6. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng xây dựng kế hoạch bán hàng cho mặt hàng dầu nhờn của công ty
2.2.2. Thực trạng về công tác xây dựng mục tiêu bán hàng
2.2.2.1. Các loại mục tiêu bán hàng của công ty
Theo ông Nguyễn Đức Thìn – trưởng phòng kinh doanh dầu của công ty VINATRANCO, dựa vào kết quả của hoạt động dự báo bán hàng, phịng kinh doanh dầu nhờn của cơng ty sẽ đưa ra một số mục tiêu bán hàng của công ty. Một số mục tiêu bán hàng của công ty là:
Mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và doanh thu: mục tiêu năm 2013 tăng 150% doanh thu về dầu nhờn so với năn 2012, nhưng do ảnh hưởng của nền kinh tế, cuộc khủng hoảng làm khơng ít doanh nghiệp trong nước đóng của nên thực tế năm 2013 doanh thu dầu nhờn tăng khoảng 143%
Mục tiêu hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng: VINATRANCO mong muốn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận tải và phân phối các sản phẩm dầu nhờn tốt nhất, thỏa mãn tối đa nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
khóa luận tốt nghiệp
Mục tiêu chiếm lĩnh được thị trường: đây được coi là mục tiêu dài hạn của công ty “ VINATRANCO trở thành một thương hiệu hàng đầu được khách hàng tin dùng về chất lượng sản phẩm và yêu mến bởi phong cách phục vụ”; mục tiêu này đặt ra đòi hỏi mỗi nhân viên kinh doanh phải nỗ lực hết mình trên thị trường mình quản lý, hài lòng tối đa những khách hàng trung thành lâu năm và khơng ngừng tìm kiếm khách hàng mới
2.2.2.2. Quy trình xác định mục tiêu bán hàng
Công ty VINATRANCO áp dụng quy trình xác định mục tiêu bán hàng là từ trên xuống. Căn cứ vào các thơng tin đã phân tích và xử lý, bộ phận kinh doanh cũng như ban quản trị cấp cao cần xác định ngay mục tiêu trong kỳ kế hoạch, sau đó được phân bổ xuống các cấp dưới đảm bảo các mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu và chức năng nhiệm vụ cũng như khả năng thực tế của công ty. Mục tiêu đạt được doanh số, lợi nhuận được đánh giá thông qua việc cung cấp sản phẩm có chất lượng và giao đúng thời hạn, uy tín nhằm thu hút khách hàng để tăng vị thế của cơng ty trên thị trường. Quy trình này có ưu điểm là bộ phận lập kế hoạch là phòng kinh doanh dầu nhờn và ban quản trị cấp cao là những người có chun mơn, sau khi phân tích kết quả dự báo báo có thể nắm bắt tình hình và đưa ra các mục tiêu thích hợp, tuy nhiên nó tốn nhiều thời gian, công sức và phụ thuộc rất nhiều vào kết quả dự báo bán hàng các các đơn vị cấp dưới. Nếu công ty muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh đầy gay gắt như hiện nay thì quy trình xác định mục tiêu này khơng cịn phù hợp nên cơng ty cần phải cần xây dựng quy trình xác định mục tiêu mới vì nó làm giảm tính chủ động, sáng tạo của các cấp bên dưới, đồng thời nó khơng phù hợp với quy trình dự báo bán hàng mà công ty áp dụng là từ dưới lên.
2.2.3. Thực trạng cơng tác xác định hoạt động và chương trình bán hàng củacông ty công ty
Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại VINATRANCO là một công ty thương mại bán buôn bán lẻ, tập khách hàng của VINATRANCO chủ yếu là các doanh nghiệp trong nước. Nhìn chung hoạt động và chương trình bán hàng của cơng ty đã được quan tâm nhưng vẫn chưa phong phú và đa dạng. Chủ yếu là các hoạt động áp dụng chung cho tất cả các khách hàng hợp tác với công ty. Một số hoạt động và chương trình bán hàng của cơng ty là:
khóa luận tốt nghiệp
2.2.3.1. Các hoạt động bán hàng của cơng ty
Cơng ty hiện nay chưa có nhiều hoạt động liên quan tới xúc tiến bán như tham gia triển lãm thương mại, tổ chức sự kiện, có các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông... mà chủ yếu là các hoạt động liên quan đến kho bãi, tuyển dụng và đào tạo nhân lực, hoạt động trước và sau bán...
Các hoạt động chuẩn bị bán: trước khi tiến hành chiến dịch bán hàng, các nhân viên kinh doanh của công ty sẽ thu thập thông tin về khách hàng mục tiêu. Đối với khách hàng trung thành cần kiểm tra lại số lượng hàng hóa cần trong kỳ, báo giá… Đối với khách hàng mới cần xác định nhu cầu loại hàng hóa, số lượng, khả năng thanh tốn,… từ đó lên các phương án tiếp cận khách hàng. Dựa trên kết quả dự báo bán hàng về lượng tiêu thụ dự kiến chuẩn bị hàng bán và phương tiện vận chuyển sẽ sử dụng.
Hoạt động vận chuyển: cơng ty sẽ phụ trách vận chuyển hàng hóa đến tận nơi đối với những đơn hàng có giá trị từ 700 triệu đồng
Các hoạt động tuyển dụng, huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng: hằng năm công ty vẫn tiến hành tuyển nhân viên chuyên ngành quản trị kinh doanh để đầu tư cho công tác nghiên cứu và dự báo thị trường. Bồi dưỡng kiến thức về các sản phẩm dầu nhờn mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên kinh doanh. Chế độ đãi ngộ nhân lực của cơng ty khá tốt, ngồi lương theo thoả thuận của công ty trên hợp đồng nhân viên còn được nhận các khoản tiền khác như nhận hoa hồng theo doanh số bán hàng, mức khen thưởng cho nhân viên tập thể xuất sắc. Ngồi ra cơng ty cịn tổ chức cho nhân viên cơng ty đi tham quan nghỉ mát vào các dịp hè như đi du lịch ở Cửa Lò (Nghệ An), Đà Nẵng, Huế, Thái Lan ( năm 2013),… Đặc biệt khi có ma chay hiếu hỉ ở các gia đình nhân viên cơng ty thường cử đại diện đến thăm hỏi tình hình cũng như động viên khích lệ. Cơng ty còn hỗ trợ một phần cho các hoạt động vui chơi tập thể bổ ích cho nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng như nhân viên phòng Dầu thường đá bóng giao lưu với các phịng khác trong cơng ty sau giờ làm việc,… Vì tính chất cơng việc để đảm bảo sức khoẻ cũng như thời gian nghỉ ngơi của nhân viên cơng ty có nhà ăn riêng với khẩu phần ăn đầy đủ chất dinh dưỡng , sạch sẽ. Tất cả những điều đó đã khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên tạo nên bầu khơng khí thoải mái, lành mạnh .
khóa luận tốt nghiệp
Hoạt động liên quan đến kho bãi: VINATRANCO có lợi thế về kho bãi khi có được diện tích kho lớn. Trong đó kho Đơng Anh và kho Châu Qùy được sử dụng để dự trữ và bảo quản các sản phẩm dầu nhờn. Việc chủ động và cố định của kho bãi giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo việc cung cấp dầu nhờn cho thị trường miền Bắc nhanh chóng, kịp thời…Hoạt động kho tốt cũng tạo lợi thế cạnh tranh về giá của
VINATRANCO đối với các đối thủ khác
2.2.3.2. Các chương trình bán hàng của cơng ty
Để hoạt động bán hàng của công ty đạt hiệu quả cao nhất, ban quản trị công ty VINATRANCO đã chú trọng xây dựng cho cơng ty những chương trình bán hàng phù hợp. Các chương trình bán hàng mà cơng ty đang sử dụng như : chính sách về giá, chính sách chiết khấu, chính sách vận chuyển…Các chính sách này được xây dựng dựa trên giá vốn hàng nhập; lượng hàng khách mua mỗi kỳ. Ngồi ra cịn dựa vào chương trình bán hàng của các đối thủ cạnh tranh hiện có trên thị trường
Chính sách về giá: cơng ty đã xây dựng một khung giá chung nhất. Tuy nhiên
dầu nhờn là một mặt hàng có sự biến động về giá cả nên việc điều chỉnh khung giá phải được tiến hành nhanh chóng, phù hợp với thị trường. Căn cứ định giá cho sản phẩm theo các khảon chi phí mà cơng ty phải bỏ ra như chi phí kho bãi, chi phí vân chuyển, chi phí bảo quản dự trữ…
Chính sách chiết khấu: chiết khấu 2% giá trị đơn có giá trị từ 6 tỷ đồng -9 tỷ
đồng, tăng tỷ lệ chiết khấu cho các đơn hàng tiếp theo, chiết khấu 2.5%-4% cho các đơn hàng có giá trị lớn hơn 9 tỷ đồng)
Chính sách vận chuyển : công ty sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng
với những đơn hàng có giá trị 6 tỷ trong phạm vi 50 km; và hỗ trợ chi phí vận chuyển với các đơn hàng có giá trị tương đương nhưng ở xa ( mức hỗ trợ có thể lên tới 40%)
2.2.4. Thực trạng về công tác xây dựng ngân sách bán hàng của công ty2.2.4.1. Phương pháp xác định ngân sách bán hàng. 2.2.4.1. Phương pháp xác định ngân sách bán hàng.
Công ty VINATRANCO đã áp dụng phương pháp xây dựng ngân sách bán hàng dựa trên các khoản chi phí của năm trước và khối lượng bán dự kiến trong năm kế hoạch. Dựa vào kết quả dự báo bán hàng và mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong kỳ tới, công ty xác định khối lượng hàng sẽ bán ra sau đó so sánh với chi phí của năm trước để có được ngân sách dự trù trong năm kế hoạch. Tuy nhiên, với
khóa luận tốt nghiệp
mặt hàng là dầu nhờn thường không ổn định về giá cả nên công ty phải thường xuyên lập bảng báo giá, lấy bảng báo giá làm cơ sở để xác định ngân sách nên nhiều khi ngân sách bán hàng được xây dựng không hiệu quả, sai lệch với thực tế bởi giá cả thị trường ln ln biến động. Ngồi ra, cơng tác dự toán ngân sách bán hàng phần lớn dựa vào kinh nghiệm của nhân viên nên vẫn chưa thật sự chính xác, nhiều khi số liệu cịn sai lệch với thực tế
2.2.4.2. Ngân sách cho chi phí và dự trù các phương án doanh số, kết quả bán hàng
Ngân sách chi phí bán hàng của Cơng ty được xác định thơng qua phương pháp dựa trên các chỉ tiêu chi phí và kết quả của các kỳ trước, cụ thể nhà quản trị sẽ căn cứ vào các định mức chi phí và kết quả bán hàng của các kỳ trước, kết hợp với mục tiêu bán hàng của kỳ kế hoạch để dự trù các khoản thu chi. Trong đó, ngân sách chi phí bán hàng bao gồm giá vốn hàng bán, CP tài chính, CP lãi vay, CP quản lý doanh nghiệp,các CP khác
Bảng 2.7. bảng tình hình thực hiện ngân sách của cơng ty trong giai đoạn 2013-2015 Đơn vị :tỷ VNĐ Năm 2013 2014 2015 KH TT KH TT KH TT Giá vốn hàng bán 298,714 320,063 301,257 325,857 329,721 335,701 CP bán hàng 7,764 10,793 8,081 9,696 10,139 10,956 CP lãi vay 8,974 9,109 8,416 9,345 8,769 10,217 Cp quản lý doanh nghiệp 39,761 40,922 40,080 42,785 41,632 43,328 CP khác 0,005471 0,006432 0,010974 0,011815 0,011378 0,012476 Cp tài chính 9,345 9,696 8,085 10,957 11,006 11,433 Tổng 365,5635 390,589 365,930 398,652 401,338 411,647
(nguồn: phịng tài chính kế tốn) Nhận xét:
Nhìn vào bảng số ta có thể thấy, trong giai đoạn 2013- 2015 ngân sách bán hàng của công ty VINATRANCO hằng năm rất lớn. Tuy nhiên ngân sách kế hoạch
khóa luận tốt nghiệp
hoạch định và thực tế ở mức chấp nhận được. Năm 2013 mức chênh lệch này là 7,1%; năm 2014 là 8.9%; năm 2015 là 2,5%. Tỷ lệ chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch của ngân sách chi phí có xu hướng giảm, điều này đồng nghĩa với cơng tác dự báo ngân sách chi phí của VINATRANCO ngày càng đạt hiệu quản. Nguyên nhân là do nhà quản trị cơng ty đã năm bắt tốt tình hình kinh doanh của cơng ty trong các kỳ, đồng thời cũng ngày càng quan tâm nhiều hơn đến biến động thị trường ( từ đó dự báo được mức giá vốn hàng trong kỳ kế hoạch)
Trong tổng ngân sách bán hàng qua các năm, giá vốn hàng bán chiếm tỉ lệ lớn năm 2013 chiếm 81,94% tổng chi phí, năm 2014 chiếm 81,74%, năm 2015 chiếm 81,55%. Giá vốn hàng bán năm 2014 tăng 1,8% so với năm 2013, giá vốn hàng bán năm 2015 tăng 3% so với năm 2014 và tăng 4,89% so với năm 2013. Nguyên dẫn khiến giá vốn hàng bán tăng là do sự biến động giá xăng dầu trên thế giới, cơn sốt dầu và sự bất ổn chính trị ở các quốc gia Trung Đơng
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Ưu điểm
Sau hơn 25 năm đi vào hoạt động VINATRANCO ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường cạnh tranh đầy gay gắt ngày nay. Cụ thể là trong các năm từ 2013- 2015 doanh thu của doanh nghiệp liên tục tăng từ 384.232.898.881VNĐ lên 408.972.126.790 VNĐ. Đóng góp khơng nhỏ vào ngân sách nhà nước với số tiền hằng năm lên tới hàng ty đồng. Góp phần vào cơng cuộc phát triển đất nước.
Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm những nguồn hàng chất lượng ở nhiều quốc gia trên thế giới như: Thái Lan; Đài Loan; Ả Rập; và một số nước Trung Đông. Với việc cung cấp các sản phẩm dầu nhờn của nhiều thương hiệu nổi tiếng nước ngoài VINATRANCO đã giúp các nhà sản xuất trong nước tìm được nguồn cung các sản phẩm dầu nhờn chất lượng, uy tín, giá cả hợp lý, chính sách giá hấp dẫn vơi chiết suất cao.
Với đội ngũ nhân viên kinh doanh tận tình, tâm huyết; sản phẩm chất lượng, hằng năm trung bình cơng ty có khoảng 300 khách hàng trong đó khách hàng lớn và khách hàng trung thành là 60. Có thể kể đến các khách hàng lâu năm như Toyota ( khoảng 8t tỷ/ năm); Fomusa Hà Tĩnh (6 tỷ/năm); cao su Sao Vàng ( 30 tỷ/ năm); xí nghiệp xe bus Hà Nội ( 66 tỷ/ năm)
khóa luận tốt nghiệp
Tổ chức bộ máy của VINATRANCO trong những năm gần đây đã có sự thay đổi, điều này giúp cho hoạt động của công ty hiệu quả và hợp lý hơn. Công ty cũng quan tâm nhiều hơn đến mong muốn của nhân viên, chăm lo nhiều hơn đến cuộc sống vật chất và tinh thần của người lao động ( tháng lương thứ 13, 14; quà vào những ngày lễ; quan tâm đến phúc lợi của nhân viên) tạo động lực để họ nỗ lực làm việc, cống hiến và sáng tạo
Nhân viên trong cơng ty có ý thức chấp hành đúng kỷ luật, giờ giấc làm việc của công ty ( làm việc từ 8h- 17h, với 5 ngày/ tuần) , những quy định về đồng phục, thái độ làm việc cũng được thực hiện hiệu quả
Cơng tác xác định mục tiêu bán hàng: ngồi việc đặt mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu chiếm lĩnh thị trường, giành nhiều thị phần thì VINATRANCO cũng đã đạt ra mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng. Công ty mong muốn cung câp cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tốt nhất. Từ sự thỏa mãn khách hàng sẽ dần khẳng định được vị thế của công ty trên thị trường cũng như củng cố khả năng cạnh tranh
Là một sản phẩm chịu nhiều biến động về giá. Nhưng công ty luôn nỗ lực đưa ra mức báo giá nhanh nhất, phù hợp với khả năng chi trả và đáp ứng được tính cạnh tranh về giá so với các đối thủ cạnh tranh. Ngồi ra VINATRANCO cũng có chính sách chiết khấu hấp dẫn ( chiết khấu 2% cho các đơn hàng có giá trị 6 tỷ đồng – 9 tỷ đồng; chiết khấu 2.5%-4% cho các đơn hàng có giá trị lớn hơn 9 tỷ đồng); chính sách vận chuyển hàng hóa cho khách hấp dẫn cũng giúp cơng ty thu hút một lượng khách hàng lớn mỗi năm
Với những thành tựu mà công ty CP Kho vận và Dịch vụ thương mại VINATRANCO đã đạt được cho thấy công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của cơng ty dù vẫn cịn những thiếu sót xong nó đã đóng góp khơng nhỏ cho những thành cơng mà công ty đạt được trong suốt những năm qua.
2.3.2. Hạn chế
Các kế hoạch của công ty đều là kế hoạch ngắn hạn, các kế hoạch, các chính sách mà cơng ty để ra chủ yếu là ứng phó với biến động thị trường; mang tính chất tạm thời, chung chung, tầm nhìn cịn ngắn hạn, chưa phát huy được hết những khả năng và kinh nghiệm của công ty một cách triệt để
khóa luận tốt nghiệp
Trong cơng tác dự báo bán hàng công ty vẫn chưa thực sự khai thác tốt những khách hàng mới mà vẫn chỉ dừng lại ở những khách hàng trung thành, lâu năm với những đơn hàng có giá trị
Cơng tác xác định mục tiêu bán hàng: công ty đã đặt ra các mục tiêu riêng đối với bản thân cơng ty, cũng như có sự quan tâm đúng mực tới lợi ích của khách hàng. Tuy nhiên trong mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đến lợi ích