Đây sẽ là hoạt động tạo đƣợc sự ấn tƣợng đối với các khách hàng tham gia làm việc cùng với công ty và tác động trực tiếp đến cách nhìn nhận của họ. Hoạt động khuyến mại sẽ áp dụng vào mỗi tháng 11 hằng năm. Tùy theo tình hình hoạt động ở thời gian đó mà cơng ty sẽ quyết định hoạt động hay không hoặc tổ chức hoạt động khuyến mại khác.
- Xây dựng chƣơng trình khuyến mãi vào các dịp lễ, tết, ngày kỉ niệm... Vào các dịp nhƣ thế này đa số các công ty sẽ tung ra các chƣơng trình ƣu đãi nhằm thu hút khách hàng. Vì vậy mà Conando cũng sẽ xây dựng cho mình chƣơng trình khuyến mãi và cung cấp dịch vụ kèm theo. Sẽ áp dụng các chƣơng trình ƣu đãi dành cho các khách hàng là thành viên để giữ khách hàng cũ và phát triển những khách hàng mới. Cụ thể nhƣ xây dựng chƣơng trình khuyến mại diễn ra vào dịp 2/9 để chào mừng lễ Quốc Khánh. Khi mỗi khách hàng đến công ty để đăng kí hợp tác vào đúng dịp này thì sẽ đƣợc giảm ngay 5% gói dịch vụ, cơng ty sẽ tặng thêm cho khách hàng những phần quà có giá trị sử dụng nhƣ: mũ bảo hiểm, sổ tay, lịch. Tất cả sẽ có logo của cơng ty Cổ phần Truyền thơng và Cơng nghệ Conando.
Hình 3.9. Mũ bảo hiểm có logo của cơng ty gửi tặng khách hàng
Hình thức tặng quà này giúp đƣa hình ảnh của cơng ty ra rộng hơn và giữ ấn tƣợng trong tâm trí khách hàng.
3.2.4.4. Quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một trong những hoạt động truyền thông cổ động mà cơng ty đã thực hiện. Mục đích của quan hệ cơng chúng là thiết lập mối quan hệ và tạo sự hiểu biết đến với đối tƣợng công chúng khác. Hoạt động này có vai trị quan trọng vì thế cơng ty sẽ xây dựng các hoạt động dựa trên mục tiêu chính là tạo đƣợc dấu ấn riêng biệt và xây dựng thƣơng hiệu Conando có ấn tƣợng tốt đẹp đối với mọi đối tƣợng.
a. PR nội bộ
- Quan hệ với nhân viên công ty
Công ty Cổ phần Truyền thơng và Cơng nghệ Conando ln quan tâm đến tồn bộ nhân viên của mình thơng qua việc tổ chức các sự kiện vui chơi, giải trí. Tuy nhiên, đối với nhân viên cơng ty Conando – tính chất cơng việc của họ có sự khác biệt so với những hoạt động kinh doanh khác. Họ cần đƣợc làm việc trong môi trƣờng sôi động và trau dồi nhiều kĩ năng chuyên môn nên lãnh đạo công ty cần dành riêng sự quan tâm trong một vài hoạt động đặc trƣng. Đây sẽ đƣợc xem là nguồn năng lƣợng tích cực và đáng quý để các nhân viên nổ lực hơn nữa trong việc phát huy tiềm năng của mình, cũng nhƣ phát triển thƣơng hiệu cho hoạt động của cơng ty.
Chính vì vậy mà ban lãnh đạo công ty sẽ dành thời gian tổ chức hoạt động
hoạt nhằm gặp mặt tồn thể nhân viên cơng ty. Đây sẽ là cơ hội để tất cả ngồi lại cùng nhau trò chuyện, trao đổi với nhau một tuần qua, những việc nào đã hoàn thành và những việc còn đang dang dở. Kể cho nhau nghe những điều hay trong cuộc sông hoặc trao đổi những khó khăn cần đƣợc giúp đỡ, mỗi buổi sinh hoạt kéo dài trong khoảng 30 phút. Đây sẽ là hoạt động gắng kết niềm tin của tất cả các nhân viên lại với nhau để họ thấy đƣợc sự tận tụy của ban lãnh đạo dành cho cấp dƣới của mình. Từ đó tất cả tồn thể nhân viên cơng ty cùng nhau làm việc, phát huy năng lực để xây dựng thƣơng hiệu công ty ngày càng phát triển hơn.
- Xây dựng bảng tin nội bộ
Bảng tin là phƣơng tiện trung gian để có thể cung cấp thơng tin đến với tất cả các nhân viên của cơng ty. Vì vậy, cần phải sắp xếp nó thành từng mảng riêng để tạo đƣợc cho ngƣời xem dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn. Bảng tin sẽ đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Hình 3.10. Cách bố trí bảng tin nội bộ của cơng ty
Bảng tin sẽ gồm 3 phần bao gồm: hình ảnh hoạt động của cơng ty trong tuần, thông báo, văn bản của công ty Cổ phần Truyền thơng và Cơng nghệ Conando và phần cịn lại là dành cho danh sách các cá nhân phụ trách dọn vệ sinh vào mỗi buổi sáng trong tuần. Đây là bảng tin chung dành cho tát cả các hoạt động của tồn thể cơng ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando. Bảng tin sẽ đƣợc đặt ở giữa khu vực hàng chờ của công ty nên phải chú ý về mặt hình thức và mẫu mã. Nếu có thơng báo mới phải thay vào liền để tránh việc thông báo cũ còn lặp lại sang tuần mới, bảng tin gọn gàng và có chú thích cụ thể để ngƣời đọc dễ dàng hình dung cơng việc thực hiện.
- Áo đồng phục cho nhân viên công ty
Hiện tại toàn bộ nhân viên công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando vẫn sử dụng trang phục cá nhân mỗi ngƣời. Nhƣng với tính chất cơng việc là
Hình ảnh hoạt động của cơng ty trong tuần (có hình ảnh, chú thích kèm theo)
Thông báo, văn bản của công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando
Danh sách các cá nhân phụ trách dọn vệ sinh vào mỗi buổi trong tuần
cần sự năng động và mới mẻ nhƣng vẫn không thể thiếu sự chuyên nghiệp thì nhân viên cơng ty cần có sự đồng nhất về trang phục. Điều này chỉ tạo điểm nhấn riêng mà đây còn đƣợc xem là đồng phục nhằm để quảng bá thƣơng hiệu của công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando. Bộ đồng phục dành cho tất cả nhân viên công ty là áo thun có cổ màu đen, mặt trƣớc của áo có in logo của cơng ty.
Hình 3.11. Áo đồng phục cho nhân viên cơng ty
Đối với nữ áo đồng phục sẽ đƣợc kết hợp với chân váy đen, nam thì phối với quần tây đen. Đồng phục tạo đƣợc sự thoải mái trong quá trình làm việc nhƣng vẫn phải đảm bảo tính lịch sự cần thiết. Nhân viên sẽ mặc đồng phục từ thứ 2 đến thứ 6, riêng vào thứ 7 nhân viên đƣợc phép mặc đồ theo sở thích cá nhân nhƣng vẫn đảm bảo yêu cầu đề ra. Mỗi nhân viên đƣợc cấp 2 áo để có thể thay đổi và vệ sinh. Số lƣợng nhân viên của công ty cũng khá ít nên việc sử dụng đồng phục đồng nhất nhằm thể hiện đƣợc sự chuyên nghiệp trong việc tính nhất qn của cơng ty.
b. PR bên ngoài
- Tổ chức chƣơng trình tri ân khách hàng
Cơng ty sẽ hƣớng tới việc duy trì mối quan hệ thân thiết với các quý khách hàng đang hợp tác cùng công ty. Bởi đây là những đối tƣợng đã đặt niềm tin và có khả năng sẽ tiếp tục hợp tác cùng công ty trong các dự án khác. Công ty sẽ tổ chức một chƣơng trình nhằm thay lời cảm ơn của Conando với khách hàng của mình vì đã trao sự tin tƣởng cho Conando và vinh hạnh đƣợc đồng hành cùng sự phát triển của cả hai bên.
Hình 3.12. Background cho chƣơng trình tri ân khách hàng
Thời gian tổ chức chƣơng trình sẽ vào thời điểm giữa tháng 11 – bởi đây là tháng gần cuối năm là thời gian kết thúc một năm làm việc và hợp tác thành công của cả hai bên, tiếp tục duy trì mối quan hệ thân thiết cho những năm về sau, đây cũng là tháng kỉ niệm thành lập của công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando. Dự kiến sẽ có khoảng 15 khách mời và chƣơng trình đƣợc tổ chức ở nhà hàng Red Palce. Trƣớc khi chƣơng trình diễn ra, cơng ty sẽ thơng tin đến khách mời bằng việc gửi giấy mời dự tiệc tri ân.
Hình 3.13. Thƣ mời tham gia chƣơng trình tri ân khách hàng
Chƣơng trình sẽ đƣợc lên kế hoạch cụ thể từ nội dung, khoảng thời gian thực hiện và phân chia công việc cho từng bộ phận đảm nhận. Để tiết kiệm chi phí cơng ty sẽ tận dụng tất cả nguồn nhân lực có sẵn để hoàn thành khâu chuẩn bị cho chƣơng trình này. Đây sẽ là chƣơng trình mang dấu ấn của công ty và tùy vào mức độ phản ứng của khách mời có tích cực hay khơng mà cơng ty sẽ thay đổi quy mơ và hình thức
tổ chức qua từng năm. Cơng ty sẽ cố gắng tổ chức chƣơng trình sao cho nổi bật, tạo hiệu ứng tích cực.
- Tặng hoa và quà chúc mừng ngày lễ, ngày kỉ niệm thành lập các công ty, doanh nghiệp của khách hàng.
Đối với hoạt động này, mỗi năm nhân dịp lễ lớn hoặc ngày kỉ niệm thành lập công ty, doanh nghiệp của khách hàng thì cơng ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando sẽ gởi tặng vịng hoa. Bên cạnh đó, nếu đƣợc mời đến dự thì ban lãnh đạo của công ty sẽ trực tiếp đến tham dự hoặc có thể gửi lời chúc mừng. Hoạt động này giúp cho phía khách hàng thấy đƣợc sự thiện chí của cơng ty và càng củng cố mối quan hệ hợp tác giữa hai bên càng ngày càng đƣợc bền chặt hơn.
- Hoạt động xã hội và từ thiện
Là một doanh nghiệp đang hoạt động tại thành phố Đà Nẵng nên công ty Cổ phần Truyền thơng và Cơng nghệ Conando cần có những hoạt động xã hội và từ thiện có ích cho chính địa bàn này. Đối với hoạt động về xã hội, công ty sẽ đăng ký tham gia chƣơng trình “Giờ Trái Đất” sẽ đƣợc tổ chức định kỳ vào ngày 27/03 hằng năm tại thành phố Đà Nẵng. Công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando sẽ tham gia chiến dịch này nhằm hƣởng ứng, đề cao việc tiết kiệm điện năng, đánh động sự chú ý của mọi ngƣời tới ý thức bảo vệ môi trƣờng. Thông qua việc tham gia cũng thể hiện đƣợc trách nhiệm của công ty đối với xã hội, đối với cộng đồng. Tạo đƣợc ấn tƣợng tốt trong mắt toàn thể những khách mời tham gia trong chiến dịch, qua đó có thể đƣa thƣơng hiệu của cơng ty đến với nhiều ngƣời hơn, tiếp cận đƣợc với nhiều khách hàng tiềm năng khác.
Đối với hoạt động từ thiện, cứ vào mỗi dịp Tết Trung Thu, công ty sẽ đến thăm và trao tặng những suất quà đến cho các bé thiếu nhi tại Trung tâm nuôi dạy trẻ mồ côi Hội Chữ Thập Đỏ thành phố Đà Nẵng (K291, Lê Văn Hiến, quận Ngũ Hành Sơn, tp. Đà Nẵng). Mỗi phần quà trị giá khoảng 50.000 nghìn đồng, và ƣớc tính có tổng 30 suất quà. Mỗi suất quà sẽ mang thƣơng hiệu của công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando và đƣợc duy trì thực hiện qua mỗi năm. Cứ qua mỗi năm, tùy thuộc vào tình hình hoạt động của cơng ty mà có thể mở rộng phạm vi hoạt động từ thiện này, đến đƣợc nhiều trung tâm nuôi dạy trẻ mồ côi khác trên phạm vi thành phố Đà Nẵng.
c. Các hoạt động PR khác
- Bổ sung thông tin trong website conando.com.vn
Đây là website chính thức của cơng ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando dùng để cung cấp thông tin trực tiếp đến với các khách hàng. Việc để trống
các chuyên mục sẽ làm giảm đi sự tin tƣởng của ngƣời xem với tính chun nghiệp của cơng ty. Chính vì thế mà cơng ty cần bổ sung hình ảnh, thơng tin vào các mục còn bỏ trống.
+ Đối với mục tin tức sự kiện: đăng đầy đủ các hạng mục sự kiện đã và đang tham gia từ trƣớc đến nay, các hoạt động xã hội và từ thiện. Mỗi bài viết cung cấp đầy đủ thông tin, ngày giờ và địa điểm cụ thể, có hình ảnh minh họa và kèm chú thích rõ ràng.
+ Đối với chuyên mục giới thiệu: cung cấp đầy đủ thông tin về công ty bao gồm: lịch sử hình thành và phát triển, sứ mệnh và tầm nhìn, giá trị cốt lõi mà cơng ty đề ra.
+ Đối với chuyên mục dự án: tạo ra các mục hình ảnh mà cơng ty đang thực hiện kí kết
+ Video clip: đăng tải những đoạn video chất lƣợng kết hợp với âm thanh nhằm tạo sự lôi cuốn cho ngƣời xem. Cấu trúc của một đoạn video sẽ cung cấp các nội dung nhƣ sau:
Mô tả đƣợc không gian làm việc của công ty với các trang thiết bị đi kèm Quá trình làm việc của các phòng ban, chọn một phòng đang làm việc để quay thể hiện đƣợc sự tập trung trong công việc, sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc.
Một đoạn phỏng vấn nhỏ của bất kì một nhân viên nào để lắng nghe ý kiến và cảm nghĩ của bản thân về môi trƣờng đang làm việc
- Xây dựng nội dung trên các tin bài trên Facebook
Những thông báo chung, hoạt động của công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando sẽ đƣợc duy trì trung bình mỗi ngày 1 tin. Những bài đăng cần chú trọng vào những hoạt động của công ty. Thay đổi ảnh đại diện và ảnh bìa trên facebook vào mỗi dịp đặc biệt nhƣ các ngày lễ lớn (8/03,20/10), Tết Trung thu, lễ Giáng sinh, lễ Tết, đặc biệt là ngày thành lập công ty. Tất cả nhằm tạo sự mới lạ cho khách hàng khi theo dõi trang của công ty.
Nội dung bài đăng ln có sự thay đổi mỗi ngày, bắt kịp những xu hƣớng, những câu nói thịnh hành vào trong bài đăng để tạo ấn tƣợng với ngƣời đọc. Chú trọng vào hình ảnh kèm theo mỗi bài đăng, xây dựng các tin theo hình tức cung cấp thơng tin liên quan đến truyền thông nhƣ: chia sẻ ý tƣởng, cách viết SEO tốt, mỗi ngày một câu chuyện về marketing... nhằm tạo ra sự tƣơng tác với khách hàng và thu hút đƣợc sự quan tâm từ nhiều ngƣời hơn.
3.2.5. Quyết định ngân sách truyền thông cổ động
Để quyết định ngân sách cho hoạt động truyền thông cổ động, công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando dùng phƣơng pháp tùy theo nhiệm vụ và mục tiêu. Hoạt động truyền thông cổ động lần này mà công ty đề ra sẽ có sự đầu tƣ cao cho hoạt động quan hệ công chúng, quảng cáo và khuyến mại. Công ty sẽ xây dựng ngân sách cụ thể cho từng công cụ vào thời gian cụ thể, sau đó gửi cho ban giám đốc để xem xét và phê duyệt thực hiện.
3.2.5.1. Ngân sách quảng cáo
Hoạt động dành cho quảng cáo sẽ đƣợc chú trọng vì mục tiêu của cơng ty Cổ phần Truyền thơng và Cơng nghệ Conando là xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu và đƣa thông tin tiếp cận đƣợc với nhiều đối tƣợng hơn. Vì vây, chi phí dành cho các mẫu bandroll sẽ đƣợc phát hành với số lƣợng nhiều áp dụng trên nhiều tuyến đƣờng lớn.
Bảng 3.1. Ngân sách quảng cáo
(Đơn vị: đồng) ST T Nội dung Số lƣợng Đơn vị Đơn giá Thành tiền 1 Bandroll (5mx1m) 15 cái 30.000/m2 2.250.000
2 Dán decal trên taxi Tiên Sa (5mx1m)
50 Mặt 30.000/m2 7.500.000
3 Quảng cáo trên facebook 1 10.000.000/tháng 10.000.000 4 Quảng cáo trên báo điện tử 2 10.000.000/tháng 20.000.000 5 Quảng cáo nhà chờ xe bus 10 cái 800.000/tháng 8.000.000
TỔNG CỘNG CHI PHÍ 47.750.000
Công ty sẽ thuê mặt bằng để treo bandroll ở tại các tuyến đƣờng. Ở mỗi tuyến đƣờng sẽ có mức giá khác nhau tùy theo mức độ lƣu thông hằng ngày của ngƣời dân.
Bảng 3.2. Chi phí thuê mặt bằng treo bandroll quảng cáo
(Đơn vị: đồng) STT Tuyến đƣờng Thời gian Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Ngã tƣ Nguyễn Văn Linh
2 tuần 2 250.000 500.000
3 Ngã tƣ Ơng Ích Khiêm 2 tuần 2 250.000 500.000
4 Đƣờng 2/9 2 tuần 3 250.000 750.000
TỔNG CỘNG CHI PHÍ 2.500.000
Ngân sách quảng cáo sẽ đƣợc đầu tƣ kĩ lƣỡng, chiếm một phần trong ngân sách về truyền thông cổ động của công ty. Do các doanh nghiệp, công ty khách hàng hợp tác với công ty Cổ phần Truyền thông và Công nghệ Conando trong dự án đnag thực hiện nên cần phải thƣờng xuyên quảng cáo để khách hàng họ có thể nhìn thấy và tin tƣởng chọn Conando để tiếp tục truyền thơng cho doanh nghiệp mình.