5. Kế cấu của luận văn tốt nghiệp
2.2. Các phương thức bán hàng tại công tyTNHH Đào tạo và Tư vấn Unity
2.2.1. Phương thức bán hàng
Danh mục sản phẩm mà công ty đang cung cấp trên thị trường:
- Dịch vụ đà tạo:
+ Đào tạo các chương trình kế tốn quốc tế + Đào tạo kế tốn thực hành
+ Đào tạo kỹ năng mềm cho người làm việc chuyên nghiệp, tổ chức các chương trình đào tạo và dự án có ích cho cộng đồng
- Dịch vụ tư vấn: Kế tốn, Kiểm tốn, Thuế
Tuy là một cơng ty trẻ, nhưng Unity Academy đã có hướng đi đột phá trong lĩnh vực đào tạo khi tung ra thị trường một mơ hình dạy học rất tiện ích cho khách hàng. Đó là các khóa học trực tuyến đối với khóa học đào tạo các chứng chỉ quốc tế. Đặc điểm của loại sản phẩm hàng này là giá thành rẻ so với các khóa học khác, tuy nhiên vẫn đảm bảo chất lượng chuyên môn trong mỗi buổi học, giúp học viên tiết kiệm được thời gian, học mọi lúc mọi nơi, nâng cao khả năng tự học một cách tối đa.
Hàng hóa được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau có sẵn trên thị trường, lại phục vụ đến nhu cầu thiết yếu của xã hội, nên được bán cho nhiều đối tượng khác nhau, đòi hỏi phải được theo dõi chi tiết đến từng đối tượng khách hàng liên quan đến doanh nghiệp.
Phương thức bán hàng
- Bán lẻ có hợp đồng kinh tế: Khi có đơn đặt hàng từ đối tác, cơng ty đối chiếu với tình hình hiện tại để xem xét có chấp nhận đơn đợt hàng hay khơng. Nếu có đủ nguồn lực, cơng ty sẽ trao đổi thêm với đối tác về các điều khoản hợp tác, sau đó lập Hợp đồng kinh tế để theo dõi tình hình thực hiện điều khoản của cả hai bên (thường đối với hoạt động tư vấn).
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 58 SV: Thái Thu Phương
- Bán lẻ khơng có hợp đồng kinh tế: Cơng ty có các kế hoạch bán hàng được cơng bố trên trang chủ, sau đó cơng ty sẽ tiếp cận với những đối tượng khách hàng tiềm năng để tiếp thị, hoặc khách hàng chủ động tương tác và thực hiện bán hàng (thường đối với hoạt động đào tạo).
2.2.2. Phương thức thanh toán
Thanh toán trả ngay: Tức là thanh tốn trực tiếp tại cơng ty bằng tiền mặt khách hàng chuyển khoản số tiền theo thỏa thuận. Cơng ty áp dụng hình thức thanh tốn này đối với các khách hàng có nhu cầu thanh tốn ngay, khách hàng không thường xuyên, khách hàng mới, khách hàng mua lẻ với số lượng ít hay khách hàng đã từng nợ dây dưa với cơng ty.
Thanh tốn sau (thanh tốn chậm): Phương thức này được cơng ty áp dụng đối với các khách hàng truyền thống, thường xuyên hay khách hàng đã có uy tín đối với cơng ty. Thời hạn thanh toán chậm nhất thường là 15 ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT và thanh tốn chuyển khoản qua tài khoản của công ty tại các ngân hàng. Theo phương thức này người bán cung cấp dịch vụ cho người mua thì người mua khơng thanh tốn ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản cơng nợ phải thu từ người mua.
2.2.3. Chính sách giá cả
Cơng ty áp dụng chính sách giá cả theo từng loại khách hàng: Với khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên. Đối với khách hàng truyền thống, thường xuyên của công ty hay khách hàng mua hợp đồng với số lượng lớn thì cơng ty có chế độ ưu đãi như giảm giá hàng bán, cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại với tỷ lệ chung là 5% trên tổng số tiền hàng mua gồm cả thuế GTGT.
Đối với khách hàng thanh toán nhanh và đúng thời hạn thì cơng ty có chế độ được hưởng chiết khấu thanh tốn để khuyến khích những khách hàng thanh tốn tiền hàng sớm cho mình.
Cơng ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy có cả 2 hình thức bán hàng: đó là bán lẻ có Hợp đồng kinh tế và bán lẻ khơng có hợp đồng kinh tế.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 60 SV: Thái Thu Phương
Trường hợp bán lẻ theo hợp đồng kinh tế
Công ty chủ yếu thực hiện cung cấp nghiệp vụ này cho các cơng ty có u cầu cung cấp dịch vụ về kế tốn, kiểm tốn và thuế. Do giá trị hàng hóa khá lớn nên địi hỏi thủ tục bán hàng chặt chẽ.
(1) Thông thường khi khách hàng mua với số lượng lớn gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện đặt hàng đến cơng ty, phịng kinh doanh sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng với nguồn lực hiện tại xem còn đủ để dáp ứng dịch vụ hay không, nếu không sẽ liên hệ khách hàng từ chối đơn đặt hàng. Nếu đáp ứng đủ thì phịng kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế.
(2) Nhân viên kinh doanh có thể gọi điện đến ngân hàng mở tài khoản, kiểm tra việc trả tiền trước 1 phần của người mua rồi tiến hành cung cấp dịch vụ.
VD: Ngày 01/12/2016, công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy cung cấp dịch vụ sốt xét báo cáo tài chính chương trình Cambridge Trường Trung học cơ sở và Trung học phổ thong Nguyễn Siêu theo hợp đồng dịch vụ số 161201/HD/UA-NS/
Trường Nguyễn Siêu trả ngay số tiền 23.100.000VNĐ bằng chuyển khoản, cịn lại nợ chưa thanh tốn.
Khi nhận được u cầu đặt hàng từ phía khách hàng, xác định được đủ hàng đáp ứng, và kiểm tra tài khoản tại ngân hàng, khách hàng đã chuyển trả ngay một phần tiền hàng; bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán:
Phụ lục chứng từ 01: Hợp đồng dịch vụ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do hạnh phúc
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ
Số 161201/HD/UA-NS
- Căn cứ Luật Dân sự và Luật Thương mại nước CHXHCN Việt Nam
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của hai bên
- Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên:
Hôm nay ngày 01 tháng 12 năm 2016 tại Hà Nội, chúng tôi gồm:
BÊN A: Trường THCS và THPT Nguyễn Siêu
- Địa chỉ: Tổ 59, phường Trung Kính, phường n Hịa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Điện thoại: (84-4) 3784 4889
- Số tài khoản: 1460431103000899
- Mở tại: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam- Chi nhánh Nam Hà Nội
- Mã số thuế: 0102032219
- Đại diện: Nguyễn Thị Minh Thúy
- Chức vụ: Giám đốc
BÊN B: Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy
- Địa chỉ: P1702A, 102 Thái Thịnh, Hà Thành Plaza, quận Đống Đa, Hà Nội
- Số điện thoại: (84-4) 3200 6318
- Số tài khoản: 19030738127886
- Mở tại: Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam
- Mã số thuế: 0107163906
- Đại diện: Nguyễn Cẩm Chi
- Chức vụ : Giám đốc
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 62 SV: Thái Thu Phương
Sau khi bàn bạc, thoải thuận hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản cụ thể sau đây:
ĐIỀU 1: Điều khoản sản phẩm/dịch vụ
Bên A đồng ý mua về bên B đồng ý cung cấp dịch vụ cho bên A với nội dung chi tiết về sản phẩm, số lượng và đơn giá như sau:
STT Nội dung công việc Thành tiền
1
Sốt xét tình trạng tài chính của chương trình đào tạo quốc tế Cambridge trong toàn bộ thời gian hợp tác
42.000.000
Tổng 42.000.000
VAT 4.200.000
Giá trị sau VAT 46.200.000
(Bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./.)
ĐIỂU 2: Điều khoản thanh tốn
1. Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản 2. Phương thức thanh toán:
- Bên A thanh toán cho bên B 50% giá trị hợp đồng tương đương với
23.100.000 VND (Bằng chữ: Hai mươi ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn./.) trong vịng 05 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng (khơng tính ngày
nghỉ, ngày lễ, thứ 7, Chủ nhật).
- Bên A thanh tốn cho bên B giá trị cịn lại hợp đồng tương đương với
23.100.000 VND (Bằng chữ: Hai mươi ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn./.) trong vịng 07 ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu, bàn
giao và bên A nhận được đề nghị thanh tốn, hóa đơn tài chính hợp lệ do bên B cung cấp.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 64 SV: Thái Thu Phương
ĐIỀU 3: Điều khoản thực hiện
1. Bên B sẽ bàn giao cho bên A
- Bản cứng: Báo cáo tài chính của Chương trình đào tạo - Bản cứng: Báo cáo các vấn đề phát hiện
2. Chứng từ lien quan bao gồm: - Biên bản bàn giao sản phẩm - Biên bản nghiệm thu sản phẩm - Hóa đơn tài chính
- Đề nghị thanh tốn
3. Nếu bên A có u cầu phát sinh hoặc chỉnh sửa thêm, ngoài những phần đã nghiệm thu, ngồi phạm vi cơng việc, ngồi thời gian đã được hai bên thỏa thuận trước, hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc thời gian và chi phí thực hiện.
ĐIỀU 4: Điều khoản chung
1. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
2. Bất kỳ sự thay đổi hoặc phát sinh của hợp đồng này chỉ cso giá trị khi cả hai bên đồng ý ký biên bản bổ sung của hợp đồng.
3. Các nội dung không được đề cập tại hợp đồng này sẽ được áp dụng theo các quy định của pháp luật hiện hành có kiên quan.
4. Hợp đồng này được lập làm 02(hai) bản bằng tiếng việt, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01(một) bản.
5. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Phịng kinh doanh gửi hợp đồng và thơng báo cho bộ phận kế tốn lập chứng từ bán hàng căn cứ vào hợp đồng. Khách hàng chuyển khoản thanh toán 50% tổng giá trị hợp đồng. Kế tốn sẽ lập 3 liên hóa đơn GTGT, giữ liên 1, liên 2 đưa cho người mua.
Hình 2.2: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: BNV/14P Ngày 01 tháng 12 năm 2016 Số 0000126
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy MST: 107163906
Địa chỉ: P1702A, 102 Thái Thịnh, Hà Thành Plaza, quận Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản: 19030738127886
Số điện thoại: (84-4) 3200 6318 Mã số thuế: 0107163906
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Trường THCS và THPT Nguyễn Siêu
Địa chỉ: Tổ 59, Trung Kính, phường n Hịa, quận Cầu Giấy, Hà Nội Số tài khoản: 1460431103000899 Điện thoại: (84-4) 3784 4889 Mã số thuế: 0102032219 Hình thức thanh tốn: CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Phí dịch vụ theo tư vấn theo hợp đồng số 161201/HD/UA-NS 21.000.000 Cộng tiền hàng 21.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.100.000 Tổng tiền thanh toán 23.100.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn./.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 66 SV: Thái Thu Phương
Người mua hàng (ký, ghi ró họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: Cơng ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy
Địa chỉ: P.1702A, 102 Thái Thịnh, Hà Thành Plaza, quận Đống Đa, Hà Nội MST: 0107163906
PHIẾU THU Quyển số: Ngày 01 tháng 12 năm 2016 Số: 110
Nợ: 111 Có: 511
Họ tên người nộp tiền: Trường THCS và THPT Nguyễn Siêu
Địa chỉ: Tổ 59, Trung Kính, phường n Hịa, quận Cầu Giấy, Hà Nội Lý do thu: Thu tiền dịch vụ
Số tiền: 23.100.000đ Viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo:
Đã nhận đủ số tiền: 23.100.000đ (Hai mươi ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn./.)
Ngày 01 tháng 12 năm 2016
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ Quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Trường hợp bán lẻ không theo hợp đồng kinh tế
Công ty cũng thực hiện bán lẻ các sản phẩm của cơng ty. Đối tượng mua thường là khách lẻ có nhu cầu. Điểm khác biệt với trường hợp trên là khơng có hợp đồng kinh tế. Các điểm còn lại tương tự như trên.
2.2.4. Tổ chức mã hóa ban đầu
Để phản ánh kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và do yêu cầu quản lý Nhà nước về tài chính, kế tốn, thuế…cũng như u cầu quản trị doanh nghiệp, công ty đã sử dụng phần mềm kế tốn để đáp ứng thơng tin tốt hơn và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp.
Để thuận tiện trong công tác quản lý chi tiết các đối tượng của các phần hành kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng thì kế tốn phải mã hóa các cấp quản lý cho các đối tượng đó.
Mã hóa đối tượng cần quản lý là việc quy định ký hiệu, sắp xếp các đối tượng theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin, không bị nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc mã hóa đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước sau:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp; Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ; Danh mục TSCĐ; Danh mục kho,…
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa đối tượng: phương pháp phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp.
+Triển khai mã hóa cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hóa đã chọn.
Thực trạng mã hóa đối tượng quản lý của cơng ty
Việc mã hóa các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán được thực hiện ngay khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Misa và được khai báo bổ sung trong quá trình sử dụng khi xuất hiện đối tượng cần quản lý mới.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 68 SV: Thái Thu Phương
Đối tượng mã hóa của cơng ty liên quan đến kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng lĩnh vực thương mại là: Danh mục tài khoản; Danh mục khách hàng, nhà cung cấp lĩnh vực thương mại; Loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ; Danh mục vật tư, hàng hóa; Tài khoản ngân hàng.
Thao tác mã hóa các đối tượng quản lý vào phần mềm: Từ màn hình chính của phần mềm, kế tốn chọn “Danh mục” chọn danh mục đối tượng cần quản lý muốn khai báo nhấn “Ctrl+N” tiến hành khai báo.
+ Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trên phần mềm được dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quyết định 48 do Bộ Tài Chính ban hành.
+ Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: là danh mục các tổ chức, cá nhân mua bán hàng hóa với doanh nghiệp (liên quan đến các tài khoản công nợ), được xây dựng để theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp về các khoản công nợ.
Đối với khách hàng là cá nhân: mã khách hàng là tên khách hàng VD: Chu V Thai – Chu Văn Thái
Hoang M Giang – Hoàng Minh Giang
Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp: mã khách hàng là viết tắt
của tên doanh nghiệp
VD: AOEN – LB: Công ty TNHH AOEN Việt Nam – CN Long Biên
VNPT– Trung tâm kinh doanh VNPT – Hà Nội- Chi nhánh tổng công ty dịch vụ viễn thông
Để xem/thêm danh mục khách hàng, nhà cung cấp, kế toán chọn “Danh mục” “Khách hàng, nhà cung cấp” và nhấn “Ctrl+N” để thêm mới khách hàng, nhà cung cấp
Khi khai báo mới một khách hàng, nhà cung cấp kế tốn cần khai báo các thơng tin như: mã khách hàng, tên khách hàng (tên cơng ty), nhóm, địa chỉ,…
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 70 SV: Thái Thu Phương
Hình 2.2: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Hình 2.3: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp (tiếp)
+ Loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ: là việc phân loại các vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ theo bản chất. Mã loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ là ký tự viết tắt của vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ.
Để xem/thêm danh mục vật tư, hàng hóa, kế tốn chọn “Danh mục”
“Vật tư, hàng hóa” và nhấn “Ctrl+N” để thêm mới danh mục vật tư, hàng hóa.Khi khai báo danh mục vật tư – hàng hóa, kế tốn cần khai báo các thơng