- Chức năng của phòng Kinh doanh
b, Chính sách kế tốn áp dụng ở công ty
2.2.4. Sổ kế toán
Sổ kế toán
Kế toán, kế toán kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cloud Nine Việt Nam hạch tốn theo hình thức sổ Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các loại sổ mà công ty sử dụng:
Sổ Nhật ký chung: Dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán.
Sổ cái các tài khoản: TK911, TK511, TK711, TK811, TK632, TK642, TK 635, TK515…dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng, tờ khai hải quan, Invoice.. kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó từ sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 515, TK 711 tương ứng. Nếu các chứng từ kế tốn là các hóa đơn GTGT bán hàng, phiếu thu tiền hàng của khách hàng, giấy báo có của Ngân hàng, Ủy nhiệm thu khi khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì sẽ được ghi nhận vào sổ cái TK 511. Căn cứ vào tờ khai, vào Invoice nhập hàng FOC nếu có hàng khuyến mại kèm theo thì sẽ được nhập vào sổ cái TK 711 – Thu nhập khác. Cuối tháng, nhận được bản sao kê tất cả các phát sinh tiền gửi trong tháng trong đó có lãi tiền gửi Ngân hàng hay là kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái trong xuất nhập khẩu để ghi nhận vào sổ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng nhập khẩu, tờ khai hải quan, Invoice và phiếu xuất kho kế tốn ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ sổ Nhật ký chung kế tốn ghi vào
Sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Sổ TK 632 sẽ chủ yếu phản ảnh giá vốn của các hàng hóa mà cơng ty kinh doanh như: thực phẩm; cây cảnh, hoa tươi.
Căc cứ vào hóa đơn GTGT, hoặc hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng, Ủy nhiệm chi kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, căn cứ vào sổ Nhật ký chung kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ cái các tài khoản: TK 642, TK 635, TK 811. Sổ cái TK 642 phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý kinh doanh nên những hóa đơn GTGT mua hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng liên quan đến các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế tốn sẽ ghi vào sổ TK 642. Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng trả lãi vay khế ước cho ngân hàng, phiếu chi hay giấy báo nợ trả lãi cho các khoản vay khác thì kế tốn sẽ ghi nhận vào sổ TK 635 – Chi phí tài chính. Căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng hay phiếu chi để chi trả cho các khoản phạt do nộp chậm tiền lãi BHXH, thuế TNCN hay do thanh lý TSCĐ thì sẽ ghi nhận vào sổ TK 811 – Chi phí khác.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng, hóa đơn bán hàng có chiết khấu thương mại, các chứng từ khác có liên quan khi hàng bán trả lại hay giảm giá hàng bán cho khác hàng khi hàng được xác định bị lỗi, kém phẩm chất... (chứng từ hợp lệ) thì kế tốn sẽ tiến hành ghi sổ đối với TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.
Cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh kế toán căn cứ vào số phát sinh trên sổ Cái của từng tài khoản: TK 521, TK 511, TK 711, TK 632, TK 642, TK 635, TK 811… để kết chuyển sang TK 911 – Xác định KQKD. Sau đó căn cứ bảng tính thuế TNDN phải nộp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 821 – Chi phí thuế TNDN để xác định mức thuế TNDN mà doanh nghiệp cần phải thực hiện với Nhà nước. Cuối cùng xác định lãi lỗ kết chuyển sang tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối là lợi nhuận mà doanh nghiệp có được trong một kỳ kinh doanh xác định.
Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái, từ các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên sổ cái sau khi được đối chiếu khớp đúng với các bảng tổng hợp chi tiết sẽ dùng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Hiện nay, cơng ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cloud Nine Việt Nam hạch toán kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán và phần mềm được cài đặt để thực hiện
kế tốn theo hình thức Nhật ký chung. Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cluod Nine Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA.
Căn cứ vào các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,…) đã được phê duyệt thì kế tốn tiến hành nhập số liệu vào phần mềm trên máy tính theo các mẫu chứng từ đã có sẵn trong phần mềm. Sau khi nhập xong phần mềm sẽ tự động xử lý thông tin và lên các sổ tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái TK 511, TK 515, TK 642, TK 911…
Cuối kỳ hay theo yêu cầu của nhà lãnh đạo cơng ty thì kế tốn sẽ in các sổ ra giấy và đóng lại thành quyển để lưu trữ hoặc nộp cho nhà lãnh đạo để phục vụ cơng tác quản trị của mình.
Do hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế toán là SAS INNOVA cập nhật phiên bản là SAS INNOVA 6.8.1 nên nhiều tính năng mới đã được thiết lập tốt hơn phục vụ cho công tác kế tốn của cơng ty tuy nhiên phần mềm kế toán mới nhất là SAS INNOVA 6.8.1 STD chưa được công ty cập nhật. Phần mềm mới này sẽ có một vài ưu điểm hơn so với phần mềm hiện tại của công ty như: lọc chứng từ theo User đang vào chương trình, sổ sách thì thời gian lấy từ ngày này đến ngày khác thay vì năm này đến năm khác, bổ sung tính năng cho phép sắp xếp lại số thứ tự chứng từ,
copy vào ra cho phép chọn loại chứng từ khi sao chép trùng sẽ có cảnh báo…
Sơ đồ 2.3: Quy trình kế tốn vào phần mềm của cơng ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cluod Nine Việt Nam
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty TNHH Thương mại Tổng hợp Cluod Nine Việt Nam)
Vào phần mềm
Nhập số liệu
Sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán chi tiết Chọn phân hệ
nghiệp vụ
Chọn loại chứng từ cần cập nhật sổ liệu
Báo cáo tài chính