Để có thể áp dụng thành công Thẻ điểm cân bằng trong thực hiện chiến lược tại Vietinbank CN1, chi nhánh cần tập trung thực hiện những giải pháp sau:
3.2.1 Đối với tổ chức
Thiết lập và ban hành các chính sách, thủ tục, và các quy trình liên quan để thúc đẩy và tạo điều kiện cho việc áp dụng thẻ điểm cân bằng.
Thẻ điểm cân bằng đại diện cho mơ hình kinh doanh mới được đặc trưng cho việc chia sẻ thông tin mở, cộng tác, trao quyền và giải quyết vấn đề bằng làm việc nhóm. Tuy nhiên, chỉ đơn giản xây dựng một bảng điểm sẽ không làm thay đổi một cách kỳ diệu chi nhánh thành một mẫu điển hình về thực hành quản lý. Để trở thành hành động hàng ngày của tổ chức, thẻ điểm cân bằng địi hỏi có các quy trình và thủ tục để đảm bảo việc thực thi nhịp nhàng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu thực hiện. Thực hiện chiến dịch marketing nội bộ tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược và tầm quan
trọng của thẻ điểm cân bằng trong toàn chi nhánh nhằm tạo ra sự nhận biết và tác động tới hành vi.
Tất cả nhân viên trong chi nhánh là những người có cơ hội thể hiện hành động cụ thể, tạo nên sự khác biệt và giúp chi nhánh thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra, tuy nhiên phần lớn nhân viên và thậm chí cả các nhà quản lý cấp trung đều khơng mấy thấu hiểu ý nghĩa tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của chi nhánh. Hình thức truyền thơng tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược hiện nay là thông qua các cuộc họp của lãnh đạo cấp cao trở lên. Do vậy, hầu hết nhân viên cấp dưới khơng được truyền đạt trực tiếp và khơng có nhiều cơ hội để tìm hiểu sâu hơn về chiến lược.
Một chương trình truyền đạt tới nhiều người như vậy đòi hỏi phải có kế hoạch thực hiện tồn diện và quan trọng nhất là được duy trì liên tục.Thẻ điểm cân bằng có thể giúp họ hiểu được những hành động hàng ngày của họ có liên quan như thế nào với các mục tiêu cao vời vợi trong bản kế hoạch chiến lược của chi nhánh.
Vì vậy, ngồi những buổi họp, hội nghị kinh doanh khô khan, chi nhánh nên đa dạng hóa cách thức truyền thơng tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược và thẻ điểm cân bằng cho mọi người thông qua các kênh khác như website, email, mạng nội bộ, tài liệu đào tạo, chương trình video, pano hoặc các khung treo tường trong phịng làm việc.
Xây dựngchương trình hành động cụ thể và kế hoạch phân bổ ngân sách thực hiện. Một số doanh nghiệp Việt Nam đã mắc một sai lầm là coi việc thiết lập xong hệ thống mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu là kết thúc giai đoạn xây dựng Thẻ điểm cân bằng và chỉ chờ đợi đánh giá. Thực tế các mục tiêu không bao giờ thực hiện được nếu doanh nghiệp khơng xác định được các chương trình hành động cũng như phân bổ nguồn lực cần thiết.
Và việc lựa chọn sáng kiến phù hợp để phát triển thành chương trình hành động là rất quan trọng, do có rất nhiều sáng kiến được ủng hộ nhưng lại không hướng tới việc đáp ứng cho bất cứ yếu tố cụ thể nào của chiến lược. Khi phát triển thẻ điểm cân bằng, chắc chắn chi nhánh sẽ phát triển nhiều thước đo thành tích mới mà trước đây chi nhánh chưa từng quan tâm tới, những tác nhân định hướng tới kết quả tài chính tương lai. Và khi đã phát triển những thước đo mới nhưng lại thiếu những hoạt động hay quy trình đi cùng để hỗ trợ cho những thước đo đó thì thực sự khơng có cách nào đạt được mục tiêu.
Chi nhánh cần tập trung vào những mục tiêu quan trọng.Phát triển một số các mục tiêu và chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động nhưng tối quan trọng là việc làm cần thiết, vì chi nhánh có thể tập trung vào các mục tiêu và hoạt động trọng yếu có thể thực sự giúp chi nhánhphát triển.
Xây dựng hệ thốngcông nghệ thông tinhỗ trợ cho thẻ điểm cân bằng
Tất cả các chỉ tiêu đo lường được thu thập từ rất nhiều nguồn như: truy xuất dữ liệu từ hệ thống Corebank Incas, phần mềm kế toán Issap, báo cáo kinh doanh của các phịng ban, báo cáo mạng lưới, chăm sóc khách hàng, tổ chức lao động, đầu tư... Cần có một phần mềm hỗ trợ cho việc ứng dụng thẻ điểm cân bằng vào
Vietinbank CN1, xử lý thông tin thống nhất và liên kết với nhau để đưa ra các thông tin về mục tiêu và kết quả thực hiện nhằm đánh giá kịp thời để đưa ra các chương trình hành động phù hợp.
Thường xuyên rà soát các mục tiêu, chỉ tiêu đo lường của thẻ điểm cân bằng để điều chỉnh kịp thời
Thẻ điểm cân bằng được thiết kế để trở thành một cơng cụ linh hoạt, có khả năng thay đổi theo yêu cầu của điều kiện kinh doanh. Chiến lược của chi nhánh trong giai đoạn giàu cạnh tranh và đầy biến động hiện nay không thể đơn giản và ổn định được, khi chi nhánh thay đổi chiến lược cho phù hợp với điều kiện thực tế, phải lựa chọn các mục tiêu, thước đo và chỉ tiêu mới tương ứng.
Với chiến lược hiện nay của Vietinbank CN1 là “Xây dựng thương hiệu số 1 ngân hàng bán lẻ” nên để thực hiện chiến lược thành cơng thì Vietinbank CN1 phải thường xun rà sốt các mục tiêu và điều chỉnh các thước đo liên quan đến hoạt động bán lẻ để điều chỉnh kịp thời.
Thành lập ban chuyên trách xây dựng thẻ điểm cân bằng
Thẻ điểm cân bằng sẽ không thể thực hiện được nếu thiếu nhà bảo trợ cấp cao. Nhà bảo trợ cấp cao cung cấp các thông tin mới về chiến lược và kế hoạch, duy trì liên lạc thường xuyên với với cả nhóm điều hành cấp cao để đảm bảo sự cam kết và ủng hộ liên tục của họ đối với việc thực hiện thẻ điểm cân bằng. Đặc biệt, nhà bảo trợ phải thể hiện sự ủng hộ hoàn toàn và nhiệt tình đối với thẻ điểm cân bằng trong cả lời nói lẫn hành động. Ở cấp độ chi nhánh, Giám đốc chi nhánh là phù hợp nhất cho vị trí nhà bảo trợ cấp cao.
Các thành viên của ban chuyên trách Thẻ điểm cân bằng là một bộ phận không thể thiếu trong giai đoạn phát triển của Thẻ điểm cân bằng. Các thành viên trong ban tốt nhất nên để ban lãnh đạo cấp cao nắm giữ, nhằm đảm bảo sự hiểu biết chun mơn, uy tín và quyền ra quyết định để xây dựng nên công cụ quan trọng này. Sau khi xây dựng xong thẻ điểm, không chỉ dừng lại ở việc chuyển giao thẻ điểm cân bằng, các thành viên trong ban sẽ thực hiện như những sứ giả Thẻ điểm
cân bằng trong đơn vị hoặc phịng ban. Các phó giám đốc và trưởng phó phịng của chi nhánh nên là thành viên của nhóm này.
Bổ nhiệm trưởng ban chuyên trách xây dựng thẻ điểm cân bằng để phát triển liên tục bảng điểm là một nhiệm vụ quan trọng. Trưởng ban có trách nhiệm đảm bảo sự vận hành nhịp nhàng của thẻ điểm cân bằng: Điều phối các cuộc họp, lập kế hoạch, việc theo dõi và báo cáo kết quả của ban cho mọi người,cung cấp các phản hồi cho nhà bảo trợ điều hành và lãnh đạo cấp cao,tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển một nhóm làm việc có hiệu quả thơng qua huấn luyện và hỗ trợ.
3.2.2 Đối với phòng ban và cá nhân
Lãnh đạo các phịng ban có trách nhiệm truyền thơng thẻ điểm của chi nhánh cho tất cả các nhân viên: tất cả nhân viên cần phải biết về mục tiêu chiến lược, chương trình hành động và biết họ đóng góp như thế nào vào những mục tiêu chung này. Vì vậy lãnh đạo các phòng ban cần cung cấp và giải thích những thơng tin này cho toàn bộ nhân viên trong quá trình thực hiện các mục tiêu cũng như cung cấp các thông tin về kết quả đạt được những mục tiêu đó.
Nghiêm túc thực hiện các chương trình hành động được phân cơng để hồn thành các chỉ tiêu được giao. Bản thân mỗi nhân viên phải hoàn thành các nhiệm vụ được giao để đảm bảo rằng chi nhánh sẽ đạt được chiến lược. Bất cứ khi nào mỗi người gặp khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ của mình cần thảo luận với cấp trên trực tiếp để tìm ra cách thức giải quyết.
Các phịng ban và bản thân mỗi nhân viên phải nghiêm túc thực hiện báo cáo định kỳ do cấp trên đề ra. Thẻ điểm cân bằng của chi nhánh sẽ được thực hiện bởi tất cả các phòng ban, đơn vị trực thuộc vì vậy việc báo cáo về kết quả thực hiện kế hoạch các chỉ tiêu đo lường cần được cung cấp đúng định kỳ như trưởng nhóm chuyên trách đã đề ra nhằm phục vụ cho việc đánh giá quá trình thực hiện chiến lược.
3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH THEO THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG TẠI VIETINBANK CN 1