5. Kế cấu của luận văn tốt nghiệp
2.2. Các phương thức bán hàng tại công tyTNHH Đào tạo và Tư vấn Unity
2.2.4. Tổ chức mã hóa ban đầu
Để phản ánh kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và do yêu cầu quản lý Nhà nước về tài chính, kế tốn, thuế…cũng như u cầu quản trị doanh nghiệp, công ty đã sử dụng phần mềm kế tốn để đáp ứng thơng tin tốt hơn và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp.
Để thuận tiện trong công tác quản lý chi tiết các đối tượng của các phần hành kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng thì kế tốn phải mã hóa các cấp quản lý cho các đối tượng đó.
Mã hóa đối tượng cần quản lý là việc quy định ký hiệu, sắp xếp các đối tượng theo một quy luật nhất định để nhận diện thơng tin, khơng bị nhầm lẫn trong q trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc mã hóa đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước sau:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp; Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ; Danh mục TSCĐ; Danh mục kho,…
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa đối tượng: phương pháp phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp.
+Triển khai mã hóa cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hóa đã chọn.
Thực trạng mã hóa đối tượng quản lý của cơng ty
Việc mã hóa các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn được thực hiện ngay khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Misa và được khai báo bổ sung trong quá trình sử dụng khi xuất hiện đối tượng cần quản lý mới.
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 68 SV: Thái Thu Phương
Đối tượng mã hóa của cơng ty liên quan đến kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng lĩnh vực thương mại là: Danh mục tài khoản; Danh mục khách hàng, nhà cung cấp lĩnh vực thương mại; Loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ; Danh mục vật tư, hàng hóa; Tài khoản ngân hàng.
Thao tác mã hóa các đối tượng quản lý vào phần mềm: Từ màn hình chính của phần mềm, kế tốn chọn “Danh mục” chọn danh mục đối tượng cần quản lý muốn khai báo nhấn “Ctrl+N” tiến hành khai báo.
+ Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trên phần mềm được dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quyết định 48 do Bộ Tài Chính ban hành.
+ Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: là danh mục các tổ chức, cá nhân mua bán hàng hóa với doanh nghiệp (liên quan đến các tài khoản công nợ), được xây dựng để theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp về các khoản công nợ.
Đối với khách hàng là cá nhân: mã khách hàng là tên khách hàng VD: Chu V Thai – Chu Văn Thái
Hoang M Giang – Hoàng Minh Giang
Đối với khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp: mã khách hàng là viết tắt
của tên doanh nghiệp
VD: AOEN – LB: Công ty TNHH AOEN Việt Nam – CN Long Biên
VNPT– Trung tâm kinh doanh VNPT – Hà Nội- Chi nhánh tổng công ty dịch vụ viễn thông
Để xem/thêm danh mục khách hàng, nhà cung cấp, kế toán chọn “Danh mục” “Khách hàng, nhà cung cấp” và nhấn “Ctrl+N” để thêm mới khách hàng, nhà cung cấp
Khi khai báo mới một khách hàng, nhà cung cấp kế tốn cần khai báo các thơng tin như: mã khách hàng, tên khách hàng (tên công ty), nhóm, địa chỉ,…
GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bạch Dương 70 SV: Thái Thu Phương
Hình 2.2: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Hình 2.3: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp (tiếp)
+ Loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ: là việc phân loại các vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ theo bản chất. Mã loại vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ là ký tự viết tắt của vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ.
Để xem/thêm danh mục vật tư, hàng hóa, kế tốn chọn “Danh mục”
“Vật tư, hàng hóa” và nhấn “Ctrl+N” để thêm mới danh mục vật tư, hàng hóa.Khi khai báo danh mục vật tư – hàng hóa, kế tốn cần khai báo các thơng tin như: mã vật tư – hàng hóa, tên vật tư – hàng hóa, tính chất,.....
Hình 2.4. Danh mục vật tư, hàng hóa, dịch vụ