7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Triển khai thực hiện kế hoạch tạo động lựclàm việc cho người lao động
người lao động, chi phí tạo động lực…
1.2.3. Triển khai thực hiện kế hoạch tạo động lực làm việc cho người lao động động
Việc triển khai kế hoạch tạo động lực làm việc cho NLĐ là cụ thể hóa cơng việc của các chương trìnhtạo động lực để đạt được các mục tiêu đề ra theo đúng lịch trình đã xác định và là kết quả của việc tổ chức và phối hợp của các bộ phận. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ là đầu mối xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn, thực hiện phân cơng cơng việc và tổ chức các chương trình tạo động lực.
Việc triển khai chương trình tạo động lực sẽ được thực hiện thông qua các công việc cụ thể gồm:
- Lập danh sách các bộ phận, các đối tượng NLĐ cần tạo động lực đã xác định trong các chương trình.
- Gửi thơng báo về chương trình tạo động lực đến các bộ phận, đối tượng và thời gian thực hiện.
- Chuẩn bị kinh phí thực hiện các chương trình: xác định nguồn kinh phí, đối tượng chi, hạn mức chi...
- Chuẩn bị các điều kiện vật chất phục vụ chương trình như địa điểm, phương tiện, trang thiết bị, các hoạt động giải trí...
- Phân cơng cơng việc thực hiện chương trình cho các bộ phận, cá nhân.
1.2.3.1. Các hình thức tạo động lực làm việc cho người lao động
Tạo động lực làm việc cho NLĐ được thể hiện theo hai hình thức: Tạo động lực thơng qua tài chính và tạo động lực thơng qua các yếu tố phi tài chính.
a. Tạo động lực bằng tài chính
Trong xã hội với NLĐ thì sẽ có vơ số mục đích lao động khác nhau như: làm việc để nuôi sống bản thân, làm việc để nâng cao tầm hiểu biết, kinh nghiệm làm việc, làm việc để ổn định cuộc sống, đảm bảo ổn định cuộc sống cho gia đình… Nhưng lý do chủ yếu của những người tham gia lao động là họ đều muốn nhận được một khoản thù lao tương xứng với sức lao động và trí tuệ họ đã bỏ ra. Trước
hết là để duy trì cuộc sống, sau đó là để nâng cao chất lượng cuộc sống, khẳng định vị trí và tiềm năng của mình với những người xung quanh.
Chính sách tạo động lực là những hình thức tạo động lực được thực hiện qua các cơng cụ tài chính như: tiền lương, tiền thưởng, cổ phần, phúc lợi, phụ cấp… những động lực này giúp NLĐ có được sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm với công việc cao và mong muốn hồn thành cơng việc một cách hiệu quả nhất. Nghiên cứu các hình thức tạo động lực tài chính sẽ giúp nhà quản trị sẽ xây dựng tốt được chương trình tạo động lực cho DN mình. Các hình thức tạo động lực tài chính như sau:
● Tiền lương
Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho NLĐ tương ứng với số lượng, chất lượng lao động mà NLĐ đã hao phí trong q trình thực hiện những cơng việc do người sử dụng lao động giao.
Có hai hình thức trả lương đó là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
- Trả lương theo thời gian:
Tiền lượng theo thời gian là tiền lương tính trả cho NLĐ theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của NLĐ. Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc vủa NLĐ
Lương theo thời gian =
Số công việc thực hiện theo tháng (ngày/ giờ) x
Đơn giá tiền lương
Trả lương theo thời gian có ưu điểm là khuyến khích NLĐ đảm bảo ngày công lao động, thu nhập ổn định. Nhược điểm của nó là khơng gắn liền với kết quả lao động do vậy mà khơng khuyến khích được sự nhiệt tình năng động của NLĐ.
- Trả lương theo sản phẩm
Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm NLĐ tạo ra và đơn giá tiền lương theo sản phẩm. Hình thức này có điểm mạnh là nâng cao được năng suất lao động, đạt hiệu quả cao cho DN.
● Tiền thưởng
Tiền thưởng là phần thu nhập ngoài tiền lương, là khoản tiền bổ sung cho tiền lương được căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của DN và mức tiền lương của từng NLĐ. Đây là hình thức có tính chất khuyến khích tinh thần cho NLĐ.
Tiền thưởng có nội dung gồm:
- Các chỉ tiêu xét thưởng: Chỉ tiêu xét thưởng bao gồm cả về số lượng và chất lượng gắn với thành tích của NLĐ. Chỉ tiêu xét thưởng có liên quan đến tiền thưởng nhiều hay ít. Yêu cầu của chỉ tiêu thưởng cần chính xác, rõ ràng.
- Điều kiện xét thưởng: Là yếu tố chủ chốt của hình thức tiền thưởng để xác định và thực hiện một hình thức khen thưởng nào đó. Đồng thời các điều kiện xét thưởng còn dùng để kiểm tra việc thực hiện các tiêu chí xét thưởng.
- Nguồn tiền thưởng: Là những nguồn dùng để chi trả thưởng cho NLĐ tùy từng DN. Nguồn tiền thưởng có thể trích ra từ lợi nhuận, tiết kiệm hay quỹ tiền lương. Quỹ này được lập ra nhằm nâng cao đời sống vật chất của NLĐ qua các hình thức: Quà tặng, tiền mặt hoặc hiện vật…
- Mức tiền thưởng: Là số tiền trao cho NLĐ khi họ đạt được điều kiện khen thưởng và chỉ tiêu đề ra. Mức tiền thưởng cao hay thấp phụ thuộc vào nguồn tiền thưởng và yêu cầu của từng loại công việc.
● Trợ cấp
Trợ cấp là khoản tiền NLĐ nhận được để khắc phục các khó khăn phát sinh trong hồn cảnh cụ thể. Trợ cấp có các loại như: bảo hiểm, trợ cấp đi lại, trợ cấp nhà ở... Mục tiêu của trợ cấp là để đảm bảo vệ sức khỏe, về sự an tồn về tài chính cho NLĐ. Trọ cấp có hai loại:
Trợ cấp được Pháp luật quy định: Luật pháp quy định những người đứng đầu DN phải đảm bảo những quyền lợi nhất định cho cán bộ công NLĐ. Những loại trợ cấp bắt buộc: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn.
Trợ cấp tự nguyện: Là loại hình mà NLĐ tự nguyện tham gia, được lựa chọn mức đóng, phương pháp đóng phù hợp vớithu nhập của mình để hưởng các khoản trợ cấp đó như: bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm y tế tự nguyện.
● Phúc lợi
Phúc lợi là khoản tiền mà DN dành cho NLĐ để họ có thêm điều kiện nâng cao chất lượng cuộc sống.
Phúc lợi có hai phần: Phúc lợi theo quy định của Pháp luật và phúc lợi do DN tự nguyện áp dụng. Bao gồm các khoản như: Tiền hưu trí, quà hay tiền nhân ngày lễ Tết, đi nghỉ, các dịch vụ khác, các ngày nghỉ được trả lương…
● Phụ cấp
Là khoản tiền NLĐ được trả thêm ngoài lương cơ bản vì họ đảm nhận trách nhiệm hoặc họ phải làm việc trong điều kiện không ổn định. Phụ cấp có tác dụng tạo ra sự công bằng thực tế. Tạo động lực thơng qua phụ cấp là hình thức ghi nhận sự đóng góp của đội ngũ NLĐ với DN.
Đối với các DN nhà nước có rất nhiều các loại phụ cấp như: phụ cấp độc hại, nguy hiểm; phụ cấp lưu động… nhưng hầu như các DN ngồi nhà nước cũng thường có các khoản phụ cấp này. Ngồi phụ cấp tính trên mức lương của NLĐ như: Phụ cấp xăng xe, phụ cấp đi đường, phụ cấp điện thoại… nhữngphụ cấp này thường được tính dựa trên đánh giá ảnh hưởng của môi trường làm việc đến sức khỏe của NLĐ.
b. Tạo động lực bằng các yếu tố phi tài chính
NLĐ trong DN khơng phải chỉ có động lực duy nhất là làm việc để kiếm tiền để đảm bảo cuộc sống, họ cịn có những nhu cầu khác là những nhu cầu có giá trị về đời sống tinh thần. Những nhu cầu về đời sống tinh thần của NLĐ hiện nay rất đa dạng, NLĐ ngày càng có nhu cầu cao hơn như:NLĐ tìm được niềm vui trong cơng việc, được đối xử công bằng trong DN, được tôn trọng được giao tiếp và được thỏa mãn nhu cầu thể hiện năng lực của mình với mọi người, với đồng nghiệp… Chính vì vậy để thúc đẩy NLĐ làm việc thì cần phải có những chính sách tạo động lực bằng các yếu tố phi tài chính kết hợp với động lực bằng các yếu tố tài chính để tạo ra sự đồng bộ trong công tác tạo động lực làm việc cho NLĐ trong DN. Một DN có thể khơng đáp ứng được về tài chính hơn so với DN khác cũng vẫn có thể thu hút và giữ chân NLĐ của mình nếu DN đó có được chính sách tạo động lực phi tài chính
tốt hơn. Tạo động lực bằng các yếu tố phi tài chính ngày càng trở nên quan trọng hơn. Vậy, tạo động lực bằng các yếu tố phi tài chính thực chất là quá trình DN chăm lo tới đời sống tinh thần của NLĐ thông qua các công cụ không phải là tiền bạc. Tạo động lực bằng các yếu tố phi tài chính bao gồm những hình thức sau:
● Tạo động lực qua môi trường làm việc
Môi trường làm việc là tất cả các yếu tố xung quanh tác động đến quá trình làm việc của NLĐ như: Khơng gian làm việc, văn hóa của DN, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng… NLĐ bao giờ cũng muốn làm việc trong một mơi trường có chính sách hợp lý, đồng nghiệp thân thiện, cởi mở, điều kiện làm việc thoải mái, giờ giấc làm việc linh động.
Vì vậy, đây là một nhiệm vụ của nhà quản trị cần phải làm để giúp cho môi trường làm việc của NLĐ sinh động, thoải mái khiến cho tất cả NLĐ đều cảm nhận DN như một cộng đồng sinh sống, trong đó, NLĐ được đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho bản thân.
Tạo động lực thông qua môi trường làm việc được thực hiện dưới các hình thức như:
- Tạo dựng mơi trường làm việc lành mạnh, thân thiện, tôn trọng, đồng nghiệp giúp đỡ lẫn nhau, các nhà quản trị cần là người tiên phong đi đầu trong những hoạt động này để nâng cao tinh thần tự giác của NLĐ trong DN.
- Mối quan hệ giữa NLĐ và nhà quản lý cần được đánh giá trên cơ sở đồng nghiệp, quan tâm và tôn trọng lẫn nhau. Các nhà quản lý cần biểu dương khen thưởng những NLĐ có thành tích tốt, hay khiển trách kịp thời những NLĐ làm trái quy định giúp NLĐ sửa đổi, thăm hỏi, động viên, hỗ trợ kịp thời những lúc NLĐ gặp hồn cảnh khó khăn.
- Tổ chức các phong trào văn nghệ, các giải đấu thể dục thể thao, giúp NLĐ có nguồn giải trí, thoải mái sau mỗi giờ làm, giúp NLĐ gặp gỡ giao lưu lần nhau, tăng tình đồn kết trong DN.
- Thời gian làm việc quy định hợp lý, giờ giấc linh hoạt. Với NLĐ cơng việc có tính chất ca kíp, làm thêm giờ cần hỗ trợ thời gian nghỉ ngơi để đảm bảo sức
khỏe cho NLĐ, hay có những cơng việc NLĐ có thể thực hiện ở nhà, NLĐ có thể sắp xếp thời gian, khơng cần phải có mặt ở DN. Điều này giúp cho NLĐ khơng bị gị bó, làm việc trong tình trạng thoải mái, có như vậy, kết quả làm việc sẽ cao hơn.
● Tạo động lực thông qua công việc
Đối với NLĐ, công việc là những hoạt động cần thiết mà họ được DN giao cho và họ có nghĩa vụ phải hồn thành, đó là nhiệm vụ và trách nhiệm của NLĐ. Nếu NLĐ được phân công thực hiện việc quan trọng, phù hợp với trình độ chun mơn, phẩm chất cá nhân và sở thích của họ thì sẽ làm cho họ có hứng thú trong cơng việc, có trách nhiệm đối với kết quả cơng việc. Đối với một NLĐ thì một cơng việc có tác dụng tạo động lực phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Công việc phù hợp với chuyên môn, tay nghề và kinh nghiệm: Nếu những NLĐ được phân cơng làm việc theo đúng với trình độ chun mơn, sở thích của họ thì họ sẽ rất hứng thú với cơng việc được giao, kết quả mà NLĐ đạt được sẽ cao hơn. Trường hợp, nếu NLĐ được giao những cơng việc có chun mơn hơn, u cầu kinh nghiệm cao hơn, đồng thời mức thưởng cũng cao, theo đó họ sẽ có trách nhiệm hồn thành cơng việc cao và mong muốn về cơ hội bổ nhiệm thăng tiến nhiều hơn.
- Công việc mang lại thu nhập (lương, thưởng, trợ cấp…) xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra để thực hiện: Là yếu tố luôn được NLĐ quan tâm, họ mong muốn nhận được khoản thù lao đúng với những gì mà họ bỏ ra, họ mong muốn sự công bằng và rõ ràng.
- Công việc không làm ảnh hưởng đến sức khỏe, đảm bảo sự an tồn tính mạng: NLĐ họ cần yếu tố an tồn trong lao động, họ muốn có niềm tin tưởng được bảo vệ khi tham gia sản xuất. Đây là động lực cơ bản nhất mà NLĐ trong tất cả các DN đều mong muốn.
- Tránh nhàm chán trong công việc: Luôn thay đổi về cách thức làm việc, quy trình tạo sự phong phú hơn cho công việc của NLĐ, giúp NLĐ loại bỏ đi những yếu tố nhàm chán, công việc lặp đi lặp lại nhiều lần. Thường xuyên hơn về các hình thức giao lưu giúp cho NLĐ có thể học hỏi lẫn nhau về các phương pháp làm việc mới.
● Tạo động lực thông qua cơ hội thăng tiến, cơ hội đào tạo
Đối với những NLĐ mới hoặc những lao động đơn giản, nhu cầu được học hỏi và đào tạo của họ rất cao, vì vậy, Ban lãnh đạo cần quan tâm hơn về đối tượng này, có các chính sách, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, văn hóa giúp họ có thể chủ động, tự đảm nhận được công việc được giao, gắn kết với chuỗi hoạt động của DN. Đối với những cá nhân có năng lực tốt trong DN, DN cần có kế hoạch, lộ trình thăng tiến cho những cá nhân này một cách kịp thời. Tạo động lực qua cơ hội thăng tiến phải xét trên năng lực, phẩm chất, thành tích thực tế của cá nhân, để có được những nhân tố quý giúp củng cố đội ngũ NLĐ ngày càng chuyên nghiệp.
1.2.3.2. Chi phí triển khai tạo động lực làm việc
Việc đưa ra dự kiến tồn bộ chi phí và loại chi phí để thực hiện tạo động lựclà bước quan trọng để nhà quản trị lựa chọn được các chính sách phù hợpvà có yếu tố kinh tế phù hợp với nguồn tài chính của DN thời điểm hiện tại. Chi phí xác định phụ thuộc vào mục tiêu của tạo động lực làm việc, các biện pháp tạo động lực và nguồn tài chính của DN.
1.2.4. Đánh giá kết quả tạo động lực làm việc cho người lao động
DN phải đánh giá kết quả tạo động lực làm việc cho NLĐ sau mỗi chương trình tạo động lựcđể phát hiện những sai lệch trong quá trình tạo động lực làm việc nhằm điều chỉnh kịp thời và rút ra những bài học kinh nghiệmtrong xây dựng các chương trình mới. Việc đánh giá kết quả tạo động lực làm việc cho NLĐ phải được tiến hành thường xuyên và liên tục.
Đánh giá kết quả tạo động lực làm việc cho NLĐ gồm đánh giá các chương trình tạo động lực và đánh giákết quả tạo động lực tổng thể cho NLĐ.
1.2.4.1. Đánh giá chương trình tạo động lực
Đánh giá chương trình tạo động lực thơng qua các chỉ tiêu:
- Nội dung chương trình tạo động lực: Đánh giá về sự đầy đủ các nội dung chương trình tạo động lực, đảm bảo đúng mục tiêu hướng tới của DNcó phù hợp với NLĐ và tình hình thực tế trong DN khơng
lực đã được xây dựng theo nội dung chuẩn, được ban lãnh đạo DN phê duyệt triển khai, áp dụng tổ chức hay chưa Có đúng nội dung và hướng dẫn áp dụng hay không
- Chu kỳ đánh giá: Tạo động lực làm việc cho NLĐ liên quan đến tồn bộ q trình làm việc của NLĐ, do vậy mà việc đánh giá chương trình tạo động lực phải được tiến hành thường xuyên có thể theo tháng, quý hoặc năm… xuyên suốt quá trình từ khi xây dựng chương trình tạo động lực đến đánh giá mức độ thỏa mãn của NLĐ.
- Đánh giá hiệu quả chương trình tạo động lực: Đánh giá chương trình tạo động lực làm việc cho NLĐ có đạt được mục tiêu khơng Những thành cơng, hạn chế của chươngtrình tạo động lực làm việc cho NLĐ và nguyên nhân của thành cơng, hạn chế đó Đánh giá chi phí và kết quả của chương chương trình tạo động lực làm việc cho NLĐ để so sánh vớichi phí và lợi ích của chương trình.