
- Việc lập kế hoạc phải có tổ chức: Khơng thể vì chỉ là một/nhóm người sáng lập doanh nghiệp nên không phân công cụ thể trong xây dựng kế hoạch. Muốn có bản kế hoạch tốt, muốn triển khai hợp lý mọi công việc cần thiết trước khi khởi sự vẫn cần sự phân công cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của người/nhóm người xây dựng kế hoạch, người/nhóm người hỗ trợ xây dựng kế hoạch cũng như các phương tiện, các nguồn lực cần thiết để xây dựng kế hoạch.
- Lập kế hoạch phải rõ ràng: Mặc dò việc lập kế hoạch không phải lúc nào cũng hồn tồn xác định, nhưng chúng cần được trình bày càng rõ ràng càng tốt. Đặc biệt trong kế hoạch phải xác định càng cụ thể, chi tiết các yêu cầu về nguồn lực cụ thể để thực hiện kế hoạch.
- Việc lập kế hoạch phải bao gồm cả việc nhận thức và chấp nhận sự thay đổi: Điều này có nghĩa là một mặt trong kế hoạch phải tính đến sự thay đổi có thể xảy ra, mặt khác phải sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi kế hoạch đã được xây dựng.
* Kỹ năng cần thiết khi soạn thảo kế hoạch kinh doanh
Có lẽ việc khó khăn nhất trong viết bất cứ bản kế hoạch kinh doanh nào là bắt đầu đặt bút viết những dòng đầu tiên. Biên soạn các dữ liệu, sắp xếp chúng theo một trình tự mạch lạc và soạn thảo sản phẩm cuối cùng (bản kế hoạch) có thể là một cơng việc khó khăn, khiến nhiều người nản chí. Trong trường hợp như vậy, cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là chia nhỏ quá trình xây dựng kế hoạch thành nhiều bước. Việc trước tiên là viết một bản tóm tắt ngắn (dưới năm trang) về ý tưởng kinh doanh và tầm nhìn của những người sáng lập. Chính nội dung này sẽ trở thành định hướng cho người viết và những người đồng sự theo sát định hướng đó trong suốt q trình soạn thảo kế hoạch.
Việc tiếp theo là bắt tay vào viết các phần chính của bản kế hoạch. Mặc dù mỗi phần sẽ có liên quan và ảnh hưởng đến tất cả các phần khác song nhiều người thường thấy dễ dàng nhất là viết phần mô tả sản phẩm/dịch vụ nên hay viết nội
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 35
dung này trước tiên. Đây thường là bộ phận rõ ràng và cụ thể nhất trong tầm nhìn của những người sáng lập doanh nghiệp. Nói chung, sẽ thấy dễ viết hơn đối với những phần mà người viết có hiểu biết sâu và nguồn dữ liệu dồi dào. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng soạn thảo một kế hoạch kinh doanh không thuần tuý là một quá trình diễn ra tuần tự từng bước một. Người viết có thể đồng thời viết các phần khác nhau của bản kế hoạch hoặc theo một trình tự nào đó thích hợp.
Cuối cùng, sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên về tất cả các phần chính của bản kế hoạch chính là lúc viết lại bản tóm tắt súc tích và chuẩn xác hơn. Điều khơng q ngạc nhiên là bản tóm tắt sau cùng có thể khác nhiều so với bản tóm tắt đầu tiên vì những hiểu biết và định hình lại của người viết trong suốt quá trình soạn thảo kế hoạch.
Tuy nhiên, người khởi sự cần lưu ý kế hoạch kinh doanh không phải là bất biến. Mặc dù người viết sẽ trau chuốt bản thảo kế hoạch của mình nhưng hầu hết các kế hoạch kinh doanh sẽ trở nên lỗi thời nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là những người sáng lập cần luôn luôn cập nhật và sửa đổi kế hoạch kinh doanh của họ khi cần thiết phải làm như vậy. Mỗi sửa đổi lớn cần được lưu trữ và đôi khi người viết nên tham khảo lại để rút kinh nghiệm. Cần nhớ rằng ý nghĩa quan trọng của bản kế hoạch kinh doanh không phải là sản phẩm cuối cùng (bản kế hoạch) mà là những điều những người sáng lập học hỏi được trong quá trình soạn thảo kế hoạch để hiện thực hố tầm nhìn của mình. Bản kế hoạch thể hiện rõ ràng ý tưởng những người sáng lập đang nung nấu trong đầu và làm cho tầm nhìn của họ trở nên sáng rõ đối với chính bản thân mình và nhóm đồng sự. Nó cũng phác họa tiến trình ra đời, tăng trưởng và chín muồi của doanh nghiệp sắp thành lập. Soạn thảo kế hoạch kinh doanh là một công việc đầy hứng thú và sáng tạo, đặc biệt là khi làm việc với nhóm đồng sáng lập.
Trong suốt quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh người viết nên sử dụng kết hợp các phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Đó chính là những cơ sở thông tin cần thiết và khách quan để phân tích, xử lý và thể hiện trong bản kế hoạch, làm tăng sức thuyết phục của bản kế hoạch trước các đối tượng hữu quan. Để có thể thu thập dữ liệu sơ cấp thông thường tiến hành thông qua phương pháp quan sát. Ví dụ, có thể tiến hành quan sát số lượng khách vào cửa hàng của đối thủ cạnh tranh trong một ngày và ước tính tỷ lệ người mua hàng, giá trị hàng mua,… Cũng có thể tiến hành các phương pháp điều tra nhằm thu thập dữ liệu sơ cấp như phỏng vấn chuyên gia, điều tra bằng bảng hỏi đối với khách hàng tiềm năng hay sử dụng công nghệ thông tin (điện thoại, internet,…) để tiến hành điều tra đối với các đối tượng cần thiết.
Các nguồn dữ liệu thứ cấp nhiều khi rất hữu dụng và luôn cần được khai thác trong quá trình soạn thảo kế hoạch kinh doanh là các số liệu thống kê cũng như các trang web rất hữu ích là:
+ http://www.vcci.com.vn của Phòng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam có thưmục "Phổ biến kiến thức" chứa nhiều nội dung hướng dẫn viết kế
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 36
hoạch kinh doanh. Ngoài ra, website này cịn cung cấp nhiều thơng tin rất phong phú về môi trường kinh doanh và cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
+ http://www.businessedge.com.vn rất hữu ích, chứa nhiều tài nguyên trực tuyến hướng dẫn soạn thảo kế hoạch kinh doanh khởi sự doanh nghiệp cũng như quản trị điều hành doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Ngồi ra cịn nhiều trang web khác ở trong và ngồi nước. Có một số chỉ dẫn quan trọng sẽ ảnh hưởng đến soạn thảo kế hoạch kinh doanh. Người khởi sự cần nhớ rằng bản kế hoạch kinh doanh nhằm cung cấp cho người đọc những cơ sở cần thiết đầu tiên về cơng việc kinh doanh dự tính khởi sự sẽ được nhà đầu tư xem xét. Nếu bản kế hoạch khơng đầy đủ hoặc trơng cẩu thả thì nó dễ làm cho nhà đầu tư cảm thấy rằng công việc kinh doanh này là không đầy đủ và cẩu thả. Điều quan trọng là cần phải chú ý đến cấu trúc, nội dung và loại kế hoạch trước khi gửi cho nhà đầu tư hoặc một người nào đó mà liên quan đến liên doanh mới.
Để tạo ấn tượng tốt nhất, một kế hoạch kinh doanh nên theo một cấu trúc thông thường, chẳng hạn như cấu trúc bản kế hoạch được giới thiệu trong bài 5. Mặc dù một số người khởi nghiệp muốn chứng minh sự sáng tạo trong tất cả mọi thứ họ làm, xuất phát từ cấu trúc cơ bản của định dạng bản kế hoạch kinh doanh thông thường là một sai lầm. Thường các nhà đầu tư là những người rất bận rộn và muốn có một kế hoạch mà họ có thể dễ dàng tìm thấy thơng tin quan trọng để đi đến quyết định có đầu tư hay cho người khởi sự vay tiền hay không. Nếu một nhà đầu tư phải mất cơng tìm kiếm thơng tin bởi vì nó ở trong một nơi khác thường hay chỉ là khơng có, thì có thể chỉ đơn giản là từ bỏ và chuyển sang kế hoạch tiếp theo.
Nhiều sản phẩm phần mềm có sẵn sử dụng cách tiếp cận tương tác để hỗ trợ soạn thảo kế hoạch kinh doanh. Một số các chương trình này là rất hữu ích. Tuy nhiên, người khởi sự cũng nên tránh một kế hoạch mẫu trơng như thể nó đến từ một nguồn "đóng hộp". Các phần mềm này có thể hữu ích trong việc cung cấp các cấu trúc và tiết kiệm thời gian, nhưng thông tin trong kế hoạch vẫn nên được phù hợp với việc kinh doanh cá nhân.
Một số doanh nghiệp thuê tư vấn hoặc cố vấn bên ngoài để soạn thảo kế hoạch kinh doanh của họ. Mặc dù không có gì là sai với việc th tư vấn nhằm đảm bảo rằng một kế hoạch có vẻ như là chuyên nghiệp nhất có thể. Tuy nhiên, cần lưu ý một nhà tư vấn hay cố vấn bên ngồi khơng phải là tác giả chính của bản kế hoạch kinh doanh. Cùng với sự kiện và con số, kế hoạch kinh doanh cần phải dự báo được triển vọng phát triển của doanh nghiệp - nhiệm vụ này chỉ có thể được thực hiện tốt nhất bởi người sáng lập nên doanh nghiệp.
Kế hoạch kinh doanh nên cung cấp thông tin rõ ràng và súc tích trên tất cả các khía cạnh quan trọng của liên doanh được đề xuất. Bản kế hoạch kinh doanh phải đủ dài để cung cấp đầy đủ thông tin nhưng cũng tránh viết quá dài và lan man làm phân tán sự tập trung của người đọc và gây tâm lí chán nản. Tuy nhiên, tránh viết q ngắn vì sẽ khơng hàm chứa mọi nội dung cần trình bày, cần viết ngắn đủ
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 37
để duy trì sự quan tâm của người đọc. Đối với hầu hết các kế hoạch khoảng từ 25 đến 35 trang là đủ. Thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như các bản sơ yếu lí lịch của các thành viên chính trong nhóm sáng lập, có thể xuất hiện trong phụ lục
Sau khi bản kế hoạch kinh doanh hồn tất, cần được sốt xét lại rất thận trọng để đảm bảo rằng khơng có thơng tin quan trọng bị bỏ qua. Có nhiều nhà đầu tư phàn nàn, họ nhận được bản kế hoạch kinh doanh mà bỏ qua những thông tin quan trọng, chẳng hạn như xu hướng phát triển của ngành, doanh nghiệp cần bao nhiêu tiền để hoạt động, hoặc số tiền ấy sẽ được sử dụng như thế nào,… Một nhà đầu tư thậm chí cịn nói rằng ơng từng nhận được một kế hoạch kinh doanh mà khơng có bất kỳ thơng tin liên lạc nào. Rõ ràng, những người xây dựng kế hoạch đã quá tập trung vào nội dung của bản kế hoạch kinh doanh màquên cung cấp thông tin liên lạc trên bản kế hoạch kinh doanh. Đây là khuyết điểm không sửa chữa được. Hãy thử tưởng tưởng một nhà đầu tư sẽ cảm thấy như thế nào nếu đang thích thú vì bản kế hoạch kinh doanh hấp dẫn mà lại không biết phải liên lạc với người viết bằng cách nào để tìm hiểu thêm về ý tưởng kinh doanh? Trong khi soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh, một trong những thiếu sót thường gặp nữa là người khởi sự viết quá sa đà vào lĩnh vực chun mơn của mình. Chẳng hạn, nếu người khởi sự có kinh nghiệm về tiếp thị kinh doanh thì mảng phân tích thị trường và nhu cầu sản phẩm của họ rất chi tiết, trong khi đó ở các phần dự đốn tài chính, nguồn vốn thực hiện dự án lại không được viết rõ ràng và mạch lạc, các quy trình kỹ thuật sản xuất, nguồn nguyên liệu đầu vào lại bị xem nhẹ. Ngược lại, nếu người khởi sự có kiến thức kỹ thuật chun mơn về sản phẩm mình dự định cung cấp thì họ lại quá chuyên tâm về chi tiết kỹ thuật của sản phẩm mà không đánh giá được nhu cầu thị trường, các đối thủ cạnh tranh và phân khúc thị trường mà họ muốn nhắm vào. Dù ý tưởng của người khởi nghiệp rất hay, nhưng khi viết bản kế hoạch kinh doanh thì đừng quên một nhân tố rất quan trọng: con người triển khai dự án - khả năng của đội ngũ đồng sáng lập của doanh nghiệp. Đây chính là một trong những yếu tố thuyết phục nhà đầu tư bỏ vốn vào dự án của người khởi nghiệp. Chính vì thế mà trong bản kế hoạch kinh doanh, nên có phần giới thiệu khả năng và kinh nghiệm của người viết hoặc những người tham gia, thay vì chỉ có một số thơng tin về sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp và mức lương dự tính cho các vị trí tương ứng.
Ngoài ra, để thuyết phục các nhà đầu tư, một bản kế hoạch kinh doanh cần phải có đầy đủ các phần sau: