22/12/2014 Bộ tài chính
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán là các chứng từ bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán đồng thời là cơ sở xác minh trách nhiệm vật chất. Vì vậy, chứng từ kế tốn phải được ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định, khơng được sửa chữa, tẩy xóa. Kế tốn kết quả kinh doanh sử dụng chủ yếu những chứng từ sau:
Chứng từ phản ánh việc kết chuyển doanh thu, chi phí trong kỳ
Bảng tính kết quả kinh doanh, kết quả hoạt động khác trong kỳ
Tờ khai tạm tính thuế TNDN, tờ khai quyết toán thuế TNDN
Bảng xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phải trả Và các chứng từ khác có liên quan.
Q trình ln chuyển chứng từ:
- Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán hoặc bộ phận liên quan sẽ tiến hành lập chứng từ. Chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định và phải ghi đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập đủ số liên quy định.
- Chứng từ sẽ được luân chuyển đến các phịng ban có trách nhiệm: kế tốn, giám đốc… để kiểm tra và ký duyệt.
- Sau đó, một liên chứng từ sẽ được giao đến phịng kế tốn để sắp xếp chứng từ và tiến hành ghi sổ kế toán tương ứng.
- Kế toán vào sổ, các chứng từ sẽ được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định của Nhà nước.
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng và vận dụng tài khoản
1.2.2.2.1.Tài khoản sử dụng
Kế toán kết quả kinh doanh các tài khoản sử dụng khơng nhiều nhưng nội dung hạch tốn lại phức tạp, tài khoản sử dụng: TK 511, TK 515, TK 521, TK 632, TK642, TK 635, TK 711, TK 811, TK911, TK 421 và một số tài khoản liên quan khác.
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh:
- Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ kế toán năm. Kết quả haotj động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh; kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác.
+ Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán (gồm cả sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp, chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư, như: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, nâng cấp, chi phí cho thuê hoạt động, chi phí thanh lý, nhương bán, nhượng bán bất động sản đầu tư), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa thu nhập của hoạt động tài chính và chi phí tài chính
+ Kết quả hoạt động khác là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập và các khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- Tài khoản này phải phản ánh đầy đủ, chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ kế toán. Kết qủa hoạt động kinh doanh phải được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động. Trong từng oại hoạt động kinh doanh có thể cần hạch tốn chi tiết cho từng loại sản phẩm, từng ngành hàng, từng loại dịch vụ
- Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào tài khoản này là số doanh thu thuần và thu nhập thuần.
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để
phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 6 tài khoản cấp 2. TK 511 khơng có số dư cuối kỳ.
Tài khoản này phản ánh doanh thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau:
- Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào và bán bất động sản đầu tư.
- Cung cấp dịch vụ: thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán, như: cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động, doanh thu hợp đồng xây dựng,..
- Doanh thu khác
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: Tài khoản này dùng để phản ánh
doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp, tài khoản 515 khơng có số dư cuối kỳ.
- Tiền lãi: lãi cho vay, lãi tiền gửi ngân hàng, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, chiết khấu thanh tốn được hưởng do mua hàng hóa, dịch vụ,..
- Cổ tức, lợi nhuận được chia cho giai đoạn sau ngày đầu tư
- Thu nhập về hoạt động đầu tư mua, bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn; lãi chuyển nhượng vốn khi thanh lý các khỏan vốn vốn liên doanh, đầu tư vào công ty liên kết, đầu tư vào công ty con, đầu tư vốn khác
- Thu nhập về các hoạt động đầu tư khác
- Lãi tỷ giá hối đoái, gồm cả lãi do bán ngoại tệ - Các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác
TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: Dùng để phản ánh toàn bộ số tiền
giảm trừ cho người mua hàng được tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh: chiết khẩu thương mại (TK 5211), giá trị hàng bán bị trả lại (TK 5212) và các khoản giảm giá hàng bán cho người mua trong kỳ (TK 5213).
TK 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch
vụ, BĐS đầu tư. Đồng thời, phản ánh các chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh BĐS đầu tư như: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa,…TK 632 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 635 – Chi phí tài chính: bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên
quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và vay vốn liên doanh, liên kết, lỗ chuyển nhượng chứng khốn ngắn hạn, chi phí giao dịch bán chứng khốn ....Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán, khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đối… TK 635 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh: Tài khoản này dùng để phản ánh các
khoản chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí bán hàng, chi phí về lương nhân viên bộ phận văn phịng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phịng, trích lập quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm… TK 642 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 711 – Thu nhập khác: Phản ánh các khoản thu nhập khác ngoài doanh thu
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. TK 711 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 811 – Chi phí khác: Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí
phát sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thơng thường của các doanh nghiệp. TK này khơng có số dư cuối kỳ.
TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Phản ánh chi phí thuế TNDN
phát sinh trong năm làm căn cứ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau thuế của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành. TK 821 khơng có số dư cuối kỳ.
TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối: phản ánh kết quả kinh doanh (lợi
nhuận, lỗ) sau thuế TNDN và tình hình phân phối lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp.
1.2.2.2.2. Vận dụng tài khoản
Cuối kỳ kinh doanh, kế toán căn cứ vào số liệu đã hạch toán trên các tài khoản thu nhập và chi phí để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh như sau
Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ để xác định doanh thu thuần từ bên Có TK 521 – “Giảm giá hàng bán” về bên Nợ TK 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Tính thuế GTGT phải nộp của hoạt động bán hàng theo phương pháp trực tiếp, thuế XK-NK, thuế TTĐB phải nộp của hàng bán từ bên Có TK 3331, TK 3332, TK 3333 về bên Nợ TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ từ bên Nợ TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về bên Có TK 911 – “Xác định KQKD”.
Kết chuyển giá vốn của hàng bán trong kỳ từ bên Có TK 632 – “Giá vốn hàng bán” về bên Nợ TK 911– “Xác định KQKD”.
Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính từ bên Nợ TK 515 – “Doanh thu tài chính” về bên Có TK 911 – “Xác định KQKD”.
Kết chuyển thu nhập khác phát sinh trong kỳ từ bên Nợ TK 711 – “Thu nhập khác” về bên Có TK 911 – “Xác định KQKD”.
Kết chuyển chi phí tài chính từ bên Có TK 635 – “Chi phí tài chính” về bên Nợ TK 911 – “Xác định KQKD”.
Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh từ bên Có TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh” về bên Nợ TK 911 – “Xác định KQKD”.
Kết chuyển chi phí khác từ bên Có TK 811 – “Chi phí khác” về bên Nợ TK 911 – “Xác định KQKD”.
Cuối năm tài chính, tính chi phí thuế TNDN phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí thuế TNDN phát sinh trong kỳ từ bên Có TK 821 – “Chi phí thuế TNDN” sang bên Nợ TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”.
Cuối kỳ, xác định lợi nhuận sau thuế, nếu lãi kế toán ghi vào bên Nợ TK 911- “Xác định KQKD” và bên Có TK 421 – “Lợi nhuận chưa phân phối”. Cịn nếu lỗ, kế tốn ghi vào bên Nợ TK 421 – “Lợi nhuận chưa phân phối” và bên Có TK 911 – “Xác định KQKD”.
Trình tự kế toán kết quả kinh doanh
1.2.2.3. Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN. Các sổ phải lập dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lệ theo quy định của BTC. Để phản ánh tình hình KQKD trong kỳ của DN, kế tốn mở sổ theo dõi tùy theo hình thức DN áp dụng.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung (Phụ lục 1.1)
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày
- Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:
Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. VVề nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái (Phụ lục 1.2)
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái, căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái sử dụng chủ yếu các loại sổ sau:
Nhật ký- sổ cái
Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết các tài khoản
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký-Sổ cái
-Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký-Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,..) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ky-Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan
Cuối tháng:
-Sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật lý và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và sổ phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký-Sổ cái.
-Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký-Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
= =
=
=
-Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải khóa sổ để cộng phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết: được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký-Sổ cái. Số liệu trên Nhật ký-Sổ cái và trên “Bảng
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK Tổng số phát sinh Có của tất cả các TK
tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 1.3)