1.1 .Chuẩn bị đấu thầu
1.5. Thơng thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp
đồng
Việc thơng thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dựa trên cơ sở sau đây:
Kết quả đấu thầu đợc duyệt;
Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;
Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;
Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);
Các nội dung cần đợc thơng thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.
Kết quả thơng thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu t và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng. Trờng hợp việc thơng thảo, hồn thiện hợp đồng khơng thành thì chủ đầu t phải báo cáo ngời có thẩm quyền xem xét việc lựa chọn nhà thầu xếp hạng tiếp theo. Trờng hợp các nhà thầu xếp hạng tiếp theo cũng khơng đáp ứng u cầu thì báo cáo ngời có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Khi nhận đợc thông báo trúng thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho Bên mời thầu th chấp thuận thơng thảo hoàn thiện hợp đồng. Trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo, nếu Bên mời thầu không nhận đợc th chấp thuận hoặc th từ chối của nhà thầu, Bên mời thầu cần báo
Hồn thiện quy trình đấu thầu tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập
cáo ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.
Theo lịch biểu đã đợc thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thơng thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức.
Thơng thảo hồn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại, cha hoàn chỉnh về hợp đồng đối với nhà thầu trúng thầu, đặc biệt là việc áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vợt giá trúng thầu đợc duyệt. Việc thơng thảo hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp u việt do nhà thầu đề xuất.
Đối với các gói thầu quy mơ nhỏ, khi nhận đợc thông báo trúng thầu và dự thảo hợp đồng, nhà thầu và Bên mời thầu có thể ký ngay hợp đồng để triển khai thực hiện.
Bên mời thầu nhận bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu trớc khi ký hợp đồng theo quy định của Luật Đấu thầu. Điều kiện để nhà thầu chuẩn bị bảo lãnh thực hiện hợp đồng là quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của ngời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền và công bố trúng thầu của Bên mời thầu. Nếu ngân hàng bảo lãnh yêu cầu phải có hợp đồng đã ký mới cấp giấy bảo lãnh, thì phải báo cáo nguời có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. Trong trờng hợp này có thể ký hợp đồng trớc nhng đảm bảo phải có bảo lãnh trớc khi hợp đồng có hiệu lực. Trờng hợp nhà thầu đã ký hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện
Hồn thiện quy trình đấu thầu tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập
hợp đồng nhng khơng thực hiện hợp đồng thì Bên mời thầu có quyền khơng hồn trả bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho nhà thầu.
Bên mời thầu chỉ hồn trả bảo lãnh dự thầu nếu có, khi nhận đợc bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu. Đối với các nhà thầu không trúng thầu nhng không vi phạm Luật Đấu thầu, kể cả khi khơng có kết quả đấu thầu, Bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
Trong đấu thầu, theo thủ tục của FIDIC, khơng có dự kiến về đàm phán các hợp đồng riêng biệt. Bởi vì thế, để đấu thầu có kết quả, ngời tổ chức đấu thầu đã xây dựng bản điều kiện kỹ thuật, thơng mại và pháp lý. Trên cơ sở điều kiện chuẩn đó, ngời dự thầu sẽ xây dựng giá cả. Ngời tổ chức đấu thầu sẽ lựa chọn ngời nào có giá thấp nhất. Những ngời dự thầu chỉ đợc phép đa ra các đòi hỏi để làm sáng tỏ các điểm của điều kiện đấu thầu. Nhng trên thực tế thờng xảy ra việc đàm phán ký kết hợp đồng kéo dài hàng tuần, hoặc thậm chí hàng tháng. Điều đó khơng trái với thủ tục của FIDIC, vì chúng đợc đ- a ra trong các trờng hợp lý tởng. Đối với các dự án dùng tiền vốn của chính ngời giao thầu thì họ có tồn quyền tự do quyết định cách thức đi đến thỏa thuận với các nhà dự thầu. Trong các cuộc đấu thầu, thông thờng các nhà dự thầu báo giá căn cứ vào các ngoại lệ và sai lệ nhằm để tránh rủi ro và chi phí. Cho nên đến giai đoạn cuối cùng, thông qua đàm phán, ngời dự thầu sẽ thực hiện việc giảm giá.
Hồn thiện quy trình đấu thầu tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập
Cùng với việc đàm phán ký hợp đồng, nhà dự thầu phải nộp một khoản tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng tại một ngân hàng do ngời mở thầu chỉ định. Trị giá của khoản tiền này dao động từ 10 – 30% trị giá hợp đồng, tùy theo tính chất, tầm quan trọng... của hợp đồng.
Để thuận tiện cho q trình ký kết, ngời mở thầu ln luôn chuẩn bị trớc mẫu hợp đồng cho giai đoạn trên. Tùy thuộc vào từng loại dự án mà nội dung hợp đồng dài ngắn khác nhau.
Nói tóm lại tiến trình đấu thầu phải diễn ra theo một trật tự nhất định. Hiệu quả đấu thầu phụ thuộc rất nhiều vào việc tiến hành tổ chức, thực thi các khâu cơng việc đó. Và cũng chính vì vậy ngày nay, ngời ta coi việc tổ chức đấu thầu là một công nghệ, một nghệ thuật.