5. Kế cấu của luận văn tốt nghiệp
2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
2.1.2.1. Bộ máy tổ chức của công ty
Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn. Với đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm, cơng ty đã tạo được cho mình thương hiệu và uy tín trên thị trường bằng việc cung cấp các dịch vụ có chất lượng cao, giá thành hợp lý. Cùng với sự linh hoạt trong công tác quản lý đã giúp công ty luôn chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng tài sản và thu nhập, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho tồn thể nhân viên trong cơng ty.
Cơng ty có quy mơ vừa, bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, v à được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 19: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
- Giám đốc: Trực tiếp quản lý công ty, thay mặt hội đồng quản trị quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động, tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng Kinh doanh – Bán hàng: chịu trách nhiệm về nguồn cung cấp hàng hóa đầu vào và tình hình tiêu thụ hàng hóa đầu ra của cơng ty. Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh, đề xuất các biện pháp
Giám đốc Phịng Tài chính- Kế tốn Phịng Hành chính Phịng Kinh doanh- Bán hàng
Kế tốn trưởng
Kế tốn Bán hàng- Cơng nợ
Kế toán Ngân hàng- Tiền lươngThủ quỹ
thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời, chịu trách nhiệm trong việc chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành.
- Phịng Tài chính- Kế tốn: có nhiệm vụ thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Tổng hợp, phân tích các thơng tin tài chính- kế tốn, lập báo cáo kế tốn (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) để phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc, và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước.
- Phịng Hành chính: có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp đời sống tinh thần cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý nhân sự từ khâu sắp xếp, tuyển dụng, bố trí người lao động hợp lý; nghiên cứu và giải quyết các chế độ cho người lao động như tiền lương, bảo hiểm xã hội đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ hiện hành. Quản lý lưu trữ hồ sơ.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
Cơng tác kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý quy mô nhỏ, tập trung trên địa bàn TP Hà Nội. Theo hình thức này, tồn bộ cơng tác kế tốn của công ty được thực hiện tập trung tại một phịng kế tốn duy nhất, theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 20: Cơ cấu bộ máy kế tốn tại cơng ty
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 48 SV: Thái Thu Phương
- Kế tốn trưởng: Chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời cịn có trách nhiệm đơn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
- Kế tốn bán hàng, cơng nợ có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới. Quản lý sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng. Theo dõi, tính chiết khấu cho khách hàng. Hàng ngày, thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về số lượng tiền mặt xuất, nhập, tồn cuối ngày. Theo dõi doanh thu bán hàng, doanh thu từ việc thi cơng các cơng trình, hạng mục cơng trình theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, quản lý chặt chẽ tình hình thanh tốn của khách hàng, u cầu thanh tốn đúng hình thức và thời gian, tránh ứ đọng vốn.
- Kế tốn Ngân hàng, Tiền lương: Tính lương cho tồn bộ lao động trong cơng ty, thanh tốn bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội, theo dõi, thực hiện các thủ tục qua ngân hàng.
- Thủ quỹ: Thực hiện nhiệm vụ quản lý, đếm các khoản thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hằng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác tình hình thu chi vào quản lý tiền mặt hiện có. Thường xun báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của doanh nghiệp. Vì vậy, thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc về việc quản lý tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý.
2.1.2.3. Các chính sách kế tốn áp dụng
Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Unity Academy hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Các chính sách kế tốn được áp dụng tại Cơng ty như sau:
- Chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng đó là Chế độ kế tốn cơng ty theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc. - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế tốn số 14
- Cơng ty tính và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ
- Niên độ kế toán là 01 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng (VND) - Hình thức sổ kế tốn mà Cơng ty áp dụng: Nhật ký chung - Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm MISA SME.NET 2015 2.1.2.4. Hình thức kế tốn
Sơ đồ 21: Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung với phần mềm kế toán MISA.SME.NET 2015
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 50 SV: Thái Thu Phương
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái
Sổ nhật ký
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn PHẦN MỀM KẾ TỐN MISA SME.NET 2015 Ghi chú: :Nhập số liệu hàng ngày : In sổ sách, báo cáo cuối năm : Kiểm tra, đối chiếu
Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn trong máy tính, đồng thời ghi vào sổ tổng hợp chứng từ.
Cuối năm: In sổ, báo cáo cuối năm và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2015 là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp v ừa và nh ỏ với ưu điểm dễ sử dụng, được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của cơng ty phần mềm kế tốn Misa.
Các tính năng chính của phần mềm kế tốn MISA - Mua hàng:
Tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp
Theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng hóa đơn - Bán hàng:
Quản lý hóa đơn chặt chẽ
Theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ, hóa đơn Tự động bù trừ cơng nợ
- Quản lý quỹ:
Cho phép hạch toán nhiều loại tiền
Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ - Ngân hàng:
Sẵn sàng cho thương mại điện tử
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 52 SV: Thái Thu Phương
Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch giữa sổ kế toán và ngân hàng.
- TSCĐ:
Quản lý TSCĐ linh hoạt
Phản ánh chính xác tình hình tăng giảm, đánh giá lại tài sản - Thuế:
Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng Theo dõi số thuế GTGT được hoàn lại, miễn giảm
Cho phép xuất dữ liệu ra phần mềm thuế của Tổng cục thuế - Tiền lương:
Tính lương theo nhiều phương pháp: thời gian, sản phẩm,.. Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm
Tự động phân bổ chi phí lương - Giá thành
Tính giá thành theo nhiều giai đoạn
Lập báo cáo giá thành sản phẩm và báo cáo phân tích các yếu tố chi phí - Hợp đồng
Quản lý chi tiết đến từng hợp đồng của khách hàng
Theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn theo từng hợp đồng - Sổ cái
Tự động kết chuyển lãi cuối kỳ, xác định lãi lỗ của kỳ kinh doanh và lập báo cáo tài chính
Khóa sổ cuối kỳ Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện dể sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn cùng 01 Phiếu chi). Bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán ln tn thủ chế độ kế tốn. Hệ thống báo cáo đang dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều CSDL, nghĩa là mỗi đơn vị được thao tác trên 01 CSDL độc lập.
- Điểm đặc biệt nữa ở MISA mà chưa có phần mềm nào có được đó là thao tác Lưu và Ghi sổ dữ liệu.
- Tính chính xác: số liệu tính tốn trong misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường. Điều này giúp kế tốn n tâm hơn.
- Tính bảo mật: Vì MISA chạy trên cơng nghệ SQL nên khả năng bảo mật rất cao. Cho đến hiện nay thì các phần mềm chạy trên CSDL SQL.NET ... hầu như giữa nguyên bản quyền (trong khi một số phần mềm viết trên CSDL Visual fox lại bị đánh cắp bản quyền rất dễ).
Nhược điểm:
- Cài đặt phần mềm MISA địi hỏi cấu hình máy tương đối cao, nếu máy yếu thì chương trình chạy rất chậm chạp.
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giá xuất hoặc bảo trì dữ liệu.
- Phân hệ tính giá thành chưa được nhà sản xuất chú ý phát triển để hỗ trợ cho mọi công việc phát sinh.
- Các báo cáo khi kết xuất ra Excel sắp xếp không theo thứ tự, điều này rất tốn công cho người dùng khi chỉnh sửa lại báo cáo.
2.1.2.4. Hệ thống chứng từ, sổ sánh kế tốn, báo cáo tài chính
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Chứng từ:
Hệ thống chứng từ kế tốn được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ kế tốn được tổ chức ở cơng ty theo hệ thống chứng
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 54 SV: Thái Thu Phương
từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phịng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của cơng ty.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn áp dụng cho cơng ty gồm:
- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, sổ quỹ, séc, uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ...
- Chứng từ về bán hàng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoá đơn GTGT, biên bản quyết tốn khối lượng cơng việc hồn thành...
- Chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT...
- Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản bàn giao TSCĐ, các thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê, hoá đơn mua bán TSCĐ, hợp đồng mua bán TSCĐ.
- Chứng từ về tiền lương : Về lương gián tiếp gồm: Bảng chấm cơng, bảng tổng hợp thanh tốn tiền lương, phiếu báo làm thêm giờ...Về lương công nhân trực tiếp gồm: Bảng chấm công, phiếu xác nhận làm thêm giờ, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương...
Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phịng kế tốn sẽ được chuyển cho kế toán các phần hành cụ thể trong phịng kế tốn để ghi sổ và lưu trữ.
* Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tĩnh rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Sổ sách kế tốn
Hiện tại cơng ty sử dụng hệ thống sổ kế tốn theo hình thức nhật kí chung.Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký bán hàng: dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền.
- Sổ Cái: mở sổ cái các tài khoản kế toán mở sổ cái cho các TK 111, 131, 153, 211, 213, 331, 511, 5211, 5212, 641, 642, 911…
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Theo dõi doanh thu chi tiết theo từng nhóm hàng, sổ chi tiết thanh tốn với người mua theo dõi tình hình cơng nợ phải thu của người mua (mở chi tiết cho từng khách hàng), sổ chi tiết chi phí quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp…
Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và cơng nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của cơng ty.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 56 SV: Thái Thu Phương
Áp dụng theo chế độ kế tốn hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Cơng ty bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN
2.2. Các phương thức bán hàng tại công ty TNHH Đào tạo và Tưvấn Unity Academy vấn Unity Academy
2.2.1. Phương thức bán hàng
Danh mục sản phẩm mà công ty đang cung cấp trên thị trường:
- Dịch vụ đà tạo:
+ Đào tạo các chương trình kế tốn quốc tế + Đào tạo kế toán thực hành
+ Đào tạo kỹ năng mềm cho người làm việc chuyên nghiệp, tổ chức các chương trình đào tạo và dự án có ích cho cộng đồng