Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường hàng khơng tại cơng ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không Việt Nam
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương
Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển, thì theo thơng tin thu thập được hoặc thoe kinh nghiệm trước đây khách hàng sẽ tìm đến cơng ty giao nhận có uy tín, họ có thể tin tưởng được. có nhiều cách để khách hàng tìm đến cơng ty. Thơng qua các hoạt động mời chào dịch vụ của nhân viên, theo thơng tin thu thập được từ báo chí, người quen giới thiệu hoặc do kinh nghiệm đã thực hiện trước đây.
Khi khách hàng tìm đến cơng ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng khơng Việt Nam thì ln được nhân viên tư vấn nhiệt tình. Thơng thường việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng của cơng ty là dưới hình thức khách hàng gọi gọi điện tới công ty yêu cầu dịch vụ, hoặc thơng qua email. Q trình giao dịch với khách hàng cũng diễn ra chủ yếu dưới hai hình thức này.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu công ty sẽ tiến hành đàm phán quyết định một dịch vụ có được tiêu dùng hay khơng. Trong quá trình này, yêu cầu tiếp xúc khách hàng rất cao, do đó nhân viên giao tiếp tốt để tư vấn thu hút và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ. trong giai đoạn đàm phán diễn ra các hoạt động chính như nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng, chào giá cước và thương lượng về các điều kiện giao nhận khác…
Đầu tiên khách hàng cung cấp thông tin như: tên và chuẩn loại hàng, số lượng, trọng lượng, sân bay đến, đơn giá của từng mặt hàng, loại hàng dịch vụ. Trên cơ sở, tương ứng với từng loại dịch vụ công ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không sẽ chào giá mức cạnh tranh phù hợp.
Sau khi thỏa thuận được các điều kiện chuyên chở, giá cước.. nếu khách hàng đồng ý thực hiện dịch vụ thì cơng ty tiến hành ký hợp đồng giao nhận vận chuyển hoặc gửi một Booking Confirmation để xác nhận.
Việc Booking Confirmation để xác nhận khách hàng đã chấp nhận dịch vụ của công ty thường áp dụng đối với những khách hàng quen và giá trị lô hàng tương đối nhỏ mà không nhất thiết kỹ hợp đồng.
Bước 2:Tiếp nhận hàng của khách hàng
Có hai địa điểm để nhận hàng là tại kho của khách hàng hay tại sân bay. Điều này phụ thuộc vào vấn đề chào giá hoặc điều kiện giao hàng đã thỏa thuận trong giao nhận đàm phán.
Chào giá cước cao bao gồm hàng tại kho hoặc sân bay tùy theo thỏa thuận với khách hàng. Nếu nhận hàng tại kho của chủ hàng:
+ Tổ chức, bố trí phương tiện vận chuyển đúng ngày giao hàng
+ Lựa chọn xe đúng theo khối lượng hàng để giảm chi phí vận chuyển Cơng ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không thực hiện gom hàng hoặc theo ủy thác của khách hàng. Đóng gói hàng giúp bảo quản hàng hóa tránh sự đổ vỡ hư hỏng trong q trình chuyển hàng xếp dỡ.
u cầu của cơng ty đóng gói hàng hóa rất quan trọng đặc biệt dịch vụ những hàng hóa nguy hiểm thì q trình đóng gói cần tn theo một quy định phù hợp. đóng gói đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian giao nhận hàng hóa, giảm được thời gian làm thủ tục gửi hàng.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Công ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không sẽ thực hiện việc khai báo hải quan, đối với từng loại hàng, hình thức xuất khẩu mà quy trình khai báo hải quan khác nhau. Trước khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng, cần chuẩn bị các chứng từ hợp lệ, hợp pháp của lô hàng theo qui định và các điều kiện có liên quan khác để hồn chỉnh việc lại bảo hải quan trước khi đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
Bộ chứng từ phải nộp địch vụ hàng xuất khẩu: The ExportDeclaration, XK (2 bản chính); SaleContract (1 bản sao); CommercialInvoice (1 bản chính)
Chứng từ phải nộp thêm trong các trường hợp sau: Packinglist, nếu hàng hóa khơng đồng nhất (2 bản chính); Licence (1 bản chính) với danh mục hàng cảm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện hoặc xuất khẩu một lần, hoặc bản sao dịch vụ xuất khẩunhiều lần đồng thời xuất trình bản chính; Assignment Contract (nếu xuất khẩu ủy thác (1 bản sao); Customary Agency contract (nếu thuê đại lý - 1 bản sao).
Chứng từ phải xuất trình: Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu ,01 bản chính hoặc 01 bản sao; Giấy giới thiệu cơng ty.
Hồ sơ hồn thành thủ tục hải quan: Tờ khai hàng xuất khẩu - 1 bản chính; Bản kê chi tiết - Packing List - 1 bản sao; Thông báo thuế xuất nhập khẩu và phụ thu- 1 bản chính.
Trong bước này, nhân viên phụ trách cơng ty sẽ tiến hành kê khai đầy đủ, chính xác, rõ rang về tên và mã số hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế xuất và các chi tiết quy định trong tờ khai hải quan. Công ty xác định số thuế để xác định các khoản thu phải nộp cho ngân sách nhà nước. Sau đó giao cho cơng chức hải quan kiểm tra
Bước 4: Hãng hàng khơng vận chuyển hàng về đích
Hãng hàng không sẽ dùng máy bay để chở hàng từ cảng xếp hàng đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể cần chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển. Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc chở hàng trong khoang hàng của máy bay chở khách, cùng khoang với hàng ký gửi.
Khi nhận hàng lên máy bay, hãng hàng không sẽ dự báo dự kiến thời gian đến sân bay, để người giao nhận biết và thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị thủ tục cần thiết. Thông qua việc thường xuyên liên lạc với hãng hàng không để nắm bắt những thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng cho đến khi hàng hóa đến địa điểm quy định, để kịp thời phản ánh nhanh trong trường hợp có sai sót xảy ra trong q trình vận chuyển vừa đảm bảo cơng ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không thực hiện tốt nghĩa vụ vận chuyển, đồng thời đảm bảo lợi ích của khách hàng.
Bước 5: Bốc dỡ hàng đến nơi vận chuyển đến nơi nhận
Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, nhân viên công ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng không Việt Nam sẽ tiến hành thông báo cho đại lý để họ chủ động bố trí phương tiện vận chuyển đưa hàng về kho của họ
Bước 6: Thu phí dịch vụ
Bước cuối cùng của quy trình giao nhận và vận tải hàng hóa của cơng ty TNHH tư vấn kỹ thuật hàng khơng là thu phí dịch vụ của khách hàng. Sau khi hồn tất các quy trình, đại lý sẽ gửi phí thanh tốn các dịch vụ cho công ty.
2.2.2. Đánh giá về thực trạng thực hiện tổ chức giao nhận và vận tải hànghóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng đường hàng khơng tại công ty TNHH tư