- Chức năng của phòng Kinh doanh
b, Chính sách kế tốn áp dụng ở công ty
3.2.4. Về trích lập các khoản dự phịng
Trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế có nhiều bất ổn và nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh trong lĩnh vực này cho nên lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng đáng kể. Vì thế doanh nghiệp cần tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự kiến khoản thiệt hại sẽ bị mất khi hàng tồn kho của doanh nghiệp bị giảm giá. Được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn của hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ. Việc trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc dự kiến trước các tổn thất có thể xảy đến để khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra, cơng ty có nguồn kinh phí xử lý kịp thời những rủi ro này, hoạt động kinh doanh sẽ không phải chịu ảnh hưởng nặng nề, khơng phải chịu những tổn thất khơng đáng có.
Cơng ty nên trích lập dự phịng phải thu khó địi và dự phịng giảm giá hàng tồn kho: TK 2293 – Dự phịng phải thu khó địi.
TK 2294 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
3.2.4.1. Đới với dự phịng phải thu khó địi
Hiện tại bộ phận kế tốn cơng ty khơng thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó địi vào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính xác về vấn
đề này. Theo nguyên tắc thận trọng của kế tốn (VAS 01) cơng ty cần lập dự phịng cho các khoản phải thu khó địi.
Theo thơng tư 228/2009/TT – BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn việc trích lập dự phịng phải thu khó địi như sau:
Việc lập dự phịng được tiến hành vào thời điểm khóa sổ kế tốn để lập BCTC năm theo nguyên tắc:
- Việc lập các khoản dự phịng khơng được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của công ty.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó địi cần lập dự phịng phải có chứng từ gốc, ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ và thời hạn nợ.
- Được trích lập với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã bị phá sản, đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đã chết, bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Mức lập dự phòng tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo cơng thức sau:
Mức dự phòng phải = Số nợ phải thu khó địi × % trích lập dự phịng theo thu khó địi quy định
Phương pháp kế toán dự phịng phải thu khó địi:
Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn
nợ, bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – “Dự phịng phải thu khó địi”. Kết cấu TK 2293:
Bên Nợ:
- Xử lý xóa nợ các khoản phải thu khó địi khơng thể địi được. Bên Có:
- Số dự phịng nợ phải thu khó địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên Có: Số dự phịng nợ phải thu khó địi hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch tốn:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được, tính tốn mức dự phịng nợ phải thu khó địi cần lập lần đầu. Kế tốn ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập dự phịng, đối ứng ghi Có TK 2293 số tiền trích lập dự phịng.
Cuối kỳ kế tốn sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, kế tốn ghi Nợ TK 2293 số tiền hồn nhập, đối ứng ghi Có TK 6422 số tiền hồn nhập.
Cịn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm, kế tốn ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập thêm, đối ứng ghi Có TK 2293 số tiền trích lập thêm.
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự khơng địi được sẽ được phép xóa nợ theo chính sách tài chính hiện hành, kế tốn ghi Nợ TK 2293 (nếu đã lập dự phòng); ghi Nợ TK 6422 (nếu chưa lập dự phịng) đối ứng ghi Có TK phải thu của khách hàng, TK phải thu khác.
Đối với các khoản nợ khó địi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được kế toán ghi Nợ TK 111, 112…số tiền thực tế đã thu hồi được, đối ứng ghi Có TK 711 số tiền thực tế đã thu hồi được.
Sổ kế tốn: Kế tốn dự phịng nợ phải thu khó địi sử dụng Sổ Cái TK 2293, Sổ
cái TK 156, Sổ chi tiết TK 156.
3.2.4.2. Đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo hơn cho hoạt động kinh doanh của đơn vị trong tương lai để đảm bảo nguyên tắc “Thận trọng” theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho của Bộ tài chính để hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Cơng ty là một công ty kinh doanh chủ yếu về thực phẩm với lượng lớn hàng nhập kho nên việc thay đổi giá thuực phẩm trên thị trường (giá thực phẩm bị giảm đi
so với giá gốc) cũng có thể dẫn tới những tổn thất đáng kể cho công ty. Hoặc do lượng hàng trong kho của công ty khá lớn và đây là mặt hàng khó bảo quản nên khó tránh khỏi những mất mát như: Giá trị hàng bị giảm do cận date, thực phẩm không được ưa chuộng do thị hiếu, cách ăn uống của người tiêu dùng, thực phẩm bị kém phẩm chất cho bảo quản chưa đúng cách… đều là những trường hợp rất dễ xảy ra cho công ty. Ban Giám đốc cơng ty cần phải ước tính giá trị thiệt hại có thể xảy ra một cách trung thực để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sao cho hợp lý tránh các thiệt hại đáng tiếc có thể xảy ra.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập BCTC. Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng hàng hóa để xác định khoản dự phịng. Căn cứ vào bảng kiểm kê, kế toán xác định mức lập dự phịng theo cơng thức sau:
(Theo Thông tư 228/2009/TT – BTC)
Mức dự Lượng vật tư hàng Đơn giá gốc hàng Giá trị thuần có phịng giảm = hóa thực tế tồn kho × ( tồn kho theo sổ kế - thể thực hiện ) giá vật tư, tại thời điểm lập toán được của hàng hàng hóa BCTC tồn kho
Cộng tổng mức dự phòng phải lập của các mặt hàng thành mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập trong năm.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên
quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi): Là
giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hồn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Được tính cho từng loại hàng tồn kho
bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch tốn vào giá vốn hàng bán (giá thành tồn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Phương pháp kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Chứng từ sử dụng:
+ Hóa đơn, chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng. + Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. + Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
+ Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phịng. - Tài khoản sử dụng: TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nội dung và kết cấu của TK 2294:
Bên Nợ: Số hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng bán.
Bên Có: Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ. Số dư bên Có: Khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. - Trình tự hạch tốn:
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, tính tốn mức dự phịng cần lập lần đầu, ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập dự phịng đối ứng ghi Có TK 2294 số tiền trích lập dự phịng.
Cuối kỳ kế tốn năm tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải được trích lập thêm kế tốn ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập thêm đối ứng ghi Có TK 2294 số tiền trích lập thêm.
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, ghi Nợ TK 2294 số tiền hồn nhập, đối ứng ghi Có TK 632 số tiền hồn nhập.
- Sổ kế toán: Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho sử dụng Sổ cái TK 2294, 131, Sổ chi tiết TK 131.
Như vậy, việc lập nên các khoản dự phòng sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định, tăng độ chính xác tin cậy cho các thơng tin kế tốn đưa ra.