- Thị trường tiêu thụ: Thị trường tiêu thụ trở thành một nhân tố quan trọng nhất tác động quyết định đến địa điểm doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường
3.6.2. Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Các bước xây dựng bộ máy của một tổ chức như sau:
Bước 1: Xác định chức năng nhiệm vụ
Chức năng có thể được hiểu là những khả năng, năng lực của một chức vụ, vị trí hay bộ phận được tạo ra để thực thi một mục đích nào đó của tổ chức. Thơng thường, một tổ chức có hai loại chức năng: chức năng nghiệp vụ và chức năng quản trị. Chức năng quản trị là chức năng hoạch định, tham mưu và giám sát nhằm quản trị công việc của tổ chức. Thí dụ cơng ty muốn lập ra một tổ chức bán hàng lưu động có các chức năng nghiệp vụ: (a) bán hàng tại các điểm không cố định (mục đích là bán hàng); (b) tiếp thị hàng hóa (mục đích tiếp thị); (c) nghiên cứu khả năng bán hàng tại các khu vực trước khi mở điểm bán cố định (mục đích xác định khả năng thành cơng khi mở điểm bán hàng). Với thí dụ này, có thể thấy một tổ chức có tên giống nhau có thể có cùng một hay nhiều chức năng. Vậy một tổ chức làm sao thực hiện các chức năng của mình?
Trong thực tế, chức năng được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ. Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những nhiệm vụ gì?
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 81
Thí dụ một trong những chức năng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng nhân viên đáp ứng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp. Chức năng này được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ: thống kê tình hình sử dụng và biến động nhân sự; đánh giá năng lực nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng; tuyển dụng; đánh giá nhân sự sau tuyển dụng.
Bước 2: Xác lập các quy trình thực hiện các nhiệm vụ
Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ phải thực hiện, cần xác định quy trình tiến hành nhiệm vụ đó ra sao. Để xây dựng các quy trình, người ta thường dùng cơng cụ 4W1H (what-who-when-where-how) và được diễn tả bằng một lưu đồ (flow chart). Nghĩa là cần xác định các bước thực hiện theo thứ tự: việc gì (what), ai thực hiện (who), thứ tự và thời gian giải quyết các bước (when), nơi tiến hành nhiệm vụ (where) và cách thức tiến hành (how). Ở những trường hợp cách thức tiến hành q phức tạp, khơng thể giải thích qua vài dịng, người ta xây dựng các sổ tay hướng dẫn, trong đó quy định rõ các tiêu chuẩn về đo lường, kiểm tra.
Quy trình có mục đích giúp mọi người trong tổ chức hiểu và thống nhất một cách làm. Đồng thời, nó cũng là cơng cụ giám sát và chẩn đốn hoạt động của tổ chức có đồng bộ hay khơng.
Bước 3: Lập sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự
Khi đã hình dung rõ tổ chức định hình thành có những chức năng gì và được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ gì thì tùy tình hình thực tế, có thể gom các nhiệm vụ đó lại thành từng nhóm có mối liên quan với nhau về con người, nghiệp vụ chun mơn... để hình thành một sơ đồ tổ chức hay còn gọi là bộ máy. Khi thiết kế sơ đồ, cần lưu ý bộ máy phải đảm bảo chuyển tải thông tin thông suốt, không bị sai lệch giữa các cấp. Do vậy, sơ đồ càng có nhiều cấp thì nguy cơ sai lệch hoặc tắc nghẽn thông tin càng cao.
Ngoài ra, cần chú ý xác định tầm hạn quản trị cho phù hợp. Tầm quản trị là khả năng quán xuyến hoặc quản lý hệ thống của người quản lý. Cơng việc đơn giản thì tầm quản trị rộng; càng phức tạp thì càng phải hẹp.
Hiện có các dạng sơ đồ tổ chức công ty phổ biến như mơ hình dạng trực tuyến chức năng; mơ hình quản trị theo khu vực địa lý; mơ hình quản trị theo đặc tính; mơ hình quản trị theo ma trận; mơ hình quản trị theo holdings. Cịn mơ hình của các tổ chức nhỏ như các bộ phận, phịng ban thì thường chủ yếu là mơ hình chức năng hoặc làm việc theo nhóm (team work).
Sau khi xác định được mơ hình tổ chức, tùy theo khối lượng cơng việc và tính chất nghiệp vụ địi hỏi mà xác định cần bao nhiêu người và trình độ ra sao.
Bước 4: Xác định bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí
Sơ đồ đã được định biên và quy trình nghiệp vụ được xác định ở bước 2 sẽ giúp xác định yêu cầu về trình độ hiểu biết, kỹ năng nghiệp vụ, trách nhiệm xử lý những loại nghiệp vụ nào của từng vị trí và cả việc phải báo cáo cho ai. Đây là cơ
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 82
sở để hình thành bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí. Trong những tổ chức bài bản, hoặc công ty, người ta tiến tới xây dựng luôn cái gọi là tự điển năng lực.
Bước 5: Bố trí nhân sự
Có sơ đồ tổ chức, có bảng mơ tả cơng việc, có hồ sơ nhân sự, vấn đề còn lại là xác định nhân sự hiện tại có đảm đương được vị trí này hay không. Để làm được điều này, cần tiến hành đánh giá sự phù hợp. Nếu phù hợp trên 70% thì có thể bố trí vào vị trí đó và lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo bổ sung. Nếu dưới 70% thì nên bố trí sang vị trí khác và thay người khác.
Ngồi ra, nếu cơng việc chỉ mang tính thời vụ, ngắn hạn hoặc cần độ chuyên nghiệp cao thì phương án th ngồi đơi khi là phương án tối ưu
* Quy trình thành lập cơng ty/doanh nghiệp
Đối với hầu hết các loại hình cơng ty/doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại/2019 (Luật doanh nghiệp 2015) (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên) đầy đủ bao gồm 4 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp để bắt đầu khởi nghiệp. Chủ
doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của cơng ty. Những yếu tố chính mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn loại hình của tổ chức phù hợp: thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế, quy mô doanh nghiệp để thu hút nhà đầu tư khác. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH (2 thành viên trở lên), Công ty cổ phần. Tham khảo chi tiết đặc điểm các loại hình cơng ty/doanh nghiệp tại đây
Bước 2: Chuẩn bị bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của những
thành viên (cổ đông). Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp. Lưu ý: Bản sao y công chứng CMND
chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm.
Bước 3: Lựa chọn đặt tên công ty, tốt nhất bạn lên lựa chọn đặt tên công ty
ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và tên công ty này khơng bị trùng lắp hồn tồn với các đơn vị đã thành lập trước đó (áp dụng trên tồn quốc). Để xác định tên cơng ty mình có bị trùng với những cơng ty khác hay khơng, bạn có thể truy cập vào “Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia” để tra cứu.
Bước 4: Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của cơng ty.
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc cảu doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 83
hoặc thơn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Bước 5: Xác định vốn điều lệ để đưa ra kinh doanh. Vốn điều lệ là số vốn
do các thành viên, cổ đơng góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ công ty.
Bước 6: Xác định chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty. Về
chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty nên để chức danh người đại diện là giám đốc (tổng giám đốc).
Bước 7: Xác định ngành nghề kinh doanh chuẩn hoá theo quy định của pháp
luật về đăng ký kinh doanh.
Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ công ty, chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quy định tại
Điều 20 Nghị định 43
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh
nghiệp đặt trụ sở chính (Điều 25 Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010). Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của cơng ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 9 - Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giai đoạn 3: Làm con dấu pháp nhân
Bước 1: Mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến cơ
sơ có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.
Bước 2: Nhận con dấu pháp nhân - Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh
nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp khơng thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có cơng chứng) cho người khác đến nhận con dấu.
Giai đoạn 4: Thủ tục sau thành lập công ty
Một doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề khơng có điều kiện sau khi có Đăng ký kinh doanh và con dấu là có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên theo quy định pháp luật, sau khi có Đăng ký kinh doanh Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như sau:
Bước 1: Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế tại nơi đăng
ký kinh doanh trong thời hạn quy định.
Bước 2: Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch
ĐỀ ÁN KHỞI SỰ KINH DOANH – ĐHCNQN – 2020
Giáo viên biên soạn: Bùi Thị Thúy Hằng Page 84
nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế".
Bước 3: Đăng bố cáo Điều 28 Luật Doanh Nghiệp
Bước 4: Nộp tờ khai và nộp thuế môn bài (theo Mẫu số 01/MBAI ban hành
kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính).
Bước 5: Nộp thơng báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT (theo Mẫu số
06/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính).
Bước 6: Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn theo thơng tư 39/2014/TT-
BTC hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/06/2014. Kể từ ngày 1/9/2014 các doanh nghiệp mới thành lập sẽ được đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được đặt in hóa đơn GTGT sử dụng.
Bước 7: Doanh nghiệp bắt buộc dán hoặc treo "hóa đơn mẫu liên 2" tại trụ
sở cơng ty.
Bước 8: Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành
nghề kinh doanh có điều kiện.
Kết quả nhận được sau khi hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp (Đây là toàn bộ tài liệu và hồ sơ để một công ty hoạt động đúng pháp luật và tránh những rủi ro cho doanh nghiệp về sau):
- Giấy phép đăng ký kinh doanh + mã số thuế doanh nghiệp - Con dấu pháp nhân doanh nghiệp
- Điều lệ công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận góp vốn, Sổ đăng ký thành viên, Đơn đăng ký kinh doanh, Điều lệ cơng ty)
- Hóa đơn GTGT
- Thơng báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&DT
- Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
- Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế
- Thơng báo áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ - Thơng báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử
- Thơng báo phát hành hóa đơn
- Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số - Token kê khai thuế qua mạng