- Chức năng của phòng Kinh doanh
b, Chính sách kế tốn áp dụng ở công ty
3.1.2. Những mặt hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm trên, cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh nói riêng tại cơng ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cloud Nine Việt Nam còn nhiều hạn chế cần được khắc phục.
Về bộ máy kế toán
Số lượng nhân viên kế tốn chính thức hiện tại của cơng ty có hai người, một người nhân viên kế tốn làm thời vụ do đó cịn ít so với khối lượng cơng việc nên mỗi người thường đảm nhiệm nhiều công việc kế tốn khác nhau nên đơi khi khơng xử lý kịp thời để đáp ứng yêu cầu thông tin cho nhà quản trị ngay khi cần thiết. Trong bộ máy kế toán, bên cạnh anh Khải kế tốn trưởng có chun mơn, kinh nghiệm thì kế tốn viên trẻ cịn chưa có nhiều kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi những sai sót trong q trình làm việc, và việc xử lý số liệu cũng như các cơng việc cịn chậm.
Việc tổ chức khơng gian trong phịng kế tốn chưa thật sự hợp lý, kế toán trưởng khơng chưa có phịng làm việc riêng, khơng gian làm việc chung khá chật hẹp với các phòng ban khác. Như vậy, chưa tạo được sự thoải mái hồn tồn trong q trình làm việc cho nhân viên.
Về tổ chức hạch tốn ban đầu
Hệ thống chứng từ và vận dụng chứng từ tại Công ty luôn được thực hiện theo đúng yêu cầu, quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, do thiếu nhân sự nên việc luân chuyển chứng từ lên bộ phận kế tốn để hạch tốn cịn chậm do đó làm ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc hạch tốn kế tốn ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin cung cấp cho nhà quản trị. Vào thời gian cao điểm như kỳ quyết toán thuế bộ phận kế toán nhân sự ít nên cũng gặp khó khăn và chậm trễ trong việc giải quyết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về tài khoản sử dụng
Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cloud Nine Việt Nam tuân thủ đúng theo qui định chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên việc hạch toán các nội dung vào các tài khoản vẫn cịn thiếu sót chưa hồn thiện, cơng ty chưa có sổ cái chi tiết cho các tài khoản cấp 2.
Cụ thể, như tài khoản doanh thu: Công ty đang cung cấp rất nhiều mặt hàng thực phẩm khác nhau. Tuy nhiên, cơng ty lại chỉ hạch tốn tồn bộ doanh thu bán hàng hóa
và cung cấp dịch vụ của công ty trên tài khoản doanh thu cấp 2 là TK 5111 còn TK 5112 – “Doanh thu bán cây cảnh, hoa tươi”. Điều đó sẽ khiến cho kế tốn gặp khó khăn khi nhà quản trị hoặc các tổ chức cần thơng tin của doanh nghiệp muốn có thơng tin chi tiết về doanh thu từng hoạt động để so sánh, đánh giá và đưa ra các giải pháp phù hợp.
Cơng ty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy, kế tốn cơng ty sẽ rất khó kiểm sốt và so sánh chi phí phát sinh nhiều chưa hợp lý để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành quy định rõ những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp là chi phí quản lý doanh nghiệp và được phản ánh vào TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Mặt khác, theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa quy định thì chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ phải được phản ánh vào TK 6421 – Chi phí bán hàng.
Về kế toán các khoản dự phịng
Cơng ty đã khơng trích lập một khoản dự phịng nào về nợ phải thu khó địi, hay nợ phải trả, giảm giá hàng tồn kho. Trong khi đó cơng ty tiến hành kinh doanh mặt hàng trong lĩnh vực thực phẩm; cây cảnh, hoa tươi… Đặc điểm của loại hàng này có giá cả biến động, không ổn định và phụ thuộc vào cung cầu trên thị trường cũng như chính sách tài khóa của nhà nước, ổn định chính trị ngoại giao khu vực. Khơng những vậy, trong một hai năm gần đây giá thực phẩm có nhiều biến động do có nhiều mặt hàng thực phẩm từ Trung Quốc xuất sang khá rẻ so với giá trên thị trường trong nước. Cộng thêm tình hình các dịnh bệnh trên gia súc, gia cầm hiện nay tại nước ta cũng có diễn biến phức tạp sẽ khiến tình hình giá thực phẩm thiếu tính ổn định. Mặt hàng hoa tươi cũng là loại mặt hàng khó bản quản trong khâu vận chuyển, lưu trữ, phụ thuộc khá nhiều vào điều kiện khí hậu nước ta, có tính mùa vụ cao. Mặt khác, công ty thường bán hàng, mua hàng cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế có giá trị khá lớn nên khách hàng khi mua thường không trả tiền ngay hoặc hết trong một lần, dẫn đến công ty luôn tồn tại các khoản phải thu lớn. Điều này dẫn đến cơng ty khó tránh khỏi những rủi ro nên việc lập dự phòng là một yêu cầu cần thiết đối với Cơng ty.
Theo tìm hiểu thực tế cũng như theo dõi Sổ cái các TK 511, TK 632 ta thấy chủng loại hàng hóa và dịch vụ mà cơng ty đang bán và cung ứng trên thị trường là rất đa dạng và phong phú, nhưng kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ cái các TK 511, TK 632…mà chưa mở sổ chi tiết đối với tài khoản cấp 2 như TK 5111, TK 5112, TK 6321, TK 6322 và ghi nhận vào các sổ chi tiết.
Vì vậy, khơng thể đối chiếu, so sánh vào cuối kỳ về hoạt động tiêu thụ của từng nhóm sản phẩm và các loại dịch vụ đã cung cấp. Đồng thời, không mở sổ kế toán chi tiết sẽ ảnh hưởng đến việc theo dõi của nhân viên kế toán và chủ doanh nghiệp. Hơn nữa, khi chủ doanh nghiệp yêu cầu xem xét chi tiết về một nhóm hay một sản phẩm nào đó thì kế tốn sẽ mất nhiều thời gian để tập hợp, có thể gây nhầm lẫn trong q trình tổng hợp và kết quả đạt được khơng cao. Do đó, việc mở sổ kế toán chi tiết là rất cần thiết đối với cơng ty hiện nay.
Về kế tốn quản trị
Mặc dù trong khi thực hiện chế độ kế tốn, cơng tác Kế tốn quản trị đã phần nào được bộ phận Tài chính kế tốn của cơng ty quan tâm nhưng chưa thực sự triệt để. Cũng chưa có một bộ phận chuyên trách thực hiện kế toán quản trị. Mới chỉ dừng lại ở mức độ phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ phần trăm tính trên giá vốn hàng bán. Mục đích của việc thực hiện kế tốn xác định kết quả kinh doanh là để tổng kết lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ kế tốn một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời; từ đó chỉ ra những điểm đã làm được và những điểm cịn hạn chế để kỳ sau có hướng phát triển kinh doanh tốt hơn. Các nhà quản trị cần thơng tin chi tiết về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, từng loại hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, đây là nhiệm vụ của kế tốn quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại Cơng ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cloud Nine Việt Nam thì cơng tác kế tốn quản trị cịn chưa được chú trọng, chưa có sự đầu tư để thực hiện nên chưa đưa ra được các Báo cáo kết quả kinh doanh theo dạng số dư đảm phí, chưa cung cấp được thơng tin chi tiết về tình hình kết quả kinh doanh của từng loại hàng, từng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho nhà quản trị.
Về phần mềm kế toán
Phần mềm kế tốn của cơng ty hiện đang sử dụng là phần mềm SAS INNOVA phiên bản SAS INNOVA 6.8.1 Product. Đây chưa phải là phiên bản phần mềm mới
nhất là SAS INNOVA 6.8.1 STD nên đã chưa cập nhật được rất nhiều tính năng mới hỗ trợ cho cơng tác kế tốn của cơng ty. Phần mềm hiện tại tuy đã hỗ trợ và đáp ứng được về yêu cầu kế toán của doanh nghiệp nhưng nhiều khi trong quá trình thao tác vẫn cịn xảy ra lỗi nhỏ, đôi khi kết xuất ra Excel vẫn cịn bị lỗi và cần chỉnh sửa. Ngồi ra, nó cịn thiếu các tính năng mới bổ sung trong phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.1 STD phiên bản cập nhật mới nhất.