Hoạt động của bộ phận phòng gắn liền với hoạt động của các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Khách sử dụng dịch vụ phịng tại khách sạn khơng chỉ là nghỉ ngơi, mà cịn có các dịch vụ khác tại phịng như ăn uống, giặt là, internet … Với vai trò quan trọng như vậy, bộ phận buồng phịng phải ln cung cấp thơng tin cho các bộ phận khác trong khách sạn một cách kịp thời và chính xác. Ngược lại các bộ phận khác cũng phải phối hợp với bộ phận phòng nhằm cung ứng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Đảm bảo thực hiện theo các điều sau:
Đối với sự phối hợp giữa nhân viên bộ phận phịng, cần có sự quy định rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên. Khi nhân viên hiểu rõ quyền hạn của mình họ sẽ biết những việc mình được phép và khơng được phép làm.
Cần tạo khơng khí làm việc thoải mái, dân chủ bình đẳng giữa các nhân viên trong bộ phận buồng phịng. Khi có vấn đề phát sinh, trưởng bộ phận cần chỉ rõ nguyên nhân cũng như cách thức xử lý đối với những vấn đề phát sinh khi thiếu sự phối hợp giữa các nhân viên.
Cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa nhân viên bộ phận phòng với nhân viê bộ phận khác qua hệ thống điện thoại, máy tính nối mạng nội bộ. Điều này sẽ đảm bảo truyền tải thông tin hai chiều về khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời cho việc quản lý thơng tin thuận lợi.
Bộ phận lễ tân có mối quan hệ mật thiết với bộ phận buồng phòng. Hàng ngày, bộ phận lễ tân phải cung cấp đầy đủ thơng tin cho bộ phận phịng về số lượt khách sẽ đến trong ngày, số phịng sẽ có khách và khách ở trong thời gian bao lâu, … để bộ phận này thực hiện cơng tác chuẩn bị đón khách đảm bảo khi khách nhận phịng thì những phịng đó đã hoàn toàn đạt tiêu chuẩn phục vụ khách. Bộ phận lễ tân cũng phải thường xuyên giữ mối quan hệ với một số cơ sở cung cấp dịch vụ để khi nào khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ bên ngồi thì bộ phận phịng phải thơng báo cho bộ phận lễ tân nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Trong q trình khách lưu trú, lễ tân có thể là nơi khách đưa ra các ý kiến về chất lượng dịch vụ phịng, khi đó lễ tân cần phản ánh lại cho bộ phận phòng để kịp thời rút kinh nghiệm. Khi khách trả phòng, bộ phận phịng cần nhanh chóng hồn tất các hóa đơn sử dụng dịch vụ phòng như minibar, giặt là, … để gửi lại cho bộ phận lễ tân giúp khách hoàn tất thủ tục trả phịng nhanh chóng và chính xác.
Với bộ phận ẩm thực, khi khách có yêu cầu muốn phục vụ các bữa ăn tại phịng thì bộ phận phịng phải báo ngay cho nhà bếp để chuẩn bị thực đơn theo yêu cầu của khách và nhan chóng chuyển lên phịng khách.
Đối với bộ phận Spa & Fitness, khi khách muốn chăm sóc, thư giãn tại phịng thì bộ phận lễ tân hoặc bộ phận phịng sẽ tiếp nhận u cầu của khách, sau đó cần phải thơng báo ngay cho bộ phận Spa & Fitness để bố trí nhân viên phục vụ khách.
Bộ phận phòng phải thường xuyên báo cáo với bộ phận liên quan về tình trạng thiết bị buồng, thơng báo cho bộ phận kỹ thuật để kịp thời sửa chữa, thay mới trong trường hợp xảy ra hỏng hóc.